Bảng câu hỏi tự rà soát iso 9000

BẢNG CÂU HỎI TỰ RÀ SOÁT MỤC TIÊU : Tự kiểm tra để đánh giá mức độ áp dụng hệ thống QLCL : ™ Kiểm xem qui định có phù hợp thực tế không ? ™ Qui định có được tuân thủ và thấu hiểu không ™ Có hồ sơ chứng minh YÊU CẦU : • Sau khi ĐDLĐ đánh giá và báo cáo xong , Giám đốc duyệt và gửi bản kết quả lại cho tư vấn • ĐDLĐ phát hành phiếu CAR với những phát hiện , truy tìm nguyên nhân , thữc hiện hành động khắc phục , giám sát . Điều khoản Những điểm chính thường thiếu sót Nh. xét 4.2.1 • Có đầy đủ tài liệu theo yêu cầu : CSCL , MTCL ,STCL,TT,TL khác ,hồ sơ ? 4.2.2 • STCL có mô tả cách đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001:2000 ? • Có mô tả rõ ràng phạm vi áp dụng ( Địa lý-hoạt động-tổ chức-sản phẩm )? • Có mô tả ngoại lệ và lý giải hợp lý ? • Có việc dẫn các thủ tục /tài liệu khác ? • Có mô tả quá trình bên ngoài ? 4.2.3 ƒ Có danh mục tài liệu nội bộ ( có đầy đủ ? có phê duyệt ? có phân phối ? có cập nhật ?) ƒ Có danh mục tài liệu bên ngoài ? ( như trên ) Xem danh mục TLBN hiện hành có đủ như trích dẫn từ các tài liệu không ? ƒ Có danh mục biểu mẫu ( nội bộ và bên ngoài )? ( như trên ) ƒ Có đủ các tài liệu văn bản pháp qui cần thiết không ? ( như trên ) ƒ Có đủ tài liệu theo như danh mục ? ƒ Thủ tục kiểm soát tài liệu có nêu cách kiểm soát các tài liệu đặc biệt , công văn nhận và phát ? ƒ Có bản danh mục phân phối ? có ký duyệt ? có ký nhận đầy đủ ? ƒ Tài liệu có dấu hiệu kiểm soát ( chữ ký , dấu kiểm soát )? ƒ Có cử người kiểm soát tài liệu ? Việc sửa đổi tài liệu có được tuân thủ và cập nhật ƒ Tài liệu có được huấn luyện để áp dụng ?Có làm thử ? Có hồ sơ ghi lại ? ƒ Sự tương quan TL khi sửa đổi sau khi thực hiện CAR hoặc khắc phục theo 8.2.2 4.2.4 ƒ Có danh mục hồ sơ (nêu những loại cần lưu, nơi lưu ,thời gian lưu,cách bảo quản )?có ký tên ? ƒ Có qui định về bảo quản và bảo mật hồ sơ. ƒ Hồ sơ có được thu thập đầy đủ theo như danh mục ? ƒ Hồ sơ có dễ truy tìm ? có ngăn nắp ? 5.1 ƒ Có nơi nào thiếu nguồn lực ( 5M ) , công việc đình trệ hoặc phải chờ đợi ? 5.2 • Có tổ chức nghiên cứu thị trường hay công việc tương tự để xác định nhu cầu khách hàng ? • Có xác định phân khúc thị trường ,đối tượng khách hàng và nhu cầu của họ ? • Có phương pháp /qui định để tổ chức đáp ứng các yêu cầu này ? • Có hồ sơ chứng minh ? 5.3 • Có bằng chứng truyền đạt CSCL ở tất cả các cấp (Cách truyền đạt – Hồ sơ học – Cách kiểm sự thông hiểu CSCL) • Hỏi 3 NV/đơn vị có hiểu CSCL, việc tuân thủ tại vị trí của mình về CSCL ? 