Bài giảng Bố trí và sử dụng nhân sự: Khái niệm bố trí và sử dụng nhân sự

Chuyên đềBỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN SỰ Đề cương KHÁI NIỆM BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN SỰ NGUYÊN TẮC BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN SỰ Bố trí và sử dụng nhân sự phải theo quy hoạch (Trù tính trước) Bố trí và sử dụng nhân sự theo logic hiệu suất Bố trí và sử dụng nhân sự theo logic tâm lý xã hội Bố trí và sử dụng nhân sự lấy sở trường làm chính Dân chủ tập trung trong bố trí và sử dụng nhân sự NỘI DUNG BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN SỰ Dự báo nhu cầu Đánh giá đội ngũ NS Phân tích GAP Hoạt động điều chỉnh Kiểm soát nhân sự BỐ TRÍ NHÂN SỰ THEO NHÓM Phân loại nhóm làm việc Phân loại nhân viên để xây dựng nhóm Phát triển nhóm làm việc hiệu quả Khái niệm bố trí và sử dụng nhân sự Đặt vấn đề: Bố trí và sử dụng nhân sự giống như việc tạo dựng một đội bóng Và xa hơn, làm thế nào để bồi dưỡng và tạo dựng được đội ngũ cầu thủ giỏi cho tương lai Bố trí và sử dụng nhân sự là quá trình sắp đặt nhân sự vào các vị trí công việc của doanh nghiệp, khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân sự nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc. Mục tiêu của bố trí và sử dụng NS NGUYÊN TẮC BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN SỰ Cơ sở khoa học: Trong mỗi giai đoạn phát triển DN lựa chọn mục tiêu, CLKD phù hợp. Để thực hiện được mục tiêu chiến lược DN cần xây dựng CL nhân sự tương ứng và kế hoạch triển khai để có NS phù hợp. Đó chính là nền tảng của quy hoạch nhân sự Nội dung: Tiến hành quy hoạch NS: Quy hoạch NS là xác định trước những người có khả năng đảm nhận những trọng trách khi DN có sự thay đổi về NS Lặng lẽ là một kỹ xảo thể hiện trí tuệ của nhà quản trị Mang tính động và tính mở Mạnh dạn trong bố trí và sử dụng nhân sự, phá bỏ các khuôn thước cũ (sử dụng NS trẻ, đề bạt výợt cấp,…) Ngoài năng lực chuyên môn, bố trí và sử dụng nhân sự phải coi trọng phẩm chất đạo đức (cần, kiệm, liờm, chớnh) Bố trí và sử dụng nhân sự phải theo quy hoạch Bố trí và sử dụng nhân sự theo lôgíc hiệu suất Cơ sở khoa học: Taylor khẳng định: chuyên môn hóa trong lao động là nền tảng của tăng NSLĐ Dùng người đúng chỗ, đúng việc góp phần nâng cao hiệu quả công tác Nội dung: Đảm bảo tính chuyên môn hoá, thống nhất quy trình nghiệp vụ trên toàn doanh nghiệp Đảm bảo tính hợp tác giữa các cá nhân và nhóm. Đảm bảo có tầm hạn quản trị phù hợp. Dùng người theo học thức Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp cần được bố trí và sử dụng trên cơ sở xác định rõ danh và phận Kết hợp lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể. Lấy lợi ích tập thể làm nền tảng (vì nếu không thực hiện được điều này sẽ gây đảo lộn tư tưởng người lao động) Bố trí và sử dụng nhân sự theo lôgíc tâm lý xã hội Cơ sở khoa học: Elton Mayor: con người là chủ thể phức tạp, là tổng hòa của các mqh xã hội dựa trên nền tảng sinh học. Vì vậy khi bố trí và sử dụng nhân sự cần chú ý đến mối liên hệ tình cảm Maslow xây dựng lý thuyết về thang bậc nhu cầu (sinh lý, an toàn, xã hội, tôn trọng, tự khẳng định) Nội dung: Giao cho người lao động