Chương 1 Tổng quan về dự án

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 1.1.Giới thiệu về dự án đầu tư • Dự án đầu tư là gì ? • Đầu tư là quá trình chuyển dịch vốn đến những nơi cần thiết với điều kiện bảo toàn vốn và mang lại giá trị lợi nhuận cũng như lợi ích kinh tế xã hội • Dự án (Project): “Điều người ta có ý định làm” hay “Đặt kế hoạch cho 1 ý đồ, quá trình hành động…” Dự án đầu tư là gì? • Dự án bắt nguồn từ ý tưởng hành động • Döï aùn laø moät quaù trình goàm caùc coâng taùc, nhieäm vuï coù lieân quan với nhau, ñöôïc thöïc hieän nhaèm ñaït được mục muïc tieâu ñeà ra trong ñieàu kieän raøng buoäc veà thôøi gian, nguoàn löïc về ngaân saùch và thực hiện trong bối cảnh không chắc chắn Những đặc trưng của dự án • Dự án nhằm đáp ứng một nhu cầu đã đề ra • Dự án bị khống chế bởi kỳ hạn • Dự án bị ràng buộc về nguồn lực • Dự án luôn tồn tại trong môi trường không chắc chắn Tính thay đổi . T(Thời gian) Th: bắt đầu Tk: kết thúc Trạng thái hệ thống (S) Sh Sk Sh(Th,X) Sh(Tk,Y) Khuynh hướng đa phương K1->n (X): vecto đặc trưng hệ thống ban đầu (Y): vecto đặc trưng hệ thống kết thúc Đặc điểm của dự án • (1)Mục đích: dự án cĩ một đích đến cụ thể, để đạt được mục đích cĩ thể phân chia thành các mục tiêu cụ thể cần đạt được trong từng giai đoạn của dự án • (2)Vịng đời: dự án là tạm thời và cĩ chu kỳ sống • (3)Tính độc nhất (uniqueness ):  luôn thay đổi và không bao giờ lập lại giống nhau. • (4)Rủi ro: rủi ro hiển nhiên và tồi tại song hành với dự án • (5)Sự xung đột (conflict): các dự án chứa đựng nhiều mối quan hệ bên trong, bên ngồi và rất dễ gây nên xung đột. CHU KỲ HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN (LIFE CYCLE) . Thời gian % hoàn thành Khởi đầu Triển khai Kết thúc 100% Chậm Nhanh Chậm Chu kỳ dự án • Giai đoạn I: Giai đoạn khởi đầu: hình thành sơ bộ các ý định đầu tư. Phân tích và lập dự án (design) thẩm định dự án (appraisal)  chọn lựa (selection) • Giai đoạn II: giai đoạn triển khai: Hoạch định (planning); lập tiến độ (scheduling); điều hành (organizing); giám sát (monitoring) và kiểm soát (controlling) quá trình thực hiện. • Giai đoạn III: giai đoạn đánh giá và kết thúc dự án: phân tích những thành công và thất bại của dự án  những kinh nghiệm và bài học 1.2.Các giai đoạn dự án • Giai đoạn xác định dự án: xác định : (1) Mục tiêu, (2) Đặc điểm (tính năng kỹ thuật, thị hiếu, số lượng, chất lượng, …), (3) Công việc phải làm, (4) Sự chịu trách nhiệm, (5) Đội dự án. • Giai đoạn lập kế hoạch: xác định các yêu cầu của dự án, bao gồm : (1) Thời gian thực hiện/lịch trình, (2) Ngân sách, (3) Tài nguyên/nguồn lực đáp ứng, (4) Mức độ rủi ro/lợi nhuận, (5) Phân công nhân sự. • Giai đoạn thực hiện dự án: trả lời các vấn đề: dự án có thực hiện đúng tiến độ? Có đủ ngân sách hay không? Có cần thay đổi gì không? Do đó, các công việc phải làm trong giai đoạn này bao gồm: (1) lập báo cáo (tiến độ thực hiện, chi phí, các giải pháp kỹ thuật), (2) Xác định các nội dung cần thay đổi, (3) Xác định chất lượng quản lý dự án, (4) Đưa ra các dự báo. • Giai đoạn chuyển giao: gồm hoạt động phân phối sản phẩm cho khách hàng (huấn luyện khách hàng) và bố tri lại các nguồn lực thực hiện dự án này cho dự án khác. 1.3.Phân loại dự án . Cấp DA Đa dự án DA thông thường Siêu DA Kiểu DA Tổ chứcKinh tếXã hội Kỷ thuật Hỗn hợp Loại hình DA Đổi mớiGD-ĐT R&D Đầu tư Tổng hợp Thời hạn DA Ngắn(1-2 năm) Trung(3-5 năm) Dài(>5 năm) Phân loại dự án • Đa dự án: các chương trình tổ chức tổng thể gồm: thành lập các tổ chức danh nghiệp mới, các chiến lược phát triển kinh doanh, cải tổ tổ chức quản lý, thiết kế hệ thống quản lý các dự án trong nội bộ doanh nghiệp • Siêu dự án: các chương trình tổng thể phát triển kinh tế, phát triển vùng kinh tế trọng điểm,… • Dự án thông thường: phát triển SXKD, đổi mới công nghệ,… Phân loại dự án • Dự án xã hội: cải tổ hệ thống xã hội, bảo hiểm y tế, bảo vệ an ninh trật tự, khắc phục hậu quả thiên tai,… • Dự án kinh tế: cổ phần hóa doanh nghiệp, tổ chức hệ thống đấu thầu, bán đấu giá tài sản, xây dựng hệ thống thuế mới,… • Dự án tổ chức: cải tổ bộ máy quản lý, cơ cấu lại SXKD, tổ chức hội nghị quốc tế, thành lập tổ chức hiệp hội,… • Dự án R&D: chế tạo sản phẩm mới, thiết kế phần mềm tự động hóa,… • Dự án đầu tư xây dựng: các công trình dân dụng, công nghiệp, công cộng và hạ tầng kỹ thuật,… 1.4.Các bên liên quan • Khách hàng • Người được ủy quyền • Nhà cung ứng • Các tổ chức tài trợ vốn • Nhà nước và cơ quan quản lý nhà nước 1.5.Tổng quan về quản trị dự án • (1) Hoạch định (planning): Xác định cần phải làm gì, bao gồm: xác định mục tiêu và thiết lập các công cụ để đạt mục tiêu trong điều kiện giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp môi trường hoạt động • (2) Tổ chức ( organizing): Quyết định công việc được thực hiện như thế nào, tức cách thức huy động và sắp xếp các nguồn lực một cách hợp lý để thực hiện kế hoạch • (3) Lãnh đạo (leading): Nhà quản lý biết cách hướng dẫn và động viên nhân viên, xử lý các mâu thuẩn trong tổ chức • (4) Kiểm soát (controlling): Đánh giá các hoạt động và hiệu chỉnh khi cần thiết nhằm đảm bảo các kế hoạch thực hiện theo đúng tiến độ và đạt được mục tiêu dự án. Phải xây dựng được hệ thống thông tin tốt để thu thập và xử lý số liệu liên quan. Vai trò của quản trị dự án • Liên kết tất cả các công việc và hoạt động của dự án • Gắn kết, liên hệ thường xuyên giữa các nhóm quản lý với khách hàng và các nhà cung cấp • Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên, chỉ rõ trách nhiệm các thành viên • Phát hiện sớm những khó khăn và hiệu chỉnh kịp thời các thay đổi bất thường • Tạo điều kiện đàm phán giữa các bên tránh mâu thuẩn • Tạo ra sản phẩm có chất lượng cao Quản trị hoạt động dự án • Quản trị phạm vi • Quản trị thời gian • Quản trị chi phí • Quản trị chất lượng • Quản trị nhân lực • Quản trị thông tin • Quản trị rủi ro • Quản trị hợp đồng và hoạt động mua bán 1.6.Các yếu tố thành công của DA • 1. Nhiệm vụ và mục tiêu dự án: cụ thể rõ ràng, hiểu một cách thấu đáo  cơ sở tốt cho việc xây dựng các kế hoạch & quá trình thực hiện dự án  các bên cam kết tham gia . • 2. Sự ủng hộ của lãnh đạo: Cạnh tranh nguồn lực và các yếu tố bất ổn định  đối đầu và khủng hoảng trong công ty  Mối quan hệ chặt chẽ giữa PM và quản lý cấp cao là chất xúc tác cho sự thành công của dự án. • 3. Lập kế hoạch dự án: Lập kế hoạch cụ thể trên các mặt: kỹ thuật, tài chính, kế toán, lập kế hoạch thông tin kiểm tra, sửa đổi và cập nhật kế hoạch. • 4. Tham vấn với khách hàng: hình thành mục tiêu cụ thể của dự án  giúp sửa đổi các sai lệch trong việc chuyển đổi từ mục đích thành các công việc cụ thể. • 5. Vấn đề đội ngũ: Nhóm dự án được khuyến khích tốt, cam kết rõ ràng với dự án. • 6. Vấn đề kỹ thuật: PM và các thành viên dự án có những kỹ năng chuyên môn cần thiết. • 7. Sự chấp nhận của khách hàng: Khách hàng là người phán xét kết quả của dự án & quyết định chấp nhận hay không. • 8. Kiểm tra dự án: So sánh thực tế và kế hoạch đã đặt ra, PM xác định sai lệch, dự đoán các nguyên nhân và đề ra biện pháp giải quyết. • 9. Trao đổi thông tin: Quá trình thông tin chặt chẽ giữa các phòng ban, giữa khách hàng và các thành viên. • 10. Xử lý trở ngại: Do dự án luôn đối đầu với rủi ro và bất ổn định cao nên việc hình thành các phương án dự phòng là biện pháp tốt để ngăn ngừa rủi ro