Bài giảng Chương 1: Tổng quan về quản trị (tiết 1)

1ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH QUẢN TRỊ HỌC TP. HỒ CHÍ MINH 2009 2TÀI LIỆU THAM KHẢO CHÍNH THỨC 1. Bộ môn Quản trị nhân sự và Chiến lược kinh doanh, Trường ĐHKT TP HCM – QUẢN TRỊ HỌC, NXB Phương Đông 2007 TÀI LIỆU ĐỌC THÊM 1. Nguyễn Thị Liên Diệp – QUẢN TRỊ HỌC - NXB Lao động xã hội 2006 2. Harold Koontz, Cyril Ó Donnell, Heinz Weibrich - NHỮNG VẤN ĐỀ CỐT YẾU CỦA QUẢN LÝ- Người dịch: Vũ Thiếu NXB Khoa học và Kỹ thuật; Hà Nội 1992. 3. Stephen Robbins MANAGEMENT CONCEPTS AND PRACTICES - Prentice Hall Inc 1990 4. Mc. Graw-Hill MANAGEMENT: A PACIFIC RIM FOCUS – Australia 2003 3GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT MÔN HỌC NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QT SỰ PHÁT TRIỂN CÁC TƯ TƯỞNG QUẢN TRỊ MÔI TRƯỜNG CỦA QUẢN TRỊ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ CHỨC NĂNG HOẠCH ĐIÏNH CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN CHỨC NĂNG KIỂM TRA NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QT SỰ PHÁT TRIỂN CÁC TƯ TƯỞNG QUẢN TRỊ MÔI TRƯỜNG CỦA QUẢN TRỊ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ CHỨC NĂNG HOẠCH ĐIÏNH CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN CHỨC NĂNG KIỂM TRA 4Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Những nội dung cơ bản của chương 1. Các khái niệm quan trọng của quản trị 2. Các chức năng của quản trị 3. Nhà quản trị  Các kỹ năng của nhà quản trị  Các cấp bậc quản trị  Vai trò của nhà quản trị 4. Khoa học và nghệ thuật quản trị 51. Các khái niệm quan trọng của quản trị  Tổ chức: nhiều người cùng làm việc với nhau và phối hợp các hoạt động của họ để đạt đến các mục tiêu cụ thể.  Mục tiêu: một trạng thái mong muốn trong tương lai mà tổ chức cố gắng để đạt được. 6Các nguồn lực là tài sản của tổ chức bao gồm:  Con người,  Máy móc,  Nguyên vật liệu,  Thông tin, các kỹ năng,  Tiền vốn. Các nhà quản trị là những người có trách nhiệm quản lý việc sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu của nó. 1. Các khái niệm quan trọng của quản trị 7QUẢN TRỊ Quản trị là những hoạt động cần thiết khi có nhiều người kết hợp với nhau trong một tổ chức nhằm hoàn thành mục tiêu chung Quản trị là tiến trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn thay đổi. Trọng tâm cuả quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn 1. Các khái niệm quan trọng của quản trị 81. Các khái niệm quan trọng của quản trị Định nghĩa 1: quản trị là quá trình đạt được các mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu quả và hiệu suất bằng và thông qua người khác trong một môi trường luôn biến động. (Management – Stephen Robbins, Ian Stagg,,1996)  Hiệu suất: Đo lường các nguồn lực được sử dụng tốt như thế nào để đạt đến một mục tiêu. Thường thì, các nhà quản trị phải cố gắng tối thiểu hóa các nguồn lực đầu vào để đạt đến mục tiêu giống nhau.  Hiệu quả: một sự đo lường về sự thích hợp của các mục tiêu được chọn (chúng có phải là những mục tiêu đúng không?), và mức độ mà chúng được thực hiện. Các tổ chức sẽ đạt hiệu quả hơn khi mà các nhà quản lý chọn được mục tiêu đúng và hoàn thành chúng. 