nhiều việc không đơn giản nhưng không quá phức tạp Khích lệ nhu cầu thành đạt Luân chuyển công việc Tạo niềm vui trong công việc Chú ý: “Giang sơn dễ thay đổi, bẩm tính khó thay đổi” “Trong nhà có bà vợ độc ác thì bạn bè không tới, trong thuộc hạ có những kẻ đố kỵ thì người hiền tài sẽ rời xa” Cơ sở khoa học: Con người ai cũng có điểm mạnh, điểm yếu Sử dụng NS làm sao cho phát huy điểm mạnh và hạn chế những điểm yếu Nội dung: Dùng người không quá cầu toàn, kẻ hiền sỹ không phải là thánh nhân Người nhiều tài sẽ lắm tật Phát huy sở trường nhưng không làm mai một tài năng Bố trí và sử dụng nhân sự do vậy cần chuyên sâu chứ không cần ham nhiều (kiêm nhiệm) Lấy chữ tín và lòng tin làm gốc. Bố trí nhân sự phải lấy sở trường làm chính Cơ sở khoa học: Tập hợp ý kiến tập thể và trách nhiệm cá nhân trong công việc Nội dung: Thống nhất từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất Phân quyền rộng rãi Găp gỡ, trao đổi giữa cấp trên và người được bố trí và sử dụng (đảm bảo sự thông suốt) Chú trọng đến ý kiến tập thể Đảm bảo tính dân chủ tập trung Nội dung bố trí và sử dụng nhân sự BiÕn ®éng vÒ biªn chÕ KÕ ho¹ch ph¸t triÓn cña DN C¸c gi¶ thiÕt vÒ th¨ng tiÕn nh©n sù Dù b¸o trong 5 n¨m §¸nh gi¸ nhu cÇu vÒ nh©n sù So s¸nh ChÝnh s¸ch nh©n sù GAP DỰ BÁO NHU CẦU Căn cứ Nhu cầu SP/Dịch vụ Công nghệ Nguồn lực tài chính Nghỉ việc, bỏ việc, vắng mặt Tốc độ tăng trưởng của DN Triết lý quản trị Kỹ thuật sử dụng Phân tích xu hướng Trù tính Kỹ thuật Delphi … Kỹ thuật Bảng nhân sự Phân tích Markov Thông kê kỹ năng Quản trị phát minh sáng tao Sơ đồ thay thế Lập kế hoạch về thành tích Các yếu tố ngoại vi Thay đổi dân số Trình độ đào tạo của NNL Dịch chuyển nhân lực Chính sách của chính phủ Tỷ lệ thất nghiệp DỰ BÁO CUNG ỨNG CÂN ĐỐI GIỮA NHU CẦU VÀ CUNG ỨNG (Thiếu) Tuyển dụng Full-time Part-time Thời vụ (Thừa) Giảm Sa thải Kết thúc hợp đồng Giảm cường độ Về hưu Dự báo nhu cầu nhân sự ĐỊNH BIÊN BỘ MÁY TỔ CHỨC CÁC NHÓM CÔNG VIỆC CẦN QUẢN LÍ ĐỐI TƯỢNG -MỤC TIÊU - YÊU CẦU CỦA C/V QUẢN LÍ CÁC CẤP QUẢN LÍ PHẠM VI QUẢN LÍ CHỨC NĂNG QUYỀN HẠN NGHĨA VỤ CHỨC DANH HÓA NHÂN VIÊN CÁC CÔNG VIỆC HỆ THỐNG T/C- TRÁCH NHIỆM Bố trí và sử dụng nhân sự Đánh giá thực trạng nhân sự của doanh nghiệp Đánh giá tổng quan thực trạng nhân sự của DN Phân tích mức cung nội bộ (có bao nhiêu người, tình hình luân chuyển) Đánh giá NS cả về số lượng, chất lượng NS hiện có Đánh giá năng lực NS trước khi bố trí Tiêu chuẩn đánh giá: Tư chất cá nhân Kỹ năng chuyên môn, lãnh đạo, giao tiếp,… Quy trình đánh giá: Cấp trên đánh giá Đồng nghiệp đánh giá Tự đánh giá Phương pháp đánh giá: Phương pháp thang điểm Phương pháp ghi chép, lưu trữ Phương pháp quan sát hành vi Chênh lệch giữa nhu cầu và cung ứng nhân sự Nhu cÇu c©n b»ng víi cung øng Nhu cầu – cung ứng = Gap (thừa/thiếu) So sánh giữa nhu cầu và khả năng cung ứng Ngắn hạn: Khoảng cách NS xảy ra do tác động của các hiện tượng: Tính thời vụ Cao điểm kinh doanh Giảm sản lượng Giải pháp: Làm thêm giờ Sử dụng lao động thời vụ Sử dụng lao động hợp đồng có thời hạn Thuê gia công Giảm sản lượng …. Tiến hành bố trí và sử dụng NS Giảm quy mô cấu trúc tổ chức Chiến lược sa thảiTuổi tácThành tích Thừa nhân sự Tài chính Không khí làm việc Hình ảnh trước công luận Tái cơ cấu: cân nhắc?  