Bài giảng Tin học đại cương - Phần 3 - Trần Thị Bích Phương

BÀI GIẢNG TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG Ths - TRẦN THỊ BÍCH PHƯƠNG BỘ MÔN: TIN HỌC MAIL: ttbphuong@ctump.edu.vn 03/10/2019 TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ KHOA KHOA HỌC CƠ BẢN 1 Microsoft Office - Word 2 / 3803/10/2019 Soạn thảo văn bản với Microsoft Word 1. Giới thiệu chung 2. Các thao tác cơ bản 3. Định dạng văn bản 4. Một số thao tác hay dùng 5. Định dạng cột 6. Kẻ bảng và định dạng 7. Vẽ hình và chèn công thức 8. In ấn Microsoft Office - Word 3 / 3803/10/2019 Microsoft Word  Là sản phẩm của Microsoft, US.  Word là một thành phần trong bộ sản phẩm Microsoft Office.  Một số phiên bản Word 2003, 2007, 2010 Word 2013, 2016, 2019  Tại phòng máy thực tập: 2013 trên nền Windows 7. Microsoft Office - Word 4 / 3803/10/2019 Khởi động Microsoft Word Cách 1: Double click trên biểu tượng của chương trình Word trên màn hình nền desktop (nếu có) Cách 2: Double click trên tên tập tin văn bản do Word tạo ra. Cách 3: Chọn lệnh Start menu\All Programs\Microsoft Office 2013\Word 2013. Microsoft Office - Word 5 / 3803/10/2019 Thoát khỏi Microsoft Word A. Nhấn Alt + F4 B. Chọn Office button \ Close C. Click vào nút close. Thoát Microsoft Office - Word 6 / 3803/10/2019 Màn hình Word 2013 Thanh công cụ nhanh Thước Office button Cuộn Trạng thái Thu nhỏ Gọi lại/Phóng to ĐóngThanh Ribbon Vùng soạn thảo Thanh Ribbon  Các Tab lệnh và chức năng trên Tab lệnh  Ẩn hiện một Tab lệnh: Phím Ctrl + F1  Để xem các nút lệnh và phím tắt trên thanh Ribbon: ấn giữ phím ALT trong 2 giây  Tự tạo tab lệnh  Hộp thoại Office Button và chức năng Microsoft Office - Word 7 / 3803/10/2019 Microsoft Office - Word 8 / 3803/10/2019 2. Các thao tác cơ bản trong Word Thao tác trên tập tin Soạn thảo văn bản Chọn (bôi đen) đoạn văn bản Xoá, chèn, sửa Sao chép, chuyển Nhập văn bản tự động Tìm kiến và thay thế văn bản Thao tác trên tập tin  Tạo một tập tin mới Chọn Office button \ New \ Blank Document, hoặc Ấn tổ hợp phím Ctrl + N  Mở một tập tin Chọn Office button\Open hoặc Ấn tổ hợp phím Ctrl + O  Lưu tập tin Chọn Office button \ save hoặc Ấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc phím F2, sử dụng phím F12 để lưu văn bản lần 2 Microsoft Office - Word 9 / 3803/10/2019 Microsoft Office - Word 10 / 3803/10/2019 Cách nhập văn bản  Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển con trỏ văn bản từng ký tự theo các hướng trái,phải và từng dòng theo các hướng trên, dưới.  Phím ENTER: dùng kết thúc một đoạn  Phím CTRL+ ENTER: dùng để chủ động qua trang mới  Phím SHIFT+ ENTER: dùng để chủ động qua đoạn mới  Page Up, Page Down (trang trước, trang sau).  Sử dụng các thanh cuốn để xem các vùng khác không hiển thị hết trên màn hình của tài liệu. Microsoft Office - Word 11 / 3803/10/2019 Chèn, xóa và chọn  Gõ ký tự vào từ bàn phím để chèn nó vào vị trí của con trỏ văn bản (trong chế độ Insert.  