Tổ chức doanh nghiệp

Phần 4: Tổ chức doanh nghiệp Trong phần này chúng ta sẽ xem xét 3 quyết định mà mỗi nhà doanh nghiệp cần phải đưa ra: 1. Tự mình lập doanh nghiệp hay cùng lập với một đối tác. 2. Chọn loại hình doanh nghiệp nào: công ty tư nhân (1 thành viên), công ty hợp danh, công ty cổ phần hay công ty trách nhiệm hữu hạn. 3. Chọn cố vấn chuyên môn nào. • Bạn có cần liên kết với một đối tác không o Những luận điểm ủng hộ o Những luận điểm phản đối • Loại hình doanh nghiệp nào là phù hợp với bạn nhất? o Công ty tư nhân o Công ty hợp danh o Công ty hợp danh hữu hạn o Công ty cổ phần o Công ty cổ phần theo Phụ trương o Công ty trách nhiệm hữu hạn • Các điều luật có thể ảnh hưởng đến bạn o Kê khai thuế thu nhập o Kê khai thuế nhượng quyền o Kê khai thuế lao động o Thời gian thanh toán những khỏan thuế giữ lại của nhân viên và phần đóng góp của doanh nghiệp trong các khoản thuế lao động o Việc thanh toán và kê khai thuế thất nghiệp o Việc thanh toán và báo cáo thuế doanh thu • Các cố vấn chuyên môn giúp bạn như thế nào? o Luật sư o Kế toán o Các đơn vị cung cấp dịch vụ trả lương o Các dịch vụ chuyên môn khác • Họat động học gợi ý • Kế hoạch Kinh doanh - Phần 4 • Kiểm tra nhanh - Phần 4 Bạn có cần liên kết với một đối tác không Tốt nhất là bạn nên lập một danh sách những cái được và không được để ra quyết định về việc có nên lập doanh nghiệp với một đối tác hay không. Những lý do thông thường của việc cùng tham gia lập doanh nghiệp với một đối tác là: • Về con số thì nó an toàn hơn. Nói cách khác, bạn có 2 cái đầu thay vì chỉ 1 cái khi thảo luận và ra quyết định. • Bạn không cần phải có mặt ở công ty trong toàn bộ thời gian. Bạn sẽ có thêm người ở đó trông nom công việc, chia sẻ công việc với bạn, cho phép bạn có thể đi nghỉ và nghỉ trong trường hợp ốm đau. • Bạn cũng có thêm một đồng nghiệp với động lực làm việc cao, không chỉ đơn thuần là người làm việc hưởng lương. • Điều thuận lợi nữa là đối tác sẽ mang lại những kỹ năng bổ sung. • Cũng có thể cần đối tác trong việc cùng góp vốn và chia sẻ ruir ro khi việc kinh doanh không theo kế hoạch. Những luận điểm phản đối việc cùng liên kết với một đối tác là: • Bạn sẽ phải chia sẻ lợi nhuận với đối tác nếu việc kinh doanh thành công. • Bạn có thể mất toàn quyền kiểm soát công ty, đặc biệt nếu bạn và đối tác gặp khó khăn trong việc ra quyết định. • Bạn sẽ phải chia sẻ sự ghi nhận/công nhận có được trong trường hợp việc kinh doanh thành công. • Đối tác cũng có thể là thảm họa nếu những xét đoán của họ không chính xác. • Rủi ro nữa là bạn có thể bị “đánh bật” ra khỏi công ty và nếu như bạn và đối tác không hòa hợp thì có thể dẫn tới việc một người sẽ mua lại phần của người kia trong công ty Một số điều cần phải cân nhắc khi quyết định một người nào đó có thể trở thành đối tác tốt hay không là: bạn và người đó có cùng sở thích, có cùng mục tiêu chung trong việc điều hành công ty và có chung hoặc có quan điểm mạnh mẽ bổ sung cho nhau. Ví dụ, các năng lực khác nhau (của bạn và của đối tác) cho phép bạn chia sẻ bớt khối lượng công việc và có thể ứng phó tốt hơn trước các vấn đề gặp phải. Những khả năng khác nhau có thể cho phép bạn cấp cho mỗi đối tác một quyền phủ quyết đối với những quyết định quan trong liên quan đến lĩnh vực mà họ có thế mạnh nhằm giúp duy trì sự ổn định và xóa đi những bất đồng. Điều cuối cùng, bạn cũng có thể muốn xem xét việc có nên đưa ra thỏa thuận về việc mua bán phần vốn góp trong trường hợp xảy ra tranh chấp và người mua sẽ trả cho phần vốn góp của người bán như thế nào (và bạn có nên mua bảo hiểm cho việc mua bán này trong trường hợp đối tác qua đời). Loại hình doanh nghiệp nào là phù hợp với bạn nhất? Cho dù bạn thành lập công ty một mình hay với một đối tác, tốt nhất bạn nên tham vấn luật sư để quyết định xem loại hình doanh nghiệp nào là phù hợp với bạn nhất. Các lựa chọn của bạn và đặc điểm chính của mỗi loại hình doanh nghiệp là như sau: • Công ty tư nhân là công ty do duy nhất một người là chủ sở hữu. Người này chịu trách nhiệm vô hạn đối với tòan bộ khoản nợ của công ty và lợi nhuận hoặc phần lỗ của công ty sẽ đựoc thể hiện trong bản kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chủ cùng với tất cả các khoản thu nhập và chi phí khác thường báo cáo (mặc dù nó được thể hiện ở một bản kê riêng). Mặc dù loại hình công ty tư nhân tránh được chi phí cho việc thành lập công ty hợp danh hoặc cổ phần nhưng nhiều người thường chọn loại hình này vì họ không thông thạo về các loại hình doanh nghiệp khác. • Trong mô hình công ty hợp danh thường thì mỗi thành viên đối tác chịu trách nhiệm vô hạn đối với cá khoản nợ của công ty. Thu nhập và chi phí được ghi lại trong một bản kê khai thuế riêng nhưng mỗi thành viên đối tác khi đó chỉ báo cáo phần lợi nhuận hoặc lỗ của doanh nghiệp tương ứng với phần vốn mà họ góp trong bản kê khái thuế cá nhân của mình. • Với mô hình công ty hợp danh hữu hạn, mỗi thành viên đối tác thường có trách nhiệm vô hạn đối với các khoản nợ của công ty nhưng các thành viên đối tác hữu hạn chỉ chịu trách nhiệm trong khoản vốn mà họ góp cho công ty. Với một vài khác biệt nho nhỏ còn lại việc khai báo thuế cũng tương tự như với loại hình công ty hợp danh thường. • Công ty cổ phần là công ty mà các nhà đầu tư chỉ có trách nhiệm ở mức hữu hạn. Trừ những điều liệt kê dưới đây, không có cổ đông nào trong công ty phải chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ của công ty; các chủ nợ chỉ có thể sử dụng tài sản của công ty cổ phần để thành toán các khoản nợ. Công ty tự khai báo thuế và trả các khoản thuế từ thu nhập của doanh nghiệp. Nếu công ty cổ phần dùng 1 phần thu nhập của mình để trả cổ tức thì công ty sẽ không khấu trừ phần cổ tức đó ra khỏi bản kê khai thuế nhưng những người nhận cổ tức phải trả thuế cho phần cổ tức mà họ nhận được cho dù công ty cổ phần đã đóng thuế thu nhập doanh nghiệp. Một công ty cổ phần có một số lợi ích về thuế chẳng hạn như việc