Làm thêm giờ Thiếu nhân sự Việc làm thời vụ Nhân viên làm Part-time Trung hạn: Giải pháp Tăng cường điều chuyển nội bộ Giảm sử dụng nguồn nội bộ với NS có học vấn thấp Sửa đổi lộ trình công danh và phát triển nhân sự Về hưu sớm … Dài hạn: Các giải pháp mang tính chiến lược Tuyển dụng từ nguồn bên ngoài Đào tạo và phát triển nhân sự có định hướng Tiến hành bố trí và sử dụng NS Nắm bắt tình hình NS được bố trí và sử dụng Đề ra các biện pháp và hành động can thiệp hợp lý, kịp thời để phát huy năng lực của NS Kiểm soát NS cần được thực hiện khéo léo để: Biết rõ năng lực NS Điều chuyển NS phù hợp Sự hợp lý của quyết dịnh bố trí và sử dụng NS Giúp đỡ NS làm tốt công việc được bố trí Sử dụng các nguồn thông tin về NS dân chủ tập trung Kiểm soát NS phải căn cứ vào thực tiễn công tác Kiểm soát nhân sự Tăng sự phát triển các kỹ năng của cá nhân Thành tích cao nhất (số lượng và chất lượng) Giảm thời gian chuyển giao Giảm tỷ lệ vắng mặt và nghỉ việc Động viên nhân sự thông qua môi trường làm việc theo nhóm Các ưu điểm của thiết lập công việc theo nhóm Phân loại theo tính cách của nhân viên Người suy tư có đặc điểm là ưa thích trật tự, thích phân tích và suy ngẫm, có tư duy và lý trí và chỉ bị thuyết phục bằng lý lẽ, bằng dữ kiện và tư liệu. Trong hành động thì thường cân nhắc kỹ lưỡng và không bốc đồng. Người trực nhận làm việc và suy nghĩ thường bị bản năng chi phối, có nhiều sáng kiến nhưng dễ thay đổi. Rất nhanh nhậy, dễ thích ứng với hoàn cảnh nhưng cũng dễ bị lạc lối bởi các chi tiết cá biệt. Người tri hành là những người tháo vát và hướng về công việc. Mọi tư duy đều hướng về hành động. Người tri hành có khuynh hướng quan tâm đến cách làm hơn là lý do. Họ thường dễ bị kích động mạnh. Người cảm nhận có xu hướng quan tâm đến mặt tốt, xu hướng tiến bộ. Họ bị hấp dẫn bởi hình ảnh, danh tiếng, khung cảnh, nội quy tổ chức hơn là doanh số và lợi nhuận. Họ thường có các ý kiến phán đoán và nhận xét bất ngờ, thú vị và có giá trị Phân loại nhân viên để tạo lập nhóm làm việc Phân loại nhân viên dựa trên động cơ thúc đẩy Người có thiện chí hoặc tin cậy. Đây là những nhân viên có độ sẵn sàng cao tham gia vào nhóm làm việc. Người có thể sử dụng nhưng không có thiện chí hoặc không vững tin. Đây là các cá nhân có mức độ sẵn sàng vừa phải. Với những nhân viên này, nhà lãnh đạo phải biết khơi dậy động lực tham gia vào nhóm. Người không thể, không thiện chí và thiếu tin cậy. Đây là những cá nhân có mức độ sẵn sàng rất thấp. Phân loại nhân viên để tạo lập nhóm làm việc Phân loại nhân viên theo vai trò hỗ trợ tạo dựng và duy trì và phát triển nhóm trên góc độ tâm lý XH. Người lập kế hoạch, người đưa ra ý tưởng: là những người luôn cố gắng tìm ra “một cái gì đó” ở những nơi mà người khác cho là “không có gì cả”. Người phân tích (hay còn gọi là người thẩm định): Xem xét mọi khía cạnh dù là nhỏ nhất. Phân tích, thách thức và xem xét, họ được coi là người “dội gáo nước lạnh’’ vào các ý tưởng. Người điều phối: Nắm rõ nhiệm vụ của dự án tổng thể và mục tiêu lâu dài của công ty, là người giữ vai trò liên lạc, chịu trách nhiệm tiến hành kế hoạch từ khâu này