91. Các khái niệm quan trọng của quản trị Định nghĩa 2: Quản trị là quá trình tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. (Quản trị học – ĐạI học KTQD) Chủ thể QT (Giám đốc) Đối tượng quản trị (Nhân viên) Tác động Phản hồi 10 1. Các khái niệm quan trọng của quản trị Định nghĩa 3: Quản trị là quá trình sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu thông qua các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. (Essentials of Management – Andrew Dubrin). HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC LÃNH ĐẠO KIỂM SOÁT PHẢN HỒI ĐẠT MỤC TIÊ U 11 1. Các khái niệm quan trọng của quản trị Các lưu ý trong khái niệm quản trị:  Quaûn trò laø hoaït ñoäng coù höôùng ñích (coù muïc tieâu) Quaûn trò laø söû duïng coù hieäu quaû nguoàn löïc ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu. Quaûn trò laø hoaït ñoäng tieán haønh thoâng qua con ngöôøi.  Hoaït ñoäng quaûn trò chòu söï taùc ñoäng cuûa moâi tröôøng ñang bieán ñoäng khoâng ngöøng 12 2. Các chức năng của quản trị Hoạch định Lựa chọn mục tiêu Tổ chức Làm việc cùng nhau Lãnh đạo Phối hợp Kiểm soát Giám sát và đo lường 13 2. Các chức năng của quản trị Hoạch định Hoạch định là quá trình được thực hiện bởi nhà quản trị để nhận ra và lựa chọn các mục tiêu và chương trình hành động thích hợp cho một tổ chức. Có 3 bước cho việc hoạch định tốt: 1. Những mục tiêu nào nên theo đuổi? 2. Cách thức mà mục tiêu nên được hoàn thành? 3. Cách thức mà nguồn lực nên được phân bổ?  Chức năng hoạch định quyết định hiệu quả và hiệu suất của tổ chức và quyết định chiến lược của tổ chức. 14 2. Các chức năng của quản trị Tổ chức  Trong chức năng tổ chức các nhà quản trị tạo ra một cấu trúc của các quan hệ công việc giữa các thành viên trong tổ chức, đảm bảo họ làm việc với nhau và đạt được các mục tiêu một cách tốt nhất.  Các nhà quản trị sẽ nhóm nhiều người thành các bộ phận căn cứ theo nhiệm vụ được thực hiện. Các nhà quản trị cũng sẽ bố trí các tuyến quyền lực và trách nhiệm cho các thành viên.  Cấu trúc một tổ chức là sản phẩm của công tác tổ chức. Cấu trúc này sẽ phối hợp và thúc đẩy nhân viên để các nhân viên làm việc cùng nhau hoàn thành các mục tiêu. 15 2. Các chức năng của quản trị Lãnh đạo Trong hoạt động lãnh đạo, các nhà quản trị xác định phương hướng, tuyên bố tầm nhìn rõ ràng để các nhân viên đi theo, và giúp nhân viên hiểu được vai trò của họ trong việc hoàn thành các mục tiêu. Lãnh đạo đòi hỏi nhà quản trị phải sử dụng quyền lực, sự ảnh hưởng, tầm nhìn, sự thuyết phục và các kỹ năng truyền đạt. Kết quả của chức năng lãnh đạo là tạo ra được sự động viên và sự tận tâm của nhân viên đối với tổ chức. 16 2. Các chức năng của quản trị Kiểm soát Trong chức năng kiểm soát, các nhà quản trị đánh giá tổ chức đang đạt đến các mục tiêu của nó như thế nào và tiến hành hoạt động điều chỉnh để cải thiện việc thực hiện. Các nhà quản trị sẽ giám sát các cá nhân, bộ phận, và tổ chức để đảm bảo là những việc thực hiện được mong đợi đã và đang đạt được. Các nhà quản trị sẽ thực hiện hành động để gia tăng kết quả thực hiện giống như yêu cầu. Kết quả của chức năng kiểm soát là sự đo lường xác đáng về sự thực hiện và sự hiệu chỉnh đối với hiệu quả và hiệu suất. 17 3. Nhà quản trị ..3 1 CHÖÙC NAÊNG VAØ NHIEÄM VUÏ CUÛA NHAØ QUAÛN TRÒ Chức năng Nhiệm vụ chủ yếu -Xác định mục tiêu phát triển của doanh nghiệp -Xây dựng chiến lược kinh doanh để thực hiện mục tiêu. - Lập kế hoạch hành động. HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC -Xác lập sơ đồ tổ chức -Mô tả nhiệm vụ của từng bộ phận -Thiết lập các mối quan hệ phối hợp ngang,dọc -Phân chia quyền hạn -Xây dựng quy chế hoạt động 18 ĐIỀU KHIỂN -Chỉ huy công việc -Độâng viên -Thiết lập hệ thống thông tin có hiệu quả -Xử lý xung đột KIỂM TRA -Xác định nội dung kiểm tra và hình thức kiểm tra -Lập lịch trình kiểm tra -Đánh giá tình hình thực hiện và xác định nguyên nhân sai lệch - Đề xuất các biện pháp điều chỉnh Chức năng Nhiệm vụ chủ yếu 19 3. Nhà quản trị 3.2. CAÙC KYÕ NAÊNG CAÀN THIEÁT CUÛA NHAØ QUAÛN TRÒ KỸ NĂNG YÊU CẦU 1. TƯ DUY (NHẬN THỨC) -Tầm nhìn chiến lược, tư duy có hệ thống, - Khả năng khái quát hoá các mối quan hệ giữa các sự vật - hiện tượng qua đó giúp cho việc nhận dạng vấn đề và đưa ra giải pháp. . 2. KỸ THUẬT (CHUYÊN MÔN) - Nắm bắt và thực hành được công việc chuyên môn liên quan đến phạm vi mình phụ trách 20 3. Nhà quản trị 3.2. CAÙC KYÕ NAÊNG CAÀN THIEÁT CUÛA NHAØ QUAÛN TRÒ KỸ NĂNG YÊU CẦU 3. QUAN HỆ ( CON NGƯỜI ) - Hiểu biết về nhu cầu , động cơ , thái độ , hành vi của con người •- Biết tạo động lực làm việc cho nhân viên •- Khả năng thiết lập những quan hệ hợp tác có hiệu quả , có nghệä thuật giao tiếp tốt •- Quan tâm và chia sẻ đến người khác . 21 3. Nhà quản trị 3.3.Các cấp bậc quản trị  Có 3 cấp bậc của nhà quản trị: Các nhà quản trị cấp cơ sở: có trách nhiệm đối với hoạt động tác nghiệp hàng ngày. Họ giám sát mọi người thực hiện các hoạt động cần thiết để làm ra các sản phẩm và dịch vụ. Các nhà quản trị cấp trung: giám sát các nhà quản trị cấp cơ sở. Họ có trách nhiệm tìm ra cách tốt nhất để sử dụng nguồn lực bộ phận nhằm hoàn thành các mục tiêu. Các nhà quản trị cấp cao: có trách nhiệm cho việc thực hiện của tất cả các bộ phận và phối hợp hoạt động giữa tất cả các bộ phận trong tổ chức. Họ thiết lập các mục tiêu của tổ chức và giám sát các nhà quản trị bậc trung. 22 3. Nhà quản trị 3.3. CAÁP BAÄC QUAÛN TRÒ TRONG TOÅ CHÖÙC 23 3. Nhà quản trị 3.3. CẤP BẬC QUAÛN TRÒ VÔÙI CHÖÙC NAÊNG QUAÛN TRÒ Nhà quản trị ở mọi cấp bậc ( cấp cao, cấp trung, cấp thấp ) đều phải tiến hành các công việc : Hoạch định Tổ chức Điều khiển Kiểm tra Sự khác biệt giữa các nhà quản trị khi thực hiện các chức năng này là nội dung công việc liên quan đến từng chức năng và tỷ lệ thời gian dành cho từng công việc đó. 24 25 3. Nhà quản trị 3.3. CAÁP BAÄC QUAÛN TRÒ VỚI CAÙC KYÕ NAÊNG KỸ NĂNG CHUYÊN MÔN (KỸ THUẬT) KỸ NĂNG NHÂN SỰ KỸ NĂNG TƯ DUY QUẢN TRỊ VIÊN CAO QUẢN TRỊ VIÊN TRUNG CẤP QUẢN TRỊ VIÊN CẤP THẤP 26 3. Nhà quản trị ..3 4 Các vai trò của nhà quản trị3 4 Được mô tả bởi Mintzberg. Vai trò là những nhiệm vụ cụ thể mà một người phải thực hiện bởi vị trí mà họ nắm giữ. Các vai trò của nhà quản trị được thể hiện đối với bên trong cũng như đối với bên ngoài tổ chức. Có 3 vai trò cơ bản sau: 1. Vai trò quan hệ con người 2. Vai trò thông tin 3. Vai trò quyết định 27 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ ( HENRY MINTZBERG – 1973 ) LĨNH VỰC VAI TRÒ QUAN HỆ VỚI CON NGƯỜI - Người đại diện - Người lãnh đạo - Người liên lạc THÔNG TIN - Cung cấp thông tin - Phổ biến thông tin - Thu thập và xử lý thông tin QUYẾT ĐỊNH - Nhà kinh doanh - Người giải quyết các xáo trộn - Phân bổ các nguồn lực - Đàm phán 28 3. Nhà quản trị ..3 4 Các vai trò quan hệ con người3 4 Các nhà quản trị có vai trò trong việc đảm nhận sự phối hợp và tương tác với các nhân viên và cung cấp sự chỉ huy với tổ chức đó.  