5.4 ƒ Có MTCL không ?Mục tiêu có ý nghĩa với hoạt động kinh doanh ? ƒ Mục tiêu có phù hợp CSCL, khả thi,cụ thể , định lượng, tuân thủ, ƒ MTCL có được triển khai ở mọi cấp liên quan ? ƒ Có xây dựng kế hoạch khả thi để thực hiện mục tiêu không ? ƒ Có phân công thực hiện và theo dõi đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu? 5.5 ƒ Xem sơ đồ tổ chức – TNQH – Các thủ tục có mâu thuẫn không ? ƒ Có qui định đầy đủ TN-QH cho những vị trí có ảnh hưởng đến chất lượng ?Mọi người có biết không ? ƒ Có ma trận trách nhiệm hoặc một văn bản tương tự mô tả chức năng-nhiệm vụ của các đơn vị để thực hiện các yêu cầu theo ISO 9001:2000 ? ƒ Có tình trạng một nơi nhận chỉ đạo từ nhiều cấp trên không ? ƒ Có công việc nào không ai phụ trách và công việc nào nhiều nơi phụ trách không ? ƒ Có bổ nhiệm ĐDLĐ với đầy đủ 3 trách nhiệm ? mọi người trong tổ chức có biết sự bổ nhiệm và trách nhiệm của ĐDLĐ không ? ĐDLĐ có phải là Giám đốc hoặc lãnh đạo cấp trung gian ( không phải trong ban lãnh đạo )? ƒ Có sự báo cáo vượt cấp không ? ƒ Có vướng mắc về thông tin ( Thiếu ,sai ,chậm ,thừa )? ƒ Có qui định về việc trao đổi thông tin ? Ai khởi xướng ,lưu tại đâu ? 5.6 • Có tổ chức họp xem xét ? có lịch họp ? có qui định việc họp xem xét ? • Hồ sơ xem xét có đầy đủ ? ( thông báo ,báo cáo ,biên bản ) • Họp xem xét có kết luận ? Biên bản có phê duyệt ? có phân phối ?có phân công thực hiện ? có phân công giám sát ? • Có theo dõi , có hiệu quả không ? Có giải quyết các vấn đề nêu ra không ? Có cử người thực hiện và người theo dõi không ? 6.1 • Có đánh giá ( xác định ) nhu cầu liên quan đến nhân sự , trang thiết bị ,môi trường để thực hiện công việc theo yêu cầu qui định ? • Việc đánh giá nhu cầu có căn cứ và được ghi nhận không ? Xem bằng chứng . • Việc cung cấp nguồn lực có được đánh giá hiệu quả ?(Tăng năng suất,chất lượng , phát triển …) 6.2 ƒ Có đánh giá kết quả thực hiện công việc của mọi thành viên (kể cả Giám đốc )? ƒ Có xác định nhu cầu nhân sự ( đào tạo , tuyển dụng ) để thực hiện mục tiêu đề ra ? ƒ Mọi người có ý thức được vai trò và vị trí của công việc mình đang làm ? ƒ Có kế hoạch và thực hiện việc cân đối nhu cầu nhân sự ? ƒ Kế hoạch đào tạo có được lập và phê duyệt? ƒ Kế hoạch đào tạo có căn cứ kết quả công việc ?Có căn cứ mục tiêu phát triển ? ƒ Có hồ sơ theo dõi đào tạo /huấn luyện ? ƒ Kết quả đào tạo có được đánh giá và xử lý ? Xem hồ sơ đào tạo theo danh sách nhân viên , xem có cập nhật không ? ƒ Có ai không được đào tạo không ? Lý do có hợp lý không ? có kế hoạch ĐT Giám đốc ? 6.3 ƒ Có xác định nhu cầu trang thiết bị , cơ sở hạ tầng cho mỗi dự án hay mục tiêu ? ƒ Có danh mục thiết bị ? cơ sở hạ tầng ? ƒ Có lịch xích bảo trì cho mọi thiết bị / cơ sở hạ tầng có ảnh hưởng đến chất lượng ƒ Có hồ sơ bảo trì ? ƒ Các hệ thống thiết bị trao đổi thông tin ( vi tính ,fax … ) được quản lý ra sao ?bảo trì thế nào ? Quét virus máy tính … 6.4 • Có xác định môi trường làm việc ảnh hưởng tới : Chất lượng –sức khoẻ–quan hệ(tinh thần) • Có biện pháp đáp ứng và định kỳ đánh giá lại ? • Có hồ sơ ? 