Chương 1: Tổng quan về hệ thống
thông tin
• -Chương 2: Cơsở tổ chức hệ thống
thông tin quản trị
• -Chương 3: Phương pháp xây dựng hệ thống
thông tin quản trị
• -Chương 4: Thiết kế hệ thống thông tin
quản trị
• -Chương 5: Xây dựng kế hoạch thiết kế
hệ thống thông tin quản trị
• -Chương 6: Hệ thống thông tin quản trị
doanh nghiệp
88 trang |
Chia sẻ: nyanko | Lượt xem: 1337 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Tổ chức hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
TỔ CHỨC HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN TRỊ
DOANH NGHIỆP
• TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
TRỊ DOANH NGHIỆP
• - Chương 1: Tổng quan về hệ thống
thông tin
• - Chương 2: Cơ sở tổ chức hệ thống
thông tin quản trị
• - Chương 3: Phương pháp xây dựng hệ thống
thông tin quản trị
• - Chương 4: Thiết kế hệ thống thông tin
quản trị
• - Chương 5: Xây dựng kế hoạch thiết kế
hệ thống thông tin quản trị
• - Chương 6: Hệ thống thông tin quản trị
doanh nghiệp
I. KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN
• Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi
với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm
những tri thức về các đối tượng.
• Biểu tượng mang tin có thể là: âm thanh, chữ
viết, băng từ, cử chỉđược gọi chung là dữ
liệu. Quy trình thông tin như sau:
Phản hồi
YùÙ
tưởng
Mã
hóa
Tiếp
nhận
Giải
mã
Nhận
thức
Truyền đạt
thông tin
Nhiễu
Người gửi
Người nhận
Quan niệm về thông tin
•
• (1) Theo quan nieäm caùc nhaø thoáng keâ:
Thoâng tin laø ñoä ño söï giaûm tính baát ñònh khi
thöïc hieän bieán coá naøo ñoù (Entropy). Thoâng
tin chæ chöùa nhöõng döõ lieäu laøm giaûm tính
baát ñònh töùc laø nhöõng thoâng tin môùi.
• (2) Theo quan nieäm cuûa caùc nhaø kyõ thuaät:
Thoâng tin laø baát kyø moät thoâng baùo naøo
ñöôïc taïo thaønh bôûi moät soá löôïng daáu hieäu
nhaát ñònh. Laø taát caû caùc thoâng baùo, taøi
lieäu, soá lieäu, chæ tieâu.
• (3) Theo quan nieäm caùc nhaø quaûn lyù:
Thoâng tin laø nhöõng thoâng baùo, soá lieäu duøng
laøm cô sôû cho vieäc ra quyeát ñònh.
II. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG
THÔNG TIN
• 1.Thông tin là phương tiện để thống nhất hoạt động
của một tổ chức
• 2. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là mắc xích
của hệ thống thông tin kinh tế - xã hội
• 3. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là đối tượng
lao động của cán bộ quản lý và là cơ sở để ra quyết
định
• 4. Thông tin là dấu hiệu phản ánh cấp độ của hệ thống
quản lý
THÔNG TIN
Quá trình quản lý
Tổ
chức
Biên chế Lãnh
đạo
Kiểm traLập kế
hoạch
Môi trường bên ngoài
- Nhà cung cấp
- Khách hàng
- Đối thủ cạnh tranh
- Nhà nước, chính trị, luật pháp
- Kinh tế – xã hội
III. YÊU CẦU ĐỐI VỚI THÔNG
TIN
• Tính chính xác
• Tính kịp thời
• Tính hệ thống, tính tổng hợp, tính đầy đủ
• Tính cô đọng và logic
• Tính kinh tế
• Tính bảo mật
• 1.Theo mối quan hệ đối với một tổ chức
• (1) Thông tin bên ngoài: là thông tin xuất hiện từ môi trường bên ngoài
của một tổ chức hay là các thông tin do cấp trên đưa đến, đây là những
thông tin có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của tổ chức.
• + Các văn bản pháp chế.
