Bài giảng Chương 4: Hệ thống thông tin

Chương 4 Hệ Thống Thông Tin 1. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong hoạt động logistics 2. Chu trình đặt hàng - sự cần thiết phải quản lý hệ thống thông tin 3. Hệ thống thông tin trong hoạt động logistics -những bước cải tiến 4. Giới thiệu một số hệ thống thông tin của các công ty logistics tại Việt Nam 4.1. Tầm quan trọng của Hệ thống thông tin trong hoat động Logistics: Theo luật giao dịch điện tử của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa việt Nam được Quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 29 tháng 11/2005 Hệ thống thông tin là hệ thống được tạo lập để gửi nhận,lưu trữ hiển thị hoặc thực hiện các xử lí khác đối với thông điệp dữ liệu Thông tin dữ liệu là thông tin được tạo ra, gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự Hệ thống thông tin đóng vai trò cực kì quan trọng Hệ thống thông tin là gì ? Hệ thống thông tin logistics bao gồm: ØThông tin trong nội bộ từng tổ chức thuộc hệ thống logistics: doanh nghiệp logistics, các nhà cung cấp, các khách hàng/ người mua hàng ØThông tin trong từng bộ phận chức năng của mỗi doanh nghiệp: logistics, kỹ thuật, kế toán – tài chính, tổ chức nhân sự, marketing, sản xuất, kinh doanh ØThông tin trong từng khâu của dây chuyền cung ứng: dịch vụ khách hàng, kho tàng bến bãi, vận tải Và sự kết nối giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn nêu trên. Thông tin kịp thời chính xác là nền tảng đảm bảo sự thành công của logistics. 4.2 Chu trình đặt hàng - sự cần thiết phải quản lý hệ thống thông tin. Một chu trình đặt hàng chuẩn gồm các bước sau: 1. Chuẩn bị đơn hàng và chuyển đi 2. Đơn hàng được chấp nhận và nhập vào hệ thống (ghi vào sổ, vào máy) 3. Giải quyết đơn hàng 4. Chuẩn bị hàng hóa theo yêu cầu (sản xuất, thu mua, phân loại, đóng gói, dán nhãn) 5. Vận chuyển hàng hóa 6. Bốc dỡ, giao nhận hàng Giả sử rằng: khi việc đặt hàng được thực hiện bằng tay (không sử dụng máy tính, EDI và mạng) thì chu trình đặt hàng cần một khoảng thời gian như sau: 1.Khách hàng đặt hàng 2 Ngày 6.Giao hàng cho khách hàng 1 Ngày 5.Chuyển hàng cho khách hàng 3 Ngày 2.Nhà cung cấp nhận đơn đặt hàng 1 Ngày 3.Giải quyết đơn đặt hàng 1 Ngày 4.Chuẩn bị hàng và đóng gói 5 Ngày Hình Toàn bộ chu trình đặt hàng - đứng trên góc độ khách hàng . Giả định nêu trên xảy ra khi điều kiện không có những biến động, thời gian thực hiện mỗi bước công việc là thời gian trung bình. Tổng cộng mất đến 13 ngày. Một khi xảy ra những sự cố bất trắc thì sẽ dẫn đến những thay đổi về thời gian. Hình: Chu trình đặt hàng khi có những thay đổi. 1. Khách hàng chuẩn bị đơn hàng và gởi đi 2. Nhà cung cấp nhận đơn hàng 3. Giải quyết đơn đặt hàng 4. Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói 5.Thời gian vận chuyển hàng hóa 6. Khách hàng nhận hàng và đưa vào kho Thời gian dao động 1-3 ngày Thời gian dao động từ 4,5- 21,5 ngày Thời gian dao động 0,5 -1,5 ngày Thời gian dao động 0,5-1,5 ngày Thời gian dao động 1-9 ngày Thời gian dao động 1-5 ngày Thời gian dao động 0,5 -1,5 ngày 1 2 5 1 1 3 13 21.5 4.5 4.3 Hệ thống thông tin trong hoạt động logistics-những bước cải tiến: Sơ đồ: Đường đi của một đơn hàng Chuyển đơn đặt hàng Chuẩn bị xuất kho Danh mục hàng hóa có sẵn Kiểm tra công nợ Kế hoạch sản xuất Kế hoạch chuyển hàng Khách hàng đặt hàng Giao hàng cho khách hàng Vận chuyển hàng hóa Nhận đơn hàng Đơn đặt hàng Hóa đơn Chứng từ vận tải sản xuất Thực hiện đơn đặt hàng Hồ sơ danhmục hàng hóa Thông Tin Trực Tiếp Thông Tin Gián Tiếp Bảng: Đặc trưng của các hệ thống