Vai trò người đại diện (bộ mặt của tổ chức): là người thay mặt, biểu tượng cho tổ chức và những gì mà nó đang cố gắng để đạt đến.  Vai trò người lãnh đạo: là người huấn luyện, tư vấn, động viên, khuyến khích việc thực hiện của nhân viên.  Vai trò người liên lạc: kết nối, phối hợp mọi người bên trong và bên ngoài của tổ chức để giúp đạt được các mục tiêu. 29 3. Nhà quản trị ..3 4 Các vai trò thông tin3 4 Các vai trò này bao gồm việc thu thập, tiếp nhận và truyền đạt các thông tin đến các nhà quản trị trong tổ chức. Vai trò giám sát: phân tích các thông tin từ môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức. Vai trò người phổ biến tin tức: Nhà quản trị truyền đạt các thông tin để ảnh hưởng đến thái độ và hành vi của nhân viên. Vai trò phát ngôn: sử dụng thông tin để ảnh hưởng một cách tích cực đến mọi người bên trong và bên ngoài tổ chức khi có những phản ứng xảy ra. 30 3. Nhà quản trị ..3 4 Các vai trò quyết định3 4  Liên quan đến các phương pháp mà các nhà quản trị sử dụng để hoạch định chiến lược và sử dụng các nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu.  Vai trò doanh nhân: quyết định khởi xướng hoặc đầu tư các dự án mới hoặc các chương trình.  Vai trò người giải quyết các xáo trộn: đảm đương trách nhiệm đối với việc xử lý một sự kiện hoặc sự khủng hoảng không mong đợi.  Vai trò phân phối nguồn lực: phân chia nguồn lực giữa các chức năng và các bộ phận, thiết lập ngân quỹ cho các nhà quản trị cấp thấp hơn.  Vai trò thương thuyết: tìm kiếm để đàm phán các giải pháp với các nhà quản trị khác, công đoàn, các khách hàng hoặc các đối tượng hữu quan. 31 4. KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ A. Quản trị là khoa học Quản trị là một khoa học độc lập và liên ngành. Khoa học quản trị xây dựng nền lý thuyết về quản trị, giúp nhà quản trị cách tư duy hệ thống, khả năng phân tích và nhận diện đúng bản chất vấn đề và các kỹ thuật để giải quyết vấn đề phát sinh. Tính khoa học đòi hỏi nhà quản trị phải suy luận khoa học để giải quyết vấn đề, không nên dựa vào suy nghĩ chủ quan, cá nhân. 32 B. Quản trị là nghệ thuật Thực hành quản trị là nghệ thuật, đòi hỏi nhà quản trị phải sáng tạo vận dụng các lý thuyết về quản trị vào giải quyết tình huống Nghệ thuật quản trị có được từ việc học kinh nghiệm thành công và thất bại của chính mình và của người khác. Tính nghệ thuật của quản trị đòi hỏi nhà quản trị phải vận dụng linh hoạt các lý thuyết quản trị, không dập khuôn, máy móc khi giải quyết vấn đề. 4. KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ 33 MỐI QUAN HỆ GIỮA KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ Khoa học quản trị giúp hình thành nghệ thuật quản trị thông qua việc cung cấp cho nhà quản trị phương pháp khoa học để giải quyết vấn đề hiệu quả. Nghệ thuật quản trị giúp hoàn thiện hơn lý thuyết quản trị qua việc đúc kết, khái quát hoá các khái niệm thực tiễn thành vấn đề lý thuyết mới. 34 5. Các thách thức của quản trị Sự tăng lên của số lượng các tổ chức toàn cầu. Xây dựng lợi thế cạnh tranh thông qua hiệu suất, chất lượng, sự đổi mới, và sự đáp ứng ở cấp độ cao hơn. Sự gia tăng kết quả thực hiện trong khi vẫn duy trì được các nhà quản trị có đạo đức. Sự quản lý một lực lượng lao động đa dạng ngày càng tăng. Sử dụng các công nghệ mới.