Hướng dẫn cấu hình OpenOffice: Làm quen với writer

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 1 MỤC LỤC GIỚI THIỆU......................................................................................................4 CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER ...................................................5 1. Cách khởi động Writer .................................................................................5 2. Màn hình làm việc của Writer ......................................................................6 3. Các màn hình thể hiện văn bản ....................................................................7 4. Tạo một tài liệu mới .....................................................................................8 5. Lưu tài liệu lên đĩa........................................................................................8 6. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa .....................................................................10 7. Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF ...........................................................11 8. Hiện/ẩn thanh công cụ ................................................................................11 9. Thay đổi đơn vị tính trên thước..................................................................11 10. Xem nhiều trang văn bản cùng lúc ...........................................................11 11. Thoát khỏi môi trường làm việc ...............................................................12 12. Bài tập.......................................................................................................12 CHƯƠNG 02: SOẠN THẢO VĂN BẢN ......................................................15 1. Một số thao tác soạn thảo cơ bản ...............................................................15 1.1 Nhập văn bản .........................................................................................15 1.2 Thao tác trên khối văn bản ....................................................................16 2. Các kỹ năng định dạng văn bản..................................................................18 2.1 Định dạng ký tự .....................................................................................18 2.2 Sao chép định dạng................................................................................20 2.3 Thay đổi định dạng mặc định ................................................................20 2.4 Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự.................................................20 2.5 Chọn màu chữ........................................................................................21 2.6 Tô nền văn bản ......................................................................................22 3. Định dạng đoạn văn bản.............................................................................24 3.1 Căn chỉnh lề ...........................................................................................24 3.2 Thiết lập Bullets and Numbering...........................................................27 3.3 Thiết lập Tab..........................................................................................30 3.4 Soạn thảo công thức toán học................................................................32 3.5 Chia văn bản thành nhiều cột ................................................................33 3.6 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản .........................................................34 3.7 Chèn chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản............................35 3.8 Kiểm tra lỗi chính tả ..............................................................................37 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3.9 Chức năng đánh dấu sự thay đổi............................................................37 3.10 Chèn chú ý vào văn bản.......................................................................38 3.11 Tạo và quản lý các Style......................................................................39 3.12 Tham khảo chéo...................................................................................45 4. Tìm kiếm và thay thế văn bản ....................................................................47 4.1 Tìm kiếm văn bản ..................................................................................47 4.2 Tìm và thay thế văn bản ........................................................................48 5. Tính năng AutoCorrect...............................................................................49 5.1 Thêm một từ viết tắt ..............................................................................49 5.2 Xoá đi một từ viết tắt .............................................................................50 5.3 Tính năng hoàn thành từ - Word Completion........................................51 6. Chèn ký tự đặc biệt.....................................................................................52 7. Bài tập.........................................................................................................52 CHƯƠNG 03: BẢNG BIỂU...........................................................................55 1. Thực đơn và thanh công cụ về bảng...........................................................55 2. Tạo bảng mới..............................................................................................57 3. Một số thao tác trong bảng .........................................................................59 4. Trình bày nội dung trong bảng ...................................................................64 5. Vẽ khung và tô nền.....................................................................................65 6. Chuyển đổi giữa văn bản và bảng ..............................................................66 7. Tính toán trên bảng.....................................................................................68 8. Sắp xếp dữ liệu trên bảng ...........................................................................69 9. Chèn chú thích cho bảng ............................................................................71 10. Bài tập.......................................................................................................71 CHƯƠNG 04: ĐỒ HỌA .................................................................................73 1. Vẽ khối hình đơn giản ................................................................................73 