Chương 9: Tạo dựng một môi trường cho những dự án thành công trong tổ chức

Chương 9: TẠO DỰNG MỘT MÔI TRƯỜNG CHO NHỮNG DỰ ÁN THÀNH CÔNG TRONG TỔ CHỨC. Robert J. Graham Randall L. Englund Đặt vấn đề: 1. Những thay đổi táo bạo là sự cần thiết để phát triển thành công việc quản lý dự án, phần lớn khâu quyết định là tổ chức: Vì lẻ, do sự trì truệ, lực cản, các yếu tố tập quán, thói quen.. Và nổ lực vượt qua là 1 vấn đề lớn?  Vai trò của nhà QLDA! Và cần có sự khao khát thực hiện thay đổi ??? 2. Và nếu khâu tổ chức tốt, mà không có sự hổ trợ của ít nhất 1 nhà quản lý cấp cao thì sự thay đổi đó sẽ không xảy ra! ?????? ?? MỘT QUY TRÌNH CHO SỰ THÀNH CÔNG VÀ NHỮNG MẶC ĐỊNH CHO SỰ KHÔNG THÀNH CÔNG DỰ ÁN Bước 1 Sự hổ trợ từ ban quản lý cấp cao Bước 2 Phát triển 1 cấu trúc dữ liêu đầu vào ở cấp độ phòng ban Bước 3 XD, Phát triển quy trình lựa chọn dự án Bước 4 Xây dựng năng lực cho các nhà quản lý cấp cao đểQuản lý các giám đốc dự án Bước 5 Thiết lập 1 chương trình phát triển cho nhà QLDA (Văn phòng quản lý dự án) Bước 6 Công việc quản lý dự án như là 1 vị trí sự nghiệp Bước 7 Xây dựng 1 tổ chức học tập về dự án Nếu điều đó không đc hoàn tất, thì các bước sau dễ thất bại, cần có Sự quản lí cấp cao mới Sai lầm lặp lại Nếu không có dữ liệu đầu vào, Quy trình bị loại bỏ Vị trí không thực tiễn Kỹ năng không được phát triễn Thực hiện không hợp lý, sẽ có sự cạnh tranh lớn giữa các nguồn tài nguyên DA. Quay trở lại cách cũ - H. Oval các bước quy trình. - Mũi tên triển khai các bước không thành công B.1. Phát triển sự ủng hộ từ nhà quản lý cấp cao: Nếu điều này không được hoàn tất, phần lớn các bước theo sau sẽ bị thất bại và tổ chức sẽ yêu cầu và đòi hỏi 1 nhà quản lý cấp cao mới. Theo Martin (P.M. Institute): Lúc nào cũng có 1 công ty đang rớt khỏi danh sách top 200 của Fortune và 1/3 trên tổng số các công ty đang lọt ra khỏi danh sách. Thông thường là do công nghệ, song công nghệ chỉ là 1 nguyên nhân, hơn 80% là do các vấn đề tổ chức, hoạch định, quản lý có thể là các nguyên nhân tiềm tàng. Và từ đó: Việc 1 dự án mất kiểm soát là vấn đề của nhà quản lý cấp cao hơn là các vấn đề của giám đốc dự án. Và Nếu có 1 tầm nhìn đổi mới, các nhà quản lý dự án ở bậc cấp cao nhất của 1 tổ chức sẽ được khai sáng sau nhiều dự án thất bại. Một số giải pháp chọn nhà QL cấp cao: - Giải pháp tuyển chọn người vào vị trí quản trị cấp cao - không nhất thiết tại chổ? Và có thể từ nơi khác đến, có hiểu biết, nắm bắt yêu cầu dự án.. Và điều hành hiệu quả. Ví dụ: Một công ty bảo hiểm đang gặp 1 vấn đề về công nhệ thông tin và đã thuê 1 quản lý cấp cao từ 1 cty máy tính hàng đầu làm giám đốc IT… - Một zải pháp khác: Các nhà quản lý cấp cao tham gia vào các khóa huấn luyện với các nhà quản lý dự án. Họ chia sẽ, thấu hiểu được những khó khăn.. Và nếu không có sự hổ trợ từ những nhà quản lý cấp cao? B.2. Phát triển 1 cấu trúc cho các dữ liệu đầu vào cấp phòng ban. Nếu không có dữ liệu đầu vào, quy trình sẽ thất bại, bởi vì sự phối hợp các phòng ban cần thiết cho quản lý dự án không được hoàn tất. Nó rất quan trọng khi phải phát triển 1 chương trình QL dự án. Nó hướng dẫn cho sự phát triển các hoạt động thực tiễn của dự án xuyên suốt tổ chức. Bởi vì nó liên quan, ảnh hưởng đến tất cả các bộ phận của tổ chức. B.3. Phát triển quy trình lựa chọn dự án. - Đây là Công việc của nhà quản lý cấp cao. - Đảm bảo các dự án được lựa chọn phù hợp nhất với yêu cầu chiến lược. - Họ sẽ quyết định tổ hợp sản xuất các loại sản phẩm trong ngắn hạn và dài hạn. - Điều này không thực hiện hợp lí sẽ có sự cạnh tranh lớn hoặc sử dụng không hiệu quả giữa các nguồn tài nguyên trong những dự án. B.4. Xây dựng năng lực cho nhà quản lý cấp cao quản lý các nhà quản lý dự án. Là Bước rất quan trọng nhất để quản lý, kiểm soát các nhà quản lý dự án; nếu không thành công, tất cả các nổ lực xem như lãng phí (thường nhà quản lý dự án hay phàn nàn rằng không để họ tự chủ), để phát triển năng lực nhà quản lý cấp cao thường họ hay tổ chức hội thảo, để tìm ý tưởng mới thay vì nghe người trong cuộc?. B.5. Thiết lập 1 chương trình phát triển cho nhà quản lý dự án. Nhà quản lí cấp cao ban đầu thiết lập các nhóm tự quản lí như là một cách thức làm việc, có sự tin tưởng và giao quyền quyết định. Các nhà quản lý cấp cao phải xác định những gì họ nghĩ và sự đóng góp quan trọng nhất đối với những nhà quản lý dự án tiềm năng, sau đó đi sâu vào quá trình đào tạo, huấn luyện. Công việc này thường là của văn phòng phát triển dự án. Bước 6: Thực hiện quản lý dự án như là một vị trí sự nghiệp. - Quản lý dự án như là một vị trí sự nghiệp chứ không phải như một trách nhiệm cộng thêm thông thường của mọi người. Nghĩa là cần chuyên môn, chuyên nghiệp! Do đó cần phải được đào tạo căn bản! - Họ được chỉ định vị trí tới giai đoạn cuối của quá trình phát triển dự án và tiếp tục quy trình đó cho đến khi kết thúc. - Họ được quyết định một số vấn đề, giải quyết các xung đột nếu cần thiết. Bước 7: Xây dựng một tổ chức học tập về dự án. - Đánh giá? - Rà soát? - Chia sẻ đúng, sai, kinh nghiệm? - Và điều quan trọng là quản lý tốt, khả thi và hiệu quả cho dự án sau, nếu Anh, chị được chọn làm nhà QLDA!!!! NGƯỜI QUẢN LÝ CẤP CAO THÀNH CÔNG VÀ HOÀN HẢO LÀ NGƯỜI (người quản lý cấp cao lý tưởng): 1. Thực hiện 1 sự kiểm soát tất cả các dự án đang thực hiện và tối ưu hóa danh mục đầu tư dự án. 2. Kiểm tra xem tầm quan trọng của quản lý dự án đối với tổ chức như thế nào. 3. Phát triển 1 chương trình hay văn phòng quản lý dự án. 4. Sử dụng sự đánh giá và ưu tiên hóa để chọn lựa dự án. 5. Tiếp nhận sự huấn luyện hay hổ trợ từ bên ngoài để cải thiện năng lực quản lý đối với các nhà quản lý dự án. 6. Nhận biết chuyên môn của việc quản lý dự án và đầu tư vào việc huấn luyện các nhà quản lý dự án. 7. Học tập từ các sai lầm, tránh tính bảo thủ trong tổ chức, và xây dựng sự tin cậy, cởi mở trong tổ chức.