Bài giảng môn Tin học đại cương Chương 4 Phần mềm soạn thảo văn bản

PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN Bộ môn Tin học cơ sở - Khoa CNTT Trường ĐH Ngân hàng TP.HCM Bài giảng môn Tin học đại cương 1 CHƯƠNG 4 Nội dung 1. Tổng quan về phần mềm soạn thảo văn bản 2. Nhập và hiệu chỉnh nội dung văn bản 3. Định dạng văn bản 4. Bố cục văn bản 5. Làm việc với bảng Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 2 11/11/2013 Nội dung (tt) 6. Thao tác với các đối tượng 7. In tài liệu 8. Một số chức năng khác Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 3 11/11/2013 1. Tổng quan a. Khái niệm phần mềm soạn thảo văn bản (STVB) b. Bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office và OpenOffice c. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 4 11/11/2013 Khái niệm phần mềm STVB Soạn thảo văn bản: Công việc thường xuyên thực hiện tại các văn phòng. Đặc điểm: Tốn thời gian, dễ sai sót. Công cụ hỗ trợ: Máy đánh chữ, máy vi tính. Phần mềm soạn thảo văn bản: phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản trên máy tính. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 5 11/11/2013 Soạn thảo văn bản: Sự khác biệt giữa máy tính và máy đánh chữ? Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 6 11/11/2013 Các chức năng cơ bản Hiển thị nội dung văn bản Nhập, chỉnh sửa nội dung văn bản Định dạng văn bản Lưu trữ văn bản Hỗ trợ in ấn Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 7 11/11/2013 Một số chức năng khác Làm việc với bảng và các đối tượng Tạo khung dàn ý Tạo trang Web và thư tín Macro Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 8 11/11/2013 Một số phần mềm thông dụng Phần mềm STVB không định dạng: ◦ Vi (Unix, Linux) ◦ Notepad (Windows) Phần mềm STVB có định dạng: ◦WordPerfect (Corel) ◦MS Word (Microsoft) ◦Writer (OpenOffice) ◦Google Docs (Google) Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 9 11/11/2013 Bộ phần mềm MS Office Bộ phần mềm văn phòng độc quyền của Microsoft. Chạy trên nền Windows, Mac OS. Phiên bản mới nhất: MS Office 2010 (tháng 4/2010). Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 10 11/11/2013 Bộ phần mềm MS Office (tt) Các thành phần cơ bản: ◦ MS Word: Phần mềm STVB. ◦ MS Excel: Phần mềm bảng tính. ◦ MS PowerPoint: Phần mềm trình chiếu. ◦ MS Visio: Phần mềm đồ họa cơ bản. ◦ MS Access: Phần mềm quản trị CSDL. ◦ MS Outlook: Phần mềm thư điện tử. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 11 11/11/2013 Bộ phần mềm OpenOffice Bộ phần mềm mã nguồn mở có các chức năng, giao diện tương tự như MS Office. Có thể chạy trên nền Windows và một số hệ điều hành khác. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 12 11/11/2013 Bộ phần mềm OpenOffice (tt) Các thành phần cơ bản: ◦Writer: Phần mềm STVB. ◦ Calc: Phần mềm bảng tính. ◦ Impress: Phần mềm trình chiếu. ◦ Draw: Phần mềm đồ họa cơ bản. ◦ Base: Phần mềm quản trị CSDL. ◦Math: Phần mềm soạn thảo công thức toán học. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 13 11/11/2013 Phần mềm MS Word Phần mềm STVB cao cấp, cho phép tạo ra nhiều loại văn bản với hình thức phong phú, đẹp mắt. Giao diện trực quan WYSIWYG (What You See Is What You Get). Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 14 11/11/2013 Các thành phần cửa sổ Word Thanh tiêu đề Quick Access Ribbon Thực đơn File Thước canh Vùng văn bản Các thanh cuốn Thanh trạng thái Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 15 11/11/2013 Quick Access Thanh tiêu đề Vùng văn bản Thước Thước Ribbon Kiểu xem Thanh trạng thái Thanh cuốn File menu 16 Thay đổi giao diện Word Bổ sung các lệnh cho Quick Access Ẩn/hiện Ribbon Ẩn/hiện thước canh Thay đổi đơn vị đo trên thước Thay đổi kiểu xem tài liệu Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 17 11/11/2013 Thay đổi đơn vị đo Công cụ: Lệnh File  Option  Advanced  Display (Show measurements in unit of). Các đơn vị đo: ◦ Inches ◦ Centimeters ◦Millimeters ◦ Points ◦ Picas Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 18 11/11/2013 Thay đổi kiểu xem tài liệu. Công cụ: Lệnh View  kiểu xem. Các kiểu xem tài liệu: ◦ Print Layout: Dạng trang in. ◦ Full Reading: Đọc toàn màn hình. ◦Web Layout: Dạng trang web. ◦Outline: Dạng khung dàn ý. ◦ Draft: Dạng tài liệu nháp. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 19 11/11/2013 Làm việc với tập tin Kiểu tập tin tài liệu: .doc (Word 97 – 2003) hoặc .docx (Word 2007 – 2010). Các thao tác cơ bản: ◦ Tạo mới một tài liệu mới (New) ◦ Mở một tài liệu có sẵn (Open) ◦ Lưu tài liệu vào tập tin đã mở (Save) ◦ Lưu tài liệu vào tập tin mới (Save As) ◦ Đóng tập tin (Close) Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 20 11/11/2013 Một số thuật ngữ Ký tự (Character) Từ (Word) Câu (Sentence) Đoạn (Paragraph) Trang (Page) Section Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 21 11/11/2013 2. Nhập và hiệu chỉnh nội dung văn bản a. Các nguyên tắc cơ bản b. Di chuyển con trỏ trong văn bản c. Thao tác trên khối văn bản d. Tìm kiếm và thay thế chuỗi ký tự Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 22 11/11/2013 Các nguyên tắc cơ bản Nhấn phím Enter để kết thúc các đoạn văn bản. Không nhấn Enter để xuống dòng khi chưa hết đoạn. Trong trường hợp cần xuống dòng giữa đoạn, nhấn Shift + Enter. Không nhấn Enter liên tiếp để tạo khoảng cách giữa các đoạn. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 23 11/11/2013 Các nguyên tắc cơ bản (tt) Không dùng chuỗi khoảng trắng để tạo độ thụt đầu đoạn hoặc khoảng trống dài giữa dòng. Không dùng chuỗi dấu chấm hoặc gạch để tạo các đường kẻ trong đoạn văn bản. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 24 11/11/2013 Các nguyên tắc cơ bản (tt) Sử dụng các thao tác khối để sao chép, di chuyển, xóa các khối văn bản trong tài liệu. Sử dụng lệnh để tìm kiếm, thay thế các từ (hoặc chuỗi văn bản) trong tài liệu. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 25 11/11/2013 Di chuyển con trỏ trong văn bản Sử dụng chuột hoặc phím di chuyển kết hợp với phím Ctrl để di chuyển con trỏ trong tài liệu. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 26 11/11/2013 Thao tác trên khối văn bản Khối văn bản: khối dòng/ khối cột. Các thao tác: ◦ Chọn khối văn bản (Select) ◦ Chép khối (Copy) ◦ Cắt khối (Cut) ◦ Dán khối (Paste) Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 27 11/11/2013 Tìm kiếm và thay thế chuỗi kí tự Các kiểu tìm kiếm và thay thế: ◦ Tìm kiếm nhanh (Find) ◦ Tìm kiếm nâng cao (Advanced Find) ◦ Tìm kiếm và thay thế (Find and Replace) ◦ Di chuyển con trỏ (Go To) Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 28 11/11/2013 Các lựa chọn tìm kiếm Tìm đúng nội dung được gõ (Match case) Tìm đúng tiếp đầu ngữ (Match prefix) Tìm đúng tiếp vị ngữ (Match suffix) Tìm từ nguyên (Find whole words only) Dùng ký tự thay thế “?” và “*” (Use wildcards) Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 29 11/11/2013 Các lựa chọn tìm kiếm (tt) Tìm trong tài liệu chính (Main Document) Tìm trong các tiêu đề đầu và cuối trang (Header and Footer) Tìm trong các hộp văn bản trên tài liệu chính (Text Boxes in Main Document) Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 30 11/11/2013 31 3. Định dạng văn bản a. Định dạng ký tự b. Định dạng đoạn văn bản c. Tạo ký hiệu đầu đoạn và đánh số đoạn d. Tạo các điểm dừng Tab e. Tạo khung viền và tô màu nền f. Sử dụng kiểu định dạng (Style) Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 32 11/11/2013 Định dạng ký tự Các tùy biến định dạng: ◦ Font chữ ◦ Kích thước ◦ Kiểu dáng ◦Màu sắc ◦ Các hiệu ứng Công cụ: Hộp thoại Font/ lệnh trong thẻ Home | Font. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 33 11/11/2013 Các hiệu ứng định dạng ký tự Gạch ngang đường đơn Gạch ngang đường kép Chỉ số trên (X2) Chỉ số dưới (X2) Chữ hoa nhỏ Chữ hoa thường Ẩn ký tự Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 34 11/11/2013 35 Định dạng đoạn văn bản Các tùy biến định dạng: ◦ Kiểu canh đoạn ◦ Cấp trong khung dàn ý ◦ Độ thụt trái so với lề trang ◦ Canh lề đối xứng ◦ Độ giãn dòng ◦ Khoảng cách tới đoạn trước, sau ◦ Số thứ tự/ký hiệu đầu đoạn Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 36 11/11/2013 37 Các yếu tố định dạng đoạn văn bản Công cụ thực hiện Thước canh & các lệnh trong thẻ Home | Paragraph. Hộp thoại Paragraph | Bullets (Numbering). Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 38 11/11/2013 39 40 Hộp thoại Bullets và Numbering. Tạo các điểm dừng Tab Điểm dừng Tab: vị trí con trỏ nhảy tới khi nhấn Tab. Công dụng: ◦ Canh chuỗi ký tự ◦ Tạo các đường gạch trong văn bản Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 41 11/11/2013 42 Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 11/11/2013 Tạo các điểm dừng Tab (tt) Công cụ: Sử dụng thước canh/ hộp thoại Tabs. Các tùy biến: ◦ Vị trí điểm dừng ◦ Kiểu canh chuỗi ký tự (trái, phải, giữa, dấu thập phân, dấu gạch đứng) ◦ Kiểu đường gạch Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 43 11/11/2013 44 Tạo khung viền và tô màu nền Công cụ: Hộp thoại Border and Shading. Các loại khung viền: ◦ Khung viền bao quanh khối đoạn ◦ Khung viền bao từng đoạn ◦ Khung viền quanh trang Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 45 11/11/2013 46 47 48 Sử dụng kiểu định dạng Kiểu định dạng (Style): Tập các tùy biến định dạng được định nghĩa, có thể áp dụng cho các đoạn. Khi thay đổi các yếu tố của kiểu định dạng, các đoạn áp dụng kiểu định dạng được nêu sẽ thay đổi theo. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 49 11/11/2013 50 Sử dụng kiểu định dạng (tt) Các thao tác cơ bản trên kiểu định dạng: ◦ Định nghĩa kiểu định dạng mới ◦ Thay đổi các yếu tố của kiểu định dạng ◦ Xóa kiểu định dạng ◦ Áp dụng kiểu định dạng cho đoạn Công cụ: Các lệnh Home | Styles. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 51 11/11/2013 4. Bố cục văn bản a. Định dạng trang tài liệu b. Tạo tiêu đề đầu và cuối trang c. Đánh số trang d. Chèn trang e. Tạo các chú thích và mục lục f. Làm việc với khung dàn ý Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 52 11/11/2013 Định dạng trang Các tùy biến định dạng trang: ◦ Lề trang (trái, phải, trên, dưới, gáy) ◦ Chiều trang (dọc, ngang) ◦ Số trang/ tờ in ◦ Khổ giấy ◦ Nguồn giấy (trang đầu, các trang sau) Công cụ: Hộp thoại Page Layout | Page Setup. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 53 11/11/2013 54 55 Định dạng cột Thể hiện văn bản theo các cột. Công cụ: Hộp thoại Columns (thẻ Page Layout | Page Setup). Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 56 11/11/2013 57 58 Tạo tiêu đề đầu và cuối trang Các thông tin được hiển thị tại đầu hoặc cuối tất cả các trang tài liệu. Công cụ: Lệnh Insert | Header & Footer | Header (Footer). Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 59 11/11/2013 Đánh số trang Lệnh Insert | Header & Footer | Page Number Các tùy biến: ◦ Vị trí số trang ◦ Định dạng số trang ◦ Cách đánh số (Tiếp tục/Bắt đầu từ số xác định) Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 60 11/11/2013 61 Tạo chú thích Có thể chèn chú thích cho một từ vào cuối trang hoặc cuối tài liệu. Các loại chú thích: ◦ Footnote: Chú thích cuối trang ◦ Endnote: Chú thích cuối tài liệu Công cụ: Lệnh Insert Footnote/ Endnote (thẻ References). Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 62 11/11/2013 63 Tạo mục lục  Áp dụng các kiểu định dạng Heading  Sử dụng các kiểu định dạng khác  Ấn định cấp độ cho các đoạn  Sử dụng Entry Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 64 11/11/2013 65 Áp dụng các kiểu định dạng Heading Phương pháp đơn giản để tạo mục lục. Trình tự: ◦ Áp dụng kiểu định dạng Heading cho các đoạn muốn đưa vào mục lục. ◦ Sử dụng hộp thoại Table of Contents (thẻ References) để chèn mục lục vào tài liệu. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 66 11/11/2013 67 Làm việc với khung dàn ý Cho phép hiển thị các mục văn bản với cấp độ chi tiết tùy ý. Công cụ: Thanh công cụ Outline. Các thao tác: ◦ Thay đổi cấp hiển thị ◦ Thay đổi cấp mục văn bản ◦ Xóa mục ◦ Di chuyển mục trong văn bản Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 68 11/11/2013 69 5. Làm việc với bảng a. Tổng quan về bảng b. Các thao tác cơ bản c. Mẫu thiết kế bảng Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 70 11/11/2013 Tổng quan về bảng Bảng: Tập hợp các ô được sắp xếp thành hàng, cột. Thường được sử dụng để chứa dữ liệu dưới dạng các danh sách (list). Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 71 11/11/2013 72 Các thao tác cơ bản Chèn bảng Chọn ô, hàng, cột, bảng Thay đổi cấu trúc bảng Định dạng bảng Làm việc với dữ liệu trong bảng Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 73 11/11/2013 Chèn bảng Sử dụng hộp thoại Insert Table (thẻ Insert). Các lựa chọn tạo bảng: ◦Quét vùng ô trong hộp thoại ◦ Vẽ bảng ◦ Chỉ định các thông số bảng ◦ Chèn bảng tính Excel ◦ Tạo bảng nhanh (Quick Tables) Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 74 11/11/2013 75 Chọn ô, hàng, cột, bảng Các thao tác: ◦ Chọn một/một khối ô ◦ Chọn một/nhiều hàng kế tiếp ◦ Chọn một/nhiều cột kế tiếp ◦ Chọn toàn bộ bảng Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 76 11/11/2013 Thay đổi cấu trúc bảng Các thao tác: ◦ Thay đổi kích thước bảng ◦ Thay đổi kích thước hàng và cột ◦ Chèn hàng, cột, ô ◦ Xóa ô, hàng, cột, bảng ◦ Trộn và tách các ô ◦ Tách bảng Công cụ: thực đơn pop-up/lệnh Ribbon. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 77 11/11/2013 Định dạng bảng Các thao tác: ◦ Thay đổi thuộc tính bảng (kích thước, vị trí, khung viền, chế độ Text wrapping) ◦ Thay đổi thuộc tính hàng, cột, ô (kích thước, chế độ canh lề, canh chữ,…) Công cụ: Hộp thoại Table Properties. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 78 11/11/2013 79 Làm việc với dữ liệu Các thao tác: ◦ Sắp xếp (Sort) ◦ Nhập công thức (Formula) ◦ Chuyển bảng thành văn bản (Convert Table to Text) ◦ Chuyển văn bản thành bảng (Convert Text to Table) Công cụ: Thẻ lệnh Layout | Data và Insert Table. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 80 11/11/2013 81 Mẫu thiết kế bảng Tập các mẫu bảng (Table Style) thiết kế sẵn, có thể áp dụng cho các bảng. Các thao tác: ◦ Tạo, sửa, xóa mẫu bảng ◦ Áp dụng mẫu thiết kế cho bảng Công cụ: Thanh công cụ Design Tools. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 82 11/11/2013 83 6. Thao tác với các đối tượng Các đối tượng trong tài liệu: ◦ Ký tự đặc biệt (Symbol) ◦ Biểu thức toán học (Equation) ◦ Hình ảnh (Picture) ◦ Hình vẽ (Shape) ◦ Sơ đồ, lưu đồ nghệ thuật (SmartArt) ◦ Biểu đồ (Chart) ◦ Hộp văn bản (Text box) Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 84 11/11/2013 Thao tác với các đối tượng (tt) Ký tự đặc biệt (Symbol) Chuỗi văn bản nghệ thuật (WordArt) Ký tự Drop Cap Ngày, giờ Siêu liên kết (Hyperlink) Bookmark Đối tượng từ các phần mềm khác Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 85 11/11/2013 86 Thao tác với các đối tượng (tt) Các thao tác: ◦ Chèn đối tượng ◦ Hiệu chỉnh (vị trí, kích thước, thuộc tính, nội dung) ◦ Xóa đối tượng được chèn Công cụ: Thẻ Insert (hoặc thực đơn pop-up). Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 87 11/11/2013 7. In ấn Công cụ: Lệnh Print (thực đơn File). Các thao tác: ◦ Xem trước trang in ◦ Đặt tham số in (Số bản in, loại máy in, phạm vi trang được in, số trang/tờ, thứ tự in trang, …) ◦ In Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 88 11/11/2013 89 8. Một số chức năng khác a. Trộn thư b. Tạo phong bì thư c. Tạo nền văn bản d. AutoCorrect e. Xem thông tin về tài liệu f. Bảo vệ tài liệu Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 90 11/11/2013 Trộn thư Kết hợp một tài liệu mẫu với các thông tin lấy từ một danh sách trên một tài liệu khác  loạt tài liệu mới chứa tài liệu mẫu và các thông tin từ danh sách. Công cụ: Lệnh Mail Merge (thẻ Mailings). Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 91 11/11/2013 Tạo nền văn bản Các thành phần: ◦ Hình nền (Wartermark) ◦Màu nền (Page Color) ◦ Khung viền trang (Page Borders) Công cụ: Ngăn lệnh Page Layout | Page Background. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 92 11/11/2013 AutoCorrect  Định nghĩa các từ viết tắt + từ đầy đủ  tăng tốc độ gõ nhập, tránh sai sót.  Công cụ: Lệnh File  Options  Profiling  AutoCorrect. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 93 11/11/2013 94 Xem thông tin & Bảo vệ tài liệu Sử dụng lệnh File  Info. Bảo vệ tài liệu: tạo mật khẩu cho phép mở tài liệu. Chương 4- Phần mềm soạn thảo văn bản 95 11/11/2013 HẾT CHƯƠNG 4