Kiểm soát dự án - Lưu Trường Văn

KIỂM SOÁT DỰ ÁN Cao học Quản trị kinh doanh Lớp MBA12 Biên soạn & giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 1 • Hoï vaø teân: LÖU TRÖÔØNG VAÊN • Naêm sinh: 1965 • Giaùo duïc:
Toát nghieäp Kyõ sö xaây döïng, Ñaïi hoïc Baùch Khoa, 1991.
Toát nghieäp chöông trình ñaøo taïo kinh teá Fulbright (FETP) “Kinh teá hoïc öùng duïng cho phaân tích chính saùch”, 1998.
Toát nghieäp Master of Engineering in Construction Management, Asian Institute of Technology (AIT), Thailand, 2002.
Tiến sỹ chuyeân ngaønh Kỹ thuật & Quản lý xây dựng taïi Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 2 Pukyong National University (PKNU),Busan, Korea, 2009 • Lónh vöïc nghieân cöùu: Quaûn lyù döï aùn, Phaân tích & thẩm định ñaàu tö XD - baát ñoäng saûn, • Email: luutruongvan@yahoo.com • Website: • Điện thoại di động: 0972016505 • Cơ quan: P.312, 97 Võ Văn Tần, Q.3, TP.HCM 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 3 Định nghĩa QLDA (ngôn ngữ “bà ngoại”) Quản lý dự án ≈  Tổ chức thực hiện dự án Kiểm soát quá trình thực hiện dự án Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 4 ĐỊNH NGHĨA KIỂM SOÁT DỰ ÁN Kiểm soát dự án là quá trình:  Đo lường  Thu thập  Ghi chép  So sánh đối chiếu  Đánh giá  Phân tích thông tin  Đưa ra giải pháp điều chỉnh quá trình thực hiện dự án nhằm đảm bảo cho các mục tiêu, kế hoạch của dự án được hoàn thành có hiệu quả Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 5 VAI TRÒ CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN (KSDA) KSDA nhằm KSDA là yêu cầu 1 2 3 4 KSDA đảm bảo cho các kế hoạch dự án được thực hiện với hiệu quả cao cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong QLDA giúp các bên tham gia theo sát và đối phó với sự thay đổi KSDA đảm bảo thực thi quyền lực của GĐDA 6Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn MỤC ĐÍCH CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN Đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và tiến độ đề ra, Đảm bảo dự án nằm trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt đảm bảo các yêu cầu kế hoạch Phát hiện kịp thời những tình huống bất thường nảy sinh & đề xuất biện pháp giải quyết Đảm bảo dự án phải đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng và quy cách kỹ thuật 7Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn PHƯƠNG PHÁP KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Kiểm soát các mốc thời gian  Kiểm soát phạm vi giới hạn  Kiểm soát thực hiện (EVM)  Kiểm tra thực tế tại hiện trường  Lập báo cáo tiến độ Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 8 PHƯƠNG PHÁP KIỂM SOÁT DỰ ÁN: Kiểm soát phạm vi giới hạn Xác lập giới hạn Phương hướng giải quyết (gợi ý) Chi phí thực tế vượt quá ngân sách kế hoạch <5% Điều tra tìm nguyên nhân Chi phí thực tế vượt quá ngân sách kế hoạch 5% - 10% Tiến hành kiểm tra lại toàn bộ các chi phí Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 9 Chi phí thực tế vượt quá ngân sách kế hoạch 10% - 20% Giảm chi phí bằng cách: • Áp dụng các biện pháp can thiệp • Tác động đến các công việc còn lại để giảm chi chi phí Chi phí thực tế vượt quá ngân sách kế hoạch 20% - 40% Tiến hành các giải pháp mạnh Chi phí thực tế vượt quá ngân sách kế hoạch > 40% Dừng dự án (nếu chủ đầu tư chấp thuận) HỆ THỐNG KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Hệ thống kiểm soát tài chính Theo dõi & quản lý, kiểm soát tất cả các vấn đề tài chính trong dự án  Hệ thống kiểm soát quá trình Liên quan đến việc thực hiện dự án và các tổ chức, các bên liên quan để QLDA có hiệu quả  Hệ thống kiểm soát hoạt động Liên quan đến việc ghi chép các hoạt động thường ngày trong dự án & đảm bảo chúng được thực hiện Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 10 QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT DỰ ÁN THEO DÕI Thu thập & văn bản hóa các số Đánh giá tình trạng hiện hành của các công việc Lên kế hoạch & thực hiện các hoạt động PHÂN TÍCH ĐIỀU CHỈNH liệu thực tế, xác định mức độ phù hợp của quá trình thực hiện thực tế với các chỉ tiêu kế hoạch và so sánh các kết quả đạt được với kế hoạch; xác định các nguyên nhân & hướng tác động lên các sai lệch trong thực hiện dự án nhằm giúp dự án thực hiện các công việc phù hợp với kế hoạch 11Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn THEO DÕI DỰ ÁN  Là bước đầu tiên trong quá trình kiểm soát dự án  Theo dõi dự án là quá trình xem xét, thu thập thông tin, thống kê, phân tích và lập báo cáo về tiến trình thực hiện dự án trên thực tế so sánh với kế hoạch Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 12 CÁC PHƯƠNG PHÁP THEO DÕI DỰ ÁN 1. Phương pháp theo dõi đơn giản (PP 0-100)  Chỉ có 2 mức độ hoàn thành công việc đó là 0% và 100%  Thường sử dụng cho những công việc có thời gian thực hiện ngắn (một hoặc 2 tháng), giá trị thấp và khó đánh giá.  Việc đánh giá công việc đã hoàn thành hay chưa hoàn thành có thể đo đếm bằng mắt và không cần các tính toán khác Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 13 CÁC PHƯƠNG PHÁP THEO DÕI DỰ ÁN 2. Phương pháp theo dõi chi tiết: PP 50-50  Ngay sau khi công việc được bắt đầu, không cần xác định khối lượng, xem như công tác đó hoàn thành 50%  Khi công tác đó hoàn thành, tính thêm 50% còn lại Thường sử dụng cho những công việc có thời gian thực  hiện dài hơn (so với PP 0 – 100), với kinh phí dự trù khá thấp so với các công việc khác và khó đánh giá.  Áp dụng cho các công việc mà dể dàng xác định bằng mắt khi công việc bắt đầu và kết thúc hoàn toàn Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 14 CÁC PHƯƠNG PHÁP THEO DÕI DỰ ÁN 2. Phương pháp theo dõi chi tiết: PP mốc thời gian  Mức độ hoàn thành của một công tác được chia ra thành nhiều cấp độ Ví dụ: 0%, 25%, 50%, 75%, 100% Việc chia bao nhiêu cấp độ là do người làm kiểm soát dự  án quyết định trên cơ sở sự đồng ý của chủ đầu tư  Đối với các dự án mà quá trình thực hiện có nhiều thay đổi thì áp dụng PP mốc thời gian là khó khăn và sẽ đưa đến nhiều kết quả sai lệch Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 15 CÁC PHƯƠNG PHÁP THEO DÕI DỰ ÁN 2. Phương pháp theo dõi chi tiết: PP Earned Value (trình bày ở các phần sau) Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 16 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH PHƯƠNG PHÁP EARNED VALUE Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 17 Giaûng vieân: PGS.TS. Löu Tröôøng Vaên Taøi lieäu löu haønh noäi boä TIẾN TRÌNH PHÁT TRIỂN KHÁI NIỆM QUẢN LÝ GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EVM)  Cuối 1880s: Các chuẩn thu được qua thực tế của các kỹ sư công nghệMỹ được so với chi phí thực hiện để đo lường hiệu quả công việc trong xí nghiệp  1959 – 1966: PERT/Cost ( các dự án Polaris, ... )  1967- 1996 : Cost/Schedule Control System Criteria (C/SCSC) 18  1967: C/SCSC Bộ Quốc Phòng Mỹ (DoD)  1971: Sách Hướng dẫn của NASA  1979: C/SCSC do Bộ Năng lượng Mỹ (DoE) lập  1996: Các tiêu chuẩn quốc tế để quản lý kết quả thực hiện Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn TIẾN TRÌNH PHÁT TRIỂN KHÁI NIỆM QUẢN LÝ GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EVM)  1996 – hiện nay: EVM ( ANSI/EIA 748)  32 tiêu chí EVMS được đưa vào Hướng dẫn số 5000.2R của BQP Mỹ năm 1997: Được chính thức cơng bố như một tài liệu của Viện 19 Tiêu chuẩn Quốc gia Mỹ (ANSI) Được chính thức ban hành như một tiêu chuẩn của Hiệp hội Công nghệ Điện tử (EIA)  7- 1998: Tài liệu Hướng dẫn về Giá trị thu được số ANSI/EIA 748 được chính thức ban hành. Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn CÁC TIÊU CHÍ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SÓAT CHI PHÍ/TIẾN ĐỘ (C/SCSC) C/SCSC: Là một tập hợp các tiêu chí do BQP Mỹ thiết kế để xác định hệ thống kiểm soát quản lý chi phí/tiến độ của nhà thầu có thỏa đáng không. Earned Value là 20 một bộ phận của C/SCSC. Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn Mục đích: Phản ánh chính xác và chân thực các thông số tích hợp về phạm vi công việc, chi phí và tiến độ của dự án để giúp lãnh đạo quyết định. 21 Nhấn mạnh sự cần thiết phải thực hiện một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu công tác quản lý để thỏa mãn các yêu cầu trong hợp đồng của khách hàng Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn CÁC TIÊU CHÍ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SÓAT CHI PHÍ/TIẾN ĐỘ( C/SCSC). Tiếp theo Năm yếu tố dữ liệu cơ bản quan trọng phải xác định và lập kế họach để đánh giá khách quan tiến độ và kết quả của dự án trong C/SCSC:  Chi phí dự trù chi trả cho Công việc Dự kiến (BCWS): Chi phí dự trù trong ngân sách để chi trả cho công việc 22 dự kiến hoàn tất trong một thời gian qui định, là cơ sở đo lường hiệu quả công việc (Giá trị Dự kiến)  Chi phí dự trù chi trả cho Công việc hoàn tất (BCWP): Chi phí dự trù trong ngân sách để trả cho các công việc đã hoàn thành trong thời gian qui định (Giá trị Thu được) Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn CÁC TIÊU CHÍ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SÓAT CHI PHÍ/TIẾN ĐỘ( C/SCSC). Tiếp theo  Chi phí thực tế của công việc đã hoàn thành (ACWP): Chi phí phát sinh thực tế và được hạch toán khi hoàn thành công việc trong thời gian qui định (Chi phí thực tế) Ngân sách lúc hòan tất (BAC): Tổng chi phí ngân sách 23  đã phân cho các yêu tố công việc WBS đã được chấp thuận trong hợp đồng  Dự tóan Chi phí lúc hòan tất (EAC): Chi phí tính toán đối với phần việc đã hoàn thành tính đến thời điểm xem xét cộng với ước tính chi phí của phần việc được duyệt còn dở dang Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn Khái niệm Quản lý Giá trị Thu được (EVM) được căn cứ trên sự định lượng và so sánh Giá Trị Dự kiến của công việc đã thực hiện và so CÁC NGUYÊN TẮC EVM 24 với Giá Trị Thu Được của công việc lẽ ra phải thực hiện Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 3. KIEÅM SOAÙT TIEÁN TRÌNH THÖÏC HIEÄN DÖÏ AÙN THEO GIAÙ TRÒ ÑAÏT ÑÖÔÏC (EARNED VALUE) Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 25 Giaûng vieân: TS. Löu Tröôøng Vaên Taøi lieäu löu haønh noäi boä Để thực hiện EVM:  Bạn cần phải có tiến độ dự án.  Tiến độ ngang là đủ để kiểm soát tiến trình dự án theo EVM. Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 26  Tuy nhiên, thông thường tiến độ ngang này là kết quả của tiến độ mạng TIEÁN ÑOÄ MOÄT DỰ ÁN trong giai đoạn thi công Ngaøy 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 A B C D Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 27 E F G H I J K L Để thực hiện EVM:  Bạn cũng cần phải có ngân sách từng công tác & ngân sách toàn bộ dự án. Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 28 NGAÂN SAÙCH ÑÖÔÏC GIAO: NẾU BẠN LÀM VIỆC CHO BÊN A Nhieäm vuï Thôøi gian Nhaân coâng Vaät lieäu Chi phí khaùc Toång coâng A 3 $20,000 $15,000 $35,000 B 1 $20,000 $25,000 $10,000 $55,000 C 6 $150,000 $500,000 $250,000 $900,000 D 2 $40,000 $10,000 $10,000 $60,000 Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 29 E 3 $35,000 $10,000 $25,000 $70,000 F 3 $50,000 $5,000 $20,000 $75,000 G 9 $15,000 $10,000 $20,000 $45,000 H 11 $850,000 $1,500,000 $250,000 $2,600,000 I 1 $15,000 $5,000 $10,000 $30,000 J 4 $35,000 $20,000 $10,000 $65,000 K 2 $20,000 $15,000 $15,000 $50,000 L 1 $25,000 $50,000 $25,000 $100,000 $1,275,000 $2,150,000 $660,000 $4,085,000  Sau khi đã có tiến độ dự án và ngân sách dự án, chúng ta sẽ phân bổ chi phí theo thời gian. Có 2 cách phân bổ: Phân bổ đều  Các phần mềm QLDA đều chọn Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 30 cách này như là sự mặc định. Phân bổ không đều  Sau khi phân bổ ngân sách dự án, chúng ta sẽ cộng ngân sách theo ngày và lũy tích theo thời gian. Thôøi gian tính theo ngaøy TIEÁN ÑOÄ CUÛA CHI PHÍ C.taùc $000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 A $12 $12 $12 $12 B $55 $55 C $150 $150 $150 $150 $150 $150 $150 D $30 $30 $30 Chi phí haøng ngaøy Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 31 E $23 $23 $23 $23 F $25 $25 $25 $25 G $5 $5 $5 $5 $5 $5 $5 $5 $5 $5 H $236 $236 $236 $236 $236 $236 $236 $236 $236 $236 $236 $236 I $30 $30 J $16 $16 $16 $16 $16 K $25 $25 $25 L $100 $100 $55 $35 $185 $185 $416 $416 $391 $391 $266 $266 $266 $258 $258 $258 $258 55 125 Tích lũy $55 $90 $275 $460 $876 $1,293 $1,684 $2,075 $2,342 $2,608 $2,875 $3,132 $3,390 $3,647 $3,905 $3,960 $4,085 Chi phí haøng ngaøy Chi phí haøng ngaøy tích luõy ÑÖÔØNG CONG NGÂN SÁCH TÍCH LUÕY (Ñöôøng cong chöõ S cuûa ngaân saùch döï aùn) $3,000 $3,500 $4,000 $4,500 Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 32 $0 $500 $1,000 $1,500 $2,000 $2,500 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 PHAÂN TÍCH EARNED VALUE (t.t)  Phaân tích Earned Value laø moät heä thoáng ño löờng söï thöïc hieän cuï theå cuûa döï aùn  Earned Value laø giaù trò cuûa coâng vieäc maø ñaõ ñöôïc hoaøn thaønh  Phaân tích Earned Value cung caáp moät heä thoáng Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 33 kieåm soaùt toaøn chi phí döï aùn Ví dụ: tại ngày thứ 8, kết quả đo lường tiến trình dự án như sau (đơn vị tính $1000) Budgeted Cost of Work Scheduled : BCWS = $2,075 Actual Cost of Work Performed: ACWP = $1,613 Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 34 Budgeted Cost of Work Performed: BCWP =$1,349 Budgeted Cost at Completion: BAC = $4,085  Đánh giá tiến trình thực hiện dự án về tiến độ, chúng ta dùng 3 chỉ số sau: BCWP BCWS Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 35  SV + Toát/ - Xaáu  Phöông sai cuûa tieán ñoä: SV = BCWP - BCWS SV = $1,349 - $2,075 = -$726  Nhaän xeùt: Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 36 Tieán ñoä thöïc hieän döï aùn : muoän so vôùi keá hoaïch ñaõ laäp.  Giaù trò coâng vieäc bò chaäm treã laø $726.000, chiếm khoảng ….% giá trị hợp đồng QUY TẮC ĐÁNH GIÁ TIẾN TRÌNH THEO SV  SV > 0: Tiến độ thực hiện dự án là nhanh so với tiến độ dự kiến  SV ≅ 0: Tiến độ thực hiện dự án là xấp xỉ tiến độ dự kiến Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 37  SV < 0: Tiến độ thực hiện dự án là chậm so với tiến độ dự kiến họp Tìm nguyên nhân (gây ra SV<0)  Đề xuất biện pháp khắc phục Theo dõi sự thực thi biện pháp (trong tuần tới hoặc tháng tới) SPI (Scheduling Performance Index)  Chæ soá thöïc hieän tieán ñoä (SPI): SPI = BCWP / BCWS SPI = $1,349 / $2,075 = 0.65 = 65% : Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 38  Ngôn ngữ “bà ngoại” Dự án chỉ thực hiện được 65% so với dự trù Tieán ñoä thöïc hieän döï aùn chậm so với tiến độ dự kiến. QUY TẮC ĐÁNH GIÁ TIẾN TRÌNH THEO SPI  SPI > 1: Tiến độ thực hiện dự án là nhanh so với tiến độ dự kiến  SPI ≅ 1: Tiến độ thực hiện dự án là đúng tiến độ dự kiến Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 39  SPI < 1: Tiến độ thực hiện dự án là chậm so với tiến độ dự kiến họp Tìm nguyên nhân (gây ra SV<0)  Đề xuất biện pháp khắc phục Theo dõi sự thực thi biện pháp (trong tuần tới hoặc tháng tới) Nếu chủ đầu tư hỏi bạn: dự án đã thực hiện được bao nhiêu phần trăm? Bạn chỉ cần làm 1 phép tính nhỏ như sau:  Chæ soá phaàn traêm hoaøn thaønh (Percent Complete Index): PCI = BCWP/BAC = 0.33 Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 40  Ngôn ngữ “bà ngoại”: Dự án đã hoàn thành được 33% PCI không giúp bạn trực tiếp đánh giá tiến trình dự án là nhanh, chậm, hay đúng với tiến độ đã dự trù. Tóm tắt quy trình kiểm soát dự án theo EVM Trước khi thực hiện dự án:  Lập tiến độ dự án  Lập ngân sách dự án  Phân bổ ngân sách từng công tác vào tiến độ  Xác định BCWS Trong khi thực hiện dự án (định kỳ hàng tuần) Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 41  Thu thập dữ liệu về khối lượng hoàn thành từng công tác  Xác định BCWP  Xác định ACWP  Tính toán SV, SPI, CV, CPI, PCI, EAC  Viết báo cáo đánh giá tiến trình thực hiện dự án.  Cập nhật BCWS KINH NGHIỆM TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 42 Bài học 1: Cần có cam kết ủng hộ của người đứng đầu Ban QLDA Kiểm soát dự án sẽ hiệu quả khi người đứng đầu ban QLDA cam kết ủng hộ (top management commitment).  Lãnh đạo cao nhất trong Ban phải nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát dự án.  Nếu không có sự cam kết này, thì mọi quy trình xây dựng đều không được thực thi. Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 43 Bài học 2: Cần có ngôn ngữ chung Mọi thành viên Ban QLDA, chủ đầu tư, nhà thầu, giám sát phải có kiến thức, được đào tạo về KiỂM SOÁT DỰ ÁN Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 44 Bài học 3: Kiểm soát chặt chẽ theo từng giai đoạn của dự án  Vướng mắc, trục trặc có thể xảy ra trong mọi giai đoạn của dự án  Sự cẩu thả trong kiểm soát dự án giai đoạn chuẩn bị đầu tư không gây hậu quả ngay lúc đó mà thường gây hậu quả trong giai đoạn thi công Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 45 Bài học 4: Để hình thành được một hệ thống kiểm soát dự án có hiệu quả cần thực hiện các công việc sau:  Lập kế hoạch kỹ lưỡng cho tất cả các công việc của dự án  Đánh giá chính xác thời gian thực hiện các công việc, nguồn lực, các chi phí cần thiết  Tính đến các điều kiện thực tế trong thực hiện công việc dự án, tính toán chi phí theo tiến độ thời gian  Đánh giá liên tục và theo chu kỳ về thời gian và chi phí cần thiết để hoàn thành phần công việc còn lại của dự án  So sánh việc hoàn thành cũng như chi phí thực tế với biểu đồ tiến độ và ngân sách vào những khoảng thời gian nhất định Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 46 Xin caûm ôn! Chuùc caùc baïn, caùc anh/chị ñaït nhieàu thaønh quaû toát trong coâng taùc ! Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn 47