Chương 2: Tạo lập CSDL với Access

1Chương 2: Tạo lập CSDL với Access 1. Giới thiệu về hệ QT CSDL Access 2. Một số thao tác cơ bản với Access 3. Các đối tượng trong một CSDL 4. Các yêu cầu về phần cứng 5. Tạo bảng 6. Các thao tác trên cửa sổ Datasheet 21. Giới thiệu về hệ QT CSDL Access  MS Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ cung cấp một công cụ phát triển khá mạnh đi kèm giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các phần mềm quản lý.  MS Access cho phép bạn tạo ra các Form nhập liệu dễ sử dụng và tạo các báo cáo một cách dễ dàng.  MS Access rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. 32. Một số thao tác cơ bản Khởi động:  Cách 1: Start\Programs\ Microsoft Office 2003\ Microsoft Office Access 2003.  Cách 2: Nhấp đôi vào biểu tượng.  Cách 3: Chạy tập tin ứng dụng *.mdb  Cách 4: Kích nút Microsoft Access trên thanh Office bar (nếu có). 4Giao diện Access sau khi khởi động như sau: Tuỳ chọn mở 1 File CSDL đã có Tuỳ chọn tạo mới File CSDL Danh sách các File CSDL đã mở trong thời gian gần đây nhất 5Thoát khỏi Access  Cách 1: Nhấp nút Close góc trên phải màn hình .  Cách 2: File\Exit  Cách 3: Alt + F4 2. Một số thao tác cơ bản 62. Một số thao tác cơ bản Tạo mới CSDL  Cách 1: - Khởi động Access - Chọn Create a new file - Chọn Blank DataBase - Chọn đường dẫn và gõ tên CSDL - Nhấp nút Create  Cách 2: - File\New (Ctrl + N), hoặc kích nút New trên thanh công cụ - Tại cửa sổ New File chọn Blank database 72. Một số thao tác cơ bản Mở một CSDL đã có  Cách 1: - Khởi động Access - Chọn More - Chọn đường dẫn và chọn tên CSDL - Nhấp nút Open hoặc Enter  Cách 2: - File\Open (Ctrl + O), hoặc kích nút Open trên thanh công cụ. 83. Các đối tượng trong một CSDL Access Access 2003 có 7 đối tượng: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules.  Bảng (Tables) : Là nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu, bảng là công cụ dùng để lưu giữ thông tin dưới dạng các hàng và các cột.  Truy vấn (Queries) : Là công cụ dùng để lọc, phân tích, tổng hợp dữ liệu.  Biểu mẫu (Forms) : Là đối tượng dùng để nhập hoặc xuất thông tin. 93. Các đối tượng trong một CSDL Access  Báo cáo (Reports) : Là đối tượng dùng để xuất thông tin.  Trang truy cập dữ liệu (Pages): Là một loại trang web đặc biệt dựng để xem và làm việc với dữ liệu từ Internet hoặc intranet  Tập lệnh (Macros) : Là tập hợp một hoặc nhiều hành động được thực hiện một cách tự động hoá.  Đơn thể lập trình (Modules) : Là các đoạn mã lệnh viết bằng ngôn ngữ VBA (Visual Basic for Aplication). 10 3. Các đối tượng trong một CSDL Access Tên trang chứa đối tượng Danh sách Các đối tượng trong lớp đối tượng đang chọn Tiêu đề cửa sổ mang tên CSDL 11 4. Các yêu cầu phần cứng Với Access yêu cầu phần cứng tối thiểu như sau: Bộ vi xử lý: Pentium III. Hệ điều hành: Windows 98 trở lên. Bộ nhớ: 64 MB Ram. Ổ cứng: 245 MB. 12 5. Tạo bảng  Giới thiệu  Các kiểu dữ liệu  Tạo bảng  Quan hệ giữa các bảng 13 Giới thiệu  Table (bảng) là thành phần quan trọng và cơ bản của CSDL, là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng nào đó.  Bảng gồm nhiều hàng và nhiều cột.  Hàng (record, bản ghi, mẫu tin) là tập giá trị trên các thuộc tính khác nhau của một đối tượng.  Cột (field, trường) là tập giá trị trên cùng một thuộc tính các đối tượng khác nhau 14 Giới thiệu 15  Trong một CSDL có thể chứa nhiều bảng, mỗi bảng lưu trữ nhiều thông tin về một đối tượng nào đó.  Ví dụ: Giới thiệu 16 Để quy định cách lưu trữ thông tin trên máy tính. a. Kiểu Text  Kiểu chuỗi kí tự bất kỳ, dài tối đa 255 kí tự.  VD: “Trường CĐ CNTT Hữu nghị Việt Hàn” b. Kiểu Memo: Kiểu chuỗi kí tự, nhiều dòng, trang có độ dài tối đa 65.536 kí tự. Các kiểu dữ liệu 17 Các kiểu dữ liệu Field size Miền giá trị Số lẻ tối đa Byte 0- 255 0 Integer -32768 -> 32767 0 Long integer - 214783648 –> 214783647 0 Single -3.4x1038-> 3.4x1038 7 Double -1.79x10308->1.79x10308 15 Decimal -1028-1 –> 1028-1 20 c. Kiểu Number: Dữ liệu kiểu số, gồm: 18 d. Kiểu Date/time: Dữ liệu kiểu ngày tháng năm và giờ e. Kiểu Currency: Dữ liệu kiểu tiền tệ f. Kiểu Autonumber: Kiểu số đếm tự động, do Access tự gán, không thay đổi được g. Kiểu Yes/No: Kiểu logic đúng (T)/ sai(F), có/không, bật/tắt,… h. Kiểu OLE Object: Kiểu đối tượng liên kết nhúng i. Kiểu Hyperlink: Kiểu liên kết siêu văn bản Các kiểu dữ liệu 19 Các bước tạo bảng B1: Từ cửa sổ Database ta chọn Table và chọn nút lệnh New. Các bảng dữ liệu 20 Xuất hiện hộp thoại New Table. Trong hộp thoại New Table:  DataSheet View  Design View  Table wizard  Link Table  Import Table Ở đây chọn Design View, chọn OK 21 thuộc tính tham chiếu B2: Khai báo tên trường ở Field name, chọn kiểu dữ liệu và thiết lập các thuộc tính Tên trường Kiểu DL Mô tả tên trường Thuộc tính GereralLookup 22 B3: Thiết lập thuộc tính cho bảng Khi có yêu cầu ràng buộc dữ liệu liên quan đến nhiều trường. Ta phải thiết lập thuộc tính cho bảng. Right Click chuột vào cửa sổ Design chọn Properties Thuộc tính bảng 23 B4: Thiết lập trường khóa bảng Chọn trường cần tạo khóa và vào Menu Edit – Primary Key (Click vào chìa khóa trên thanh công cụ ) Chọn trường 24 B4: Thiết lập trường khóa bảng Chọn trường cần tạo khóa và vào Menu Edit – Primary Key (Click vào chìa khóa trên thanh công cụ ) Chọn trường Ấn Ctrl+Click 25 B4: Thiết lập trường khóa bảng Chọn trường cần tạo khóa và vào Menu Edit – Primary Key (Click vào chìa khóa trên thanh công cụ ) Chọn trường 26 B5: Lưu bảng Ta click vào biểu tượng Save hoặc ấn Ctrl +S xuất hiện hộp thoại: Nhập tên Click OK 27 Nếu ta không thực hiện bước 4: chưa thiết lập trường khóa thì sẽ xuất hiện hộp thoại tiếp theo: - Chọn Yes: thì tự tạo thêm một trường mới có tên ID là trường khóa có kiểu dữ liệu là AutoNumber. - Chọn No: không tạo khóa và sau này ta hiệu chỉnh lại cấu trúc và thiết lập khóa sau. - Chọn Cancel: Hủy lệnh lưu 28 Các thuộc tính của trường Thuộc tính trường là tập hợp nhiều đặc tính được gán cho trường. Mỗi kiểu dữ liệu có tập hợp thuộc tính khác nhau. Các thuộc tính này có thể điều khiển cách lưu trữ dữ liệu, hoặc cách hiển thị. Thuộc tính General í Lookup 29 Các thuộc tính General Giá trị mặc định khi bạn nhập một mẩu tin mới. Default Value Tên cột được hiển thị DatasheetCaption Quy định khuôn mẫu (Mask) các giá trị thỏa mãn điều kiện này mới có thể nhập vào được. Input Mask Trường dữ liệu số, ấn định lấy bao nhiêu số thập phânDecimal Places Ấn định cách hiển thị dữ liệu trên bảngFormat Kích thước của trường (độ rộng) nhập dữ liệu cho trường Field size Ý nghĩa sử dụngThuộc tính 30 Các thuộc tính General Format: Ấn định cách hiển thị dữ liệu trên màn hình hoặc máy in, phụ thuộc vào kiểu dữ liệu. Ta có thể chọn một định dạng do Access cung cấp hoặc tự tạo một chuỗi ký tự định dạng riêng.  Định dạng dữ liệu kiểu Text và Memo  Định dạng dữ liệu kiểu number  Định dạng dữ liệu kiểu Date/Time  Định dạng kiểu Yes/No (nên hiển thị dạng Textbox trong thuộc tính ) 31 Kí tự Mô tả 0 Bắt buộc, số, không cho phép nhập dấu +, - 9 Không bắt buộc, số, khoảng trắng,không nhập +,- # Không bắt buộc nhập, số khoảng trắng, nhập dấu +- L Bắt buộc, nhập chữ cái từ A đến Z ? Không bắt buộc, nhập chữ từ A đến Z A Nhập số hoặc chữ, bắt buộc phải nhập a Không bắt buộc, nhập số hoặc ký tự < Chuyển kí tự đứng sau thành chữ thường > Chuyển kí tự đứng sau thành chữ hoa C Không bắt buộc, số, ký tự và khoảng trắng & Bắt buộc, bất kỳ Pass (Password): Che dấu thông tin khi nhập INPUT MASK 32 Ví dụ INPUT MASK  >L0L0L0  >L<??  LAA 33 Thuộc tính Ý nghĩa sử dụng Validation Rule Dữ liệu nhập vào phải thỏa mãn điều kiện. Validation text Dòng thông báo lỗi khi nhập sai ở Validation text Required Bắt buộc nhập dữ liệu vào trường hay không Allow zero length Có chấp nhận nhập dữ liệu vào trường này là chuỗi rỗng hay không Index Chọn trường này làm trường chỉ mục (Index) hay không. Chọn Yes để xếp thứ tự tăng tốc độ tìm kiếm, khi phải tìm kiếm mẩu tin ta dựa vào trường này 34 Các thuộc Lookup Một số trường cần tạo ra hộp chọn để nhập dữ liệu dạng Combo box hoặc List box thì có một số thuộc tính sau: 35 Ví dụ: Field Size 36 Ví dụ: Field Size 37 Ví dụ 1: Format 38 Ví dụ 2: Format 39 Ví dụ: Decimal Places 40 Ví dụ: Caption 41 Ví dụ: Default Value 42 Ví dụ: Default Value Ngày hiện tại 43 Ví dụ 1: Input Mask 44 Ví dụ 2: Input Mask 45 Ví dụ 3: Input Mask 46 Ví dụ 4: Input Mask 47 Ví dụ 5: Input Mask 48 Ví dụ 1: Validation Rule và Validation Text 49 Ví dụ 2: Validation Rule và Validation Text 50 Ví dụ 2: Validation Rule và Validation Text 51 Ví dụ: Index 52 Ví dụ: Index 53 Ví dụ: Lookup 54 Ví dụ: Lookup SELECT DMPhongBan.MAPB, DMPhongBan.TenPB FROM DMPhongBan; 55  Là công cụ dùng để liên kết thông tin trên các bảng theo quan hệ dữ liệu thực tế  Các trường có quan hệ với nhau gọi là trường chung a. Các loại quan hệ  Quan hệ một_nhiều: (một: bảng chính, Nhiều: bảng phụ) Ứng với mỗi mẫu tin trên trường chung của bảng chính không có hoặc có nhiều mẫu tin trên bảng phụ. Ứng với mỗi mẫu tin trên bảng phụ có và duy nhất một mẫu tin trên bảng chính Quan hệ giữa các bảng 56 a. Các loại quan hệ (tt)  Quan hệ một_một: Ứng với mỗi mẫu tin trên trường chung của bảng này có thể có một mẫu tin trên bảng kia và mỗi mẫu tin trên bảng kia có tối đa một mẫu tin trên bảng này.  Quan hệ nhiều_nhiều: Quan hệ giữa các bảng 57 b. Tạo quan hệ  Kiểm tra dữ liệu trước khi tạo quan hệ:  Thiết lập quan hệ: Thực hiện các bước sau:  Tools\Relationships xuất hiện cửa sổ Relationships  Tự xuất hiện hoặc cho xuất hiện Show Table  Chọn bảng\Close  Giữ trường chung trên bảng chính kéo thả vào trường chung trên bảng phụ  Chọn toàn vẹn dữ liệu\Create Quan hệ giữa các bảng 58 c. Các tuỳ chọn toàn vẹn dữ liệu  Enforce Referential Integrity: Toàn vẹn tham chiếu  Cascade Update Related Fields: Tự cập nhật các trường liên quan  Cascade Delete Related Records: Tự xoá các bản ghi liên quan Quan hệ giữa các bảng 59 d. Hiệu chỉnh quan hệ  Xem toàn bộ quan hệ:  Chỉnh sửa hoặc xoá quan hệ: Quan hệ giữa các bảng 60  Cửa sổ hiển thị dữ liệu dạng hàng và cột, có trên Table, Query hay Form  Các thao tác:  Đánh dấu  Định dạng  Vị trí, kích thước trường  Thêm, xoá mẫu tin  Sắp xếp  Tìm kiếm và thay thế  Lọc dữ liệu 6. Các thao tác trên cửa sổ Datasheet 61  Lọc dữ liệu: * Lọc theo mẫu: Cách lọc: - Trên menu gọi Records / Filter / Filter by Form, hoặc nhắp vào biểu tượng - Tại dòng trắng chọn giá trị trong danh sách hoặc nhập biểu thức làm tiêu chuẩn lọc - Trên menu gọi Filter/ Apply Filter - Sort, hoặc nhắp vào biểu tượng - Bỏ lọc: 6. Các thao tác trên cửa sổ Datasheet 62  Lọc dữ liệu: * Lọc theo mẫu tin đang chọn: - Lọc nhanh số liệu theo tiêu chuẩn trường mà con trỏ đang chọn bằng giá trị của mẫu tin đang chọn - Đặt con trỏ tại trường và mẫu tin cần lọc, gọi lệnh Records/ Filter/ Filter By Selection * Lọc loại trừ mẫu tin đang chọn: - Lọc loại trừ các mẫu tin có giá trị mà con trỏ đang đứng - Records/ Filter/ Filter Excluding Selection 6. Các thao tác trên cửa sổ Datasheet 63 Tắt Cửa sổ Security warming trong Access  Vào menu Tool/ Macro/ Security, trong cửa sổ Security chọn mục Low (not recommended) 64 BÀI TẬP  Yêu cầu: Hãy tạo một CSDL QL DIEM gồm các bảng sau:  Dmlop(Malop, Tenlop).  Dshocvien(MaHV, Holot, TenHV, Ngaysinh, Gioitinh, Diachi, Malop).  Bangdiem(MaHV, Monthi, DiemL1, DiemL2, Diem).  Bảng Malop trong Dmlop: 2 ký tự đầu là Text, 2 ký tự sau là số.  Bảng Dshocvien: Ngaysinh có năm phải cách năm hiện tại 17 năm; Gioitinh là Combo box có 2 giá trị để chọn khi nhập liệu là Nam, Nữ, giá trị mặc định là Nam, nhập sai báo lỗi; Malop là một Combo gồm có 2 cột tham chiếu số liệu từ bảng Dmlop.  Bảng :Bangdiem: MaHV là Combo box lấy dữ liệu từ bảng Dshocvien. Điểm các môn lấy 1 số thập phân, nếu không thi thì để trống không cho 0 điểm.