Nhấn phím BackSpace để xoá ký tự đứng trước con trỏ văn bản.  Nhấn phím Delete để xoá ký tự đứng sau con trỏ văn bản hoặc xoá đoạn văn bản bị bôi đen.  Chọn một từ: Double click vào từ muốn chọn.  Chọn một câu: Ấn giữ phím Ctrl và click chuột vào vị trí bất kỳ nào trong câu.  Chọn một đọan: Double click vào vào khoảng trống bên trái của đoạn. Microsoft Office - Word 12 / 3803/10/2019 Sao chép, chuyển, undo, redo  Bôi đen đoạn văn bản muốn sao chép hoặc muốn chuyển.  Kích chuột vào menu Edit, chọn Copy (Ctrl + C) (sao chép) hoặc Cut (Ctrl + X)(chuyển). Kích chuột vào menu Edit, chọn Paste (dán). Ctrl + V  Thao tác Undo: tổ hợp phím Ctrl + Z  Thao tác Redo: tổ hộp phím Ctrl + Y Microsoft Office - Word 13 / 3803/10/2019 Chèn ký hiệu  Insert  Symbol.  Chọn ký hiệu.  Kích chuột vào nút Insert. 03/10/2019 14 Tạo phím tắt cho symbol - Thực hiện lệnh [Menu] Insert  Symbol... - Trong hộp thoại Symbol, chọn ký hiệu cần chèn sau đó nhấn chuột vào nut Shotcut Key Chọn nhóm ký hiệu Định nghĩa tổ hợp phím tắt 03/10/2019 Bài giảng Microsoft Word 15 - Nhấn tổ hợp phím cần định nghĩa (bắt đầu bằng phím Ctrl hoặc Alt) - Tiếp đến nhấn nút rồi nút để kết thúc. Tạo phím tắt cho Symbol Nhập văn bản tự động  Tạo một mục AutoCorrect Bước1: Chọn khối văn bản hay đồ họa cần tạo thành một mục AutoCorrect. Bước 2: Chọn Office button \ Options \ Proofing \ AutoCorrect Options Bước3: Gõ tên tắt vào ô Relpace. Click vào nút Add. OK để hoàn tất  Chèn một mục AutoCorrect vào tài liệu: gõ tên tắt và ấn phím khoảng trắng, phím Tab hoặc enter. Microsoft Office - Word 16 / 3803/10/2019 03/10/2019 Bài giảng Microsoft Word 17 - Để tìm kiếm sử dụng Phím Ctrl+ F hoặc vào Tab Home\Find - Để tìm kiếm và thay thế văn bản sử dụng phím Ctrl+H hoặc vào tab Home\Replace. - Ví dụ: Tìm và loại bỏ văn bản, comment, section Tìm kiếm và thay thế văn bản Microsoft Office - Word 18 / 3803/10/2019 4. Định dạng văn bản a. Định dạng ký tự. b. Định dạng đoạn văn bản. c. Sử dụng thanh công cụ định dạng. d. Định dạng trang giấy. Microsoft Office - Word 19 / 3803/10/2019 Định dạng ký tự  Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng.  Chọn Tab Home Font. Hoặc nhấn Ctrl +D  Hộp thoại định dạng font chữ sẽ xuất hiện Microsoft Office - Word 20 / 3803/10/2019 Hộp thoại định dạng phông chữ Phông chữ Chữ nghiêng (Italic) Đậm (Bold) Kích thước chữ (Bình thường từ 12-14.) Màu chữ Automatic - tự động Kiểu nét gạch chân (none – không gạch chân) Các hiệu ứng khác (tham khảo trong tài liệu) FONT Thiết lập nâng cao cho ký tự  Nén dòng: Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi, mở hộp thoại Font\Advanced Ấn chọn Tab Character Spacing ở hộp thoại này. Trong mục Spacing, ấn Expanded để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách và chỉ định số khoảng cách trong mục By.  Co giãn theo chiều ngang Ấn chọn Tab Character Spacing. Tại mục Scale, nhập vào tỉ lệ % mà mong muốn. Nếu tỉ lệ này lớn hơn 100% thì đoạn văn bản sẽ được kéo ra, ngược lại, nó sẽ được thu lại. Microsoft Office - Word 21 / 3803/10/2019 Microsoft Office - Word 22 / 3803/10/2019 Định dạng đoạn văn bản  Đoạn văn bản (paragraph) là phần nằm giữa hai dấu xuống dòng.  Đoạn 1 của văn bản tính từ đầu văn bản tới trước dấu xuống dòng đầu tiên.  Đoạn cuối của văn bản tính từ dấu xuống dòng cuối cùng tới hết văn bản. Microsoft Office - Word 23 / 3803/10/2019 Định dạng đoạn văn bản  Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng.  Chọn Tab Home Paragraph. Microsoft Office - Word 24 / 3803/10/2019 Hộp thoại định dạng văn bản Indent and SpacingCăn lề văn bản (Left – trái, right - phải, center - giữa, justified – căn đều) Khoảng cách tới lề (Left - tới lề trái, Right - tới lề phải) First line .. By (dòng đầu tiên thụt vào so với các dòng khác bao nhiêu) Khoảng cách tới các đoạn trước(Before) và sau (After) là bao nhiêu điểm (point) Khoảng cách hai dòng liên tiếp trong đoạn văn bản (Single – 1 dòng, 1.5 lines – 1.5 dòng) Định dạng chữ in hoa/thường  Chọn biểu tượng Change Case trên tab Ribbon Home. + Sentence case: ký tự đầu là chữ in hoa, còn lại là chữ thường + lowercase: toàn bộ là chữ thường + UPPERCASE: toàn bộ là chữ hoa + Capitalize Eache Word: ký tự đầu mỗi từ là chữ in hoa, còn lại là chữ thường + tOGGLE cASE: đảo ngược chữ thường\chữ hoa so với ban đầu Có thể sử dụng tổ hợp phím Shift + F3 lần lượt chuyển đổi giữa các loại chữ. Microsoft Office - Word 25 / 3803/10/2019 Tạo Ký tự DropCap  Chọn tab Insert \ Drop Cap \ Drop Cap Option Lines to Drop: số dòng ký tự hạ xuống (mặc định là 3), số dòng này có thể nhỏ hơn hoặc lớn hơn 3 tùy theo nhu cầu Distance from text: thiết lập khoảng cách từ ký tự Drop Cap đến đoạn văn bản. Mỗi 1 đoạn chỉ 1 DropCap Không thể định dạng DropCap cho văn bản trongText Box,.. Microsoft Office - Word 26 / 3803/10/2019 Đường viền và màu nền  Kẻ đường viền bằng hộp thoại Borders and Shading: tab Design \ Page Borders  Kẻ đường viền và tô màu nền bằng công cụ trên thanh Ribbon: Tab Home \ Borders  Định dạng màu nền văn bản: Tab Design \ Page Color Khi chọn nền cho văn bản Word sẽ tự động chuyển qua chế độ View\ Online Layout và chỉ có chế độ này thì mới nhìn thấy nền. Microsoft Office - Word 27 / 3803/10/2019 Microsoft Office - Word 28 / 3803/10/2019 Đề mục (Bullet and numbering)  Home  Bullets Tab Bulleted: Gạch, dấu chấm, đầu dòng. Tab Numbered: Đánh số đề mục.  Sử dụng thanh định dạng: Bullet Numbered 03/10/2019 29 Định dạng văn bản dạng cột Chọn khối văn bản cần chia cột Thực hiện lệnh [Menu] Format  Columns... Kiểu cột chia sẵn Độ rộng (Width) và khoảng cách (Spacing) giữa các cột Gõ số cột cần chia Kích chọn nếu muốn các cột có độ rộng bằng nhau Chỉ định phạm vi tác động Kích chọn nếu muốn giữa các cột có đường phân cách Định dạng Tab  Canh dữ liệu tại điểm dừng của Tab: Left, Center, Right, Decimal, Bar  Các loại Leader: 1 None, 2 Dấu chấm, 3 Dấu chấm dài, 4 Dấu gạch  Mặc nhiên, khoảng cách giữa các Tab là 0.5 inch (tức 1.27 cm)  Clear: Xóa Tab đã chọn  Clear All: Xóa tất cả các Tab hiện có Microsoft Office - Word 30 / 3803/10/2019 Microsoft Office - Word 31 / 3803/10/2019 Chèn ảnh và chữ nghệ thuật vào tài liệu  Insert  Picture  From file: Từ tệp ảnh trên đĩa (*.bmp, *.jpg,)  Insert WordArt Chọn kiểu chữ Gõ chữ vào ô text (Your Text Here). Chọn font, kích cỡ, Kích OK.  Insert  Shape Microsoft Office - Word 32 / 3803/10/2019 Kẻ bảng a. Chèn bảng vào văn bản Microsoft Word. b. Một số thao tác với bảng. Microsoft Office - Word 33 / 3803/10/2019 Chèn bảng vào trong văn bản  Di chuyển con trỏ văn bản tới nơi cần chèn bảng.  Vào tab Insert  Table.  Hoặc rê chuột chọn số dòng, cột và chèn vào  Hoặc Chọn chức năng Insert Table. Hộp thoại chèn bảng sẽ xuất hiện. Microsoft Office - Word 34 / 3803/10/2019 Hộp thoại chèn bảng Số lượng cột (column) Số lượng hàng (row) Độ rộng cột của bảng chèn vào là cố định. Độ rộng cột tự động dãn Cách cho vừa chứa đủ nội dung. Độ rộng cột tự động dãn cách cho vừa theo kích thước cửa sổ. Kích chuột vào đây để chấp nhận Microsoft Office - Word 35 / 3803/10/2019 Một số thao tác với bảng  Nhập văn bản và di chuyển.  Chọn vùng.  Thay đổi kích thước.  Định dạng đường viền, tô màu cho bảng.  Hoà nhập nhiều ô thành một ô và ngược lại. Microsoft Office - Word 36 / 3803/10/2019 Thay đổi kích thước  Di chuyển chuột đến các đường viền của các ô tới khi con trỏ chuột chuyển thành các mũi tên hai chiều.  Bấm và rê chuột theo một trong hai chiều mũi tên để thay đổi kích thước của ô (hàng, cột) đó. Microsoft Office - Word 37 / 3803/10/2019 Hộp thoại định dạng viền, màu nền (Border) Border Kiểu đường viền (border) Màu đường viền (automatic - tự động) Kích thước của đường viền Các đường viền muốn có (nút chìm) và không muốn có (nút nổi) Hình cho phép xem trước hình thù của bảng sẽ như thế nào Áp dụng cho toàn bảng (table), chữ (text), Kích chuột vào đây để chấp nhận Một số kiểu định sẵn Microsoft Office - Word 38 / 3803/10/2019 Hộp thoại định dạng viền, màu nền (Shading)  Kích chuột vào tab Shading, ta có: Shading Chọn màu của nền (Fill) (No Fill – không tô màu nền) Chọn kiểu tô màu nền (style) (No Fill – không tô màu nền) Xem trước hình thù của bảng sau khi tô màu nền Kích chuột vào đây để chấp nhận (OK) Trộn Thư  Bước 1: Soạn mẫu văn bản.  Bước 2: Shọn tab Mailings \ Select Recipients \ chọn dữ liệu nguồn.  Bước 3: Chèn các trường vào vị trí tương ứng bằng cách đặt con trỏ vào vị trí cần chèn, click chọn Insert Merge Field và chọn trường dữ liệu tương ứng.  Bước 4: Để xem kết quả Click chọn Finish & Merge.  Có thể gửi mail cùng 1 lúc khi có địa chỉ ?  Trộn nhiều Thư mời trên 1 trang giấy ? Microsoft Office - Word 39 / 3803/10/2019 Microsoft Office - Word 40 / 3803/10/2019 Chèn công thức  Tab Insert  Equation  Insert new equation.  Thanh công cụ Equation cho phép chọn các dạng và ký hiệu của công thức. TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG  Thiết lập các cấp (level) trước  Chọn tab References \ Table of contents \ Custom Tabe of contents Microsoft Office - Word 41 / 3803/10/2019 3 cấp 4 cấp Microsoft Office - Word 42 / 3803/10/2019 Header/Footer  Các tài liệu (đặc biệt là các cuốn sách) thông thường có phần header/footer để hiển thị các thông tin phụ trợ (số trang, chương mục,...)  Chọn Tab Insert Header / Footer. Header Footer Header/Footer: có thể khác nhau ở mỗi trang Header/Footer: có hể vừa chèn số trang và nội dung Microsoft Office - Word 43 / 3803/10/2019 Đánh số trang Tab Insert  Page Number  Position: Đánh số trang ở đâu?  Bottom of the page (Footer)  Top of the page (Header)  Alignment: Căn lề số trang.  Định dạng số trang: Format Page Number Có thể chèn số trang bắt đầu từ trang 1 của văn bản Microsoft Office - Word 44 / 3803/10/2019 Định dạng trang giấy (page setup)  Định dạng trang là xác định:  Kích thước giấy (paper size).  Lề (margins).  Hướng (orientation).   Hãy định dạng trang giấy trước khi soạn thảo và đặc biệt là trước khi in (print).  Chọn Tab Page Setup để định dạng trang. Header/Top Left Right Footer/Bottom Microsoft Office - Word 45 / 3803/10/2019 Page Setup Margins: Top/Header, Bottom/Footer, Left, Right, Gutter Orietation: Portrait (dọc), Landscape (ngang). Paper: Paper size: A4, Microsoft Office - Word 46 / 3803/10/2019 In ấn  Trước khi in, cần phải xem lại Page Setup.  In: File  Print Printer: Lựa chọn và cấu hình máy in. Page range: Chọn trang in. Copies: Số lượng bản.  Microsoft Office - Word 47 / 3803/10/2019 NỘI DUNG CẦN LÀM THÊM 1. Định dạng văn bản theo quy định của định dạng luận văn tốt nghiệp của trường 2. Định dạng văn bản theo quy định của định dạng bài báo của trường 3. Các bài tập làm them trên Web bộ môn Microsoft Office - Word 48 / 3803/10/2019 Một số phím gõ tắt {1}  Alt+F: Chọn menu File.  Alt+E: Chọn menu Edit.  Alt+V: Chọn menu View.  Alt+I: Chọn menu Insert.  Alt+O: Chọn menu Format.  Alt+T: Chọn menu Tools.  Alt+A : Chọn menu Table.  Alt+W : Chọn menu Window.  Alt+H: Chọn menu Help.  Ctrl+C: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard.  Ctrl+V: Dán nội dung trong Clipboard vào vị trí con trỏ.  Ctrl+X: Xoá đối tượng được chọn và lưu vào Clipboard.  Ctrl+A: Bôi đen cả văn bản.  Ctrl+B: In đậm.  Ctrl+I: In nghiêng.  Ctrl+U: Gạch chân. Microsoft Office - Word 49 / 3803/10/2019 Một số phím gõ tắt {2}  Ctrl+]: Tăng kích thước phông chữ.  Ctrl+[: Giảm kích thước phông chữ.  Ctrl+Shift+W: Gạch chân từng từ bằng nét đơn.  Ctrl+Shift+D: Gạch chân cả dòng bằng nét kép.  Ctrl+=: Viết chỉ số dưới (m1,m2,).  Ctrl+Shift+=: Viết chỉ số trên (số mũ, x2).  Ctrl+Shift+K: Chữ in hoa nhỏ.  Ctrl+Shift+A: Tất cả chữ in hoa.  Ctrl+Shift+H: Ẩn văn bản.  Ctrl+Shift+C: Sao chép định dạng.  Ctrl+Shift+V: Dán định dạng  Ctrl+SpaceBar: Loại bỏ định dạng.  Shift+End: Bôi đen văn bản đến cuối dòng.  Shift+Home: Bôi đen đến đầu dòng.  Shift+xuống hoặc lên: Bôi đen một dòng.  Shift+trái hoặc phải: Bôi đen một ký tự. Phím Chức năng Delete Xoá ký tự bên phải con trỏ Backspace Xoá ký tự bên trái con trỏ Ctrl + Delete Xoá từ bên phải con trỏ Ctrl + Backspace Xoá từ bên trái con trỏ. Phím Chức năng Ctrl + Z Phục hồi trạng thái trước đó Ctrl + A Chọn toàn bộ văn bản Ctrl + G Nhảy đến trang văn bản nào đó Ctrl + Y Lặp lại thao tác trước đó Bài giảng Microsoft Word 5003/10/2019 Các phím tắt trong Microsoft Word Các phím xoá: Một số phím thường dùng khác: Bài giảng Microsoft Word 5103/10/2019 Các phím tắt trong Microsft Word Tên phím: Chức năng: Ctrl + B Chuyển đổi qua lại giữa chế độ chữ đậm Ctrl + I Chuyển đổi qua lại giữa chế độ in nghiêng Ctrl + U Chuyển đổi qua lại giữa chế độ gạch chân Ctrl + = Chuyển đổi qua lại giữa chế độ Subscript Ctrl + Shift + = Chuyển đổi qua lại giữa chế độ Superscript Ctrl + ] Tăng cỡ chữ lên một đơn vị Ctrl + [ Giảm cỡ chữ đi một đơn vị Ctrl + Shift + > Tăng cỡ chữ Ctrl + Shift + < Giảm cỡ chữ Ctrl + Shift + F Đổi font chữ (hộp thoại font) Ctrl + Shift + P Đổi cỡ chữ (hộp thoại font) Ctrl + Spacebar Xóa định dạng chữ 03/10/2019 Bài giảng Microsoft Word 52 Một số phím tắt sử dụng Tên phím: Chức năng: Ctrl + L Căn lề trái Ctrl + R Căn lề phải Ctrl + E Căn lề giữa Ctrl + J Căn đều hai bên Ctrl + 1 Single-space lines Ctrl + 2 Double-space lines Ctrl + 5 1.5-line spacing Ctrl + 0 Thêm/loại bỏ khoảng cách dòng với đoạn trước Ctrl + M Đưa lề trái đoạn văn bản thụt vào Ctrl + Shift + M Đưa lề trái đoạn văn bản ra ngoài Ctrl + Q Xóa định dạng của đoạn văn bản Microsoft Office - Word 53 / 3803/10/2019 Trong MS Word 2013, đế thiết lập khoảng cách giữa 2 dòng là 1,5 lines dòng ta thực hiện lệnh nào sau đây? B. Nhấn Ctrl-5 và chọn 1,5. A. Nhấp biểu tượng C. Nháp chuột phải lên đoạn đang chọn, chọn 1,5 lines D. Tại thẻ Page Layout, nhấp nút Trên Tab lệnh Home và chọn 1,5 ĐÁP ÁN: CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Microsoft Office - Word 54 / 3803/10/2019 Trong MS Word 2013. khi nhấn tố hợp phím . sẽ thực hiện đóng văn bản? A. Ctrl-v B.Ctrt-W C. Alt-W D. Shift-W Trong MS Word 2013 cách nào sau đây thực hiện đóng văn bản? A. Ctrl - F4 B. . Alt + F4 C. Chọn Office button \ Close D. Cả 3 đáp án A, B, C đều đúng CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Microsoft Office - Word 55 / 3803/10/2019 1 3 4 Trong MS Word 2013 chức năng của vị trí số nào trong hình trên thể hiện định dạng chỉ số dưới của văn bản A. 1 B. 2 C. 3 D. 4 2 Trong MS Word 2013 chọn phát biểu Đúng trong các phát biểu sau A. Sử dụng chức năng vị trí số 4 để định dạng tăng/giảm kích thước (size) của văn bản B. Sử dụng chức năng vị trí số 3 để định dạng canh đều C. Sử dụng chức năng vị trí số 2 để định dạng chữ thường/in D. Sử dụng chức năng vị trí số 1 để định dạng chỉ số trên