đến khâu khác đồng thời giảm các xung đột, bất đồng xuống mức thấp nhất. Người tiến hành : Biến kế hoạch thành biện pháp khả thi. Họ muốn ai đó lập kế hoạch hành động để họ tiến hành. Có năng lực và phương pháp, không quan tâm tới các ý kiến xung quanh. Người phá phách: Là những người thường xuyên đưa ra các chỉ trích, công kích cá nhân hoặc giữ kẽ. Phân loại nhân viên để tạo lập nhóm làm việc Xây dựng mục tiêu và tầm nhìn cho nhóm. Lựa chọn các nhân viên có chuyên môn, phẩm chất cá nhân phù hợp có thể hỗ trợ cho nhau trong công việc. Mô hình “Đàn sếu bay” hay mô hình chữ V Trang bị cơ sở vật chất Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Xác lập các giá trị cơ bản và tôn chỉ hoạt động của nhóm Xác lập cơ chế giao tiếp và trao đổi thông tin trong và ngoài nhóm. Xây dựng cơ chế khen thưởng, kỷ luật cho nhóm. Xây dựng và phát triển nhóm làm việc hiệu quả CỘNG HƯỞNG Tăng tính cộng hưởng của nhóm Năm 2006 do khối lượng công việc giảm, giám đốc công ty may Cường Thịnh quyết định giảm 50 trong số 420 cán bộ, công nhân của công ty. Trong số lao động thuyên giảm đó có 2 người sau đây là nhân viên của phòng Nhân sự: Cô Mai, 28 tuổi, tốt nghiệp QTDN, đã là việc 5 năm với công ty ở công việc hiện tại: phụ trách định mức lao động. Ba năm liên tục gần nhất được đánh giá là thực hiện xuất sắc nhiệm vụ. Tuy nhiên, trong 4 tháng đầu năm nay cô Mai đã nghỉ ốm 9 lần. Anh Nam, 25 tuổi có 3năm rưỡi làm viẹc trong công ty, mới chuyển về phòng được nửa năm, phụ trách vấn đề tiền lương. Anh Nam tốt nghiệp trung cấp tiền lương, dự định lấy vợ vào tháng sau. Vợ sắp cưới có cửa hàng kinh doanh độc lập, thu nhập cao, có nhà riêng. Mặc dù mới về phòng công tác nhưng Anh Nam đã xây dựng hệ thống bảng lương mớ cho doanh nghiệp, có tác dụng kích thích nhân viên trong doanh nghiệp rất tốt. Ông Hòa, 56 tuổi là phó phòng, phụ trách công táctuyển dụng và giải quyêt các khiếu nại, ký hợp đồng lao động. Ông Hòa tốt nghiệp đại học tại chức cách đây 5 năm, đã gắn bó với doanh nghiệp 27 năm, ông bắt đầu làm việc từ một nhân viên văn thư và thăng chức dần. Ông không muốn nghỉ hưu sớm. Ông Hòa có vợ thường xuyên bị bệnh và có 3 con gái đều đã tốt nghiệp đại học. Tình huống: CHO AI NGHỈ VIỆC Tình huống: CHO AI NGHỈ VIỆC (Tiếp) Ông Bình, 45 tuổi, tốt nghiệp đại học ở Đông Âu về kinh tế lao động, đã làm giảng viên đại học trước khi về làm việc cho công ty. Công việc của ông là phụ trách công tác đà tạo. Ông đã có 6 năm kinh nghiệm ở vị trí hiện nay là phó phòng. Chất lượng công viêc của ông không ổn định, khi thích thì làm rất tốt, khi không thích thì chỉ ở mức độ trung bình. Cô Nga, 21 tuổi, tốt nghiệp trung cấp sư phạm, phụ trách công tác văn thư, lưu trữ. Cô Nga có năn khiéu văn nghệ và biết cách tổ chức các hoạt động sinh hoạt tập thể. Cô Nga là con gái ông phó chủ tích Quận. Chất lượng công việc ở mức trung bình. Yêu cầu: 1. Hãy phân tích để thấy được những nội dung trong công tác bố trí và sử dụng nhân sự thể hiện trong tình huống. 2. Đặt mình vào vị trí trưởng phòng Nhân sự của công ty may Cường Thịnh bạn sẽ ra quyết định cho ai nghỉ việc? 3. Trưởng phòng nhân sự hãy thuyết phục nhân viên trong phòng với phương án của mình?