2. Tạo chữ nghệ thuật .....................................................................................74 3. Chèn ảnh vào tài liệu ..................................................................................76 3.1 Chèn ảnh từ một tệp tin .........................................................................76 3.2 Chèn ảnh từ máy quét (Scanner) ...........................................................77 3.3 Chèn ảnh từ OpenOffice.org Gallery.....................................................77 4. Hiệu chỉnh hình ảnh ...................................................................................77 4.1 Thay đổi kích thước...............................................................................77 4.2 Di chuyển...............................................................................................78 4.3 Thay đổi nhanh hình ..............................................................................78 4.4 Xóa hình ................................................................................................78 2 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3 4.5 Vị trí của hình ảnh đối với văn bản .......................................................78 5. Tạo các biểu thức, phương trình tính toán..................................................79 5.1 Tạo biểu thức .........................................................................................79 5.2 Hiệu chỉnh..............................................................................................80 5.3 Xóa.........................................................................................................80 6. Bài tập.........................................................................................................80 CHƯƠNG 05: IN ẤN ......................................................................................83 1. Xác lập khổ giấy và hướng in.....................................................................83 2. Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang........................................................84 2.1 Thiết lập tiêu đề đầu trang – Header......................................................84 2.2 Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer......................................................85 2.3 Chèn thông tin vào tiêu đề đầu trang, cuối trang...................................86 3. Mục lục tự động..........................................................................................87 3.1 Tạo mục lục tự động..............................................................................87 3.2 Xóa một mục lục....................................................................................88 3.3 Cập nhật một mục lục sau khi thay đổi tiêu đề trong tài liệu ................88 3.4 Chỉnh sửa mục lục .................................................................................88 3.5 Tạo liên kết cho mục lục với nội dung trên văn bản .............................89 4. In ấn............................................................................................................90 4.1 Xem văn bản trước khi in ......................................................................90 4.2 In............................................................................................................90 5. Bài tập.........................................................................................................94 CHƯƠNG 06: TRỘN TÀI LIỆU...................................................................95 1. Khái niệm về trộn tài liệu ...........................................................................95 2. Chuẩn bị dữ liệu .........................................................................................95 3. Đăng ký nguồn dữ liệu ...............................................................................96 4. Tạo nội dung thư mời .................................................................................99 5. In nội dung thư mời ..................................................................................101 6. Lưu nội dung thư mời lên đĩa...................................................................102 7. In nhãn trộn thư ........................................................................................102 8. Bài tập.......................................................................................................104 PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA WRITER VÀ WORD...105 MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP ..........................................................109 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer GIỚI THIỆU OpenOffice.org Writer là phần mềm soạn thảo văn bản thuộc bộ phần mềm OpenOffice.org được phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng mã nguồn mở. OpenOffice.org có thể chạy trên nhiều hệ điều hành và hỗ trợ đa ngôn ngữ, trong đó có cả phiên bản tiếng Việt. OpenOffice.org Writer có tính năng tương tự về mặt giao diện và cách sử dụng như Microsoft Office Word, dễ học và dễ sử dụng. OpenOffice.org Writer ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công việc. Phần mềm OpenOffice.org Writer được giới thiệu trong tài liệu này là phiên bản OpenOffice.org 3.0. Lần đầu làm quen với phần mềm, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng hơn. Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office Word, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình sử dụng. Nội dung cuốn sách bao gồm: ♦ Chương 01: Làm quen với Writer ♦ Chương 02: Soạn thảo văn bản ♦ Chương 03: Bảng biểu ♦ Chương 04: Đồ họa ♦ Chương 05: In ấn ♦ Chương 06: Trộn tài liệu ♦ Phụ lục: Sự khác nhau cơ bản giữa Writer và Word ♦ Một số câu hỏi thường gặp 4 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 5 CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:  Cách khởi động Writer  Màn hình làm việc của Writer  Các màn hình thể hiện văn bản  Tạo một tài liệu mới  Lưu tài liệu lên đĩa  Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa  Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF  Hiện/ẩn thanh công cụ  Thay đổi đơn vị tính trên thước  Xem nhiều trang văn bản cùng lúc  Thoát khỏi môi trường làm việc 1. Cách khởi động Writer Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Writer. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động: - Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\ OpenOffice.org Writer. - Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\OpenOffice.org, xuất hiện màn hình Welcome to OpenOffice.org. Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Text Document. - Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng của Writer nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop,… Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên tệp văn bản (Writer) cần mở. Khi đó Writer sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định. 2. Màn hình làm việc của Writer Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Writer thường có dạng như sau: Hình 1: Giao diện chính của OpenOffice.org Writer Thường thì môi trường làm việc trên Writer gồm các thành phần chính sau: - Thanh tiêu đề (Title Bar): Hiển thị tên chương trình OpenOffice và tên tài liệu đang soạn thảo. - Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Writer trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các 6 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 7 mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn. - Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): Chứa các biểu tượng của các lệnh thường dùng. - Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar): Chứa các biểu tượng của các lệnh định dạng cho văn bản. - Thanh thước kẻ (Ruler Bar): Gồm 2 thước (ruler) bao viền trang văn bản. Sử dụng thước này bạn có thể điều chỉnh được lề trang văn bản, cũng như thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan. - Vùng soạn thảo: Là nơi để chế bản tài liệu. Bạn có thể gõ văn bản, định dạng, chèn các hình ảnh lên đây. Nội dung trong vùng này sẽ được in ra máy in khi sử dụng lệnh In. - Thanh trạng thái (Status Bar): Giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc. Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang nào, dòng bao nhiêu,… - Thanh cuộn (Scroll Bar): Các thanh này nằm ở bên phải và phía dưới cửa sổ Writer, bên trong có các mũi tên cuộn dùng để di chuyển tài liệu lên, xuống hoặc sang phải, trái. 3. Các màn hình thể hiện văn bản Writer có một số cách để xem văn bản như sau: - Print Layout: Là màn hình mặc nhiên để soạn thảo. - Web Layout: Cho thấy tất cả các định dạng, hình ảnh… - Full Screen: Xem văn bản toàn màn hình. - Zoom: Xem văn bản theo tỷ lệ tùy ý. Để tùy chọn hình thức hiển thị văn bản, bạn vào menu View rồi chọn các kiểu hiển thị mong muốn. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 4. Tạo một tài liệu mới Bạn có thể tạo một tài liệu mới trong bộ soạn thảo Writer bằng những cách sau: - Vào menu File\New\Text Document. - Nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N. 5. Lưu tài liệu lên đĩa Làm việc với Writer là làm việc trên các tài liệu (Documents). Mỗi tài liệu phải được lưu lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng .odt. Thường thì các tệp tài liệu của bạn sẽ được lưu vào thư mục C:\My Documents trên ổ đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Writer. Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau: - Vào menu File\Save. - Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S. Sẽ có hai khả năng xảy ra:  Nếu đây là tài liệu mới, hộp hội thoại Save As xuất hiện: 8 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 9 Hình 2: Hộp hội thoại Save As - Trong hộp Save in chọn tên ổ đĩa để lưu tài liệu mới. - Bấm đúp chuột vào biểu tượng thư mục để mở thư mục bạn muốn lưu tài liệu mới vào. - Nhập tên tài liệu mới vào hộp File name. - Bộ soạn thảo Writer luôn mặc định sẵn phần mở rộng của tài liệu là Open Document Text (.odt). Khi bạn muốn lưu tài liệu ở dạng mở rộng khác như .doc; .txt; .html… thì nhấn chuột vào mũi tên bên phải của hộp hội thoại Save as type và chọn dạng mở rộng mong muốn.  Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tệp, khi thực hiện lệnh Save, tất cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ được ghi lại lên đĩa. Bạn nên thực hiện thao tác lưu tài liệu thường xuyên trong khi soạn tài Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer liệu, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính. 6. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa Writer cho phép bạn không chỉ mở được những tài liệu được tạo ra bằng chương trình này, mà còn cả những tài liệu được tạo ra bằng chương trình MS Word (tệp .doc, thậm chí là .docx). Để mở một tài liệu Writer đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau đây: - Vào menu File\Open. - Nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O. Hộp hội thoại Open xuất hiện: Hình 3: Hộp hội thoại Open - Trong hộp Look in chọn tên ổ đĩa. 10 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 11 - Bấm đúp chuột vào biểu tượng tệp chứa tài liệu cần mở. - Nhấn chọn tài liệu cần mở. 7. Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF - Mở tài liệu muốn xuất ra dạng tệp .PDF. - Nhấn chuột vào biểu tượng Export directly as PDF trên thanh công cụ. - Nhập tên cho văn bản trong hộp File name của màn hình hộp hội thoại Export. 8. Hiện/ẩn thanh công cụ - Vào menu View\Toolbars, rồi chọn tên thanh công cụ muốn hiển thị hoặc ẩn đi. 9. Thay đổi đơn vị tính trên thước - Vào menu Tools\Options\OpenOffice.org Writer, chọn thẻ General, xuất hiện hộp hội thoại sau: Hình 4: Hộp hội thoại Options – OpenOffice.org Writer – General - Chọn đơn vị đo lường cần thay đổi trong hộp Measurement unit. 10. Xem nhiều trang văn bản cùng lúc Writer cho phép bạn xem nhiều trang văn bản cùng lúc trên màn hình, ví dụ như sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 5: Xem nhiều trang văn bản cùng lúc Để chọn chế độ xem một hoặc nhiều trang văn bản cùng lúc, bạn nhấn chuột vào các biểu tượng tương ứng tại góc dưới bên phải của màn hình. Hình 6: Chọn chế độ xem 11. Thoát khỏi môi trường làm việc Khi không làm việc với Writer nữa, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau: - Vào menu File\Exit. - Nhấn tổ hợp phím Alt+F4. 12. Bài tập  Bài tập 1 12 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 13 - Bạn tạo một văn bản có tên là “Mẫu thư mời họp” và lưu vào thư mục “Mẫu thư” trong ổ C dưới dạng tệp .odt. - Mở văn bản có tên là “Mẫu thư” mời họp trong thư mục “Mẫu thư” và lưu dưới dạng tệp .doc. - Đóng văn bản.  Bài tập 2 - Mở văn bản Mẫu thư mời họp ở dạng tệp .doc và lưu ra ổ USB. - Đóng văn bản và thoát khỏi chương trình. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 15 CHƯƠNG 02: SOẠN THẢO VĂN BẢN Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:  Một số thao tác soạn thảo cơ bản  Các kỹ năng định dạng văn bản  Định dạng đoạn văn bản  Tìm kiếm và thay thế văn bản  Tính năng AutoCorrect  Chèn ký tự đặc