Chương 4. Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp

CHƯƠNG 4. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP Chương 4. HTTT QL trong doanh nghiệp 4.1 Các hệ thống phân loại theo cấp quản lý 4.1.1 Hệ thống xử lý giao dịch 4.1.2 Hệ thống tạo báo cáo quản lý (phục vụ quản lý) 4.1.3 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định 4.1.4 Hệ thống hỗ trợ điều hành 4.2 Các hệ thống phân loại theo chức năng 4.2.1 Hệ thống thông tin bán hàng và marketing 4.2.2 Hệ thống thông tin tài chính kế toán 4.2.3 Hệ thống thông tin sản xuất 4.2.4 Hệ thống thông tin nhân lưcj 4.3 Các hệ thống phân loại theo mức độ tích hợp 4.3.1 Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp 4.3.2 Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng 4.3.3 Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng 2 4.1 Các hệ thống phân loại theo cấp quản lý 4.1.1 Hệ thống xử lý giao dịch 4.1.2 Hệ thống tạo báo cáo quản lý (phục vụ quản lý) 4.1.3 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định 4.1.4 Hệ thống hỗ trợ điều hành 4.1.1 Hệ thống xử lý giao dịch •  Hệ thống xử lý giao dịch (TPS) là một hệ thống thông tin có chức năng thu thập và xử lý dữ liệu về các giao dịch nghiệp vụ. •  Ví dụ: hệ thống thu ngân ở siêu thị, hệ thống bán vé máy bay, hệ thống rút tiền tự động, hệ thống mua bán chứng khoán... 4 4.1.1 Hệ thống xử lý giao dịch •  Mục đích: –  Thực hiện các công việc xử lý dữ liệu thường lặp lại nhiều lần. •  TPS giúp cho việc xử lý thông tin giao dịch nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu về tốc độ và đạt độ chính xác cao. –  Duy trì tính đúng đắn và tức thời cho CSDL –  Cung cấp dữ liệu cho các hệ thống khác •  MIS, DSS, KMS 5 4.1.1 Hệ thống xử lý giao dịch •  Mỗi qui trình xử lý giao dịch đều bao gồm các bước cơ bản: –  Thu thập số liệu –  Xử lý giao dịch –  Cập nhật CSDL –  Chuẩn bị tài liệu và báo cáo. –  Xử lý các yêu cầu 6 Thu thập số liệu Xử lý - Theo lô - Trực tuyến Chuẩn bị tài liệu và báo cáo Hệ quản trị cơ sơ dữ liệu Hỏi đáp Mô hình hệ thống xử lý giao dịch 4.1.1 Hệ thống xử lý giao dịch   •  2  phương  pháp  xử  lý  thông  0n     – Xử  lý  theo  lô  bằng  cách  7ch  lũy  số  liệu  giao  dịch   trong  một  khoảng  thời  gian  nhất  định  theo  từng  lô   và  định  kỳ  dữ  liệu  trong    lô  sẽ  được  xử  lý  trình  tự   (FIFO)  theo  thời  gian  ghi  nhận.   – Xử  lý  thời  gian  thực  bằng  cách  xử  lý  ngay  lập  tức   mỗi  giao  dịch  và  in  ra  các  tài  liệu  cần  thiết  cho   người  sử  dụng.   8 4.1.1 Hệ thống xử lý giao dịch •  Kiến trúc của hệ thống xử lý giao dịch: 9 4.1.1 Hệ thống xử lý giao dịch   •  Đặc  7nh     – Liên  kết  chặt  chẽ  với  các  chuẩn  và  quy  trình  chuẩn   – Thao  tác  trên  dữ  liệu  chi  0ết     – Dữ  liệu  trong  TPS  diễn  tả  đúng  những  gì  xảy  ra     – Chỉ  cung  cấp  một  vài  thông  0n  quản  lý  đơn  giản   10 4.1.2 Hệ thống tạo báo cáo quản lý (phục vụ quản lý)   Hệ thống tạo báo cáo quản lý (MRS/MIS) ra các báo cáo quản lý, dữ liệu thống kê, tổng hợp cho các nhà quản lý cấp trung trong việc đưa ra quyết định chiến thuật giúp duy trì và quản lý doanh nghiệp. •  Ví dụ: –  Hệ thống thông tin kế toán tạo các báo cáo kế toán như báo cáo tài chính, bảng cân đối tài chính v..v 5/25/14 Hệ thống thông tin quản lý 11 4.1.2 Hệ thống tạo báo cáo quản lý (phục vụ quản lý)   •  Mục  đích:     – Tạo  ra  các  báo  cáo  thường  xuyên  hay  theo  yêu   cầu  dưới  dạng  tổng  hợp  về  hiệu  quả  hoạt  động   nội  bộ  của  tổ  chức  hoặc  hiệu  quả  đóng  góp  của   các  đối  tượng  giao  dịch  với  doanh  nghiệp.     – Lấy  và  tổng  hợp  dữ  liệu  từ  TPSs     •  Cho  phép  các  nhà  quản  lý  kiểm  soát  và  điều  khiển  các   tổ  chức     •  Cung  cấp  những  thông  0n  phản  hồi  chính  xác     12 4.1.2 Mô hình hệ thống tạo báo cáo quản lý 13 4.1.2 Hệ thống tạo báo cáo quản lý •  Tạo lập báo cáo tổng hợp, thống kê, so sánh được thực hiện thông qua các bước sau: –  Xây dựng khung báo cáo theo mẫu đã khai báo, đăng ký công thức (đối với báo cáo tổng hợp, thống kê). – Đưa số liệu tổng hợp lên khung báo cáo –  Xây dựng các báo cáo so sánh, chọn lựa dạng so sánh (đối với kỳ trước, cùng kỳ, kế hoạch năm, …) –  Xây dựng các báo cáo thống kê, quản lý các tiêu chí thống kê, thống kê dựa trên các tiêu chí 14 4.1.2 Hệ thống tạo báo cáo quản lý (phục vụ quản lý)   •  Đặc  điểm:   – Hỗ  trợ  cho  TPS  trong  lưu  trữ  và  xử  lý  giao  dịch   – Sử  dụng  CSDL  hợp  nhất  và  hỗ  trợ  cho  nhiều  chức   năng  trong  tổ  chức   – Đủ  mềm  dẻo  để  đáp  ứng  nhu  cầu  thông  0n  trong   tổ  chức   – Tạo  lớp  vỏ  an  toàn  cho  hệ  thống  và  phân  quyền   cho  việc  truy  nhập  hệ  thống     – Cung  cấp  thông  0n  theo  thời  gian  cho  các  nhà   quản  lý,  chủ  yếu  là  thông  0n  có  cấu  trúc.   15 4.1.3 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định •  HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS) – một hệ thống thông tin tương tác cung cấp thông tin, các mô hình, và các công cụ xử lý dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định có tính nửa cấu trúc và không có cấu trúc. 16 4.1.3 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định   •  Mục đích: –  Hệ thống cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định được kết quả khi một quyết định được đưa ra. Thêm vào đó, ht còn có khả năng phân lớp và đánh giá các giải pháp giúp nhà quản lý lựa chọn được phương án tối ưu. –  Ví dụ: Giám đốc tiếp thị muốn cắt giảm ngân sách quảng cáo, DSS sẽ phân tích cho thấy quyết định đó ảnh hưởng tới lợi nhuận thực của doanh nghiệp như thê nào, giúp cho giám đốc tiếp thị có thể đánh giá được quyết định đó hợp lý hay không, từ đó lựa chọn quyết định 5/25/14 Hệ thống thông tin quản lý 17 4.1.3 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định   •  Hệ  thống  trợ  giúp  ra  quyết  định  có  vai  trò  đặc   biệt  quan  trọng  trong  các  lĩnh  vực:  ngân  hàng,   hàng  không,  sản  xuất  ô  tô..   •  Ví  dụ:  hệ  thống  quản  lý  thông  0n  phân  7ch   (Analy0cal  Informa0on  Manegement  System)  trợ   giúp  cho  việc  thông  qua  các  quyết  định  về  rất   nhiều  vấn  đề  như:  xác  định  các  tuyến  đường   hàng  không  quốc  tế,  thiết  kế  các  loại  máy  bay   mới,  0ến  hành  phân  7ch  tài  chính  trong  hoạt   động  hàng  không  ...     18 Giao diện tương tác Xử lý hội thoại Quản trị CSDL Xử lý các mô hình CSDL Các mô hình Lãnh đạo Phần mềm trợ giúp thông qua quyết định Mô hình HT hỗ trợ ra quyết định   Các yếu tố cấu thành DSS •  Phần  cứng  bao  gồm  các  máy  7nh  được  nối  mạng  để  có   thể  trao  đổi  các  mô  hình,  các  phần  mềm  và  các  số  liệu   với  các  hệ  thống  trợ  giúp  ra  quyết  định  khác.   •  Phần  mềm  bao  gồm  các  mô  đun  để  quản   lý  cơ  sở  dữ   liệu,  các  mô  hình  và  các  chế  độ  đối  thoại  với  người  sử   dụng     •  CSDL  bao  gồm  dữ  liệu  từ  các  nguồn:  cơ  sở  dữ  liệu  của   các  tổ  chức  kinh  tế,  ngân  hàng  dữ  liệu  bên  ngoài,  cơ  sở   dữ  liệu  riêng  của  các  nhà  quản  lý.   •  CS  Mô  hình:  các  mô  hình  toán  sử  dụng  trong  quá  trìn   thông  qua  quyết  định.   Phần  mềm  thực  hiện  các  chức  năng •  Quản  lý  đối  thoại  :  duy  trì  một  giao  diện  màn  hình  đảm   bảo  cho  sự  đối  thoại  giữa  người  quản  lý  và  phần  mềm   hệ  thống.  Quá  trình  đối  thoại  này  đóng  góp  vai  trò  đặc   biệt  quan  trọng  khi  0ến  hành  mô  hình  hóa  các  0ến   trình  kinh  tế   •  Sử  dụng  mô  hình:  đảm  bảo  phát  triển,  7ch  lũy  và  kiểm   tra  tổng  thể  các  mô  hình  của  hệ  thống.  Nó  cũng  cho   phép  thiết  lập  các  mô  hình  trong  hệ  thống  với  nhau  để   xây  dựng  các  mô  hình  liên  ngành.   •  Quản  lý  cơ  sở  dữ  liệu:  xác  định  cấu  trúc  các  bản  ghi   của  dữ  liệu  và  các  mối  liên  quan  giữa  các  dữ  liệu  với   nhau,  quản  lý  việc  7ch  lũy  và  sử  dụng  các  dữ  liệu.     4.1.3 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định •  Đặc điểm: –  CSDL: tập hợp các dữ liệu được tổ chức sao cho dễ dàng truy cập –  Cơ sở mô hình: –  Hệ thống phần mềm hỗ trợ quyết định: cho phép người sử dụng can thiệp vào CSDL và cơ sở mô hình 22 Kiến trúc của HT hỗ trợ ra quyết định 23 4.1.4 Hệ thống hỗ trợ điều hành   •  Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS) cung cấp thông tin ở mức đủ để khái quát và tóm lược về hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp và mọi thông tin cần thiết giúp cho các nhà quản lý cấp cao trong việc đưa ra các quyết định cho các vấn đề không có cấu trúc   4.1.4 Hệ thống hỗ trợ điều hành   •  Mục đích: –  ESS cung cấp các công cụ để tổng hợp dữ liệu, theo dõi, ước lượng các xu thế tùy theo yêu cầu của người sử dụng. –  ESS tạo ra các đồ thị phân tích trực quan, biểu diễn cho các kết quả của việc tổng hợp, chắt lọc, đúc kết dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, giảm thiểu thời gian và công sức nắm bắt thông tin cho lãnh đạo 5/25/14 Hệ thống thông tin quản lý 25 4.1.4 Hệ thống hỗ trợ điều hành   26 Thông tin chiến lược Phần mềm cung cấp thông tin Quản trị CSDL Phần mềm viễn thông CSDL khai thác Ngân hàng dữ liệu Cơ sở dữ liệu quản lý Lãnh đạo Mô  hình  HT  hỗ  trợ  điều  hành     Yếu tố cấu thành ESS •  Hệ  thống  hoạt  động  trên  cơ  sở:   – Một  hệ  quản  trị  cơ  sở  dữ  liệu  và     – Một   phần   mềm   viễn   thông   cho   phép   truy   nhập   một  các  nhanh  chóng  và  dễ  dàng  vào  các  cơ  sở  dữ   liệu   nội   bộ   và   các   cơ   sở   dữ   liệu   bên   ngoài   một   cách  nhanh  chóng.   Kiến trúc HT hỗ trợ điều hành 29 4.1.4 Hệ thống hỗ trợ điều hành •  Đặc điểm –  Truy cập được thực trạng hiện tại –  Thư điện tử –  CSDL bên ngoài –  Xử lý văn bản –  Bảng tính –  Tự động lập file –  Phân tích xu hướng –  Các cách trình bày kết quả khác nhau 30 4.2 Các hệ thống phân loại theo chức năng 4.2.1 Hệ thống thông tin bán hàng và marketing 4.2.2 Hệ thống thông tin kế toán tài chính 4.2.3 Hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất 4.2.4 Hệ thống thông tin nhân sự 4.2.1 Hệ thống thông tin Marketing •  Hệ  thống  thông  ?n  marke?ng  là  một  hệ  thống   thu   thập,   phân   7ch   và   xử   lý   dữ   liệu   nội   bộ   cũng  như  dữ  liệu  ngoài  môi  trường  nhằm  cung   cấp  cho  các  nhà  quản   lý  những  thông  0n  cần   thiết  trong  nghiên  cứu  Marke0ng  phục  vụ  cho   việc  ra  quyết  định  về  mục  0êu,  chiến  lược,  kế   hoạch  Marke0ng…  nhằm  đưa   lại  một  dịch  vụ   thuận  0ện  nhất  cho  khách  hàng.   33 4.2.1 Hệ thống thông tin Marketing •  Mục tiêu của hệ thống thông tin Marketing nhằm thỏa mãn nhu cầu và ý muốn khách hàng •  Các chức năng cơ bản: –  Xác định khách hàng hiện tại –  Xác định khách hàng tương lai –  Xác định nhu cầu khách hàng –  Lập kế hoạch phát triển sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng –  Định giá sản phẩm và dịch vụ –  Xúc tiến bán hàng –  Phân phối sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng 34 Mô hình hệ thống thông tin Marketing 35 4.2.1 Hệ thống thông tin Marketing   •  Đánh  giá  nhu  cầu  :   –   Nghiên  cứu  thị  trường,  0ến  hành  phỏng  vấn  và   thu  được  các  thông  0n  về  nhu  