Chương 5 Tích hợp kiểm soát công việc và chi phí với thời gian

QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG CONSTRUCTION PROJECT MANAGEMENT ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh NỘI DUNG TT NỘI DUNG 1 TỔNG QUAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 2 QUẢN LÝ THỜI GIAN 3 QUẢN LÝ CHI PHÍ 4 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5 QUẢN LÝ RỦI RO 6 SỬ DỤNG MICROSOFT PROJECT 7 ĐẤU THẦU 8 KẾT THÚC DỰ ÁN Wednesday, April 16, 20142 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Parviz F. Rad, Project estimating and cost management, Copyright 2002 by Management Concepts, Inc. 2. www.foundationcoalition.org 3. TS Lưu Trường Văn - Đại học Mở Bán Công TP HCM, Bài giảng Quản lý chi phí. Wednesday, April 16, 20143 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh TÍCH HỢP KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC VÀ CHI PHÍ VỚI THỜI GIAN MỤC ĐÍCH  Mô tả việc sử dụng một tập hợp đường cong chữ S để:  Kiểm soát chi phí (ngân sách) và tiến độ  Kiểm soát tiến trình (khối lượng và chất lượng công việc với tiến độ)  Sử dụng những đường cong kết hợp để kiểm soát chi phí, công việc và tiến độ.  Mô tả các biện pháp đối phó có thể cho bốn tình huống tổng quát có thể. Wednesday, April 16, 20144 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Cung cấp một tập hợp những đường cong chữ S để có thể xác định:  Chênh lệch chi phí - vượt hoặc tiết kiệm chi phí chỉ dựa trên tiến độ.  Chênh lệch tiến độ - chậm hoặc đi trước tiến độ dựa trên kế hoạch và thực tế công việc.  Sự thay đổi của ngân sách - vượt hoặc dưới ngân sách dựa trên thay đổi tiến độ. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Wednesday, April 16, 20145 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Day Cost % Work % Cost % Work % 1 0% 4% 0% 4% 2 1% 7% 1% 8% 3 9% 14% 9% 15% 4 16% 21% 17% 22% 5 24% 29% 28% 32% 6 32% 36% 35% 37% 7 40% 43% 42% 50% 8 47% 50% 55% 57% 9 55% 57% 10 63% 64% 11 71% 71% 12 82% 79% 13 92% 86% 14 96% 89% 15 100% 93% 16 100% 96% 17 100% 100% KẾT HỢP THEO KẾ HOẠCH VÀ THỰC TẾ Vào cuối ngày thứ 8, chi phí vượt 8% và tiến độ đi trước 7% Wednesday, April 16, 20146 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh KẾT HỢP THEO KẾ HOẠCH VÀ THỰC TẾ Combined S-Curves 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Elapsed Time in Days % C os t 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% % W or k Actual Planned Lưu ý các vị trí tương đối của các đường cong. Wednesday, April 16, 20147 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh SỰ ĐỘC LẬP CỦA CHÊNH LỆCH CHI PHÍ CỦA CÔNG VIỆC ĐÃ HOÀN THÀNH VÀO NGÀY 8 Combined S-Curves 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Elapsed Time in Days % C os t 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% % W or k 55%-47% Thiết lập các giả thiết về chi phí, sự độc lập của công việc thực tế có thể dẫn đến đánh giá sai tình trạng của công việc thực tế. Wednesday, April 16, 20148 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh CHÊNH LỆCH TIẾN ĐỘ DỰA TRÊN CÔNG ViỆC ĐÃ HOÀN THÀNH VÀO NGÀY 8 Combined S-Curves 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Elapsed Time in Days % C os t 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% % W or k Actual (1) Planned (2) Tiến độ dự án đi trước 1 ngày. Do công việc đã hoàn thành sớm hơn kế hoạch. Wednesday, April 16, 20149 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh CHÊNH LỆCH CHI PHÍ LÀ HÀM SỐ CỦA CHÊNH LỆCH TIẾN ĐỘ VÀO NGÀY 8 Combined S-Curves 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Elapsed Time in Days % C os t 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% % W or k Planned Actual (3)(4) (2) Cho thấy dự án theo đúng ngân sách và tiến độ đi trước 1 ngày. Chi phí dự trù của công việc thực tế bằng chi phí đã sử dụng tính tới ngày 8. Wednesday, April 16, 201410 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Day Cost % Work % Cost % Work % 1 0% 4% 0% 4% 2 1% 7% 1% 8% 3 9% 14% 9% 17% 4 16% 21% 17% 25% 5 24% 29% 26% 34% 6 32% 36% 34% 39% 7 40% 43% 43% 49% 8 47% 50% 52% 60% 9 55% 57% 58% 66% 10 63% 64% 66% 75% 11 71% 71% 72% 81% 12 82% 79% 87% 91% 13 92% 86% 14 96% 89% 15 100% 93% 16 100% 96% 17 100% 100% BÀI TẬP Vẽ đồ thị và giải thích các đường cong chữ S từ các số liệu ở bảng bên. Thảo luận về biện pháp đối phó. Wednesday, April 16, 201411 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh 1. Thường xảy ra: - Vượt ngân sách - Chậm tiến độ 3. Thông thường - Dưới ngân sách - Chậm tiến độ 2. Thông thường - Vượt ngân sách - Đi trước tiến độ 4. Ít xảy ra - Dưới ngân sách - Đi trước tiến độ 4 TÌNH HUỐNG CÓ THỂ XẢY RA Wednesday, April 16, 201412 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh TÌNH HUỐNG 1: VƯỢT NGÂN