Chương 1 Giới thiệu dự án và quản lý dự án

03/09/2008 1 Chương 1 Giới thiệu dự án và quản lý dự án GV: TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 2 Nội dung 1. Đặc tính của một dự án1. Đặc tính của ột dự án 2. Giới thiệu về quản lý dự án2. iới thiệu về quản lý dự án 3. Giới thiệu về nhà quản lý dự án3. iới thiệu về nhà quản lý dự án 4. Thảo luận4. Thảo luận 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 3 ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (1) Dự án là gì? – Là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách. 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 4 ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (2) Text Mục tiêu rõ ràng Thời hạn nhất định Nguồn lực hạn chế Tính độc đáo Đặc điểm của DA 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 5 ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (3) Khởi đầui ầ Triển khairiể k ai Kết thúcết t c Khái niệm Định nghĩa DA Thiết kế Thẩm định Lựa chọn Bắt đầu triển khai Hoạch định Lập tiến độ Tổ chức c.việc Giám sát Kiểm soát Đánh giá Chuyển giao % h o à n t h à n h D A 100% Chậm Chậm Nhanh Thời gian 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 6 ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (4) Khởi đầui ầ Triển khairiể k ai Kết thúcết t c M ứ c n ỗ l ự c c ủ a D A Nỗ lực thực hiện dự án theo thời gian Đỉnh (Peak) Thời gian 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 7 ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (5) Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ Hệ thống (System) Chương trình 1 Chương trình 2 Chương trình n … Program Dự án 1 Dự án 2 Dự án n … Project Nhiệm vụ 1 Nhiệm vụ 2 Nhiệm vụ n … Task 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 8 ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (6) Dự án Phòng ban chức năng Có chu ky hoạt động rõ ràng Tồn tại lâu dài, từ năm nay sang năm khác Thời điểm bắt đầu và kết thúc theo ngày lịch Không có đặc điểm cụ thể liên quan đến ngày lịch (ngoại trừ ngân sách tài chính hàng năm) Dự án có thể kết thúc đột ngột khi không đạt mục tiêu Tồn tại liên tục Do tính độc đáo của dự án, công việc không bị lặp lại Thực hiện các công việc và chức năng đã biết Nỗ lực tổng hợp được hoàn thành trong ràng buộc về thời gian và nguồn lực Công việc được thực hiện tối đa với ngân sách trần hàng năm (ceiling budget) Việc dự báo thời gian hoàn thành và chi phí gặp khó khăn Tương đối đơn giản Liên quan đến nhiều kỹ năng và nguyên tắc trong nhiều tổ chức, và thay đổi theo giai đoạn dự án Chỉ liên quan đến một vài kỹ năng va nguyên tắc trong một tổ chức Tỷ lệ và loại chi phí thay đổi liên tục Tương đối ổn định Bản chất năng động Bản chất ổn định Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 9 Các loại dự án: – Dự án hợp đồng (Contractual project) – Dự án nghiên cứu và phát triển (R&D Project) – Dự án xây dựng (Contruction Project) – Dự án hệ thống thông tin (Information System Project) – Dự án đào tạo và quản lý (Management & Trainning Project) – Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project) – Dự án viện trợ phát triển/phúc lợi công cộng (Public/Welfare/Development Project) 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 10 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (1) Quản lý dự án – Là một quá trình Hoạch định - Tổ chức - Lãnh đạo - Kiểm soát các công việc và nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã định. Khi nào chúng ta cần quản lý dự án? – Nhấn mạnh đến trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân hay nhóm – Các bộ phận chức năng thông thường không thể quản lý được • Quy mô của công việc • Không quen thuộc • Thay đổi thị trường • Sự độc lập • Chia sẻ tài nguyên • Tầm quan trọng về nỗ lực 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 11 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (2) • Các quy luật quản lý dự án – Không có một dự án nào hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách cho phép, hoặc cùng một đội ngũ nhân viên từ khi dự án được bắt đầu. Dự án của bạn cũng không phải là dự án đầu tiên xảy ra như vậy. – Nhiều dự án được tiến triển rất nhanh chóng cho tới khi chúng hoàn thành 90%, sau đó chúng được duy trì mãi ở mức 90%. – Một thuận lợi của những dự án có mục tiêu mơ hồ là làm cho bạn có thể tránh được những lúng túng khi ước tính những chi phí tương ứng. – Khi mọi thứ trở lên tốt đẹp, thì chắc chắn có một cái gì đó đang trục trặc. Khi mọi việc tưởng như đã tồi tệ nhất, thì nó còn có thể tồi tệ hơn nữa. Khi mọi việc có vẻ có chiều hướng tốt lên, thì co nghĩa bạn đang bỏ qua một cái gì đó. – Nếu nội dung của dự án được phép thay đổi một cách tự do, thì mức độ thay đổi sẽ vượt qua tốc độ tiến triển của dự án – Không có một hệ thống nào hoàn toàn không có sai sót. Việc cố gắng gỡ rối cho một hệ thống có thể dẫn tới những lỗi khó tìm thấy hơn. – Dự án được hoạch định không cẩn thận sẽ tốn gấp 3 lần thời gian để hoàn thành nó. Dự án được lập kế hoạch cần thận sẽ chỉ kéo dài thời gian gấp đôi mà thôi. – Tổ dự án thường rất ghét việc báo cáo tiến độ bởi vì tiến độ thực hiện của họ thường không đúng với kế hoạch. 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 12 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (3) Tiêu chuẩn đánh giá việc quản dự án thành công Thành quả Thời gian Chi phí Yêu cầu về thành quả Thời hạn quy định Ngân sách cho phép Mục tiêu Sử dụng nguồn lực được giao 1 cách: - Có kết quả (Effectiveness) - Hiệu quả (Efficiency) 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 13 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (4) Thời gian 34% Chi phí 33% Chất lượng 33% Dự án 1 Thời gian 25% Chi phí 45% Chất lượng 30% Dự án 2 Mức độ quan trọng tương đối giữa các mục tiêu của dự án 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 14 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (5) Những trở lực trong quản lý dự án (Obstacles in Project Management): – Độ phức tạp của dự án – Yêu cầu đặc biệt của khách hàng – Cấu trúc lại tổ chức – Rủi ro trong dự án – Thay đổi công nghệ – Kế hoạch và giá cả cố định 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 15 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (6) C Á C C H Ứ C N Ă N G Q L D A HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC LÃNH ĐẠO KIỂM SOÁT = Giám sát + so sánh + sửa sai 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 16 GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (1) Tổ chức mẹ (Parent Organization) Người hưởng thụ từ DA (Client/Beneficiary) Tổ dự án (Project Team) Vị trí của nhà QLDA 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 17 GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (2) Đóng góp cùa các đối tượng liên quan đến DA Nhà QLDA Thực hiện các chức năng QLDA, nhấn mạnh đến: - Quản lý mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của DA - Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng: Quản lý và Kỹ thuật của DA - Đương đầu với rủi ro trong quá trình QLDA - Đảm bảo các điều kiện ràng buộc của DA Tổ DA Những kỹ năng và nỗ lực để thực hiện các nhiệm vụ Nhà đảm bảo Quyền lực (thẩm quyền), hướng dẫn, duy trì những ưu tiên của dự án Khách hàng Những yêu cầu của sản phẩm và ngân quỹ Nhà QL chức năng Hỗ trợ việc xây dựng chính sách công ty và cung cấp nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn của dự án, cụ thể: - Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ? (How) - Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu? (Where) 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 18 GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (3) Trách nhiệm của nhà QLDA là cân đối: Mối quan hệ Chi phí Chất lượngThời gian 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 19 GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (4) Kỹ năng lãnh đạo TEXT Kỹ năng quan hệ con người &QL nguồn lực Kỹ năng của Nhà QLDA Kỹ năng kỹ thuật Kỹ năng QL thời gian, lập tiến độ Kỹ năng lập ngân sách Kỹ năng tiếp thị, ký hợp đồng với KH Kỹ năng thương lượng Kỹ năng truyền đạt 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 20 GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (5) • Chọn lựa nhà QLDA – Nhà quản lý dự án cần phải: • Đảm bảo có những kỹ năng được yêu cầu • Có sự cam kết với mục tiêu của dự án • Sẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định và với những ràng buộc mâu thuẫn với nhau – Những hướng dẫn chung • Biết tổng quát > chuyên sâu (Generalist > Specialist) • Mang đầu óc tổng hợp > Mang đầu óc phân tích (Synthesizer > Analyst) • Người làm cho mọi việc dễ dàng (sẵn sàng hợp tác) > Giám sát (Facilatator > Supervisor) 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 21 GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (6) Yêu cầu Quy mô DA Kỹ năng quan hệ con người Kỹ năng chuyên môn/ kỹ thuật Chọn lựa nhà QLDA theo quy mô 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 22 THẢO LUẬN • Hãy mô tả 1 vài dự án mà anh/chị biết được xem như là một dự án được quản lý thành công và không thành công? • Theo anh/chị, tốc độ tiến triển dự án (chậm-nhanh-chậm) ở slide 5 giúp nhà QLDA như thế nào trong việc ra quyết định? • Anh/chị muốn trở thành nhà QLDA không? Tại sao có? Tại sao không? • Tại sao có sự đánh đổi giữa 3 mục tiêu của DA trong QLDA?