Qui chế tài chính

QUI CHẾ TÀI CHÍNH I. MỤC ĐÍCH Nhằm phục vụ cho công tác quản lý tài chính kế toán, hóa đơn chứng từ một cách tốt nhất, củng cố và bổ sung các quy định về quản lý tài chính kế toán mà Công ty đã ban hành trước đây, nay ban hành Qui chế Tài chính này để toàn thể cán bộ công nhân viên áp dụng thực hiện. II. QUI ĐỊNH VỀ HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ - Tất cả các khoản chi phải có hóa đơn của Bộ Tài Chính (Hóa đơn đỏ). - Trường hợp không thể lấy được hóa đơn Bộ Tài Chính thì phải có hóa đơn bán lẽ, ghi đầy đủ tên, địa chỉ kinh doanh của bên bán và của Công ty, ghi rõ nội dung, mặt hàng, số tiền trên hóa đơn, chữ ký và họ tên của người người bán hàng. Giới hạn giá trị của hóa đơn này là từ 100.000 đồng trở xuống. - Trường hợp mua hàng có giá trị lớn hơn 100.000 đồng mà không thể lấy được hóa đơn Bộ Tài Chính thì trước khi mua phải thông báo cho Kế toán trưởng xem xét, khi được Kế toán trưởng chấp thuận ký vào phiếu đề nghị mua hàng và thanh toán thì mới được mua, khi thanh toán phải lấy biên nhận nhận tiền hoặc hóa đơn bán lẽ ghi đầy đủ tên, địa chỉ kinh doanh của bên bán và của Công ty, ghi rõ nội dung, mặt hàng, số tiền trên biên nhận nhận tiền hoặc trên hóa đơn bán lẽ, chữ ký và họ tên của người người bán hàng. III. CÁC BIỂU MẪU SỬ DỤNG KHI MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN BẰNG TIỀN MẶT - TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THU CHI TIỀN MẶT 1>. Phiếu đề nghị mua hàng và thanh toán (Xem mẫu) Người đề nghị mua hàng trước khi mua phải lên kế hoạch mua hàng, kiểm tra giá trên thị trường, trình phụ trách bộ phận kiểm tra và ký, chuyển Kế toán trưởng ký sau đó trình Tổng Giám Đốc ký duyệt, tiến hành giao dịch mua hàng. Đối với các công trình thì người đề nghị mua hàng lập phiếu đề nghị mua hàng và thanh tóan trên cơ sở dự toán đã được duyệt, mua từng phần hoặc mua toàn bộ vật tư thiết bị… đã được dự toán tuỳ theo tiến độ công việc, trình phụ trách công trình ký, chuyển Kế tóan công trình kiểm tra, trình Kế tóan trưởng ký, trình Tổng Giám Đốc ký duyệt. Sau khi có đầy đủ chữ ký kiểm tra trên phiếu đề nghị mua hàng và thanh toán, kế toán thu chi tiền mặt xuất phiếu chi tiền mặt, trình Kế toán trưởng kiểm tra, ký, chuyển thủ quỹ chi tiền. Phiếu chi được lập thành 03 liên, kế toán thu chi tiền mặt lưu 01 liên, thủ quỹ lưu 01 liên, 01 liên giao cho người nhận tiền. Sau khi mua hàng xong, người mua hàng phải cung cấp cho Kế toán thu chi tiền mặt tất cả hóa đơn chứng từ do bên bán xuất. Phiếu đề nghị mua hàng và thanh toán chỉ được sử dụng khi biết được giá chính xác, trường hợp không biết được giá chính xác phải dự đoán số tiền và xin tạm ứng. Trường hợp Công ty thanh tóan trực tiếp bằng tiền mặt cho nhà cung cấp, người giao dịch với nhà cung cấp căn cứ kế họach thanh tóan nợ đã được duyệt, hợp đồng, hóa đơn chứng từ, giấy đề nghị thanh tóan của nhà cung cấp, tiến hành lập phiếu đề nghị mua hàng và thanh tóan kèm theo hợp đồng, hóa đơn chứng từ có liên quan, giấy đề nghị thanh tóan của nhà cung cấp chuyển Kế tóan trưởng kiểm tra và ký, trình Tổng Giám Đốc ký duyệt, chuyển Kế tóan thu chi tiền mặt xuất phiếu chi, chuyển Kế tóan trưởng ký phiếu chi, chuyển thủ quỹ chi tiền. Nếu nhà cung cấp cử nhân viên đến Công ty thu tiền, thủ quỹ phải lưu bảng photo giấy CMND (có đối chiếu với bảng chính) của người nhận tiền và giấy giới thiệu có ký tên đóng dấu, ghi rõ họ tên chức vụ của người ký của Cơ quan cử nhân viên đến nhận tiền. Nếu người giao dịch của Công ty mang tiền đến nhà cung cấp để thanh tóan, người giao dịch phải ký và ghi rõ họ tên ở chổ người nhận tiền trên phiếu chi, khi thanh tóan cho nhà cung cấp phải lấy phiếu thu tiền của nhà cung cấp về nộp lại cho thủ quỹ, thủ quỹ có trách nhiệm theo dõi công việc này. 2>. Phiếu đề nghị tạm ứng (Xem mẫu) Người đề nghị tạm ứng dự đoán số tiền cần sử dụng, hạn thanh toán tạm ứng và trình phụ trách bộ phận kiểm tra, ký, chuyển Kế toán trưởng ký, sau đó trình Tổng Giám Đốc ký duyệt, Kế toán