SÁCH, CHẬM TIẾN ĐỘ Day Cost % Work % Cost % Work % 1 0% 4% 0% 3% 2 1% 7% 1% 6% 3 9% 14% 9% 12% 4 16% 21% 19% 18% 5 24% 29% 27% 24% 6 32% 36% 35% 32% 7 40% 43% 41% 41% 8 47% 50% 51% 49% 9 55% 57% 56% 47% 10 63% 64% 70% 63% 11 71% 71% 82% 62% 12 82% 79% 93% 67% 13 92% 86% 14 96% 89% 15 100% 93% 16 100% 96% 17 100% 100% Sử dụng các dữ liệu này để tính toán chênh lệch tiến độ và chi phí Wednesday, April 16, 201413 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Combined S-Curves 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Elapsed Time in Days % C os t 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% % W or k Case 1: Behind and Over Wednesday, April 16, 201414 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh TÌNH HUỐNG 2: VƯỢT NGÂN SÁCH, ĐI TRƯỚC TIẾN ĐỘ Day Cost % Work % Cost % Work % 1 0% 4% 0% 4% 2 1% 7% 1% 8% 3 9% 14% 9% 17% 4 16% 21% 17% 25% 5 24% 29% 26% 34% 6 32% 36% 34% 39% 7 40% 43% 43% 49% 8 47% 50% 52% 60% 9 55% 57% 58% 66% 10 63% 64% 66% 75% 11 71% 71% 72% 81% 12 82% 79% 87% 91% 13 92% 86% 14 96% 89% 15 100% 93% 16 100% 96% 17 100% 100% Sử dụng các dữ liệu này để tính toán chênh lệch tiến độ và chi phí Wednesday, April 16, 201415 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Combined S-Curves 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Elapsed Time in Days % C os t 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% % W or k Wednesday, April 16, 201416 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh TÌNH HUỐNG 3: DƯỚI NGÂN SÁCH, CHẬM TIẾN ĐỘ Day Cost % Work % Cost % Work % 1 0% 4% 0% 4% 2 1% 7% 1% 7% 3 9% 14% 8% 13% 4 16% 21% 16% 20% 5 24% 29% 22% 26% 6 32% 36% 29% 36% 7 40% 43% 39% 39% 8 47% 50% 43% 47% 9 55% 57% 55% 53% 10 63% 64% 57% 59% 11 71% 71% 68% 71% 12 82% 79% 79% 72% 13 92% 86% 14 96% 89% 15 100% 93% 16 100% 96% 17 100% 100% Sử dụng các dữ liệu này để tính toán chênh lệch tiến độ và chi phí Wednesday, April 16, 201417 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Combined S-Curves 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Elapsed Time in Days % C os t 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% % W or k Wednesday, April 16, 201418 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh TÌNH HUỐNG 4: DƯỚI NGÂN SÁCH, ĐI TRƯỚC TIẾN ĐỘ Day Cost % Work % Cost % Work % 1 0% 4% 0% 4% 2 1% 7% 1% 7% 3 9% 14% 7% 17% 4 16% 21% 13% 23% 5 24% 29% 21% 34% 6 32% 36% 30% 37% 7 40% 43% 40% 44% 8 47% 50% 41% 51% 9 55% 57% 44% 68% 10 63% 64% 54% 74% 11 71% 71% 62% 76% 12 82% 79% 67% 90% 13 92% 86% 14 96% 89% 15 100% 93% 16 100% 96% 17 100% 100% Sử dụng các dữ liệu này để tính toán chênh lệch tiến độ và chi phí Wednesday, April 16, 201419 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Combined S-Curves 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Elapsed Time in Days % C os t 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% % W or k Wednesday, April 16, 201420 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Chênh lệch chi phí chỉ dựa trên tiến độ có thể mang lại kết quả sai lệch. Chênh lệch tiến độ có thể khó xác định bởi tiến trình thực tế đến ngày cập nhật có thể khó đo lường. Chênh lệch chi phí dựa trên tiến trình tới ngày cập nhật và chênh lệch tiến độ mang lại kết quả tốt nhất. NHỮNG ĐIỂM QUAN TRỌNG CẦN NHỚ Wednesday, April 16, 201421 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Kết thúc giai đoạn khởi động của dự án, cần phải đạt được hiệu suất cao nhất có thể. Mặt khác, có thể mất những thời gian không thể phục hồi lại được. Do đó cần có thời điểm kiểm tra sớm để xác nhận hiệu suất sớm. MỘT VÀI VẤN ĐỀ VỀ KIỂM SOÁT Wednesday, April 16, 201422 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Cần thiết lập một thời điểm kiểm tra chính xác trước khi 50% chi phí được sử dụng. Điều này sẽ mang đến một ước tính về tình trạng dự án tại thời điểm hoàn thành, nếu xu thế vẫn tiếp diễn như vậy Điều này trở thành nhân tố cần thiết dẫn đến một chiến lược thành công. Nó có thể được yêu cầu trong các điều kiện và điều khoản của Hợp đồng. MỘT VÀI VẤN ĐỀ VỀ KIỂM SOÁT (tt1) Wednesday, April 16, 201423 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Không điều gì có thể thay thế cho sự kiểm soát liên tục: Nhằm duy trì đúng tiến độ và đúng với các mốc thanh toán.  Thiết lập các biện pháp đối phó cho những trì hoãn chưa biết trước và các lỗi dự toán. Cung cấp dữ liệu chính xác cho thương thảo “yêu sách” khi có tranh chấp. MỘT VÀI VẤN ĐỀ VỀ KIỂM SOÁT (tt2) Wednesday, April 16, 201424 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh  Dang Xuan Truong, Ph.D. Candidate  dangxuantruong@hcmutrans.edu.vn  dxtruong.blogspot.com  www.facebook.com/bkdxtruong Wednesday, April 16, 201425 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh