Bài giảng Quản trị hiệu năng công tác

QUẢN TRỊ HIỆU NĂNG CÔNG TÁC Hãy suy nghĩ! Hãy nhớ lại lần cuối cùng bạn tham gia một buổi đánh giá với sếp của mình: Bạn cảm nhận thế nào? Cái gì làm cho bạn hài lòng hoặc không hài lòng? Lý do nào bạn cảm thấy “dị ứng” với các buổi đánh giá đó?  Hiệu năng là gì?  Hiệu năng (performance) có thể hiểu đơn thuần là các hành vi quan trọng hay các công việc có ý nghĩa (focused behavior or purposeful work) Đánh giá hiệu năng là gì?  Đánh giá hiệu năng công tác (performance appraisal) là một quy trình mà qua đó các tổ chức đánh giá được hiệu quả công tác  Đánh giá hiệu năng bao gồm việc xem xét mức độ hoàn thành công việc của một nhân viên tốt như thế nào so sánh với các chỉ tiêu đã định trước, trao đổi các nhận xét và cùng lên kế hoạch cải tiến Quản trị hiệu năng là gì?  Quản trị HNCT (performance management) là một hệ thống gồm các chính sách và thực tiễn có quan hệ mật thiết với nhau nhằm thúc đẩy việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức thông qua việc quan tâm đúng mức về hiệu năng làm việc của từng cá nhân Tại sao phải đánh giá?  Để bảo đảm rằng mọi nhân viên tập trung mọi nổ lực vào những công việc cần phải hoàn thành  Là tiền đề cho việc chi trả lương thưởng công bằng, hiệu quả  Góp phần vào việc khuyến khích và động viên nhân viên  Đánh giá là thành trì vững chãi cho công ty khi: – DGTTCT được ghi chép lưu trữ rỏ ràng cẩn trọng về thành tích công tác của nhân viên – DGTTCT mang tính nhất quán – DGTTCT mang tính công bằng, khách quan và đáng tin cậy Lựa chọn người đánh giá 5. Các sai lầm cần tránh  Tiêu chuẩn không rõ ràng  Lỗi thiên kiến: lãnh đạo có xu hướng đánh giá nhân viên chỉ dựa vào một yếu tố, một đặc điểm nào đó nổi trội của nhân viên  Xu hướng thái quá: xu hướng đánh giá tất cả nhân viên đều theo một xu hướng quá cao hoặc quá thấp, tất cả đều không đạt yêu cầu hoặc tất cả đều tốt.  Xu hướng trung bình chủ nghĩa: đánh giá tất cả nhân viên đều trung bình, không ai tốt hẳn cũng không có ai yếu kém, mọi người đều như nhau.  Lỗi định kiến: lỗi này xẩy ra khi lãnh đạo có định kiến về những sự khác biệt giữa các cá nhân như tuổi tác, quê quán, giới tính Những sai lầm cơ bản  Tranh cãi với nhân viên  Mang tính cá nhân  Chì chiết các lỗi cũ  So sánh các nhân viên với nhau  So sánh nhân viên với chính người đánh giá  Thường xuyên nói: « Nếu tôi là anh/chị » 9 Đánh giá những gì?  Thành tích công tác đạt được so với các chỉ tiêu đã đề ra  Hành vi, thái độ thể hiện trên công việc so với các kiểu mẫu quy ước Khi nào đánh giá?  Thời điểm đánh giá góp phần quan trọng vào việc bảo đảm việc thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra  Tùy vào tính chất của từng mục tiêu, thời điểm và số lần đánh giá sẽ thay đổi  Các hình thức đánh giá: – Đánh giá theo tiến trình (Process) – Đánh giá theo kết quả (Result) Hãy suy nghĩ!  Tại sao cả người quản lý lẫn nhân viên lại e ngại sự đánh gia ù?  Làm thế nào, trong vai trò một nhà quản trị nhân sự, bạn sẽ giúp công ty, các cấp quản lý và nhân viên vượt qua các e ngại đó?  Quy Trình Quản Trị Hiệu Năng Công Tác  Cái gì phải được thực hiện?Bản mô tả công việc / Kế hoạch chiến lược & mục tiêu của phòng ban Các tiêu chuẩn đánh giá  Chúng cần phải hoàn thành tốt như thế nào? Quan sát & nhận xét  Hỗ trợ nhân viên hoàn thành tốt các chỉ tiêu Đánh giá hiệu năng  Chúng đã được hoàn thành tốt ra sao? Kế hoạch cải thiện hiệu năng  Làm thế nào để đạt được mức năng suất cao nhất? Nguyên tắc xác định chỉ tiêu công tác S Specific - Cuï theå M Measurable - Kieåm tra ñöôïc A Agreed - Thoûa thuaän R Realistic - Thöïc teá T Time-framed - Coù thôøi haïn Phương Pháp Xác Định Chỉ Tiêu Công Tác 1. Phỏng vấn-trao đổi 2. Đánh giá bằng mức độ hoàn thành chỉ –tiêu đã giao (M.B.O) 3. Đánh giá qua bản báo cáo , tự phê bình và đánh giá của nhân viên (essay description) 4. Bình bầu - xếp hạng 5. Phương pháp áp dụng thang điểm hoặc cho điểm (Ranking/Grading) Phương Pháp Xác Định Chỉ Tiêu Công Tác 6. Phương pháp so sánh (Graphic scales) 7. Đánh gia ghi chép những sự kiện đáng phê bình (Critical incidents) 8. Đánh giá qua thi tuyển (Assessment centers) 9. Đánh giá qua việc tuân thủ qui trình đảm bảo chất lượng ISO 9000 1. Phỏng vấn-trao đổi (Interview)  Phương pháp: – Người đánh giá phỏng vấn nhân viên dựa trên bảng câu hỏi định sẵn để nhằm kiểm tra kiến thức, tay nghề và tác phong của nhân viên  Ưu điểm: Gia tăng sự giao tiếp giữa nhân viên và quản lý, giảm tính chủ quan, định kiến.  