Chương 4: Quản lý nguồn lực dự án

CHƯƠNG 4: QUẢN LÝ NGUỒN LỰC DỰ ÁN 6/12/2014Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn Giảng viên: ThS Đỗ Thị Lan Anh Bộ môn: Quản lý dự án – Khoa Tài chính Kế toán Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông Quản lý nguồn lực dự án  4.1 Quản lý nguồn nhân lực  4.2 Quản lý hoạt động mua bán trong dự án 6/12/2014 2 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.1 Quản lý nhân sự trong DA  4.1.1 Khái niệm về quản lý nhân sự trong dự án  4.1.2 Mô hình quản lý nhân sự dự án  4.1.3 Các hoạt động chính trong QLNS DA  4.1.4 Các kỹ thuật QLNS dự án 6/12/2014 3 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.1.1 Khái niệm Nhân sự DA 6/12/2014 4 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.1.1 Khái niệm Nhân sự DA 6/12/2014 5 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.1.1 Khái niệm QLNS DA  Những quá trình cần thiết để sử dựng tối ưu nhân sự tham gia vào DA, kể cả các bên liên quan  Là quá trình đạt được và duy trì sự công bằng (quyền lợi và nghĩa vụ) và sự đáp ứng nhu cầu nhân sự (lương, đào tạo, phát triển năng lực nghề nghiệp...) nhằm nâng cao hiệu suất công việc của DA  Tuân thủ luật lao động và các quy tắc 6/12/2014 6 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.1.2 Mô hình QLNS DA  Mô hình quản lý dạng chức năng  Mô hình quản lý dạng dự án  Mô hình quản lý dạng ma trận 6/12/2014 7 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.1.3 Các hoạt động QLNS DA 6/12/2014 8 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.1.3 Các hoạt động QLNS DA 6/12/2014 9 Lập kế hoạch nhân sự là quá trình xác định nhu cầu nhân sự, xây dựng chính sách nhân sự và các chương trình hành động nhằm có được nguồn nhân lực đáp ứng việc thực hiện mục tiêu dự án Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn Kỹ thuật phân tích nhu cầu NS 6/12/2014 10 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.1.3 Các hoạt động QLNS DA 6/12/2014 11 Xây dựng nhân sự dự án là quá trình chính thức thành lập đội ngũ nhân sự của dự án: thành lập đội, tuyển chọn nhân sự, xác định cách thức hoạt động của đội. Câu hỏi: Làm thế nào để có được đội dự án đúng theo kế hoạch nhân sự Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn Kỹ thuật tuyển chọn nhân sự 6/12/2014 12 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.1.3 Các hoạt động QLNS DA 6/12/2014 13 Phát triển đội dự án là quá trình nâng cao năng lực, tương tác nhóm và môi trường hoạt động chung để tăng cường hiệu suất dự án. Đầu vào Bổ nhiệm thành viên đội dự án Kế hoạch quản lý dự án Kế hoạch phân bổ nguồn lực dự án Công cụ và hỗ trợ 1. Kỹ năng giao tiếp cá nhân 2. Đào tạo 3. Các hoạt động xây dựng đội dự án 4. Các hoạt động phát triển đội dự án: Quy chế hoạt động, tập trung, ghi nhận và trao thưởng Kết quả Ghi nhận hiệu quả hoạt động đội dự án Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn Kỹ thuật phát triển đội dự án 6/12/2014 14 • Forming: Hình thành. Các thành viên gặp gỡ, trao đổi về dự án. E dè, ít cởi mở • Storming: Đấu tranh. Trao đổi công việc, các quyết định kỹ thuật, cách tiếp cận dự án. Tranh giành vị trí, cố gắng khẳng định mình • Norming: Hoàn thiện. Thống nhất và thiết lập các thông lệ và quy định công việc. Bắt đầu tin tưởng, làm việc cùng nhau • Performing: Phát triển. Đồng lòng nhất trí vì mục tiêu chung. Thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đã đặt ra • Adjourning: Kết thúc. Hoàn thiện, chuyển sang dự án khácBài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.1.3 Các hoạt động QLNS DA 6/12/2014 15 Đầu vào 1. Bảng bổ nhiệm nhân sự dự án 2. Kế hoạch quản lý dự án 3. Bảng đánh giá hiệu suất hoạt động đội dự án 4. Báo cáo hiệu quả dự án Công cụ và hỗ trợ 1. Kỹ năng quan sát và giao tiếp 2. Đánh giá hiệu quả dự án 3. Giải quyết xung đột 4. Kỹ năng giao tiếp cá nhân Kết quả 1. Các yêu cầu thay đổi 2. Bản cập nhật kế hoạch quản lý dự án Điều chỉnh hoạt động đội DA là quá trình quan sát theo dõi hiệu suất hoạt động của các thành viên trong nhóm và thay đổi phương thức quản lý để tối ưu hóa hiệu suất của dự án Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn Kỹ thuật quản lý xung đột 6/12/2014 16 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.2 Quản lý mua bán trong DA 4.2.1 Nội dung (mục tiêu, phạm vi) của hoạt động mua bán trong DA 4.2.2 Quy trình thực hiện 4.2.3 Tổ chức đấu thầu trong dự án 6/12/2014 17 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.2.1 Nội dung Quản lý mua bán  Các quy trình cần có để mua (purchase) và chiếm hữu (acquire) các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả mà DN cần từ bên ngoài đội DA;  Công tác quản lý hợp đồng  Quy trình điều khiển và điều tiết sự thay đổi cần có để phát triển & quản lý các hợp đồng;  Các nghĩa vụ pháp lý phải thực hiện do hợp đồng quy định; 6/12/2014 18 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.2.2 Quy trình thực hiện 6/12/2014 19 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.2.2 Quy trình thực hiện  Hoạch định nhu cầu 6/12/2014 20 Đầu vào Công cụ và hỗ trợ 1. Phân tích quyết định giữa tự sản xuất hay đi mua 2. Đánh giá chuyên gia 3. Các dạng hợp đồng Kết quả 1.KH quản lý mua bán 2. Quy định hoạt động mua sắm 3. Quyết định mua 4. Hồ sơ mời thầu Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.2.2 Quy trình thực hiện Hoạch định nhu cầu/kết quả  Kế hoạch quản lý TKTM : Mô tả chi tiết các quy trình từ lúc bắt đầu có nhu cầu TKTM cho đến lúc hợp đồng TKTM kết thúc  Hồ sơ mời thầu: theo quy định của luật đấu thầu 6/12/2014 21 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.2.2 Quy trình thực hiện  Thực hiện kế hoạch mua bán 6/12/2014 22 Đầu vào Công cụ và hỗ trợ 1.Hội nghị nhà thầu 2.Quảng cáo mời thầu 3.Đàm phán mua bán Kết quả Danh sách các nhà cung cấp được lựa chọn Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.2.2 Quy trình thực hiện  Quản lý hoạt động mua bán 6/12/2014 23 Đầu vào Công cụ và hỗ trợ 1.Kỹ thuật quản lý hợp đồng 2.Theo dõi hiệu suất hợp đồng Kết quả Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 4.2.2 Quy trình thực hiện  Kết thúc hoạt động mua bán 6/12/2014 24 Đầu vào Công cụ và hỗ trợ 1.Kiểm toán quy trình mua bán 2.Hệ thống tài liệu theo dõi quy trình Kết quả Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn Quản lý hợp đồng  Nhóm 1: Các hợp đồng liên quan tới nhân lực quản lý dự án (gọi là HĐNL)  Nhóm 2: Các hợp đồng liên quan tới các hoạt động hỗ trợ quản lý dự án (HĐHT): HĐ thuê nhà, điện thoại…  Nhóm 3: Các hợp đồng mua sắm để triển khai dự án (HĐMS) 6/12/2014 25 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn Quản lý hợp đồng  Hợp đồng trọn gói: là hợp đồng theo giá khoán gọn  Hợp đồng chìa khóa trao tay: là hợp đồng bao gồm toàn bộ các công việc được thực hiện thông qua một nhà thầu.  - Hợp đồng có điều chỉnh giá: tại thời điểm ký kết hợp đồng không đủ điều kiện xác định chính xác về số lượng và khối lượng /biến động lớn về giá cả 6/12/2014 26 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn Quản lý hợp đồng  Hợp đồng cố định giá: là hợp đồng theo giá khoán gọn (Fix Price)  Hợp đồng chìa khóa trao tay: là hợp đồng bao gồm toàn bộ các công việc được thực hiện thông qua một nhà thầu.  - Hợp đồng có điều chỉnh giá (Cost Reimbursable): tại thời điểm ký kết hợp đồng không đủ điều kiện xác định chính xác về số lượng và khối lượng /biến động lớn về giá cả 6/12/2014 27 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn Xây dựng CSDL hợp đồng  Tập hợp có tổ chức các dữ liệu liên quan tới việc triển khai, hỗ trợ và giám sát thực hiện các hợp đồng,  Dữ liệu số lượng (về thời gian, giá trị hợp đồng, số lượng nhân sự v.v.) và dữ liệu chất lượng (Địa chỉ liên lạc, nghĩa vụ quyền lợi, điều kiện bảo hiểm v.v.) 6/12/2014 28 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn Xây dựng CSDL hợp đồng Xác định nội dung/tiêu chí, báo cáo chuẩn của CSDL Thống nhất hệ thống mã, ký hiệu cho các nội dung, tiêu chí, báo cáo của CSDL Tập hợp các dự liệu/chi tiết liên quan tới các hợp đồng của dự án Chọn lọc, xắp xếp và tổ chức các dữ liệu Lưu trữ, xử lý 6/12/2014 29 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn Giám sát thực hiện hợp đồng  Nhằm đảm bảo rằng mọi hoạt động trong hợp đồng được thực hiện tốt, loại bỏ hoặc giảm thiểu tối đa tranh chấp, thiệt hại, rủi ro.  Nhiệm vụ chính: Kiểm tra tiến độ và kết quả thỏa thuận 6/12/2014 30 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn Phương pháp giám sát HĐ  Khảo sát thực tế định kỳ  Khảo sát thực tế đột xuất  Xem xét các dữ liệu đã có  Xem xét chứng từ tài chính Nguồn thông tin không nên chỉ từ các báo cáo chính thức mà nên khuyến khích sử dụng thông tin thực, chưa qua xử lý. Ví dụ, với hợp đồng tư vấn, bảng chấm công, báo cáo tiến độ của từng tư vấn 6/12/2014 31 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn Quản lý thay đổi hợp đồng  Thuận: Vượt mức yêu cầu  Nghịch  Chậm hơn tiến độ yêu cầu  Vượt quá chi phí dự kiến  Sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng. Văn bản hoá tất cả những thay đổi diễn ra, ngay cả khi chưa được phê chuẩn 6/12/2014 32 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn Quản lý tranh chấp HĐ Các nguyên nhân dẫn tới tranh chấp Cam kết tài chính không được thực hiện Hiểu sai các diễn đạt trong hợp đồng Không kiểm soát tốt các rủi ro trong hợp đồng Bên chủ hợp đồng đưa ra quá nhiều yêu cầu ngoài hợp đồng mà không thay đổi chi phí 6/12/2014 33 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn