Bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Phần 3: Quản lý dự án - Quản lý rủi ro - Nguyễn Anh Hào

Tổ Chức Sản Xuất Sản Phẩm Đa Phương Tiện Nguyễn Anh Hào 2015 Phần 3: Quản lý dự án Quản lý rủi ro Khái niệm • Rủi ro là sự kiện (biến cố) không chắc chắn xãy ra, mà nếu có xãy ra thì nó sẽ có tác động tốt hoặc xấu đến dự án. – Phát sinh từ nhận thức về tương lai, dựa trên ước lượng, giả định hoặc đặc điểm nguồn lực, thời hạn và yêu cầu. • Quản lý rủi ro là “các tiến trình có tính hệ thống để xác định, phân tích và ứng phó với các rủi ro, để tận dụng tối đa khả năng xuất hiện và tác động của các biến cố tích cực, đồng thời giảm thiểu tối đa khả năng xuất hiện và tác động của các biến cố tiêu cực”. • Mặc dù rủi ro có thể tạo ra các tác động xấu đến dự án, nhưng dự án cũng cần xem xét và tận dụng tác động tốt hoặc các cơ hội phát sinh từ rủi ro (ie, không cố gắng tránh tất cả các rủi ro). • Đối với các rủi ro có tác động xấu đến dự án, hoạt động phòng ngừa cần phải được ưu tiên hơn các hoạt động khắc phục rủi ro. 1.Xác định rủi ro ~ là xác định và thiết lập danh sách các nguy cơ (threats) và cơ hội (opportunities) có ảnh hưởng đến dự án. MOV Scope Budget Quality Schedule External Internal Risk Framework Framework: 1. Các rủi ro tác động đến MOV cần phải được xem xét trước tiên. 2. Xem xét các rủi ro tác động lên các mục tiêu quản lý chất lượng, phạm vi, thời gian, và chi phí. 3. Xem xét các yếu tố tác động từ môi trường bên trong và bên ngoài của dự án. Kỹ thuật xác định rủi ro • Learning cycle. Dựa trên các sự kiện đã biết, các giả định và nghiên cứu để tìm các rủi ro có thể xảy ra đối với dự án. Các rủi ro này được giả lập để đo mức độ ảnh hưởng, và để xác định cách phòng ngừa. • Cause & Effect. Kỹ thuật phân tích rủi ro dựa trên các quan hệ nguyên nhân – hậu quả, các yếu tố được phân loại chính-phụ, và diễn tả bằng lược đồ Ishikawa • Brainstorming. Dựa trên các ý kiến phát sinh từ nhiều quan điểm (của nhiều người) khác nhau về dự án để phân loại các rủi ro và mức độ ảnh hưởng đến dự án. Đây là một phương pháp làm việc theo nhóm. • Delphi Technique. Sử dụng phương tiện hổ trợ làm việc nhóm, dùng “bí danh”, và ý kiến của 1 người sẽ được chuyển cho người khác để góp ý thêm. • Interviewing. Phỏng vấn những người có nhiều kinh nghiệm trong dự án hoặc tương tự. Kỹ thuật này phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của người được phỏng vấn và người phỏng vấn, cũng như cách phỏng vấn. Giám sát các thay đổi Các thay đổi không được chuẩn bị trước thường là nguyên nhân của các rủi ro. Có 4 loại thay đổi chính gây ra rủi ro: 1. Con người. sự nổ lực của mỗi cá nhân phụ thuộc vào tâm lý, sức khỏe, hoàn cảnh,cơ hội thăng tiến, nếu có thay đổi trong các yếu tố này, sự nổ lực cá nhân cho công việc sẽ bị thay đổi (trễ hạn). 2. Công nghệ. Vai trò của công nghệ đối với các tiến trình là trợ giúp phương pháp tối ưu cho các xử lý, đồng thời chuẩn hoá các hoạt động nhân công. Thay đổi công nghệ có thể gây rủi ro do nhận thức chưa đầy đủ ở cả 2 khía cạnh: tích hợp hệ thống, và ứng dụng. Giám sát các thay đổi 3. Cấu trúc dự án. Dự án là một hệ thống có cấu trúc liên kết nhiều thành phần, vd: liên kết các tiến trình, các stakeholders, users và người phát triển, Nếu có sự thay đổi trong cấu trúc liên kết này, cơ chế vận hành của dự án sẽ bị ảnh hưởng lớn. 4. Công việc. Các kế hoạch công việc được biết sớm là cơ sở để chuẩn bị cho công việc gồm nhiều hoạt động như nghiên cứu, tập huấn, tìm công cụ, sắp xếp lịch cá nhân,...; thay đổi về công việc thường làm bỏ đi những gì đã được chuẩn bị (đã quen) trước đây để làm công việc mới → thiếu sự chuẩn bị trước dẫn đến thiếu sót trong công việc 2.Phân tích & đánh giá rủi ro • Là tiến trình xác định mức độ tác động của các rủi ro đến dự án (có thể tích cực hoặc tiêu cực), để quyết định có cần thiết lập các hoạt động phòng ngừa, khắc phục hay không. • Mục đích của phân tích rủi ro là xác định khả năng xuất hiện của các rủi ro và mức độ tác động của rủi ro lên dự án. • Mục đích của đánh giá rủi ro là để xác định thứ tự ưu tiên của các rủi ro để đối phó có hiệu quả nhất. Expected value • Xem xét giá trị của các rủi ro đối với dự án (A*B), dựa trên xác suất xảy ra (A) và ảnh hưởng của từng rủi ro (B) lên dự án. A*B là khả năng thu được giá trị ảnh hưởng từ các rủi ro. Thời hạn hoàn thành Xác suất ( A ) Thưởng / Phạt ( B ) Điểm (A * B) Dự án hoàn tất sớm hơn 20 ngày Dự án hoàn tất sớm hơn 10 ngày Dự án hoàn tất đúng thời hạn Dự án hoàn tất trễ hơn 10 ngày Dự án hoàn tất trễ hơn 20 ngày 5 % 20 % 50 % 20 % 5 % $ 200,000 $ 150,000 $100,000 - - $ 50,000 $ 10,000 $ 30,000 $ 50,000 - - $ 3,000 (các rủi ro độc lập nhau) 100 % Decision tree • Ví dụ: để quyết định chọn Full test hay Limited test, dự án cần phân tích 2 phương án testing này. • Full test cần $10,000 để test 95% số lỗi, 5% lỗi còn lại nếu bị phát hiện thì dự án sẽ phải chi thêm $2,000 để sửa lỗi. Như vậy xác suất để sản phẩm được chấp nhận là 95% với chi phí $10,000. • Đối với Limited test, xác suất được chấp nhận chỉ có 30% với chi phí kiểm thử và sửa lỗi là $8,000. • Vấn đề đối với người quản lý dự án là chọn phương án rủi ro cao (Limited test) để có lợi nhuận lớn hay ngược lại. Decision tree Testing system Full test $10000 Limited test $8000 Pass $ 0 Fail + $2000 Pass $0 Fail + $8000 ? 95% 5% 70% 30% I1 = 10000+0 = 10000 I2 = 10000+2000 = 12000 I3 = 8000+0 = 8000 I4 = 8000+8000 = 16000 EV(FullTest) = 0.95I1+0.05I2 = 10100 EV(LimitedTest) = 0.3I3+0.7I4 = 8000+5600 = 13600 Ví dụ Dự án có các công việc được cho trong hình. Các rủi ro tác động lên các công việc được đo bằng xác suất. Hãy xác định độ tin cậy của kế hoạch khi ước tính thời gian hoàn thành dự án là 9 tháng. A B D C CV t/gian xác suất trễ hạn xs trễ A 4 tháng 0.8 1 tháng 0.2 B 5 tháng 0.9 2 tháng 0.1 C 3 tháng 0.9 1 tháng 0.1 D 5 tháng 1 0 0 Ví dụ Các sự kiện hoàn tất công việc thể hiện dạng cây: A(4),B(5) A(4),B(7) A(5),B(5) A(5),B(7) 0.8*0.9 0.8*0.1 0.2*0.9 0.2x*0.1 D(5), C(3) D(5), C(4) P(T≤9)=(0.9 + 0.1) * 0.8 * 0.9 = 0.72 TED = 9, TEC=8  T = 9, xs=1*0.9 1*0.1 TED = 9, TEC=9 T=9, xs=1*0.1 T > 9  xs (T≤9) =0 PERT – Action duration • Ước lượng trung bình PERT dựa trên phân phối xác suất Beta (β-distribution), hoặc đơn giản là phân phối xác suất chuẩn (Normal-distribution). Vì xác xuất nằm ngoài đoạn [μ-3σ, μ+3σ] không đáng kể (<0.003), nên: ET mop Mean    6 4 )( m po m po m po 22 ) 6 ()( op Variance   PERT – Action duration Công việc o p m σ2 A 1 3 2 2 1/3 1/9 B 2 4 3 3 1/3 1/9 C A,B→C 1 5 3 3 2/3 4/9 D A→D 2 8 2 3 1 1 E C,D→E 3 7 5 5 2/3 4/9 6 4mpo ET   6 op   Chú thích: o,p,m và ET được tính bằng tuần PERT – Project duration • Giả định 1: Thời gian hoàn thành dự án được xác định bằng thời gian trung bình để hoàn tất các công việc trên critical path của dự án đó. Mean critical path (CP): thời gian hoàn tất CP = tổng thời gian trung bình μ(t) để hoàn tất mỗi công việc trên CP. • Giả định 2: Thời gian hoàn tất một công việc có phân phối xác suất độc lập với thời gian hoàn tất các công việc khác. • Giả định 3: Phân phối xác suất cho thời gian hoàn tất toàn bộ dự án là phân phối xác xuất chuẩn (normal distribution) μ(T) của dự án = ∑ μi(t) của cvi trên CP σ2(T) của dự án = ∑ σi 2(t) của cvi trên CP PERT – Project duration • Vấn đề: Nếu dự án cần hoàn tất trong vòng 12 tuần thì xác suất hoàn thành dự án trong khoản thời gian 12 tuần là bao nhiêu, ie: với X=12 là dead-line của dự án, P(T ≤X) = ? A B C D E (2,2,3,1) (3,5,6,1) (3,3,3,0) (3,6,6,0) (5,11,11,0) CP = B(3)→C(3)→E(5) μ = 3+3+5 = 11 tuần σ2 = 1/9+4/9+4/9 = 1 σ = 1 P(T ≤ 12) PERT – Project duration • Để tính P(T≤X), ta tính độ lệch z = (X-μ) /σ và tra bảng hoặc dùng hàm NORMDIST() của excel để tính: – P(T ≤ X) = P(Normal ≤ z) = 1 - P(Normal > z) – Với X=12: z = (12–11)/1 = 1 → tra bảng → P(T ≤ 12) ≈ 0.84 Hàm pp xs P(T) Hàm xs P(T<X) CP = B(3)→C(3)→E(5), μ = 11, σ2 = 1, σ = 1 T: thời điểm hoàn thành dự án, X: dead-line của dự án μμ σ 2σ Bảng tra cứu phân phối xác suất chuẩn 3.Giám sát & đối phó rủi ro • Khi kế hoạch quản lý rủi ro được thiết lập, (vào thời điểm này rủi ro chưa xãy ra), các biểu hiện của rủi ro cần phải được giám sát liên tục theo thời gian để phát hiện rủi ro và để kích hoạt kịp thời các hoạt động đối phó với rủi ro Thời gian T3 R2 Thực thi kế hoạch phòng ngừa. “Triệu chứng của R2” Th ờ i đ iể m h iệ n t ại Sẽ xãy ra T4 R1 Thực thi kế hoạch khắc phục. Đã xãy ra T1 T2 Giám sát & đối phó rủi ro • Đối với các nguy cơ (threats), các hoạt động đối phó cho rủi ro cần tập trung vào phòng ngừa nhiều hơn khắc phục. Nội dung của các hoạt động đối phó với rủi ro bao gồm: – Xác định các sự kiện kích hoạt các tiến trình đối phó rủi ro. – Xác định người giám sát các rủi ro và thực thi các hoạt động đối phó rủi ro. – Xác định nguồn lực cần thiết để thực thi các tiến trình đối phó rủi ro. – Thông báo cho các nơi liên quan về rủi ro.