Hạn chế: Tuy nhiên, mất nhiều thời gian và đòi hỏi sự khéo léo, tế nhị của người đánh giá. Đôi khi thiếu tính thực tế và không công bằng 2. Đánh giá bằng mức độ hoàn thành chỉ –tiêu đã giao (M.B.O)  Phương pháp: – Nhân viên và quản lý trao đổi thỏa thuận trước về những mục tiêu và kết quả cần đạt được – So sánh với chỉ tiêu đã giao đầu kỳ – Chú trọng những chỉ tiêu định lượng. – Phân tích những nguyên nhân dẫn đến thành công hay thất bại. – Quan tâm đến những tác động bên ngoài và sức phấn đấu của bản thân người nhân viên ấy. – Tưởng thưởng theo mức độ vượt kế hoạch  Ưu điểm: các chỉ tiêu thường gắn kết với thực tế công việc và kết quả luôn được bảo đảm  Hạn chế: không áp dụng cho mọi nhân viên, tốn nhiều thời gian, công sức và phải tùy thuộc vào văn hóa địa phương 3. Đánh giá qua bản báo cáo , tự phê bình và đánh giá của nhân viên (essay description)  Phương pháp; – Hướng dẫn nhân viên làm bản tự nhận xét ,đánh giá một số tiêu chuẩn theo một mẫu thống nhất – Chú ý đến những thành tích nổi bật, những sự việc nổi cộm – Chú ý đến khả năng tự điều chỉnh , cải thiện và phát triển của bản thân – Tự xếp hạng  Ưu điểm: nhân viên được tham gia vào quá trình đánh giá, giảm thiểu tính chủ quan từ người đánh giá,  Hạn chế: phụ thuộc văn hoá công ty & địa phương, thiếu cái nhìn tổng quát, chú trọng đến lợi ích cá nhân 4. Bình bầu xếp hạng  Phương pháp; – Tổ chức buổi họp tập thể đơn vị – Có tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng – Có góp ý của tập thể – Cá nhân người được nhận xét có quyền có ý kiến – Ý kiến kết luận của thủ trưởng – Bình bầu. Xếp hạng  Ưu điểm: tạo vẻ công bằng, khách quan, minh bạch, tập thể, có nhiều ý kiến, ít tốn thời gian nếu kiểm soát tốt  Hạn chế: thiếu tế nhị, tạo áp lực xấu, bè phái, không chính xác 5. Phương pháp áp dụng thang điểm hoặc cho điểm (Ranking/grading)  Phương pháp: – Thông thường xếp loại từ thấp (L) đến cao (H): Vd; L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10H; Hoặc xếp loại A,B,C,D ,E, tương ứng với các hạng: Xuất sắc/ Giỏi/ Khá/ Kém/ Không thể chấp nhận; Hoặc căn cứ vào mức độ hoàn thành chỉ tiêu: Vượt yêu cầu/ Đạt yêu cầu/ Chưa đạt yêu cầu/ Thất bại – Thường đánh giá các yếu tố: tính độc lập, sánh tạo, chủ động, kết quả chung, thái độ, hợp tác – Các tiêu chuẩn phải định nghĩa rỏ ràng, tránh hiểu nhầm  Ưu điểm: Dễ hiểu, dễ áp dụng, nhanh gọn  Hạn chế: Tuy nhiên, thường rất chủ quan, ít liên quan trực tiếp đến công việc cụ thể và kết quả kinh doanh. 6. Phương pháp so sánh (Comparison)  Phương pháp: – So sánh luân phiên hoặc từng cặp một các nhân viên trong cùng bộ phận hoặc làm cùng một công việc – Xếp thứ bậc các nhân viên từ thấp đến cao  Ưu điểm: giảm tính chủ quan, tạo sự cạnh tranh trong nội bộ  Hạn chế: có thể ảnh hưởng đến tính tập thể, chủ nghĩa cá nhân 7. Đánh gia ghi chép những sự kiện đáng phê bình (Critical incidents)  Phương pháp: – Ghi chép ngày giờ xảy ra cả việc đáng khen lẫn việc cần phê phán – Việc tốt có khen ngay không ? – Ghi rõ sự nhắc nhở tại chỗ ,ø hướng dẫn cách khắc phục và cho thời gian sửa chữa những điều không phù hợp  Ưu điểm: cụ thể, khách quan, công bằng, giảm thiểu việc kiện tụng, tranh cãi.  Hạn chế: dễ bị tác động bởi các sự việc xảy ra gần sát ngày đánh giá, tốn nhiều thời gian 8. Đánh giá qua thi tuyển (Assessment centers)  Phương pháp; – Tổ chức thi tay nghề cho các nhân viên  Ưu điểm: Công bằng, động viên nhân viên, khách quan  Hạn chế: tốn kém thời gian & sức lực, kết quả đánh giá không dựa vào thành tích thực tế 9. Đánh giá qua việc tuân thủ qui trình đảm bảo chất lượng ISO 9000  Nhân viên phải làm việc và có những hồ sơ chứng minh việc làm của mình phù hợp với những qui trình đảm bảo chất lượng của ISO 9000  Có sự đánh giá nội bộ theo định kỳ  Có sự đánh giá của cơ quan chuyên nghiệp ( CQ cấp giấy chứng nhận)  Có sự cải tiến liên tục