• + Các chỉ thị, mệnh lệnh của cơ quan cấp trên.
• + Các hướng dẫn về kiểm tra, thanh tra, định mức kỹ thuật.
• (2)Thông tin bên trong (thông tin nội bộ): là thông tin xuất hiện bên trong
của tổ chức, nó tạo khả năng xác định tình hình nội bộ của tổ chức, tình
hình thực hiện nhiệm vụ đề ra. Bao gồm các số liệu về:
+ Kế toán.
• + Tài chính.
• + Thống kê.
• + Cung ứng
• + Biên chế
IV. Phân loại thông tin
• 2.Theo chức năng thể hiện: thông tin được
chia ra thông tin chỉ đạo và thông tin thực
hiện.
• (1)Thông tin chỉ đạo: mang các chủ trương,
mệnh lệnh, nhiệm vụ, mục tiêu của các tổ
chức, tác động đến hoạt động của đối tượng
quản lý.
• (2)Thông tin thực hiện: phản ánh toàn diện kết
quả thực hiện mục tiêu đã định của tổ chức.
3.Theo cách truyền tin
• (1) Thông tin có hệ thống: truyền đi theo nội dung và
thủ tục đã định trước và trong chu kỳ nhất định, gồm:
• Các báo cáo thống kê được duyệt.
• Thông tin về tình hình hoạt động hàng ngày hoặc 10
ngày của tổ chức.
• (2) Thông tin không có hệ thống: truyền đi khi có sự
kiện đột xuất nảy sinh trong quá trình hoạt động,
ngẫu nhiên, tạm thời, cần có sự can thiệp của cấp
trên.
4. Theo phương thức thu nhận và xử
lý
• (1)Thông tin khoa học kỹ thuật. Thông tin này làm cơ
sở cho việc chế tạo các loại thiết bị và tổ chức các quá
trình công nghệ. Do các cơ quan khoa học kỹ thuật
thu thập trong sách, tạp chí khoa học kỹ thuật, bằng
phát minh sáng chế
• (2) Thông tin thu nhận trực tiếp trong quá trình sản
xuất kinh doanh thực tế. Thông tin này có mối liên hệ
ngược trong hệ thống quản lý như các thông tin về kế
toán thống kê.
5.Theo hướng chuyển động
• (1)Thông tin chiều ngang: nối các chức năng quản lý
của một cấp.
• (2)Thông tin theo chiều dọc: nối các chức năng ở các
cấp khác nhau trong cơ cấu quản lý.
• (3)Thông tin lên: hướng từ cấp dưới lên theo cách
tổng hợp dần.
• (4)Thông tin xuống: đưa từ trên xuống dưới, theo
cách chi tiết hóa dần.
6.Theo kênh thu nhận
• (1)Thông tin chính thức là các thông tin được thu
nhận theo ngành dọc do tổ chức quy định mà cấp
dưới phải báo cáo theo địa chỉ nhất định như các báo
cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm của các doanh
nghiệp .
• (2)Thông tin không chính thức là các thông tin không
được nhận qua kênh chính thức mà phải qua đợt điều
tra, ví dụ điều tra về thị phần, điều tra về thái độ phục
vụ của nhân viên
7.Theo số lần gia công
• (1)Thông tin ban đầu (sơ cấp): có sự theo dõi,
ghi chép trực tiếp.
• (2)Thông tin thứ cấp: được chế biến từ thông
tin ban đầu và thông tin trung gian.
8.Theo ý định của đối thủ
• - Thông tin giả.
• - Thông tin thật.
• - Thông tin phóng đại.
9.Theo lĩnh vực quản trị
Thông tin về chiến lược kinh doanh
Thông tin về tình hình sản xuất.
Thông tin về chất lượng và công nghệ,
Thông tin về nhân sự và tiền lương.
Thông tin về marketing và tình hình tiêu thụ sản
phẩm.
Thông tin về giá thành và chi phí sản xuất.
Thông tin về tình hình tài chính.
• Chương 2
• CƠ SỞ TỔ CHỨC HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN TRỊ
I. QUY TRÌNH THÔNG TIN QUẢN
TRỊ
Thông tin ra
Thu thập Chọn lọc Xử lý
Phân loại
Bảo quản
Truyền đạt thông tin
Thông tin vào
1.Yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý
1. Phải thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng
quản lý
• 2. Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ nguyên tắc thủ
trưởng, nâng cao quyền hạn và trách nhiệm cá nhân
trong quản lý.
• 3. Phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với
những đặc điểm của doanh nghiệp.
• 4. Phải đảm bảo bộ máy quản lý tinh giảm nhưng có
hiệu lực.
II. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
DOANH NGHIỆP
2.Cơ cấu bộ máy quản lý
a.Mô hình cơ cấu trực tuyến
• Cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là mối quan hệ
giữa các nhân viên trong tổ chức thực hiện
theo một đường thẳng. Người thực hiện chỉ
nhận và thi hành mệnh lệnh của người phụ
trách cấp trên trực tiếp. Người phụ trách chịu
trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc
của người dưới quyền mình
SƠ ĐỒ CẤU TRÚC TRỰC TUYẾN
• A :Thủ trưởng đơn vị
• B :Các người lãnh
đạo cấp trung gian
• C : Các người lãnh
đạo cấp thấp nhất
A
B1 B2 B3
C1 C2 C3 C4 C6 C7C5
Ưu điểm
Tăng cường trách nhiệm cá nhân, tránh được tình trạng người thừa
hành phải thi hành những mệnh lệnh, chỉ thị khác nhau, thậm chí mâu
thuẫn nhau của nhiều người phụ trách.
Nhanh, linh động, ít tốn kém chi phí và kiểm tra dễ dàng.
Nhược điểm:
Chỉ áp dụng cho những tổ chức nhỏ.
Đòi hỏi người chỉ huy trực tuyến phải có kiến thức toàn diện.
Nếu khối lượng công việc lớn, thường làm cho người quản lý bị quá
tải.
b.Cơ cấu chức năng
• Cơ cấu này cho phép cán bộ, nhân viên phụ
trách các bộ phận chức năng có quyền trực tiếp
chỉ đạo các vấn đề có liên quan đến chuyên
môn của mình đối với tuyến dưới
Ưu điểm
Thu hút được nhiều chuyên gia vào công tác quản lý, giảm
bớt gánh nặng cho cán bộ chỉ huy trực tuyến.
Tăng cường chuyên môn hóa công việc, giảm thiểu những
trùng lắp nhân viên và thiết bị, tăng hiệu quả làm việc.
Nhược điểm
Quyền hạn của người thủ trưởng có thể bị lấn áp.
Cán bộ tuyến dưới phải chịu sự chỉ huy của nhiều đầu mối,
dễ sinh ra tình trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, chỉ đạo
chồng chéo, mâu thuẩn nhau.
SƠ ĐỒ CẤU TRÚC THEO CHỨC NĂNG
A
X1 X2 X3 X4 X5
B2B1 B3
C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8
A : Thủ
trưởng đơn
vị
X
: Các bộ
phận chức
năng
B
: Các
người lãnh
đạo cấp
trung gian
C
: Các
người lao
động cấp
thấp nhất
c.Cơ cấu trực tuyến – chức năng
Đây là kiểu cấu trúc hỗn hợp cà hai loại cấu trúc trực
tuyến và cấu trúc chức năng. Lấy cơ cấu chức năng quản lý
trực tuyến làm nền tảng, những người lãnh đạo trực tuyến
ở đây được sự giúp sức của những người lãnh đạo các cơ
quan chức năng, các nhóm chuyên gia của các bộ phận
quản lý riêng biệt.
Trong kiểu cấu trúc trực tuyến – chức năng này người
lãnh đạo của từng bộ phận chức năng giữ quyền quyết định
trong phạm vi tổ chức của mình. Người lãnh đạo chức năng
không ra lệnh trực tiếp cho người thừa hành, chỉ nghiên
cứu từng tình huống rồi đề xuất ý kiến làm tham mưu cho
quản trị viên cấp cao nhất.
SƠ ĐỒ CẤU TRÚC
TRỰC TUYẾN – CHỨC NĂNG
Người lãnh đạo tổ
chức
Người lãnh đạo
chức năng A
Người lãnh đạo
chức năng B
Người lãnh đạo
tuyến 1
Người lãnh đạo
tuyến 2
A B C D
A, B, C, D là
những đơn vị
hay cá nhân
thực hiện
Ưu nhược điểm
• Phát huy được ưu điểm của hai kiểu cấu trúc
trực tuyến và cấu trúc chức năng, đồng thời
khắc phục được các nhược điểm của hai cấu
trúc này.
• Người lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết
mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với các
bộ phận chức năng do vậy quyết định thường
phải có thời gian
d. CẤU TRÚC TRỰC TUYẾN THAM MƯU
GIÁM ĐỐC
Bộ phận
tham mưu
PGĐ
PX 1 PX 2 CH 1 CH 2
Kiểu cơ cấu tổ chức này cũng tương tự như
kiểu cơ cấu trực tuyến kết hợp với chức
năng. Ơû đây chỉ có điều khác là bộ phận
tham mưu gồm một hay một số chuyên gia
giúp việc và không thành lập các bộ phận
chứa năng riêng rẽ với những người phụ
trách nhất định
c. CẤU TRÚC KIỂU MA TRẬN
NGƯỜI LÃNH ĐẠO TỔ CHỨC
NGƯỜI LÃNH
ĐẠO TUYẾN 1
NGƯỜI LÃNH
ĐẠO TUYẾN 2
NGƯỜI LÃNH
ĐẠO CHỨC
NĂNG B
NGƯỜI LÃNH
ĐẠO CHỨC
NĂNG A
NGƯỜI LÃNH
ĐẠO DỰ ÁN 2
NGƯỜI LÃNH
ĐẠO DỰ ÁN 1
• Ngoaøi nhöõng ngöôøi laõnh ñaïo tuyeán
vaø chöùc naêng coøn coù nhöõng ngöôøi
laõnh ñaïo caùc döï aùn hay saûn phaåm. Hoï
phoái hôïp hoaït ñoäng ñeå thöïc hieän moät döï
aùn naøo ñoù.
• Nhaân vieân cuûa boä phaän tröïc tuyeán
vaø nhaân vieân cuûa boä phaän chöùc naêng
ñöôïc ñeà cöû ñeå tham gia moät döï aùn hay
moät chöông trình saûn phaåm nhaát ñònh.
• Sau khi hoaøn thaønh döï aùn hay
chöông trình saûn phaåm caùc nhaân
vieân trôû veà ñôn vò cuõ cuûa mình.
• Ưu điểm:
• - Cho phép thực hiện cùng một lúc nhiều dự án,
sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau hoặc
kinh doanh tổng hợp nhiều lĩnh vực.
• - Cơ cấu mang tính chất năng động, hình thành
và giải thể nhanh và dễ dàng.
• - Linh hoạt trong việc thuyên chuyển nhân viên,
sử dụng nhân viên có hiệu quả hơn,
• - Phù hợp với những dự án vừa sản xuất vừa thử
nghiệm, gắn việc nghiên cứu và sản xuất sản phẩm.
•
• Nhöôïc ñieåm:
• - Cô caáu naøy coù moái quan heä
phöùc taïp cuûa nhöõng ngöôøi trong toå
chöùc, thöôøng phaùt sinh maâu thuaån
giöõa caùc boä phaän, giöõa nhaân vieân
vaø ngöôøi laõnh ñaïo döï aùn.
• - Cô caáu ma traän ñoøi hoûi phaûi coù
quy cheá vaø ñieàu leä hoaït ñoäng cuûa
toå chöùc chaët cheõ.
III. CƠ SỞ DỮ LIỆU
1.Tầm quan trọng của cơ sở dữ liệu
Thông tin không phải vật chất nhưng thông tin không thể
tồn tại bên ngoài vật chất, đó là những vật mang tin.
Những vật mang tin này có thể là băng từ, đĩa hát, chữ
viết, sách báo, đĩa vi tính, biểu đồ, số liệu thống kê. Ký
hiệu Ta gọi tập hợp những vật mang tin này là dữ liệu.
Một dữ liệu được coi là có dung lượng thông tin lớn nếu nó
phản ánh nhiều mặt, nhiều đặc trưng của đối tượng nghiên
cứu.
Chất lượng thông tin chứa trong dữ liệu đó. Một dữ liệu có
chất lượng cao nếu nó phản ánh những mặt bản chất,
những đặc trưng chủ yếu của quy luật hoạt động và phát
triển của đối tượng nghiên cứu.
2.Đặc trưng của cơ sở dữ liệu
Là nơi lưu trữ tổng hợp những dữ liệu dùng chung để
phục vụ cho nhu cầu nhiều người sử dụng hay là
nhiều đề án thiết kế.
Được cấu trúc chặt chẽ và có ý nghĩa trong một tổ
chức.
Dữ liệu không tồn tại nhiều nơi trong cơ sở dữ liệu,
mức độ trùng lắp về dữ liệu phải là tối thiểu
1. Có dung lượng lưu trữ lớn.
2. Có khả năng diễn đạt một phần dữ liệu theo nhu cầu của
người sử dụng.
3. Các chuyên gia có thể viết các chương trình ứng dụng
trên cơ sở dữ liệu. Người ứng dụng có thể sử dụng dễ
dàng các chương trình này.
4. Dữ liệu được hệ thống hóa một cách logic và tiện lợi cho
người sử dụng. Dữ liệu và cách truy xuất cũng có thể
được dấu nhằm thực hiện tính bảo mật của dữ liệu.
5. Tính thống nhất của cơ sở dữ liệu rất cao.
6. Cho phép mức độ truy xuất dữ liệu theo từng đối tượng.
7. Có nhiều công cụ để thực hiện việc kiểm soát và giám sát
cơ sở dữ liệu.
Ưu điểm khi sử dụng cơ sở dữ liệu
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thiết kế hệ thống thông tin hiệu quả trong
một tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng.
Không có sự dư thừa dữ liệu hoặc giảm sự dư thừa dữ liệu xuống mức tối
thiểu.
Đảm bảo tính độc lập của dữ liệu với các chương trình thông tin.
Có thể duy trì tính thống nhất của dữ liệu.
Tăng cường việc tiêu chuẩn hóa dữ liệu.
Dễ dàng đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu.
Có thể phát triển các chương trình ứng dụng khi dùng chung dữ liệu.
Tiện lợi cho nhà quản trị, tăng cường tính hiệu quả trong thu thập và xử lý
thông tin.
Hạn chế
Chi phí cho cơ sở dữ liệu tương đối cao.
Thiết kế cơ sở dữ liệu tốn nhiều thời gian và công
sức.
Đòi hỏi người thiết kế và sử dụng cơ sở dữ liệu
phải có trình độ và hiểu ý lẫn nhau,
Thông tin không linh hoạt mà phải theo một định
dạng chuẩn.
Thông tin của người sử dụng ít bị ảnh hưởng lớn
do sự thay đổi của thời gian
Chương 3
PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN TRỊ
I.PHƯƠNG PHÁP THU THẬP
THÔNG TIN
Thu thập thông tin qua điều tra thực tế
Thu thập thông tin qua hệ thống kế toán
Thu thập thông tin qua các phương tiện truyền thông
Thu thập thông tin qua ngân hàng dữ liệu
Thu thập thông tin qua cơ giới hóa
Thu thập thông tin qua các bộ phận trong cơ cấu quản
lý
II.PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN
THÔNG TIN
1.Phương pháp tiếp cận thông tin từ dưới lên
2.Phương pháp tiếp cận thông tin từ trên xuống
3.Phương pháp tiếp cận thông tin tổng hợp
Phương pháp tiếp cận thông tin theo quan điểm lý
thuyết hệ thống
Phương pháp tiếp cận hệ thống thông tin qua phân
tích đơn thể.
Phương pháp tiếp cận hệ thống thông tin quản trị dần
từng bước một
III.PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH
HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.Phân tích hệ thống thông tin theo môi trường tác động đến hoạt động của một tổ
chức
Môi trường bên ngoài.
Thứ nhất là: Môi trường vĩ mô
Thứ hai là: Môi trường vi mô
Môi trường bên trong (hay môi trường nội bộ)
2.Phân tích hệ thống thông tin theo chức năng thể hiện
Hệ thống thông tin thừa hành
Hệ thống quản lý.
3.Phân tích hệ thống thông tin theo các quan hệ trong tổ chức
Quan hệ cấp bậc
Các quan hệ kỹ thuật
Quan hệ tài chính
Các quan hệ xã hội.
IV.CÁC NGUYÊN TẮC CỦA VIỆC
THIẾT KẾ HỆ THÔNG TIN
Một là: cần sử dụng ngôn ngữ và các khái niệm của lý
thuyết hệ thống.
Hai là: chọn lựa cách tiếp cận đơn thể
Ba là: hướng hệ thông tin theo nhu cầu quản trị.
Bốn là: dựa trên quan điểm điều khiển học.
Năm là: xác định rõ ràng các mối liên hệ trong hệ thống
Sáu là: sử dụng phương pháp phát triển từng bước và lặp lại
Bảy là: sử dụng sức mạnh tập thể trong tổ chức hệ thống
thông tin quản trị.
V.PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ
1.Phát họa cấu trúc chung của hệ thống thông tin quản trị
2.Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế hệ thống
thông tin quản trị
Một là, ảnh hưởng của môi trường
Hai là, mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp
Ba là, cơ cấu tổ chức quản lý
Bốn là, quá trình ra quyết định
3.Các kiểu cấu trúc hệ thống thông tin
Kiểu hệ thống logic
Kiểu cấu trúc tổng thể
Cấu trúc hình tháp
Hình 3.1: Cấu trúc hình tháp
Cấu trúc đồng tâm
Cấu trúc đồng tâm
Cấu trúc ma trận
Nhaän
Cung caáp
Giaùm ñoác Phoù giaùm
ñoác kyõ
thuaät
Phoù giaùm
ñoác toå
chöùc
haønh
chính
Phoù giaùm
ñoác kinh
doanh
Phoøng kyõ thuaät saûn
xuaát
Phoøng toå chöùcï
Phoøng kinh doanh
Phoøng taøi vuï
Phoøng haønh chính
Ban nghieân cöùu vaø
phaùt trieån
Hệ chức năng quản lý
Tổ chức chức năng sản xuất
Chương 4
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN TRỊ
I.ĐIỀU KIỆN ĐỂ THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ
Phải kiện toàn bộ máy quản lý doanh nghiệp, xác
định rõ chức năng nhiệm vụ từng người, từng bộ
phận cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận, các
cấp quản lý. Trên cơ sở đó ta mới có thể xác định
đối tượng truyền tin, đối tượng nhận tin, nhu cầu
thông tin của từng đối tượng cụ thể trong doanh
nghiệp.
Trong cơ cấu tổ chức nội bộ doanh nghiệp, cần
thống nhất giữa công tác kế toán và công tác
thống kê
II. Các bước
1. Thiết kế bộ máy quản lý
2. Xác định đối tượng nhận tin và nhu cầu thông tin.
3. Xác định chế độ trách nhiệm và mối liên hệ công
tác giữa các đối tượng truyền tin.
4. Xác định nội dung và hình thức thông tin.
5. Xây dựng qui trình luân chuyển chứng từ.
Nhu cầu thông tin đối với phó giám
đốc kỹ thuật .
• Hàng ngày:
– Tình hình chất lượng sản phẩm, nguyên nhân chủ yếu
làm giảm chất lượng sản phẩm.
