Quản lý nhà nước - Chương V: Tổ chức và phục vụ nơi làm việc trong cơ quan hành chính nhà nước

hongtcns@yahoo.com 1 Chương V Tổ chức và phục vụ nơi làm việc trong cơ quan hành chính nhà nước hongtcns@yahoo.com 2 Chương V. Tổ chức và phục vụ nơi làm việc trong cơ quan hành chính nhà nước I. Khái niệm, phân loại và nhiệm vụ cơ bản của tổ chức và phục vụ nơi làm việc II. Tổ chức nơi làm việc III. Tổ chức phục vụ nơi làm việc hongtcns@yahoo.com I. Khái niệm, phân loại và nhiệm vụ cơ bản của tổ chức và phục vụ nơi làm việc 1. Khái niệm 2. Phân loại nơi làm việc 3. Nhiệm vụ của tổ chức và phục vụ nơi làm việc 3 hongtcns@yahoo.com 1. Khái niệm  Nơi làm việc là một phạm vi không gian nhất định, tại đó một hoặc một nhóm người lao động sử dụng một số công cụ lao động nhất định để thực hiện các công việc nhất định.  Nơi làm việc là một phần diện tích và không gian hoạt động của cán bộ, công chức, được trang bị các thiết bị, phương tiện vật chất kỹ thuật cần thiết để thực hiện nhiệm vụ theo quy định. 4 hongtcns@yahoo.com 1. Khái niệm • Nơi làm việc là khâu cơ sở của quá trình quản lý. Đó là nơi: – Diễn ra sự kết hợp của cán bộ, công chức với công cụ quản lý để tác động lên đối tượng quản lý nhằm tạo ra các quyết định quản lý. – Các yếu tố của quản lý được tổ chức và kết hợp để tạo ra các sản phẩm theo yêu cầu của quản lý. – Thể hiện tài năng sáng tạo và nhiệt tình của cán bộ, công chức. 5 hongtcns@yahoo.com 1. Khái niệm • Nơi làm việc là – Nơi diễn ra các hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của CB-CC. – Nơi rèn luyện, giáo dục, đào tạo cán bộ, công chức trong tổ chức. – Nơi diễn ra các hoạt động giao tiếp, nơi thể hiện tài năng sáng tạo và nhiệt tình của cán bộ, công chức – Nơi làm việc còn là nơi thể hiện kết quả cuối cùng của mọi hoạt động về tổ chức hoạt động và tổ chức lao động trong tổ chức. => Vì thế, nơi làm việc là khâu đầu tiên, khâu cơ sở, là bộ phận cấu thành tổ chức 6 hongtcns@yahoo.com 2. Phân loại nơi làm việc • Theo địa vị pháp lý của cơ quan HCNN trong cơ cấu thứ bậc: – Nơi làm việc của các cơ quan trung ương – Nơi làm việc của các cơ quan trung ương đóng ở địa phương – Nơi làm việc của các cơ quan địa phương • Theo số lượng người làm việc: nơi làm việc cá nhân/tập thể 7 hongtcns@yahoo.com Phân loại tiếp... • Theo quy mô – Trụ sở cơ quan – Đơn vị, bộ phận – Phòng làm việc – Chỗ làm việc • Theo tính chất ổn định của vị trí: nơi làm việc cố định/di động, trong nhà/ngoài trời 8 hongtcns@yahoo.com Các hoạt động diễn ra tại công sở hành chính • Quản lý công vụ, thi hành pháp luật • Tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận của cơ quan • Tổ chức công tác thông tin trong CQ và với CQ khác • Thực hiện kiểm tra, theo dõi công việc của CB-CC • Tổ chức việc giao tiếp với dân, với các CQ, tổ chức, làm đại diện cho nhà nước để thực thi công vụ... 9 hongtcns@yahoo.com 3. Nhiệm vụ của tổ chức và phục vụ nơi làm việc • Nhiệm vụ của tổ chức và phục vụ nơi làm việc – Tạo ra những điều kiện vật chất kỹ thuật cần thiết để tiến hành các hoạt động quản lý được liên tục, nhịp nhàng với năng suất và chất lượng cao. – Bảo đảm khả năng tiết kiệm các yếu tố quản lý (chi phí hoạt động quản lý là hợp lý nhất) 10 hongtcns@yahoo.com Tiếp... – Bảo đảm những điều kiện thuận lợi nhất để tiến hành quá trình lao động và tạo hứng thú, tính tích cực sáng tạo lao động của cán bộ, công chức. – Bảo đảm cho cán bộ, công chức có tư thế làm việc thoải mái, ít mệt mỏi nhất và duy trì được khả năng làm việc lâu dài, thúc đẩy người lao động phát triển một cách toàn diện. 11 hongtcns@yahoo.com Tổ chức và phục vụ nơi làm việc cần phải thỏa mãn các yêu cầu gì? Các yêu cầu của tổ chức & phục.pptx 12 hongtcns@yahoo.com II. Tổ chức nơi làm việc • Tổ chức nơi làm việc là hệ thống các biện pháp nhằm thiết kế nơi làm việc, trang bị cho nơi làm việc những thiết bị, dụng cụ cần thiết và sắp xếp, bố trí chúng theo một trật tự nhất định. • Tổ chức nơi làm việc bao gồm 3 nội dung: – Thiết kế nơi làm việc – Trang bị nơi làm việc – Bố trí nơi làm việc 13 hongtcns@yahoo.com 1. Thiết kế nơi làm việc • Lựa chọn địa điểm và mô hình thiết kế nơi làm việc cho cơ quan hành chính nhà nước. • Phân bố diện tích và sắp xếp vị trí phòng làm việc • Không gian làm việc, màu sắc, ánh sáng. 14 hongtcns@yahoo.com Tác động tâm lý của màu sắc: • Màu đỏ: màu kích thích, cảnh giác, ấm, tăng căng thẳng cơ, tăng huyết áp, tần số hô hấp. • Xanh lá cây-Green: Màu của thiên nhiên là con người bình tâm nhẹ nhàng, giảm huyết áp, giản mạch, giảm căng thẳng thị giác, thúc đẩy lao động kéo dài. • Màu xanh da trời- Sky-blue: làm bình tâm, kích thích tư duy tốt. 15 hongtcns@yahoo.com • Xanh nước biển (lơ)- Navy blue: Tạo cảm giác xa xăm lạnh lẽo, giảm căng thẳng thể lực, điều hoà nhịp thở, thư giãn nghỉ ngơi • Màu vàng- Yellow: Màu mặt trời, kích thích thị giác, làm ấm áp sảng khoái. • Màu nâu: màu của sự ấm áp bền vững, nhưng dễ gây cảm giác ảm đạm. 16 hongtcns@yahoo.com 17 • Màu tím-Violet: màu của sự mệt mỏi, lo âu, hồi hộp, gây cảm giác buồn, cô đơn. • Màu đen-Black: màu của quyền lực, sang trọng, màu ảm đạm, chết chóc. • Màu Trắng-White: màu lạnh tượng trưng cho sự trong trắng hongtcns@yahoo.com BỐ TRÍ ÁNH SÁNG • Yêu cầu chiếu sáng tại nơi làm việc rất cao, đồng thời không loá, ánh sáng phân bố đều trên vùng làm việc. • Không nên bố trí nhiều máy móc thiết bị trong một phòng. Bố trí máy móc, thiết bị nội thất sao cho ánh sáng mặt trời không gây chói loá. • Chiếu sáng nhân tạo đảm bảo đủ sáng để dễ dàng tiếp cận thông tin và gõ bàn phím. • Không gây sấp bóng và đảm bảo tiết kiệm. 18 hongtcns@yahoo.com • Tiêu chuẩn quốc tế về chiếu sáng qui định độ rọi tối thiểu trên mặt bàn làm việc là 300 – 500 lux – Tiêu chuẩn của Anh, Mỹ là 700 lux. – Tiêu chuẩn Việt nam 300 lux đối với đèn néon và 150 đối với đèn dây tóc. – Độ chiếu sáng sẽ tăng dần theo tuổi đời và tuổi nghề của người lao động. 19 hongtcns@yahoo.com Một số lưu ý khi thiết kế nơi làm việc • Sự tương phản hợp lý giữa các đối tượng nhìn và nền sẽ giúp cho việc nhận biết đối tượng được dễ hơn, đồng thời sự tương phản về màu sắc còn có tác dụng bảo hộ lao động • màu sắc của tường, trần, sàn phòng và đồ vật đều có những ảnh hưởng nhất định đối với trạng thái tâm lý của cán bộ, công chức. • Chiếu sáng và màu sắc có tác dụng hỗ trợ cho nhau. Các phòng làm việc sơn các màu sáng (mức độ phản chiếu lớn) có khả năng hỗ trợ và tăng cường tác dụng của chiếu sáng không chỉ về cường độ mà cả về sự phân phối ánh sáng. 20 hongtcns@yahoo.com Một số lưu ý khi thiết kế nơi làm việc • Phủ tường và trần nhà bằng lớp vật liệu hút âm, sử dụng các vách ngăn lửng hút âm tại những nơi làm việc có khả năng gây ra tiếng ồn. • Xây dựng bầu không khí làm việc thân thiện, hòa đồng để tạo không khí làm việc hiệu quả bằng cách: – Lựa chọn, bố trí sử dụng hợp lý cán bộ, công chức; – Có cơ chế trả lương hợp lý; xây dựng các chuẩn mực đạo đức công chức. – Duy trì và có kế hoạch phát triển hợp lý cấu trúc về mặt xã hội của tập thể lao động (giới tính, lứa tuổi, thâm niên); – khác 21 hongtcns@yahoo.com 2. Trang bị nơi làm việc • Nội thất văn phòng • Thiết bị kỹ thuật 22 hongtcns@yahoo.com Nội thất văn phòng • Các đồ gỗ văn phòng như bàn ghế làm việc, bàn ghế tiếp khách, bàn ghế để hội họp, bàn vẽ, bàn đánh máy, tủ đựng tài liệu và tủ đựng đồ dùng cá nhân, các loại giá đựng hoặc treo tài liệu • Các phương tiện văn phòng phẩm như bút chì và bút viết thông thường, tẩy, ghim, kẹp, con dấu, hộp dấu, lịch, phiếu hẹn thời gian, các loại giấy viết, dao rọc giấy 23 hongtcns@yahoo.com Thiết bị kỹ thuật • Các loại máy móc công nghệ cần thiết cho công việc như máy vi tính, máy in, máy sao chụp, máy vẽ, máy quét • Các thiết bị văn phòng và công cụ lao động khác như máy tính bỏ túi, tài liệu hướng dẫn, sách tham khảo, tra cứu sử dụng trong quá trình làm việc, các biểu mẫu, mẫu giấy in sẵn • Phương tiện thông tin, liên lạc: điện thoại, máy fax, chuông bấm, đèn hiệu, modem kết nối internet • Các phương tiện vệ sinh, sinh hoạt: điều hòa nhiệt độ, quạt, bình đun nước, thùng rác... 24 hongtcns@yahoo.com Yêu cầu của nội thất văn phòng • Nội thất văn phòng được sử dụng tại nơi làm phải tạo điều kiện để sắp xếp tất cả các tài liệu và các công cụ lao động một cách thuận tiện nhất cho việc sử dụng chúng (dễ nhìn thấy và dế lấy ra). Muốn vậy, các tủ, giá, bàn đặc biệt là các bàn viết và bàn máy tính phải có cơ cấu chức năng phù hợp như ngăn kéo, giá ghép, giá treo với khả năng chứa đựng tối đa và bảo đảm nhẹ nhàng, không tốn sức lực khi sử dụng cũng như đảm bảo sắp xép có trật tự các tài liệu. • Nội thất văn phòng phải được thiết kế hợp lý về kích thước sao cho khi sử dụng chúng có thể đạt được thành tích lao động cao mà không gây ra những đòi hỏi quá mức sinh lý đối với người lao động. 25 hongtcns@yahoo.com • Các thiết bị nội thất văn phòng phải phát huy được đặc điểm sử dụng của chúng như: sự cần thiết, tính mục đích, cơ cấu, kích thước (đặc biệt là độ cao làm việc về bề mặt làm việc), độ bền chắc, tính thẩm mỹ 26 hongtcns@yahoo.com 3. Bố trí nơi làm việc • Là sắp xếp một cách hợp lý trong không gian tất cả các phương tiện vật chất cần thiết tại nơi làm việc. • Có 3 dạng bố trí nơi làm việc: bố trí chung; bố trí bộ phận; bố trí riêng biệt 27 hongtcns@yahoo.com • Bố trí chung: là việc sắp xếp về mặt không gian các nơi làm việc trong một cơ quan sao cho phù hợp với sự chuyên môn hóa nơi làm việc, tính chất công việc, hoặc quy trình giải quyết công việc. • Bố trí bộ phận: là sắp xếp bố trí các trang thiết bị trong quá trình thực thi công việc ở từng nơi làm việc • Bố trí riêng biệt: là việc sắp xếp các loại tài liệu trong từng trang thiết bị. 28 hongtcns@yahoo.com Yêu cầu của bố trí nơi làm việc • Các nơi làm việc cần được bố trí ở vị trí tối ưu trong phòng làm việc và nhà làm việc, phù hợp với các quan hệ trao đổi thông tin (các quan hệ giao tiếp) và phù hợp với cơ cấu quản lý cơ quan, tổ chức. • Các nơi làm việc cần phải được bố trí sao cho các tác động ảnh hưởng làm phiền lẫn nhau là ít nhất. • Việc bố trí cục bộ tại nơi làm việc phải tạo điều kiện để bố trí nhiều nhất các công cụ lao động và tài liệu trong vùng với tới của người lao động sao cho có thể lấy được và sử dụng được chúng trong tư thế ngồi. • Tại nơi làm việc và trong phòng làm việc không được để những đồ vật, tài liệu không cần thiết đối với hoạt động lao động của nhân viên. 29 hongtcns@yahoo.com 30 III. Tổ chức phục vụ nơi làm việc 1. Khái niệm 2. Các chức năng phục vụ nơi làm việc 3. Các nguyên tắc tổ chức phục vụ nơi làm việc 4. Các hình thức phục vụ nơi làm việc 5. Các chế độ phục vụ nơi làm việc 6. Đánh giá tổ chức phục vụ nơi làm việc hongtcns@yahoo.com 31 1. Khái niệm tổ chức phục vụ nơi làm việc • Là cung cấp cho nơi làm việc các loại phương tiện vật chất kỹ thuật cần thiết và đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của nơi làm việc để quá trình LĐ diễn ra một cách liên tục và có hiệu quả cao. • Vai trò quan trọng để quá trình LĐ diễn ra liên tục, hiệu quả. 2/3 số thời gian lãng phí là do tổ chức phục vụ nơi làm việc không tốt. hongtcns@yahoo.com 32 2. Các chức năng phục vụ nơi làm việc • Phục vụ chuẩn bị hoạt động • Phục vụ phương tiện • Phục vụ năng lượng • Phục vụ điều chỉnh và sửa chữa thiết bị • Phục vụ kiểm tra • Phục vụ xây dựng và sửa chữa nơi làm việc • Phục vụ sinh hoạt, văn hóa: vệ sinh, môi trường, ăn, uống, y tế... hongtcns@yahoo.com 33 3. Các nguyên tắc tổ chức phục vụ nơi làm việc - Phục vụ theo chức năng - Phục vụ theo kế hoạch - Phục vụ phải mang tính dự phòng - Phục vụ phải mang tính đồng bộ - Phục vụ phải mang tính linh hoạt - Phải đảm bảo chất lượng và độ tin cậy - Phải mang tính kinh tế hongtcns@yahoo.com 34 4. Các hình thức phục vụ nơi làm việc - Phục vụ tập trung - Phục vụ phân tán - Phục vụ hỗn hợp hongtcns@yahoo.com 35 5. Các chế độ phục vụ nơi làm việc - Chế độ phục vụ trực nhật: khi có nhu cầu - Theo kế hoạch dự phòng: theo kế hoạch vạch ra từ trước. Đảm bảo tính liên tục, nhịp nhàng - Theo tiêu chuẩn hongtcns@yahoo.com 36 6. Đánh giá tổ chức phục vụ nơi làm việc - Dựa vào kết quả phục vụ nơi làm việc + Tổn thất thời gian do chờ đợi phục vụ + Tổng công suất của máy móc thiết bị không được sử dụng do phục vụ không đủ, không kịp thời - Dựa vào nguyên nhân: căn cứ vào tình hình thực tế của công tác phục vụ nơi làm việc để đánh giá: hình thức phục vụ, chế độ phục vụ, tổ chức lao động phục vụ, thông tin phục vụ quản lý... hongtcns@yahoo.com 37 Thực tiễn các cơ quan HCNN hiện nay • Về thiết kế sắp xếp phòng làm việc - Bố trí chủ yếu theo kinh nghiệm và thói quen, tùy tiện - Có nơi bố trí theo dây chuyền giải quyết công việc - Có nơi bố trí theo từng khối chuyên môn hoặc xen kẽ - Có nơi các phòng làm việc của cùng một đơn vị chức năng lại bố trí ở nhiều nơi khác nhau của một tòa nhà - Có nơi chỗ làm việc của Chánh VP – Phó VP – Văn thư cách xa nhau... hongtcns@yahoo.com 38 • Về điều kiện và thiết bị làm việc - Diện tích: chật: 4-5 m2/người - Nhiệt độ, ánh sáng không đảm bảo - Tiếng ồn quá mức quy định - Bàn, tủ, thiết bị lưu trữ hồ sơ: thiếu... hongtcns@yahoo.com 39 • Ngày 5/7/2011, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị 1073/CT-TTg yêu cầu UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ tăng cường công tác quản lý và hiện đại hóa công sở của cơ quan hành chính ở địa phương theo hướng tập trung. hongtcns@yahoo.com 40