cầu,  mong  muốn   của  khách  hàng     •  Hệ  thống  lưu  trữ  thông  0n  bên  trong:     – Thu  thập  dữ  liệu  từ  các  nguồn  bên  trong  doanh   nghiệp  như:  kế  toán,  lực  lượng  bán  hàng,  0ếp  thị,   sản  xuất,  kinh  doanh   36 4.2.1 Hệ thống thông tin Marketing   •  Hệ  thống  thông  0n  Marke0ng  bên  ngoài  (còn   gọi  là  hệ  thống  Marke0ng  thông   minh_Marke0ng  Intelligence):     – Thu  thập  và  phân  7ch  thông  0n  công  khai  sẵn  có   về  đối  thủ  cạnh  tranh  và  môi  trường  Marke0ng   •  Hệ  thống  nghiên  cứu  Marke0ng  (Marke0ng   Research):   – Thiết  kế,  tập  hợp,  phân  7ch  và  báo  cáo  dữ  liệu  về   một  Œnh  huống   37 4.2.1 Hệ thống thông tin Marketing   •  Hệ  thống  phân  7ch  hỗ  trợ  quyết  định   Marke0ng:   •  Phân  phối  thông  0n  (Distribu0ng  Informa0on):       – Thông  0n  Phải  được  phân  phối  cho  các  nhà  quản   lý  phải  vào  đúng  thời  điểm.  Phân  phối  thông  0n   không  thường  xuyên  cho  các  Œnh  huống  đặc  biệt   và  phân  phối  thông  0n  định  kỳ  cho  việc  ra  quyết   định   38 4.2.1 Hệ thống thông tin Marketing   •  Hệ  thống  thông  0n  Marke0ng  Tác  nghiệp   –  HTTT  bán  hàng:     •  HTTT  khách  hàng  tương  lai     •  HTTT  liên  hệ  khách  hàng     •  HTTT  hướng  dẫn  hỏi  đáp  /  khiếu  nại     •  HTTT  tài  liệu   •  HTTT  bán  hàng  qua  điện  thoại     •  HTTT  quảng  cáo  qua  thư     –  HTTT  phân  phối     –  HTTT  kinh  tế  tài  chính  tác  nghiệp  hổ  trợ:     •   HTTT  xử  lý  đơn  đặt  hàng     •   HTTT  hàng  tồn  kho   •  HTTT  7n  dụng   39 4.2.1 Hệ thống thông tin Marketing   •  Hệ  thống  thông  0n  Marke0ng  chiến  thuật:   – HTTT  quản  lý  bán  hàng     – HTTT  định  giá  sản  phẩm     – HTTT  xúc  0ến  bán  hàng     – HTTT  phân  phối     40 4.2.1 Hệ thống thông tin Marketing   •  Hệ  thống  thông  0n  Marke0ng  chiến  lược   – HTTT  dự  báo  bán  hàng     – HTTT  lập  KH  &  phát  triển   41 4.2.1 Hệ thống thông tin Marketing •  Phần  mềm  Marke0ng   – Các  chức  năng  cần  có  trong  phần  mềm  ứng  dụng   chung  dùng  cho  hoạt  động  Marke0ng  bao  gồm:     •  Truy  vấn  và  sinh  báo  cáo     •  Đồ  họa  và  đa  phương  0ện     •  Thống  kê     •  Quản  trị  cơ  sở  dữ  liệu     •  Xử  lý  văn  bản  và  chế  bản  điện  tử     •  Bảng  7nh  điên  tử     •  Điện  thoại  và  thư  điện  tử     42 4.2.1 Hệ thống thông tin Marketing   •  Phần  mềm  Marke0ng   •  Các  chức  năng  cần  có  trong  phần  mềm  chuyên   biệt  dùng  cho  hoạt  động  0ếp  thị  bao  gồm:     •  Trợ  giúp  nhân  viên    bán  hàng     •  Trợ  giúp  quản  lý  các  nhân  viên  bán  hàng     •  Trợ  giúp  quản  lý  chương  trình  bán  hàng  qua  điện  thoại     •  Trợ  giúp  quản  lý  hỗ  trợ  khách  hàng     •  Cung  cấp  các  dịch  vụ  7ch  hợp  cho  nhiều  hoạt  động  bán   hàng  và  Marke0ng   43 4.2.2 HTTT tài chính kế toán •  HTTT kế toán: Cung cấp TT xử lý nghiệp vụ kế toán, TT liên quan tới phân tích lập kế hoạch. Phân   hệ   thông   0n   kế   toán   có   chức   năng   thu   nhận   số   liệu   trong   các   giao   dịch   kinh   tế   và   thương  mại,   thực   hiện   các   thủ   tục   kế   toán   nhằm   xây   dựng   các   báo   cáo   tài   chính  và  các  bảng  biểu  cân  đối  kế  toán  tổng  hợp.   •  HTTT tài chính: Cung cấp thông   0n   liên   quan   tới   các  hoạt  động  tài  chính  trong  doanh  nghiệp  (tình hình thanh toán, tỉ lệ lãi vay, thị trường chứng khoán). Phân  hệ  tài  chính  có  một  nhiệm  vụ  trọng  tâm  là  quản   lý  ngân  sách,  quản  lý  vốn  đầu  tư,  thực  hiện  các  dự  toán   tài  chính  và  lập  kế  hoạch  tài  chính   4.2.2 HTTT tài chính kế toán •  Các chức năng cơ bản của HTTT tài chính kế toán: –  Kiểm soát và phân tích điều kiện tài chính –  Quản trị hệ thống kế toán –  Quản trị quá trình lập ngân sách, dự toán vốn –  Quản trị công nợ khách hàng –  Tính và chi trả lương, quảnlý quỹ lương, tài sản, thuế –  Quản trị bảo hiểm tài sản và nhân sự –  Hỗ trợ kiểm toán –  Quản lý tài sản cố định, quỹ lương hưu và các khoản đầu tư –  Đánh giá các khoản đầu tư mới và khả năng huy động vốn –  Quản lý dòng tiền 45 4.2.2 HTTT kế toán tài chính   •  Hệ  thống  thông  0n  tài  chính  kế  toán  ở  cấp  tác   nghiệp  là  Hệ  thống  kế  toán  tự  động  gồm  các   phân  hệ:     – Kế  toán  vốn  bằng  0ền     – Kế  toán  bán  hàng  và  công  nợ  phải  thu     – Kế  toán  mua  hàng  và  công  nợ  phải  trả     – Kế  toán  hàng  tồn  kho     – Kế  toán  tài  sản  cố  định     – Kế  toán  chi  phí  giá  thành  -­‐  Kế  toán  tổng  hợp     46 Các  qui  trình  nghiệp  vụ  trong  hệ   thống  thông  0n  kế  toán   47 Quy  trình  0êu  thụ_doanh  thu   48 Quy  trình  cung  cấp_Chi  phí   49 Quy  trình  sản  xuất   50 Hệ  thống  0ền  lương   51 Hệ  thống  hàng  tồn  kho   52 Hệ  thống  chi  phí  sản  xuất   53 Hệ  thống  tài  sản  cố  định   54 Quy  trình  tài  chính     55 4.2.2 HTTT tài chính kế toán   •  Hệ  thống  thông  0n  tài  chính  kế  toán  ở  cấp   chiến  thuật:   – Hệ  thống  thông  0n  ngân  sách     – Hệ  thống  quản  lý  vốn  bằng  0ền     – Hệ  thống  dự  toán  vốn  và  các  hệ  thống  quản  lý  đầu   tư   56 Hệ  thống  thông  0n  ngân  sách   57 Hệ  thống  quản  lý  vốn  bằng  0ền     58 Hệ  thống  dự  toán  vốn  và     các  hệ  thống  quản  lý  đầu  tư   •  Quản  trị  dự  toán  vốn:   –  Đánh  giá  những  cơ  hội  đầu  tư  0ềm  năng     –  Ước  lượng  những  luồng  0ền  tương  lai  cho  mỗi  dự  án     –  Tính  giá  trị  hiện  tại  của  mỗi  dự  án     –  Trên  cơ  sở  so  sánh  giá  trị  hiện  tại  và  chi  phí  đầu  tư  cho  mỗi   dự  án