– Những đột biến lớn trong việc thực hiện các định mức
tiêu hao nguyên vật liệu . . .
– Tình hình chuẩn bị sản xuất trên các mặt của các phân
xưởng và kết quả sản xuất của ngày hôm trước.
– Nguyên nhân chủ yếu làm cho phân xưởng ngưng hoạt
động (nếu có ngưng hoạt động xảy ra).
Nhu cầu thông tin đối với phó giám
đốc kỹ thuật .
• Hàng tuần kỳ (10 ngày, 20 ngày)
– Các chỉ tiêu như đã được thông báo hàng ngày.
– Nguyên nhân chủ yếu làm hạn chế trình độ sử dụng máy
móc, thiết bị cả về số lượng máy, thời gian máy.
– Tình hình thực hiện các định mức tiêu hao vật tư.
– Tồn tại chủ yếu trong công tác quản lý, chỉ đạo và thực hiện
các nhiệm vụ kỹ thuật, các mặt quản lý kỹ thuật cần tập
trung sức giải quyết để thúc đẩy sản xuất phát triển.
– Tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất tháng của các phân
xưởng và toàn doanh nghiệp.
– Tình hình sửa chữa máy móc, thiết bị và xây dựng cơ bản.
Nhu cầu thông tin đối với phó giám
đốc kỹ thuật .
• Hàng tháng (quý, năm)
– Tình hình thực hiện các định mức sử dụng nguyên vật liệu cũng
như các định mức kỹ thuật – công nghệ như số giờ máy chạy
– Tình hình cải tiến kỹ thuật và việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật
mới vào sản xuất, hiệu quả kinh tế mang lại.
– Tình hình xây dựng và hoàn chỉnh các định mức, tiêu chuẩn, quy
phạm, quy trình kỹ thuật.
– Hiệu quả sử dụng yếu tố vật tư – kỹ thuật.
– Tình hình thực hiện nhiệm vụ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp
nói chung, của từng phân xưởng nói riêng.
– Nguyên nhân hoàn thành hoặc không hoàn thành vượt mức kế
hoạch quy định.
– Tình hình hợp tác sản xuất giữa các phân xưởng nội bộ xí nghiệp
và các đơn vị bên ngoài.
QUAN HỆ THÔNG TIN KINH TẾ GIỮA
PHÂN XƯỞNG VỚI CÁC PHÒNG CHỨC
NĂNG TRONG DOANH NGHIỆP
Caùc phaân xöôûng chòu traùch nhieäm
Cung caáp cho Nhaän cuûa
Phoøng
keá
hoaïch
kinh
doanh
- Tình hình thöïc hieän keá
hoaïch saûn xuaát haøng
ngaøy, 10 ngaøy, 20
ngaøy, thaùng, quyù
- Tình hình söû duïng caùc
yeáu saûn xuaát (lao
ñoäng, thieát bò, vaät tö)
haøng thaùng quyù.
- Tình hình xuaát kho thaønh
phaåm giao cho khaùch
haøng.
- Tình hình nhaäp vaät tö
- Nhieäm vuï keá hoaïch
haøng thaùng, quyù vaø
ngaøy.
- Nhöõng bieän phaùp chuû
yeáu giuùp phaân xöôûng
hoaøn thaønh keá hoaïch.
- Nhöõng thoâng baùo veà
khoái löôïng vaät tö phaân
xöôûng seõ nhaän ñöôïc
trong thaùng, quyù .
QUAN HỆ THÔNG TIN KINH TẾ GIỮA
PHÂN XƯỞNG VỚI CÁC PHÒNG CHỨC
NĂNG TRONG DOANH NGHIỆP
Phoøng
kyõ
thuaät
vaät
tö
- Tình hình thöïc hieän caùc
möùc kyõ thuaät –
coâng ngheä nhö ñònh
möùc tieâu hao vaät tö,
ñònh möùc ñöùng maùy.
- Tình hình thöïc hieän caùc
trình, quy taéc kyõ
thuaät, thöïc hieän caùc
saùng kieán kyõ thuaä