thu chi tiền mặt lập phiếu chi, trình Kế toán trưởng ký, chuyển thủ quỹ chi tiền. Phiếu chi được lập thành 03 liên như đã nói ở trên. Đối với các khoản tạm ứng cho các công trình thì cũng thực hiện như trên nhưng trước khi chuyển Kế toán trưởng phải qua Kế toán theo dõi công trình kiểm tra. 3>. Phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng (Xem mẫu) Đến hạn thanh toán số tiền đã tạm ứng, người đề nghị tạm ứng có trách nhiệm lập phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng liệt kê đầy đủ các khoản chiø, trình phụ trách bộ phận kiểm tra, ký, chuyển Kế toán trưởng ký, trình Tổng Giám Đốc duyệt, chuyển Kế toán thanh quyết toán tạm ứng. Nếu số tiền đã tạm ứng lớn hơn số tiền thực chi thì người đề nghị tạm ứng phải hoàn lại số tiền chênh lệch, Kế toán thu chi tiền mặt lập phiếu thu, trình Kế toán trưởng ký, chuyển thủ quỹ thu tiền. Phiếu thu được lập 03 liên, Kế toán thu chi tiền mặt lưu 01 liên, thủ quỹ lưu 01 liên, giao cho người nộp tiền 01 liên. Nếu số tiền đã tạm ứng nhỏ hơn số thực chi thì Công ty sẽ chi thêm phần chênh lệch cho người đề nghị tạm ứng, quy trình lập phiếu chi được thực hiện như đã nói ở trên. Trường hợp số tiền đã tạm ứng đúng bằng đúng số thực chi thì kế toán chỉ làm thủ tục thanh quyết toán tạm ứng. Kế toán thanh toán tạm ứng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các bộ phận, cá nhân tạm ứng thực hiện việc thanh quyết toán tạm ứng khi đến hạn thanh quyết toán. 4>. Phiếu đề xuất (Xem mẫu) Dùng để đề xuất biếu tặng quà cáp, các khoản mục không nằm trong các nội dung trên. IV. QUY ĐỊNH VỀ THU TIỀN MẶT Người giao dịch có liên quan đến khoản thu thu tiền đem về nộp Công ty xuất trình phiếu chi tiền của nhà cung cấp và các chứng từ liên quan đến khoản thu cho Kế toán trưởng kiểm tra, chuyển Kế toán thu chi tiền mặt xuất phiếu thu, chuyển Kế toán trưởng ký, chuyển thủ quỹ thu tiền. Phiếu thu được lập thành 03 liên như đã nói ở trên. Trường hợp khách hàng cử nhân viến đến nộp tiền, người giao dịch đến khoản thu phải xuất trình các chứng từ có liên quan đến khoản thu cho Kế toán trưởng kiểm tra, chuyển Kế toán thu chi tiền mặt xuất phiếu thu, chuyển Kế toán trưởng ký, chuyển thủ quỹ thu tiền. Định kỳ hàng tuần, thủ quỹ trình Tổng Giám Đốc ký các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt đã phát sinh có kèm theo các chứng từ đã được duyệt. V. QUY ĐỊNH VỀ THU HỒI VÀ THANH TOÁN CÔNG NỢ - Hàng tuần phòng kế toán phải lập kế hoạch thu hồi công nợ đối với nợ phải thu, lập kế hoạch thanh toán công nợ đối với nợ phải trả, cân đối nguồn tiền trình Tổng Giám Đốc phê duyệt. - Kế toán căn cứ kế hoạch thu hồi và thanh toán công nợ đã được duyệt tiến hành phân công thực hiện và báo cáo kết quả cho Tổng Giám Đốc tình hình thực hiện kế hoạch này. - Các khoản nợ đến hạn và quá hạn phải được ưu tiên giải quyết trước, trường hợp không giải quyết được phải đề xuất, trình báo và xin ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám Đốc để tìm biện pháp giải quyết. VI. QUY ĐỊNH VỀ THANH TOÁN QUA NGÂN HÀNG Kế toán ngân hàng căn cứ kế hoạch thanh toán đã được duyệt, kiểm tra số dư tài khoản tiền gởi ngân hàng, tiến hành việc thanh toán bằng cách tự lập hoặc hướng dẩn thư ký Phòng Tài chính Kế toán lập thủ tục thanh toán qua ngân hàng, Kế toán ngân hàng trình Tổng Giám Đốc ký, chuyển thư ký Phòng Tài chính Kế toán đem nộp chứng từ cho ngân hàng, sau đó thư ký đem chứng từ có xác nhận của ngân hàng về giao lại cho Kế toán ngân hàng. Các khoản thanh toán quốc tế, mở thư tín dụng (L/C), thư bảo đảm (L/G)… do Kế toán ngân hàng tự lập, trình Tổng Giám Đốc ký duyệt, hướng dần thư ký Phòng Tài chính Kế toán đem nộp chứng từ cho ngân hàng, sau đó thư ký đem chứng từ có xác nhận của ngân hàng về giao lại cho Kế toán ngân hàng. Kế toán thu chi tiền mặt và Kế toán ngân hàng có trách nhiệm cập nhật, kiểm tra, theo dõi các nghiệp vụ phát sinh và số dư các tài khoản tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, cung cấp kịp thời các thông tin chi tiết về các