khấu trừ tiền đóng bảo hiểm y tế. • Một công ty cổ phần được thành lập theo phụ trương vì các mục đích nộp thuế thu nhập liên bang. Nó được coi như là một công ty hợp danh về mặt thuế mặc dù các mặt khác thì nó được coi như công ty cổ phần. • Công ty trách nhiệm hữu hạn là công ty trong đó tất cả các thành viên chỉ có nghĩa vụ hạn chế nhưng nó lại được xem như một công ty hợp danh trong việc nộp thuế thu nhập liên bang. Luật pháp của bang có thể khác nhau và về mặt thuế nó có thể được coi là một công ty hợp doanh hoặc một công ty cổ phần. Nó có thể được quản lý bởi tất cả các thành viên hoặc việc quản lý được tập trung vào 1 hay nhiều hơn thành viên. Tất nhiên có một số điều thay đổi trong những quy định này và bạn nên tham vấn luật sư hoặc kế toan của mình trong những trường hợp cụ thể để quyết định xem loại hình kinh doanh nào là phù hợp nhất với bạn. Một trong những điều cần xem xét khi đưa ra quyết định cuối cùng là mặc dụ một công ty cổ phần có trách nhiệm hữu hạn đối với các cổ đông của mình, nếu công ty cổ phần không có đủ tài sản thì các chủ nợ/bên cho vay có thể yêu cầu sự bảo đảm từ các cổ đông. Ví dụ như chủ đất, một số nhà cung cấp theo luật thì có trách nhiệm đối với một số khoản thuế thu nhập nhất định và có trách nhiệm đối với các nhân viên. Các điều luật có thể ảnh hưởng tới bạn Có rất nhiều điều luật áp dụng cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Tốt nhất là bạn nên tham vấn với các chuyên gia để quyết định luật nào sẽ áp dụng trong trường hợp của bạn, những giấy phép mà bạn cần để khởi sự doanh nghiệp và những nơi cần phải đến để đảm bảo rằng bạn tuân thủ các luật pháp liên quan. Luật sư của bạn có thể giúp bạn trong việc tuân thủ luật lao động chẳng hạn như việc sử dụng lao động trẻ vị thành niên, sử dụng người nước ngoài bất hợp pháp và các quy định về an toàn tại nơi làm việc. Cố vấn về kế toán có thể sẽ giúp bạn trong việc lập các chứng từ: • Kê khai thuế thu nhập • Kê khai thuế nhượng quyền kinh doanh • Kế khai thuế về lao động (BHXH, BH y tế, thuế thu nhập cá nhân và thuế thất nghiệp) • Thời gian để thanh toán tiền giữ lại của nhân viên và phần đóng góp của doanh nghiệp trong các khoản thuế về lao động • Kê khai về thuế thất nghiệp và việc thanh toán • Báo cáo thuế doanh thu và thanh toán Luật sư của bạn cũng có thể giúp bạn trong việc đáp ứng các yêu câu về giấy phép kinh doanh bao gồm cả các giấy phép đặc biệt cho những ngành nghề đặc biệt kể cả mã số và giấy phép cho việc sửa lại hoặc khoanh vùng luật pháp, các quy định của bộ y tế và luật bảo vệ môi trường. Các chuyên gia có thể giúp gì cho bạn? Luật sư Bên cạnh những việc đã nêu ở trên, luật sư của bạn cần thảo cho bạn thỏa thuận về việc liên kết với đối tác hoặc thành lập công ty cổ phần bao gồm cả việc bảo hiểm cho cổ phiếu và các công việc liên quan tới Bộ Ngoại giao và Vụ Quản lý Doanh nghiệp. Ông ta/cô ta sẽ tư vấn cho bạn về phương thức sở hữu tốt nhất, trợ giúp bạn trong đàm phán để mua lại công ty khác và xem xét các tài liệu liên quan nếu bạn tham gia nhượng quyền kinh doanh. Luật sư cũng sẽ giúp bạn trong các thỏa thuận mua bán phần vốn góp và thảo các tài liệu cần thiết. Nếu doanh nghiệp của bạn phải thuê văn phòng, thuê kho hoặc nhà máy, thì luật sư sẽ giúp bạn xem xét và phê chuẩn các hợp đồng thuê. Trách nhiệm trong việc thuê có thể là trách nhiệm lớn nhất của bạn và luật sư của bạn có thể giúp đàm phán để có được những điều khỏan công bằng và an toàn. Ví dụ, nếu bạn dự đoán trước sự phát triển, cần có một điều khoản về các yêu cầu cho việc mở rộng sẽ được đáp ứng như thế nào. Doanh nghiệp mới của bạn có thể cần được tư vấn đặc biệt và bảo vệ các quyền sở hữu trí tuệ. Sở hữu trí tuệ bao gồm quyền sở hữu của bạn đối với tên doanh nghiệp, nhãn hiệu thương mại, bản quyền và sáng chế. Luật sở hữu trí tuệ là một lĩnh vực chuyên môn đặc biệt và bạn có thể cần tới một luật sư chuyên về lĩnh vực này. Kế toán Cố vấn của bạn về kế toán có vai trò quan trọng trong các quyết định đưa ra lúc khởi đầu doanh nghiệp, chẳng hạn như: • Quyết định về việc đâu là tỷ lệ phù hợp giữa vốn có sẵn và vốn vay mà bạn góp vào công ty cổ phần • Xác định hình thức sở hữu tốt nhất • Giúp cho việc lập sổ sách và chứng từ trong doanh nghiệp • Tư vấn về nhu cầu về máy tính cho công việc kế toán. Người này sẽ tiếp tục có vai trò trong việc kê khai thuế, tư vấn về việc chi trả cho các chủ sở hữu, chuẩn bị báo cáo tài chính, giúp dự báo nhu cầu tiền mặt bao gồm cả việc tuyển thêm nhân viên và việc bạn có đang thực sự kiếm lời từ khoản đầu tư của mình hay không. Đơn vị cung cấp dịch vụ trả lương Đơn vị này có thể đảm nhận công việc của phòng Nhân sự. Họ sẽ thực hiện các công việc: • Làm bảng lương bao gồm việc dự trù khoản thuế, kê khai thuế trả lương (thuế thu nhập) và các báo cáo • Phát triển sổ tay nhân viên • Hỗ trợ trong việc tuyển dụng, phỏng vấn, kỷ luật và đào tạo nhân viên • Các công việc hành chính về phúc lợi • Việc thực hiện bảo hiểm thất nghiệp Trưởng bộ phận hưu trí Là chủ doanh nghiệp bạn có thể tham gia vào các lợi ích của việc các chương trình hưu trí cho bản thân và cho các nhân viên. Chương trình hưu trí hấp dẫn có thể giúp bạn thu hút và giữ những nhân viên tốt. Một số đơn vị cung cấp dịch vụ trả lương hiện nay cũng có thể đảm đương công việc quản lý chương trình này. Các cố vấn chuyên môn của bạn cũng có thể trợ giúp đắc lực cho bạn trong việc xây dựng bản kế hoạch kinh doanh thông qua việc tư vấn cho bạn về: • Loại hình doanh nghiệp phù hợp • Phân chia vai trò của từng đối tác thành viên chẳng hạn như việc mỗi thành viên sẽ có quyền kiểm soát tới mức nào • Những lĩnh vực mà mỗi người phải chịu trách nhiệm chính và mức độ quyền sở hữu mà mỗi bên sẽ có. Liên quan tới việc mua lại công ty khác, họ có thể tư vấn vè những điều khoản tốt và xấu trong bản đề xuất và giúp đàm phán với nguời bán hoặc luật sư của bên bán. Cuối cùng, họ có thể tư vấn cho bạn về nhu cầu vốn, cả khi mới khởi sự doanh nghiệp và số lượng vốn cần thêm nếu doanh nghiệp thành công và bạn quyết định mở rộng kinh doanh. Họat động học gợi ý: • Trước khi bạn bắt đầu khởi sự, hãy thu thập các thông tin tham khảo về các luật sư, kế tóan và đại lý bảo hiểm để bạn có thể chọn ra những cố vấn chuyên môn phù hợp nhất trước khi bạn cần sự giúp đỡ hay dịch vụ từ họ. Có lẽ ban đầu họ sẽ cung cấp cho bạn dịch vụ miễn phí để bạn có thể cân nhắc việc chọn họ vào thành viên của ban cố vấn chuyên môn. Bản Kế hoạch Kinh doanh cho Phần 4: Cơ cấu tổ chức Chúng tôi thành thật khuyên bạn tải xuống mẫu kế hoạch kinh doanh cá nhân cho phần này và hoàn thay nó ngay. Hướng dẫn điền vào bản kế hoạch kinh doanh mẫu: 1. Mỗi ô có một cái tên cố định được viết IN HOA 2. Dưới mỗi tên là một dòng bắt đầu bằng câu “Điền vào đây”. Nó sẽ có thông tin hướng dẫn cách bạn điền thông tin. Ô này sẽ tự mở rộng nếu bạn cần mở rộng để điền thêm thông tin. 3. Sau khi hoàn thành mỗi ô, hãy xóa câu "“Điền vào đây” đi, chỉ để phần tên của ô và phần thông tin bạn vừa điền vào. Chúng tôi khuyên bạn khi học đến phần nào bạn nên hoàn thành phần tương ứng trong bản kế hoạch kinh doanh. PHẦN 4 Kiểm tra nhanh: Cơ cấu tổ chức và Cố vấn chuyên môn 1. Chủ sở hữu công ty tư nhân không chịu trách nhiệm cá nhân đối với các nghĩa vụ của doanh nghiệp của ông ta. A. Đúng B. Sai 2. Loại hình doanh nghiệp nào sau đây cho phép bạn có thể khấu trừ tiền bảo hiểm y tế vào trong chi phí kinh doanh? A. Công ty tư nhân B. Công ty hợp danh C. Công ty cổ phần 3. Nếu tôi thành lập một doanh nghiệp theo mô hình công ty TNHH, tôi sẽ phải kê khai nộp thuế liên bang với tư cách là: A. Một cá nhân B. Một công ty cổ phần C. Một công ty hợp danh 4. Em rể của tôi và tôi dự định cùng nhau thành lập một cửa hàng loại nhỏ sửa chữa máy hút bụi. Chúng tôi chỉ muốn chi phí đầu tư thấp. Vậy chúng tôi cần tổ chức theo mô hình: A. Chỉ cần bắt tay làm ăn với nhau, không cần chính thức B. Một công ty cổ phần C. Một công ty hợp danh 5. Là chủ doanh nghiệp, tôi có thể dành một phần thu nhập của công ty cho việc lập chương trình hưu trí cho bản thân mà không phải chịu thuế. A. Đúng B. Sai 6. Một lý do chính đáng cho việc cân nhắc thành lập công ty với một đối tác là: A. Đối tác của bạn sẽ đảm đương một nửa trong tất cả mọi trách nhiệm. B. Với các kỹ năng bổ sung, các đối tác có thể giúp tăng thêm khả năng thành công của doanh nghiệp. 7. Khi bạn mới khởi sự, tốt nhất là nên tự chuẩn bị séc trả lương. A. Đúng B. Sai 8. "Sở hữu trí tuệ " là nói về: A. Kiến thức của bạn về lĩnh vực mà bạn kinh doanh B. Các tài sản không bao gồm những cái vô hình C. Sáng chế, nhãn hiệu thương mại và bản quyền 9. Hợp đồng thuê văn phòng hoặc kho mới cần được xem xét bởi: A. Kế toán B. Luật sư C. Ngân hàng D. Đại lý môi giới của chủ đất 10. Thỏa thuận mua bán phần vốn góp trong công ty hợp danh thường được tài trợ bởi: A. Ngân hàng của bạn B. Luật sư của bạn C. Bảo hiểm nhân thọ D. Kế toán của bạn