Khái niệm công tác văn thư

1 Khái niệm công tác văn thư? Vị trí, tác dụng của công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức? a. Kh/niệm Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với TL đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với TL đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào LTCQ . b. Vị trí Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt đối với văn phòng cấp uỷ là cơ quan trực tiếp giúp các cấp uỷ tổ chức điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. c. Tác dụng của công tác văn thư - Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ - Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước - Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ 2. Nội dung công tác văn thư? Trách nhiệm của thủ trưởng, cán bộ, nhân viên trong cơ quan? - Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị à là trách nhiệm của chuyên viên, cán bộ - Sửa và duyệt bản thảo à chuyên viên, thủ trưởng. - Đánh máy, in à nhân viên đánh máy. - Trình ký à văn thư - Ký à thủ trưởng - Quản lý con dấu chặt chẽ, sử dụng con dấu đúng quy định à văn thư. - Vào sổ và làm thủ tục gửi đi à văn thư. - Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu à văn thư. - Nhận, vào sổ công văn đến à văn thư. - Phân phối công văn đến à thủ trưởng. - Chuyển giao công văn đến à văn thư. - Theo dõi giải quyết công văn đến + Theo dõi giải quyết về nội dung à thủ trưởng + Theo dõi thời gian giải quyết à văn thư - Lập hồ sơ à tất cả những người liên quan đến công văn giấy tờ. - Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan à tất cả những người có hồ sơ. 3. Tài liệu lưu trữ là gì? Khái niệm, đặc điểm? Loại hình? a. Khái niệm: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. b. Đặc điểm: - Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ. - Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao của các văn bản. - Tài liệu lưu trữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản, nghiên cứu và sử dụng theo những qui định chặt chẽ, thống nhất của Đảng, Nhà nước. c. Loại hình: - Tài liệu hành chính. - Tài liệu khoa học kỹ thuật. - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình. 4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ? * ý nghĩa chính trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt, bất kỳ thời đại nào, các giai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp mình. * ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dung tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành. Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân. * ý nghĩa khoa học: TLLT được sử dụng làm tư liệu tổng kết các qui luật vận động và phát triển sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy. TLLT có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử. TLLT là nguồn sử liệu quan trọng nhất, chính xác nhất cho việc nghiên cứu lịch sử. * ý nghĩa văn hoá: TLLT là một di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc. TLLT phản ánh những thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử. 5. Công tác lưu trữ là gì?Khái niệm? Nội dung của công tác LT a. Khái niệm: Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng TLLT để phục vụ cho các yêu cầu xã hội. b. Nội dung của công tác LT bao gồm các khâu nghiệp vụ sau: - Sưu tầm, thu thập, bổ sung TL. - Phân loại (chỉnh lý ) tài liệu. - Xác định giá trị tài liệu. - Thống kê, bảo quản TL. - Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng TL 6. Nguyên tắc quản lý công tác LT: tập trung thống nhất, thể hiện ở: * Quản lý tài liệu - Tập trung toàn bộ TL PLT ĐCSVN, PLT các tổ chức chính trị xã hội vào bảo quản trong mạng lưới KLT cấp uỷ Đảng từ TW đến huyện, quận, thị và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Lưu trữ VPTW Đảng. - Tập trung toàn bộ tài liệu PLTQG vào bảo quản trong mạng lưới các trung tâm lưu trữ, các phòng, kho lưu trữ từ TW đến ĐP và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước. * Quản lý việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ Việc quản lý chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được phân cấp như sau: - ở các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội do Cục Lưu trữ VPTW Đảng. - ở các cơ quan Nhà nước do Cục Văn thư Lưu trữ NN. 7. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ a. Tính chất cơ mật: TL chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của ngành, của cơ quan... , đòi hỏi công tác VTLT phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; cán bộ làm công tác VTLT phải luôn luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các qui chế về bảo vệ TL. b. Tính chất khoa học: Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng. 2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ Nguồn TL chủ yếu và vô tận bổ sung cho các KLT là tài liệu văn thư. Làm tốt công tác VT sẽ có và giữ lại được đầy đủ TL để bổ sung cho KLT. Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào KLT sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, XĐGTTL và phục vụ khai thác. Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được tình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công khôi phục và lập lại hồ sơ. Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh trong công tác văn thư. Tóm lại: Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan. Vì vậy các cơ quan cần phải quan tâm tổ chức tốt công tác văn thư để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài về sau. 8. Một văn phòng hiện đại cần được tổ chức như thế nào? - Trang thiết bị văn phòng phù hợp - Môi trường làm việc thân thiện, nghiêm túc, có văn hóa (nói thêm về văn hóa công sở) - Cán bộ được đào tạo đúng chuyên ngành, có kỷ luật, sáng tạo trong công việc