thực hiện đơn hàng Cấp độ Hình thức của hệ thống Tốc độ Chi phí thực hiện/ duy trì Hiệu quả Độ chính xác 1 Thực hiện bằng tay Chậm Thấp Thấp Thấp 2 Thực hiện bằng điện thoại Trung bình Trung bình Tốt Trung bình 3 Nối mạng điện tử trực tuyến Nhanh Đầu tư cao chi phí hoạt động thấp Rất tốt Cao Hình: Dòng thông tin theo kiểu truyền thống Đại Diện Thương Mại Bưu Điện Bộ Phận Nhận Tin Người Mua Yêu Cầu Mua Hàng Điện thoại Bưu Điện Hóa Đơn Nhà Cung Cấp Bộ Phận Nhận Đơn Hàng Cấp độ 1, 2 Cấp độ 3: Nối mạng điện tử trực tuyến Ở cấp độ 1 và 2 khi hình thức thực hiện bằng tay và điện thoại thì tốc độ thực hiện chậm, khi nhận đơn hàng, bộ phận thông tin tiến hành ghi sổ và triển khai các bước còn lại. Qua nhiều công đoạn rất mất thời gian chỉ đến khi máy tính ra đời, phát triển và được nối mạng thì mới tạo ra được cuộc cách mạng thực sự trong việc thực hiện đơn đặt hàng và tạo điều kiện cho logistics ra đời và phát triển. Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange – EDI) • Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange – EDI) là hệ thống trao đổi dữ liệu từ máy tính qua máy tính giữa các bộ phận với nhau. • EDI cho phép gửi và nhận dữ liệu với tốc độ nhanh nhất, chính xác cao. • EDI là hệ thống khá phức tạp chi phí đầu tư tốn kém nhưng lợi ích của nó thì không ai phủ nhận. Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchanger – EDI) Lợi ích cụ thể của EDI là: ØGiảm được khoảng 60%-70% thời gian để lập, lưu trữ hồ sơ, chuyển đến địa chỉ cần thiết và công việc có liên quan. ØGiảm thiểu được những sai sót so với việc thao tác bằng tay. ØGiảm được 80% chi phí chuyển đơn đặt hàng và giải quyết các công việc có liên quan. ØGiúp phản hồi thông tin nhanh chóng. ØGiảm công việc và thời gian bốc dỡ hàng. ØGiảm lượng hàng dự trữ. ØTăng độ chính xác trong tất cả các công việc của chu trình đặt hàng. Hộp thư của người mua Máy tính người mua Hộp thư của nhà cung cấp Máy tính nhà cung cấp Mạng Máy Tính Bên Thứ 3 Hộp thư nhà Hộp thư người Giao dịch gián tiếp Giao dịch trực tiếp Hình: Dòng thông tin giao dịch điện tử Máy tính và EDI không chỉ giúp nâng cao hiệu quả khâu trung tâm của hệ thống logistics - chu trình đặt hàng mà còn giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả ở tất cả các khâu khác: v Quản lý tình hình xuất, nhập, tồn kho vật tư, v Tự động lập yêu cầu vật tư (khi tồn kho đến điểm tới hạn), v Lập đơn đặt hàng và kiểm tra đơn đặt hàng, v Theo dõi, xúc tiến việc thực hiện các đơn hàng, v Lưu trữ các đơn hàng đã thực hiện, v Sử dụng trong việc phân tích tình hình thực hiện các đơn đặt hàng, v Lập các báo cáo theo yêu cầu. Đặc biệt trong khâu quản lý vật tư và lập đơn hàng, máy vi tính đóng vai trò rất quan trọng. Các dữ liệu được lưu trong đĩa hay tạo thành các tập tin rất thuận tiện cho việc truy cập, tạo các báo cáo theo mẫu thống nhất. In các yêu cầu mua hàng Các bản yêu cầu vật tư(viết tay) Nhân viên kế hoạch kiểm tra lại Bản copy đơn đặt hàng Lập đơn đặt hàng và thông báo Sửa đổi lại Các kế hoạch yêu cầu vật tư (MRP) Nhân viên cung ứng/ mua hàng kiểm tra lại Máy tính Máy tính Phòng/ban có nhu cầu Nếu không sửa đổi Các vật tư dược quản lý bằng máy tính Các vật tư không quản lý bằng máy tính Hình: Sơ đồ lập đơn hàng trong hệ thống quản lý vật tư bằng máy tính. Các đơn hàng có thay đổi Danh mục các đơn hàng chờ Kiểm tra nhà cung ứng Máy Tính Nhập dữ liệu Danh sách đơn đặt hàng mở rộng Danh sách những mặt hàng đã hết Danh sách các đơn hàng đòi hỏi nhà cung cấp uy tín Báo cáo hoạt động cung ứng : - chi phí - giao hàng -chất lượng -đề xuất Báo cáo về các nhà cung cấp: - giao hàng - chất lượng - dịch vụ - giá Báo cáo tình hình quản lý vật tư Các đơn đặt hàng thêm Thay đổi đơn hàng hóa đơn báo cáo tồn kho báo cáo kiểm tra báo cáo thông báo §Hồ sơ các đơn đặt hàng §Hồ sơ hàng tồn kho §Hồ sơ hàng hóa §Hồ sơ nhà cung cấp §Hồ sơ hợp đồng §Hồ sơ các vật tư đặc biệt Hình: Sơ đồ hệ thống quản lý vật tư bằng máy tính. 4.4 Giới thiệu một số hệ thống thông tin của các công ty logistics tại Việt Nam 4.4.1 Hệ thống thông tin của MAERSK Logistics Việt Nam : Sử dụng hệ thống thông tin toàn cầu (global systems). • Maersk Communication System (MCS): MCS là hệ thống trao đổi thông tin giữa các văn phòng Maersk Logistics trên khắc thế giới dưới dạng telex. • Operations and Documentation Execution System (MODS): được thiết kế riêng cho vận chuyển đường biển và cho quy trình làm hàng SCM (Supply Chain Management). MODS được sử dụng để quản lý đơn đặt hàng của khách hàng. 4.4.2 Hệ thống thông tin của FLDC FLDC – First Logistics Development (JV) Company – Liên doanh phát triển tiếp vận số một Là một công ty liên doanh với 4 đối tác : 1. Công ty Neptune Oriental Line - NOL,Singapore. 2. Công thương maị Mitsui-Mitsui & Co.Ltd, Nhật Bản . 3. Tổng công ty đường sông miền nam – SOWATCO, Việt Nam 4. Tổng công ty vận tải và thuê tàu – Vietfratch,Việt Nam – Được bộ kế hoạch và đầu tư cấp giấy phép số 996/GP cho phép thành lập ngày 22/09/1994 – Trong đó NOL là cổ đông chính góp 48%; Mitsui góp 15%; Sowatco góp 26%; Vietfrach 11% – FLDC có chức năng chính là xây dựng và khai thác cảng container chuyên dụng, với tên giao dịch là Vietnam International Container Terminal, gọi tắt là VICT – VICT là một trong những đơn vị đầu tiên tại Việt Nam kinh doanh dịch vụ logistics. – Cũng như tại các cảng biển lớn của thế giới, công nghệ thông tin được sử dụng như một công cụ hữu hiệu để điều khiển hoạt động logistics. Tại các cảng biển Việt Nam hiện nay hệ thống thông tin phục vụ cho giao nhận vận tải đường biển khá phức tạp và không hiệu quả Hải quan Hãng tàu vận tải Ngân hàng Công ty vận tải nội bộ Công ty giao nhận Nhà khai thác cảng Người giửi/ nhận hàng Hình: Hệ thống thông tin truyền thống trong giao nhận vận tải tại các cảng biển Việt Nam. So với các cảng biển trên thế giới và trong khu vực thì việc sử dụng IT và EDI tại các cảng Việt Nam còn chậm. Ứng Dụng IT Và EDI HảiPhòng Quy Nhơn Sài Gòn Tân Cảng Bến Nghé VICT Hệ thống quản lý nội bộ Có Không Sơ khởi Sơ khởi Không có Sử dụng EDI Không Không Sơ khởi Sơ khởi Không có Nguồn: Vietnamshipper Hệ thống MAPS với máy chủ IBM, cài đặt chương trình AS 400, nối với các bộ phận: o Phân bổ tàu bến o Bãi xếp/ dỡ container o Cổng bãi o Quản lý container tại cổng bãi o Bộ phận làm báo cáo o Hệ thông xuất vận đơn o Dịch vụ thông tin o Kho hàng lẻ/ trạm đóng hàng Hệ thống thông tin của VICT hoàn thiện theo hướng thương mại điện tử, xây dựng thông tin cảng (Port Information Center) Hãng tàu vận tải Người gửi /nhận hàng Hải quan Công ty vận tải bộ Công ty giao nhận Ngân hàng Trung tâm thông tin cảng Mô hình trung tâm thông tin cảng. Hệ thống thông tin Quản trị hệ thống thông tin là bộ phận có tầm quan trọng đặc biệt, không thể thiếu trong toàn bộ quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát có hiệu quả hoạt động logistics. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin các hệ thống thông tin trong quản trị logistics ngày càng hoàn thiện; Công nghệ thông tin thực sự trở thành vũ khí cạnh tranh sắc bén, giúp công ty logistics thành công và logistics toàn cầu lớn mạnh