khoản thu chi tiền mặt và thu chi qua ngân hàng cho các phần hành liên quan, nhất là các bộ phận quản lý công nợ. Các quy định khác không thuộc nội dung của các quy định nêu trên thì thực hiện theo các quyết định của Công ty ban hành trước đây, theo quy định của Bộ Tài chính và nguyên tắc, chuẩn mực của kế toán Việt Nam, thời điểm đối chiếu số liệu kế toán là vào ngày cuối tháng. Đề nghị toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty nghiêm túc thực hiện quy chế này, trong quá trình thực hiện nếu cá nhân hay bộ phận nào vi phạm tuỳ theo mức độ nặng nhẹ sẽ bị xử lý theo quy định của Công ty. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký, các quy định trước đây nếu cùng nội dung của quy chế này đều được bãi bỏ. TỔNG GIÁM ĐỐC PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN Số: ………………………………………………………………… Ngày ………… tháng …………. năm 200…. Kính gửi: .…………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… Tôi tên là: ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… Bộ phận: ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………. Đề nghị: Mua hàng. Thanh toán. Lý do mua hàng/thanh toán: ……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………… Chi tiết mua hàng/thanh toán: Số TT Diễn giải Số tiền Cộng thành tiền: Thành tiền bằng chữ: ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… NGƯỜI ĐỀ NGHỊ PT PHÒNG/CT KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC PHIẾU ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Số: ……………………………………………………………….. Ngày ………… tháng …………. năm 200…. Kính gửi: .…………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… Tôi tên là: ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… Bộ phận: ……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………. Lý do tạm ứng : ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… Hạn thanh toán tạm ứng: ……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………. Diễn giải chi tiết tạm ứng: Số TT Diễn giải Số tiền Cộng thành tiền: Thành tiền bằng chữ: ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… NGƯỜI ĐỀ NGHỊ PT PHÒNG/CT KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC PHIẾU ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG Số: ………………………………………………………………… Ngày ………… tháng …………. năm 200…. Họ tên người đề nghị: ……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………. Bộ phận: ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………….. Nội dung: ……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………….. Diễn giải chi tiềt thanh toán tạm ứng: Diễn giải Số Hóa đơn chứng từ Số tiền I. Số tiền tạm ứng: - Phiếu chi số: ngày / /200 - Phiếu chi số: ngày / /200 - Phiếu chi số: ngày / /200 II. Chi tiết số tiền thực tế đã chi: 1>. Số có hóa đơn chứng từ: 2>. Số không có hóa đơn chứng từ : III. Chênh lệch: 1>. Số tạm ứng chi không hết (I-II) 2>. Chi quá số tạm ứng (II-I) NGƯỜI ĐỀ NGHỊ PT PHÒNG/CT KT T.TOÁN KT TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC PHIẾU ĐỀ XUẤT Số: ………………………………………………………………… Ngày ………… tháng …………. năm 200…. Kính gửi: .…………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………….. Tôi tên là: ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… Bộ phận: ……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………… Lý do đề xuất : ……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Nội dung đề xuất: ……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………. NGƯỜI ĐỀ XUẤT PT PHÒNG/CT KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC PHIẾU ĐỀ XUẤT Số: ………………………………………………………………… Ngày ………… tháng …………. năm 200…. Kính gửi: .…………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………….. Tôi tên là: ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… Bộ phận: ……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………… Lý do đề xuất : ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Nội dung đề xuất: ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………. NGƯỜI ĐỀ XUẤT PT PHÒNG/CT KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC