Bài giảng Quản lý dự án - Nguyễn Quốc Ấn

Biên soạn: Nguyễn Quốc Ấn Giảng viên chính Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh QUẢN LÝ DỰ ÁN Tài liệu tham khảo: - QUẢN LÝ DỰ ÁN. Cao Hào Thi (chủ biên), Nguyễn Thúy Quỳnh Loan. Nxb Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh, 2004. - QUẢN LÝ DỰ ÁN. G. Hirsch, Đặng Hữu Đạo và các cộng sự. Nxb Giáo dục, 1994. - THIẾT LẬP & THẨM ĐỊNH DỰ ÁN ĐẦU TƯ Nhóm tác giả. Nxb Thống Kê, 2006. QUẢN TRỊ KINH DOANH Hai xu hướng trong Quản trị kinh doanh. Vị trí môn học Quản lý dự án. QUẢN LÝ DỰ ÁN Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Tại sao? Làm thế nào? QUẢN LÝ DỰ ÁN Nguyên tắc đánh giá: 70% + 30%. Bài tập tình huống. Thuyết trình. Thi cuối khóa. • C. 1: DỰ ÁN: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG • C. 2: LỰA CHỌN DỰ ÁN. • C. 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN. • C. 4: HOẠCH ĐỊNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN. • C. 5: QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DỰ ÁN. • C. 6: KIỂM TRA VÀ GIÁM SÁT. DỰ ÁN: Những vấn đề chung CHƯƠNG I 1.ĐỊNH NGHĨA DỰ ÁN - Dự án: là một tập hợp có tổ chức của các hoạt động và các quy trình đã được tạo ra để thực hiện các mục tiêu riêng biệt trong các giới hạn về nguồn lực, ngân sách và các kỳ hạn đã được xác lập trước. - Một dự án là thực hiện một nỗ lực tạm thời để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả đặc biệt.” 2. ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN 2.1. Tính chất của dự án: Tính duy nhất. Tính tạm thời. Tính phức tạp & đa ngành. Tính bất định. Tính chất của dự án Dự án có tính duy nhất do: Mục tiêu của dự án là duy nhất. Hoạt động của dự án không lặp lại.  Đòi hỏi dự án phải thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra. Tính chất của dự án Dự án có tính tạm thời vì: Dự án được xây dựng dựa trên các số liệu dự báo . Các hoạt động và bộ máy quản lý của dự án chỉ có tính chất giai đoạn.  Yêu cầu dự án phải thay đổi theo kịp diễn biến thực tế của thị trường (hay môi trường). Tính chất của dự án  Dự án phải được kiểm tra và giám sát chặt chẽ trong từng giai đoạn. Tính chất của dự án Dự án thường bao gồm nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau: Đòi hỏi nhiều kỷ năng khác nhau. Thường có sự va chạm giữa các chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau.  Quản trị gia dự án phải có khả năng tổng hợp và dung hòa các ý kiến khác nhau: cần kỷ năng quản trị. Tính chất của dự án Dự án có tính bất định vì là một hoạt động của tương lai. Dự trù các tình huống khác nhau. Có các phương án phòng chống rủi ro. - Mục tiêu của dự án: cụ thể, dễ hiểu,đo lường được. - Các điều kiện ràng buộc: + Chất lượng của các sản phẩm đầu ra. + Thời gian + Chi phí (nguồn lực). - Các yếu tố rủi ro 2.2. Các yếu tố xác định một dự án 2.3. Giới hạn quy mô dự án: Quy mô dự án được giới hạn căn cứ trên việc xác định các công việc chỉ thuộc về một dự án. Quy mô của dự án càng nhỏ, khả năng thành công của dự án càng cao. 3. Phân biệt dự án, chương trình và danh mục đầu tư. Danh mục đầu tư : lợi ích lớn nhất, rủi ro thấp nhất (chiến lược đầu tư). Chương trình : đạt được các mục tiêu với hiệu quả cao nhất. Dự án : mục tiêu duy nhất. Định nghĩa chương trình Một chương trình là một tập hợp các dự án, trong đó mỗi dự án có mục tiêu cụ thể và cùng nhóm lại để thực hiện một mục tiêu chung. Một chương trình là một nhóm các dự án liên quan được điều phối để đạt được lợi ích cao nhất và quản lý tốt nhất, mà sẽ không có được nếu thực hiện riêng lẻ. Danh mục đầu tư Một Danh mục đầu tư là một tập hợp các dự án và/ hoặc chương trình và các phần việc khác được nhóm lại để thúc đẩy hiệu quả công việc nhằm đạt đến chiến lược kinh doanh. Mối quan hệ Danh mục Đầu tư Danh mục Đầu tư Danh mục đầu tư Dự án Dự án Dự án Dự ánChương trình Chương trình Chương trình Dự án NHẮC LẠI: XU HƯỚNG ĐẦU TƯ  LỰA CHỌN CỦA NHÀ ĐẦU TƯ:  Đầu tư là nhằm tối đa hóa lợi ích. Do đó xu hướng dịch chuyển đầu tư cũng tuân theo qui luật nầy (tăng lợi ích, giảm chi phí).  Tóm lược lịch sử dịch chuyển các luồng đầu tư nước ngoài. Đầu tư NHẮC LẠI: XU HƯỚNG ĐẦU TƯ  LỰA CHỌN CỦA CHÍNH PHỦ:  Chính sách ĐẦU TƯ là nhằm phát triển kinh tế đất nước.  Lựa chọn chính sách phải phù hợp tình hình và giảm thiểu các tác động tiêu cực đến đất nước. LỰA CHỌN DỰ ÁN Chương 2 1.Quản trị Danh mục dự án. Danh mục Dự án – Vấn đề nổi bật hiện nay  Quá nhiều dự án  Dự án sai  Dự án không liên quan tới mục tiêu chiến lược  Danh mục không cân bằng  Quá nhiều bên cung mà không chú ý đến bên cầu  Triển khai quá nhiều, nghiên cứu chưa đủ  Quá nhiều dự án ngắn hạn và không đủ dự án dài hạn ‘‘Nhiều hơn không có nghĩa là Tốt hơn. Ít hơn đôi khi là Tốt hơn” Ưu tiên Danh mục Dự án Dự án tiến triển như thế nào? Ý tưởng Giới hạn phạm Xác định vi dự án các thông số Đánh giá dự án Quản lý Thực hiện Ưu tiên Danh mục dự án dự án Ưu tiên Dự án Đôi khi doanh nghiệp thực hiện Ưu tiên như thế nào? Điều hành dự án yêu thích và hứa hẹn qua loa Cách tiếp cận và trình bày không nhất quán Kéo dài sự chấp thuận dự án vì nhầm lẫn và đùn đẩy trách nhiệm chính trị. Tại sao chúng ta ưu tiên Danh mục Dự án? Vì sự cạnh tranh gay gắt cho nguồn tài nguyên có hạn. Doanh nghiệp thiếu các mô hình xếp hạng ưu tiên dự án. Doanh nghiệp làm thế nào đưa ra quyết định thuyết phục về lời đề nghị dự án. Yêu cầu của Ưu tiên Dự án: Không mang tính chính trị. Không bị sai lệch chức năng. Quy trình được chuẩn hoá. Không mang tính chủ quan. Không ý nghĩa Thắng/ Thua. Không mất thời gian. Không nhầm lẫn. Quản trị dự án & Quản trị chương trình  Quản trị Danh mục  Phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp  Hiện thực hoá lợi ích  Giám sát hiệu quả & Phối hợp  Tiếp nhận Thay đổi Quản trị Chương trình • Hoạch định Chương trình • Kiểm soát Quản trị • Điều phối nguồn tài nguyên • Quản lý & Báo cáo • Hợp tác với các bên liên quan khác Quản trị Dự án • Triển khai (Xác định phạm vi) • Hoạch định (trình tự thời gian, nguồn lực, và ngân sách) • Thực hiện (Rủi ro & Chuyển giao) Chiến lược Phạm vi Chiến thuật 2. Ưu tiên Dự án Lựa chọn dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa 2.1.Lựa chọn dự án là tiến trình đánh giá các dự án riêng lẽ hoặc các nhóm dự án và sau đó chọn lựa một số trong các dự án đó để thực hiện sao cho đạt được các mục tiêu của tổ chức. Lựa chọn dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa 2.2.Chuẩn bị mô hình lựa chọn dự án:  Xác định các tiêu chuẩn chọn dự án.  Xác định các bước đi.  Đúc kết thành mô hình để áp dụng cho tất cả các trường hợp. Lựa chọn dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa 2.3.Các tiêu chuẩn của mô hình lựa chọn dự án (Souder-1973)  Thực tế  Năng lực  Tính linh hoạt  Dễ sử dụng  Chi phí thấp (Jack R.Meredith, Samuel J.Mantel, JR – 2003)  Dễ vi tính hóa 3.Các loại mô hình lựa chọn dự án 3.1.Các mô hình định tính:  Con bò linh thiêng, td: Các dự án về cơ sở hạ tầng.  Sự cần thiết cho hoạt động của tổ chức.  Đối diện với cạnh tranh.  Hoàn thiện dây chuyền sản xuất  … Các loại mô hình lựa chọn dự án 3.2.Các mô hình định lượng: Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả dự án: NPV, IRR, T (PP), B/C, Điểm hòa vốn.  Dựa trên việc so sánh lợi ích, chi phí: tính ngân lưu của dự án.  Giá trị tiền tệ theo thời gian: Suất chiết khấu  Các quan điểm thẩm định. Nguyên tắc lựa chọn Trường hợp dự án độc lập: * Chọn tất cả các dự án có hiệu quả. * Xếp các dự án theo thứ tự ưu tiên tùy theo yếu tố giới hạn: ngân sách, tài nguyên, nguồn lực, … * Chọn thực hiện nhóm các dự án theo nguyên tắc: hiệu quả cao nhất, rủi ro thấp nhất. Nguyên tắc lựa chọn Trường hợp dự án loại trừ nhau: Chọn lựa dự án tốt nhất bằng cách so sánh các dự án theo các chỉ tiêu : NPV, IRR, T(PP), B/C. Trong đó phổ biến nhất là dùng chỉ tiêu NPV & B/C. Nguyên tắc lựa chọn Trường hợp các dự án ưu tiên: * là các dự án có mục tiêu tối cần (td: con bò linh thiêng). * để hạn chế các rủi ro, cần lượng hóa các quyết định bằng cách so sánh các phương án để đạt mục tiêu nầy. Nguyên tắc lựa chọn (dự án ưu tiên)  Sử dụng p/p đánh giá gia số vốn đầu tư (∆): * Xếp các phương án theo thứ tự vốn đầu tư tăng dần. Td: phương án có vốn đầu tư nhỏ là phương án (1), phương án có vốn lớn hơn là phương án (2). * So sánh (1) và (2) bằng cách đánh giá (∆): (∆) = (2) – (1) Nguyên tắc lựa chọn (dự án ưu tiên)  (∆) có hiệu quả thì (2) > (1): chọn (2). (∆) không hiệu quả thì (2) < (1): chọn (1). Trường hợp C (∆) > 0: (∆) có hiệu quả khi B/C (∆) ≥ 1,0 Trường hợp C (∆) < 0: (∆) có hiệu quả khi B/C (∆) ≤ 1,0 Lưu ý:  Quan điểm chọn lựa là Quan điểm Ngân quỹ.  Chỉ tiêu thường sử dụng là B/C, với: B (∆) B/C (∆) = CPhđ (∆) + CPđt (∆) C (∆) bao gồm Chi phí của dự án hay chi phí và tổn thất phải chịu khi thực hiện dự án. Bài tập quá trình Mỗi nhóm (2-3 người) chọn 1 dự án (vừa hoặc nhỏ). Xác định mục tiêu dự án. Xác định các điều kiện ràng buộc. Các yếu tố rủi ro.  Sơ bộ đánh giá dự án (lý do lựa chọn dự án). Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân. Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân. Mục tiêu: Xây dựng nhà trọ trên diện tích …m2 (căn cứ diện tích đất), cho đối tượng công nhân, sinh viên thuê. Đặc điểm: nhà cấp 4, lầu đúc giả. Mục đích: kinh doanh. Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân. ĐK ràng buộc: - Chất lượng đầu ra của dự án: khả năng sinh lời cao (so với lãi suất ngân hàng), ổn định. - Thời gian: xây dựng 3 tháng, khai thác 4 năm. - Ngân quỹ: khoảng 300 triệu đồng. Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân. Rủi ro: - Thay đổi quy hoạch. - Biến động thị trường. - Các rủi ro khách quan (thiên tai, dịch bịnh, …) Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân. Sơ bộ đánh giá: Tổng chi phí: 300 triệu đồng, gồm: + Xây dựng: 120 m2 * 2 tr = 240 triệu đồng. + Chuẩn bị mặt bằng: 15 triệu đồng. + Giấy phép: 10 triệu đồng. + Điện, nước: 20 triệu đồng. + Dự phòng: 15 triệu đồng. Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân. Sơ bộ đánh giá: Doanh thu (75% công suất): 180 triệu đồng/năm = 75% * 20 phòng * 4 * 0,25 tr. đồng/tháng * 12 Chi phí hoạt động: 72 triệu đồng/ năm = 6 * 12, gồm: Chi phí điện,nước. Chi phí quản lý. Chi phí cơ hội của đất. … Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân. Tính hiệu quả 0 1 2 3 4 Vốn cố định -300 Vốn lưu động 0 Doanh thu 180 180 180 180 Chi phí hoạt động 72 72 72 72 Gía trị thu hồi 0 Ngân lưu (NCFt) -300 108 108 108 108 Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân. Tính hiệu quả Với suất chiết khấu 12%, dự án có hiệu quả, vì: NPV = 28 triệu đồng.  IRR = 16,4%. Thời gian hoàn vốn (T) là: 3,6 năm. Ngoài ra, dự án còn có khoảng dự phòng khá cao (chỉ mới tính khai thác ở mức 75% công suất) nên có thể nói là khá an toàn cho chủ đầu tư.