7.1 • Việc hoạch định CL có được thực hiện với mọi sản phẩm trong phạm vi áp dụng • Việc hoạch định có bao gồm đủ các bước như trong 7.1 / 7.2.1 ƒ Có qui định cho việc tiếp nhận yêu cầu ? Có qui chế với từng thị trường/khách hàng ? ƒ Có xác định các yêu cầu tiềm ẩn và các qui định của pháp luật liên quan đến sản phẩm ? ƒ Có xác định và giới thiệu cho khách hàng những đặc trưng của sản phẩm ? ƒ Có hồ sơ ghi nhận và trao đổi với khách hàng? 7.2.2 ƒ Có xem xét hợp đồng trước khi ký và chuyển giao sản phẩm ? ƒ Việc xem xét hợp đồng có liên hệ các bộ phận liên quan không ? Bằng chứng ? ƒ Phê duyệt HĐ có bằng chứng ? Người phê duyệt có được qui định trong TN-QH ? Phê duyệt có căn cứ khả năng của tổ chức ? (khả năng thực hiện HĐ) ƒ Có cách thức xác nhận đủ hiệu lực khi đơn hàng không bằng văn bản ?Có hồ sơ ƒ Những điểm khác biệt có được xác định ,thoả thuận trước khi ký kết ? ƒ Sửa đổi HĐ có thông báo, phê duyệt lại không ? có kịp thời ?(Cả với nội bộ và bên ngoài ) Có qui định về việc này không ? ƒ Có hồ sơ xem xét hợp đồng ? 7.2.3 ƒ Có xác định cách thức thông tin với khách hàng và trong nội bộ cho các trường hợp hoặc cho các công việc liên quan tới : ƒ Thông tin về sản phẩm ( tổ chức marketing ,tiếp thị,bán hàng ) ƒ Xử lý ,thông tin khi có sửa đổi hợp đồng . ƒ Tiếp nhận và xử lý các ý kiến,khiếu nại của khách hàng . ƒ Có qui định thẩm quyền giải quyết ? ƒ Qui định có hiệu quả ? có bằng chứng ? có bị chậm ? có giải quyết thoã đáng ? 7.3.1 • Có qui định cho việc thiết kế : Sơ bộ , nguyên lý ( phục vụ bán hàng ) và thiết kế chi tiết ? • Có qui định cho việc triển khai sản xuất thử trước khi sản xuất hàng loạt ? • Kế hoạch có được lập ? có đủ 7 bước ? có được tuân thủ ? Có được theo dõi ? bằng chứng theo dõi và điều chỉnh ? • Kế hoạch có nêu đủ các giai đoạn ? có phân công cụ thể ? có xác định thời hạn ?Có xác định và giải quyết sự phối hợp trong quá trình thiết kế / triển khai ? 7.3.2 ƒ Qui định trách nhiệm ,cách thức thu thập và xử lý thông tin cho việc thiết kế /triển khai? ƒ Yêu cầu chức năng và công dụng của sản phẩm có được xác định rõ ? ƒ Các yêu cầu liên quan đến sản phẩm như : tiêu chuẩn ,pháp luật có được xác định ƒ Thông tin tham khảo từ các thiết kế tương tự có được xác định và thu thập,xử lý ƒ Các yêu cầu khác cho việc thiết kế / triển khai ( năng lực hiện tại … ) ƒ Các thông tin đầu vào có được xem xét ?người xem xét có trách nhiệm ? ƒ Thông tin có mơ hồ ? có mâu thuẫn ? có được giải quyết ? ƒ Yêu cầu kết quả thử có được xác định rõ ?( với triển khai sản xuất thử ) ƒ Thông tin từ những lần thử tương tự có được thu thập để tham khảo ? ƒ Có hồ sơ ? 7.3.3 ƒ Có qui định cách thể hiện kết quả thiết kế /triển khai ? ƒ Cách thể hiện kết quả thiết kế triển khai có khả năng đo được ?cụ thể ? ƒ Kết quả thiết kế có phù hợp đầu vào ( yêu cầu sản phẩm ,dữ liệu )?có được phê duyệt ? ƒ Kết quả thiết kế có cung cấp thông tin ,giúp cho việc mua hàng ,sản xuất ,triển khai ? ƒ Kết quả thiết kế có đưa ra tiêu chuẩn hay chuẩn mực hay cách thức chấp nhận sản phẩm ?( để biết sau khi sản xuất , thế nào là sản phẩm đạt yêu cầu ). ƒ Kết quả thiết kế có chỉ ra các điều kiện phù hợp cho sử dụng sản phẩm , các qui tắc an toàn , các đặc tính cốt yếu của sản phẩm ? 7.3.4 ƒ Kế hoạch thiết kế /TK có được tuân thủ ,theo dõi ,đánh giá , điều chỉnh cho phù hợp ? ƒ Những trục trặc trong quá trình thiết kế/TK có được nhận biết và khắc phục ,điều chỉnh ? ƒ Những người xem xét có được qui định ?có liên quan ? có đủ thẩm quyền ? ƒ Kết quả xem xét có lập thành hồ sơ ? 7.3.5 ƒ Có tổ chức / qui định việc đánh giá kết quả thiết kế /triển khai ? Có theo kế hoạch ƒ Có kết luận ? có điều chỉnh ? ƒ Có hồ sơ ? 7.3.6 ƒ Có qui định cách thức và triển khai đánh giá giá trị sử dụng của thiết kế (công dụng sản phẩm ) và triển khai ( giá trị qui trình )?Có tuân thủ kế hoạch ? ƒ Có qui định thành phần đúng yêu cầu ?Có kết luận ? có điều chỉnh ? có hồ sơ ? 7.3.7 ƒ Có qui định cách thức nhận biết ,xem xét ,điều chỉnh nhửng thay đổi ? ƒ Có phê duyệt và xác định giá trị sử dụng lại ? ƒ Có xem xét những tác động đối với công việc đã thực hiện hay chuyển giao ? ƒ Có hồ sơ ? 7.4.1 ƒ Có qui định cách thức đánh giá lựa chọn và kiểm soát nhà cung ứng ? ƒ Có danh sách? Nhà cung ứng có được phê duyệt ?Danh sách có được cập nhật? ƒ Nhà cung ứng có được đánh giá trên khả năng cung ứng ? Bằng chứng xem xét, kiểm soát, ai kiểm soát ? Có hồ sơ ? ƒ Có chuẩn mực để lựa chọn nhà cung ứng ? chuẩn mực căn cứ trên khả năng …? ƒ Nhà cung ứng có được kiểm soát qua mỗi lần giao hàng ? Có hồ sơ ? ƒ Có mấy nhà cung ứng cho 1 loại hàng ? ƒ Có trường hợp nào mua hàng của nhà cung ứng không có tên trong danh sách ? 7.4.2 ƒ Có kế hoạch mua hàng? Kế hoạch có căn cứ tồn kho và tiến độ sử dụng ? Có danh mục hàng hoá cần mua ? ƒ Có qui định cách thức kiểm soát việc mua hàng phù hợp từng sản phẩm ? ƒ Việc mua hàng có căn cứ các yêu cầu CL ? Có tiêu chuẩn, mô tả cho từng loại SP (chủ yếu ảnh hưởng tới CL) và dịch vụ (vận chuyển, kiểm định, thuê ngoài….) ƒ Việc mua hàng có căn cứ số tồn kho? ƒ Có xác định những loại hàng cần mua ? có tiêu chuẩn chấp nhận ? cách thức đánh giá ? ƒ Có xem xét yêu cầu mua trước khi gửi đi ? Việc mua hàng có được phê duyệt ? Người phê duyệt có đủ thẩm quyền ? (mô tả trong TN-QH) ƒ Có hồ sơ ? Xem thử 3 HĐ mua sp. ƒ Có dịch vụ thuê ngoài ? Có quá trình thuê ngoài ? có qui định cách thức kiểm soát ? Hồ sơ? 7.4.3 ƒ Có qui định cách thức kiểm tra xác nhận hàng mua vào ? ƒ căn cứ để kiểm tra có được thoả thuận trong hợp đồng ? Kế hoạch có được tuân thủ ƒ HĐ mua có đề cập việc kiểm tra xác nhận tại cơ sở nhà cung cấp ? ƒ HĐ có đề cập việc khảo sát của khách hàng ? (nếu cần) ƒ Có trường hợp nào hàng mua vào không đạt ? Hồ sơ xử lý ? 7.5.1 ƒ Việc tạo sản phẩm có được lập thành kế hoạch / qui định ? ƒ Các thông tin cần thiết cho việc sản xuất và cung cấp dịch vụ có được xác định và cấp đủ? ƒ Có thông tin chính thức về yêu cầu , mô tả sản phẩm có được xác định và chuyển giao ? ƒ Các khâu có đủ tài liệu không ? ƒ Các thiết bị ,dụng cụ và thiết bị đo sẵn có và phù hợp để làm việc? ƒ Có mô tả cách thức kiểm soát từng công đoạn của quá trình? ƒ Có kiểm soát ( theo dõi , đo lường ) các thông số công nghệ theo kế hoạch ? ƒ Có được đào tạo không ? Bằng chứng đánh giá kết quả thực hiện công việc ? ƒ Mọi nhân viên có hiểu rõ công việc ? (mục đích, cách điều chỉnh, tiêu chuẩn chấp nhận, thao tác, ghi hồ sơ, báo cáo ? ) ƒ Mội trường làm việc có đạt yêu cầu của NN ? ƒ Có qui định cách thức đánh giá xác nhận kết quả công việc ? ƒ Có qui định trách nhiệm quyết định cho SP qua khâu kế tiếp ? Cách thức thể hiện ? ƒ Có sẳn các tiêu chuẩn chấp nhận, HDCV, phạm vi điều chỉnh ? tiêu chuẩn tay nghề ? ƒ Xem cách triển khai kế hoạch SX từ khâu đầu đến khâu cuối ƒ Có qui định về giao hàng , bảo hành ,bảo trì sản phẩm ? ƒ Có thủ tục kiểm soát ? ƒ Xem có đủ hồ sơ ? 7.5.2 • Có xác định quá trình đặc biệt ? CN ở khâu này có bằng chứng được đào tạo không • Có chuẩn mực và cách thức để đánh giá xác nhận giá trị quá trình đặc biệt ? • Có thực hiện đánh giá và tái đánh giá ? Có phê duyệt kết quả ? • Có qui định trình độ nhân viên , thiết bị ? • Có hồ sơ / 7.5.3 ƒ Có qui định về việc nhận biết và truy tìm ? ƒ Có phân biệt được các sản phẩm cùng loại ? Các lô sản phẩm ? Từ đầu vào đến đầu ra? ƒ Có cách xác định SP do chuyền nào SX, ai SX, ngày, giờ, ca, lô NVL, đúng SP của Công ty không? ƒ Có cách xác định nguồn gốc SP ? ƒ Cách thức nhận biết tình trạng KT-TN ở các khâu có được qui định và tuân thủ? ƒ Có hồ sơ ? (Cầm 1 SP lên hỏi ) 7.5.4 ƒ Có qui định việc kiểm tra, bảo quản SP do khách hàng cung cấp ? ƒ Có qui định việc nhận biết ? kiểm soát ? ƒ Có qui định việc xử lý khi không phù hợp ?Nếu bị hư thì có bàn với khách hàng ? ƒ Xem bằng chứng kiểm tra, bảo quản, hồ sơ kiểm soát (nhập kho, phân biệt, xử lý) 7.5.5 ƒ Có qui định thủ tục XD – LK – BQ – BG – GH ? Cả đối với NVL , bán thành phẩm ? ( sản phẩm từ NVL đầu vào – BTP – TP được bảo quản thế nào , có đảm bảo chất lượng )? ƒ Việc lưu kho, bảo quản có căn cứ yêu cầu của SP ? Có qui định chế độ bảo quản ƒ Coi kế hoạch kiểm kho định kỳ ? Việc kiểm kho có đánh giá CL ? Xem hồ sơ ƒ Có kiểm soát được tồn kho ? Việc nhận biết vị trí hàng hoá trong kho có dễ dàng ? ƒ Việc nhập – xuất, truy tìm, nhận dạng trong kho có được phổ biến cho NV kho ? ƒ Môi trường kho ? An toàn ? PCCC ? ƒ Có sơ đồ kho ? cách phân biệt lô sản phẩm ? ƒ Có thực hiện FIFO ? ƒ Các TT nhập – xuất hàng có được tuân thủ ? ƒ Việc nhập – xuất có căn cứ kết quả KT-TN. ƒ Việc bảo quản trong quá trình vận chuyển và giao hàng ? ƒ Cách thức giao hàng, nghiệm thu có được nêu và xem xét trong HĐ (7.2 ) ? 7.6 ƒ Có xác định các phép đo ,năng lực thiết bị đo cần thiết ? ƒ Có qui định về vận hành ,kiểm tra ,bảo quản ,hiệu chuẩn thiết bị đo ? ƒ Có danh mục thiết bị đo theo kế hoạch CL ? ƒ Thiết bị đo có được bảo trì, kiểm tra trước khi dùng, hiệu chuẩn định kỳ và đột xuất ƒ Có lịch bảo trì, kiểm tra, hiệu chuẩn và được tuân thủ không ? Bằng chứng ? ƒ Môi trường cất giữ,hướng dẫn vận hành ? ƒ Thiết bị đo có đủ khả năng đáp ứng kế hoạch CL ? Xem các bằng chứng ƒ Việc nhận biết tình trạng kiểm tra, hiệu chuẩn. Có tem ? ƒ Qui định về việc truy ngược và xử lý khi phát hiện thiết bị đo bị hư. ƒ Qui định đối với phần mềm dùng đo lường ? ƒ Xem có đủ hồ sơ hợp lệ ? 8.1 • Có xây dựng và thực hiện các kế hoạch theo dõi ,đo lường,phân tích,cải tiến ? • Có hồ sơ tuân thủ ,đánh giá và điều chỉnh ? 8.2.1 • Có qui định về việc tổ chức thu thập thông tin về mức độ thoả mãn của khách hàng • Có tuân thủ ? có phân tích kết quả ? Có xử lý/khắc phục ? • Hồ sơ ? 8.2.2 ƒ Có lịch đánh giá CLNB không ? Có căn cứ kế hoạch SX và hiện trạng hệ thống ƒ Các yếu tố của ISO 9001:2000 có được xem xét đầy đủ? Có xác định mục tiêu và phạm vi? ƒ Chuyên gia có được đào tạo ? Có đánh giá năng lực đánh giá của chuyên gia ? ƒ Chuyên gia có độc lập ? Có sự chuẩn bị đầy đủ trước khi đánh giá ? ƒ Kế hoạch có khả thi ?có tuân thủ ? ƒ Từ việc chuẩn bị đánh giá đến báo cáo có đúng TT không ? ƒ Việc tuân thủ TT đánh giá CLNB ? Có check list ? có ghi nhận hồ sơ , báo cáo ? 8.2.3 • Có qui định cách thức đánh giá hiệu quả các quá trình ?Có tuân thủ ?có biện pháp khắc phục / • Có hồ sơ đánh giá hiệu lực quá trình? 8.2.4 ƒ Có qui định cách thức ,trách nhiệm ,thời gian kiểm tra thử nghiệm theo kết hoạch ? ƒ Có kế hoạch KT-TN từ khâu đầu đến khâu cuối ?Bao gồm theo dõi và đo lường ƒ Kế hoạch có được tuân thủ ? Xem hồ sơ ƒ Có SP nào không qua KT-TN ? ƒ SP sửa lại có được KT-TN lại và ghi hồ sơ kiểm tra lại không ? ƒ Có qui định cách lấy mẫu ? HDCV về KT-TN ? ƒ Có tiêu chuẩn chấp nhận không ? Có dung sai không ? ƒ Bằng chứng khâu cuối kiểm tra lại toàn bộ ? ƒ KCS có độc lập ớối với khâu làm ra SP được thử nghiệm ? ƒ Có ghi lại đủ mọi hồ sơ KT-TN cần thiết ? ƒ Kết quả kiểm tra có được người có trách nhiệm (mô tả TN-QH) phê duyệt ƒ Kết quả KT-TN có dùng làm gì không ? ƒ Việc kiểm tra có đảm bảo phế phẩm không lọt lưới ? ƒ Hồ sơ kiểm tra có đầy đủ theo kế hoạch ? 8.3 ƒ Có Phát sinh sản phẩm không phù hợp ? có xử lý theo thủ tục xử lý SP không phù hợp (phát hiện, cách ly, báo cáo, xử lý, kiểm tra và ghi hồ sơ) ƒ Có thống kê loại SP không phù hợp và kết quả xử lý ? Xử lý có hiệu quả không ƒ Có tuân thủ HDCV xử lý SP không phù hợp sau khi giao ? ƒ Có kiểm tra lại sau khi xử lý ?Kết quả xử lý có được