Bài giảng Kỹ năng đàm phán và những điều cần lưu ý trong việc đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế

7/15/2012 1 Người hướng dẫn: Trần Hồng Hải
Trả lời các câu hỏi sau để xem những hiểu biết của các bạn trong kỹ năng đàm phán ở mức độ nào, với mỗi câu hỏi, chọn mức độ phù hợp nhất:
1. Hoàn toàn đồng ý
2. Đồng ý
3. Không xác định
4. Không đồng ý
5. Hoàn toàn không đồng ý
Tôi tin rằng tất cả mọi thứ đều có thể đàm phán được
Trong tất cả các cuộc đàm phán, một số người sẽ được (lợi) và một số người sẽ mất (thiệt)
Tôi cố gắng thu thập thông tin càng nhiều càng tốt về đối tác trước khi tiến hành cuộc đàm phán
Những đề nghị ban đầu của đối tác định hình chiến lược đàm phán của tôi
Tôi cố gắng mở ra các cơ hội đàm phán với những hành động tích cực như đề nghị một sự nhượng bộ nhỏ
Tôi tạo ra hình ảnh của sự thành công bằng việc chú trọng vào chiến thắng càng nhiều càng tốt trong các cuộc đàm phán
Với các câu 1, 3, 5, điểm của bạn là: 6 – số bạn chọn
Với các câu 2, 4,6 điểm của bạn chính là số bạn chọn
Tổng điểm:
<19: bạn chưa hiểu biết nhiều về đàm phán
19 – 24: bạn có hiểu biết về đàm phán, song có những điều cần rèn luyện thêm
>25: bạn cơ bản hiểu biết về đàm phán
Sự phức tạp của nhận thức
Nhu cầu cho những phản hồi khẳng định
Cảm tính, trực giác
Người đàm phán giỏi là do bẩm sinh
Kinh nghiệm là người thầy tốt nhất
Người đàm phán tốt là người chấp nhận rủi ro
Người đàm phán tốt tin vào trực giác 7/15/2012 2
Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái ta mong muốn từ người khác, đó là quá trình giao tiếp có đi có lại, được thiết kế nhằm đi đến thỏa thuận trong khi giữa ta và đối tác có những quyền lợi chung và quyền lợi đối kháng (Getting to YES – Roger Fisher & Williams Ury)
Quá trình trong đó hai hay nhiều bên trao đổi các hàng hóa, dịch vụ và nỗ lực đạt tới sự đồng ý về “giá cả” của sự trao đổi này
Khoảng cách lợi ích quá lớn giữa hai bên
Một bên dùng thế mạnh để ép buộc bên kia
Do không hiểu nhau (giao tiếp không tốt)
Không có kỹ năng đàm phán tốt, chuẩn bị không tốt trước khi đàm phán
Xác định miền đàm phán
Xác định BATNA của mình và đối tác (Best Alternative to No Agreement) Miền chấp nhận của A Miền chấp nhận của B Thỏa thuận Mục tiêu tối đa của A Điểm từ chối của A Điểm từ chối của B Mục tiêu tối đa của B Miền thỏa thuận
Best Alternative to No Agreement: Giải pháp thay thế tốt nhất cho một thỏa thuận đang được thương lượng
Chính là hành động được ưu tiên thực hiện khi thỏa thuận không đạt được
BATNA cần được xác định trước khi hai bên bước vào cuộc thương lượng
BATNA cần được xác định đúng để tăng sức mạnh trong cuộc đàm phán
Xác định BATNA ◦ Lập danh sách các thỏa thuận thay thế nếu thỏa thuận không đạt được ◦ Đánh giá và lựa chọn giải pháp thay thế tốt nhất
Hoàn thiện BATNA ◦ Những cách thức, yếu tố hoặc điều khoản nào mà bạn nhận ra được trước hoặc ngay trong quá trình thương lượng có thể làm cho BATNA của bạn tốt hơn là gì? 7/15/2012 3
Liên hệ các nguồn thông tin trong lĩnh vực ngành, nghề
Kiểm tra các ấn phẩm kinh doanh có liên quan
Xem lại báo cáo hàng năm (hay các tài liệu được công bố)
Tưởng tượng xem nếu bạn là họ, bạn sẽ quan tâm những gì, nhu cầu của bạn ra sao?
Lắng nghe và Đặt các câu hỏi thường xuyên trong quá trình thương lượng
Chân thành
tạo sự tin cậy từ phía đối tác, tiết lộ thông tin cần thiết
Quan sát
tinh thần, thái độ, cử chỉ, tâm lý của phía bên kia và có cách ứng xử cho phù hợp
Lắng nghe, đặt câu hỏi
thu thập thông tin
Đồng cảm, tôn trọng
đặt mình vào vị thế của người khác, tôn trọng sự khác biệt, nhưng tránh để cảm xúc xen vào quá nhiều trong quyết định
Khoan dung
kiên nhẫn, chấp nhận sự khác biệt
Thuyết phục
bằng cách đưa ra các lý lẽ phù hợp (cả cảm tính và lý tính cân bằng), nên chuẩn bị nhiều phương án khác nhau khi ngồi vào bàn đàm phán
Câu hỏi đóng
Câu hỏi mở
Khi nào thì sử dụng các dạng câu hỏi trên?
Thực tập: hai bạn trong lớp sẽ thu thập thông tin về một sở thích bất kỳ của nhau, một người hỏi, một người trả lời và sau đó đổi vai. Các bạn khác trong lớp quan sát và cho nhận xét?
Thu thập thông tin
Kiểm tra
Làm rõ
Khẳng định
Gợi ý
Điều khiển
Nghe khác nhau với lắng nghe như thế nào?
Nguyên nhân lắng nghe kém? ◦ Thích nói hơn thích nghe ◦ Tự mãn về tầm hiểu biết của mình ◦ Tốc độ suy nghĩ nhanh hơn tốc độ nói ◦ Định kiến riêng ◦ Không chuẩn bị ◦ Thời gian ◦ Ngôn ngữ ◦ Nội dung ◦ Quá tải thông tin ◦ Các yếu tố gây mất tập trung ◦ Khả năng giao tiếp của người nói
Đừng ngắt lời/vừa nói vừa nghe
Không nói chen vào ý người khác
Đừng đưa ra lời khuyên quá vội vàng
Tiết chế cảm xúc
Tránh các yếu tố gián đoạn
Diễn đạt lại ý/đặt câu hỏi
Thái độ lắng nghe tích cực, tập trung
Chuẩn bị cho quá trình lắng nghe
Chú ý các yếu tố phi ngôn ngữ (hình thể, giọng nói, tốc độ nói..) 7/15/2012 4
Vẻ bề ngoài
Biểu hiện nét mặt
Ánh mắt
Di chuyển đầu
Cử chỉ
Tư thế
Định hướng
Khoảng cách vật lý
Đụng chạm cơ thể
Hướng về người mà bạn đang nói chuyện
Gật đầu nhẹ và thể hiện sự quan tâm
Ngồi hướng về phía trước + ánh mắt, cười, gật đầu
Nhấn mạnh những điểm chính trong nội dung cuộc nói chuyện
Bắt chước tư thế của người đối diện
..
Nhìn đi chỗ khác
Cau mày, nhăn mặt
Kéo tai
Hướng người về chỗ khác
Cắn viết, cắn móng tay
Khoanh tay trước ngực
Tay chống hông
Tay choàng qua cổ, ngả người về phía sau
Vặn các khớp ngón tay
Nhìn đồng hồ
..
Hàng hóa
Thị trường
Đối tác (nhà cung ứng, khách hàng)
Phương pháp nghiên cứu
Chuẩn bị giao dịch xuất khẩu
Kỹ thuật và nội dung đàm phán
Chất lượng, công dụng của hàng hóa
Tình hình cung – cầu, giá cả
Tình hình đối thủ cạnh tranh
Tỷ suất ngoại tệ của mặt hàng (quyết định lúc nào nên xuất, nhập)
Quan hệ ngoại giao
Tình hình chính trị - xã hội, luật pháp
Tình hình kinh tế
Tình hình tài chính – tiền tệ
Tình hình vận tải, giá cước
Văn hóa tiêu dùng của thị trường
Những yêu cầu đặc biệt so với các thị trường khác
Tiêu dùng theo mùa 7/15/2012 5
Tư cách pháp nhân
Lĩnh vực kinh doanh
Khả năng tài chính
Uy tín kinh doanh
Khả năng hợp tác
Người quyết định thực sự trong công ty?
Nghiên cứu tại bàn (Desk research) ◦ Tìm kiếm thông tin qua các nguồn thông tin thứ cấp (thông tin có sẵn) ◦ Sách, báo, ấn phẩm kinh doanh, Internet, hiệp hội, các bộ, ngành..
Ưu điểm: có sẵn, chi phí thấp, thông tin có tính tổng hợp
Nhược điểm: thông tin lạc hậu, dàn trải, ảnh hưởng bởi quan điểm của người viết
Nghiên cứu trực tiếp (field research) ◦ Trực tiếp đi tới các đơn vị, thị trường cần thiết để thu thập thông tin
Ưu điểm: thông tin cập nhật, chứng kiến trực tiếp, cơ hội giao tiếp trực tiếp, mở rộng quan hệ bạn hàng
Nhược điểm: Chi phí cao, thông tin ngắn hạn (tức thời), ảnh hưởng bởi quan điểm của người quan sát
Tìm hiểu nguồn hàng trong nước để làm cơ sở ký kết hợp đồng xuất khẩu ◦ Cách thức: tự sản xuất, gia công, xuất ủy thác, liên doanh liên kết
Định giá hàng xuất khẩu: giá xâm nhập (penetrating), giá hớt váng (skimming), giá trung hòa (neutral) ◦ Quy dẫn giá: theo đơn vị đo lường, theo đơn vị tiền tệ, theo thời gian và theo điều kiện thương mại Incoterms
Gửi đơn chào hàng ◦ Free offer ◦ Firm offer ◦ Initiative offer ◦ Passive offer
Đàm phán thương mại là quá trình mặc cả và thuyết phục giữa hai bên mua bán về nội dung có liên quan tới giao dịch mua bán như số lượng, chất lượng, giá cả sản phẩm, mẫu mã, bao bì, phương thức thanh toán, vận chuyển.. nhằm đạt được sự thống nhất để ký kết hợp đồng thương mại 7/15/2012 6
Quá trình tác động lẫn nhau giữa chủ thể có lợi ích chung và lợi ích xung đột, nhằm tối đa hóa lợi ích chung và giảm thiểu xung đột về lợi ích giữa hai bên, từ đó đề ra được các giải pháp có thể chấp nhận được cho các chủ thể đó
Quá trình thống nhất giữa hai (các) mặt đối lập, mục tiêu của đàm phán là đạt được một thỏa thuận chứ không phải là một thắng lợi hoàn toàn, chịu sự chi phối về thế và lực của các chủ thể tham gia
Mang tính nghệ thuật và khoa học, cần kết hợp nhuần nhuyễn để đạt hiệu quả đàm phán
Đàm phán thư tín
Đàm phán qua điện thoại
Đàm phán trực tiếp
Hình thức đàm phán trong đó các bên trao đổi với nhau bằng thư từ, điện tín, fax, telex, email.. để đi tới thỏa thuận
Hình thức phổ biến trong thương mại quốc tế
Ưu điểm:
Tiến hành dễ dàng
Chi phí thấp
Cùng một lúc có thể đàm phán với nhiều đối tác
Có thời gian cân nhắc trước khi trả lời
Có thể tham khảo ý kiến của nhiều người
Nhược điểm:
Tốc độ chậm, có thể bỏ lỡ thời cơ mua bán
Khó chiếm được lòng tin của bạn hàng
Khó đi đến quyết định cuối cùng
Không phù hợp khi đàm phán trong các hợp đồng phức tạp
Hiệu quả không cao
Nên sử dụng khi mới làm quen, hoặc khi muốn bổ sung cho hợp đồng đã được ký kết
Lời lẽ cần lịch sự, lễ phép, nội dung phải rõ ràng
Cần trả lời đối tác nhanh chóng
Giao dịch cho tới khi kết thúc vấn đề 7/15/2012 7
Hình thức đàm phán mà hai bên tiến hành trao đổi thông tin với nhau thông qua điện thoại
Ưu: nhanh chóng, dễ kết thúc vấn đề, thuận tiện cho các trường hợp cần nắm bắt nhanh cơ hội
Nhược: chi phí cao, nội dung ngắn, dễ nhầm lẫn, không có bằng chứng xác thực như thư tín
Nguyên tắc tiến hành:
Chuẩn bị kỹ trước khi tiến hành, chủ động gọi, chuẩn bị trước nhiều phương án, sau khi kết thúc cần ghi nhận bằng văn bản và yêu cầu đối tác xác nhận
Hai bên tiến hành đàm phán thông qua gặp gỡ trực tiếp tại một địa điểm thỏa thuận trước, có thể tại nước người bán, người mua hoặc một nước trung gian
Ưu điểm:
Hai bên có điều kiện hiểu nhau rõ hơn thông qua tiếp xúc trực tiếp, quan sát, lắng nghe..
Có thể sử dụng phối hợp nhiều phương pháp để quan sát tình thế và thuyết phục đối phương
Tốc độ đàm phán nhanh chóng
Đem lại hiệu quả cao nhất trong các hình thức
Nhược điểm:
Chi phí tốn kém, thủ tục rườm rà
Khó che giấu điểm yếu trước đối phương (cảm xúc, tâm lý, cách giao tiếp..)
Dễ yếu thế khi không ở trên sân nhà (ngôn ngữ, văn hóa..)
Hình thức đàm phán phức tạp và phải chuẩn bị công phu nhất
Nguyên tắc tiến hành:
Giai đoạn chuẩn bị:
Là cơ sở cho cuộc đàm phán thành công
Đừng bám chặt vào nguyên tắc cố định ban đầu, nhưng điều kiện ban đầu đưa ra thường tạo ấn tượng quan trọng nhất
Xác định mục tiêu, chiến lược, chiến thuật
Chuẩn bị địa điểm, thời gian, chương trình, đội ngũ, tài liệu, thông tin về đối tác
Giai đoạn đàm phán:
Mở đầu lịch thiệp, tạo không khí tốt đẹp, cởi mở
Nên chỉ định một người phát ngôn duy nhất, tránh sơ hở nội bộ
Cần có một người theo dõi, ghi chép nội dung cuộc đàm phán
Chủ động nắm thời cơ, chốt lại từng vấn đề
Dẫn dắt đối phương đi tới câu trả lời quyết định, nhưng cũng dành sự bảo lưu cho mình
Tránh nói chuyện riêng, tránh dùng tiếng mẹ đẻ
Nên dùng phiên dịch nếu không hiểu rõ ngôn ngữ giao tiếp và nên cố gắng hiểu biết ngôn ngữ để tránh bị phụ thuộc hoặc chơi xấu 7/15/2012 8
Sau khi đàm phán:
Nên giành quyền soạn thảo hợp đồng
Chuẩn bị phương án tiếp đãi khi cần thiết
Theo dõi tình hình thực hiện của cả hai bên để kịp thời ứng phó, dự liệu những trường hợp bất ngờ xảy ra
Cách thức viết thư thương mại trong đàm phán
Các phong cách tiếp cận trong vấn đề đàm phán: ◦ Hợp tác ◦ Thỏa hiệp ◦ Dàn xếp ◦ Né tránh ◦ Điều khiển
Các kiểu đàm phán ◦ Thương thuyết lập trường ◦ Nguyên tắc