Chương 1: Khái niệm cơ bản quản lý dự án

Chương 1: Khái niệm cơ bản quản lý dự án France 2005 2 1. Các thuật ngữ 2. Các tác nhân tham gia 3. Phân loại dự án 4. Đời sống dự án 5. Quản lý dự án Khái niệm cơ bản France 2005 3 Dự án là tập hợp các hoạt động cần phải thực hiện để đáp ứng nhu cầu trong một thời hạn nhất . Dự án là hoạt động có tính thời điểm tức là có thời điểm bắt đầu và thời điểm hoàn thành dự án  Dự án phải sử dụng các nguồn lực hữu hạn (nhân lực và vật lực) Việc thực hiện dự án cần phải xem xét giới hạn ngân sách và một cân đối kế toán độc lập với doanh nghiệp chủ đầu tư Dự án đầu tư thường đòi hỏi những kiến thức tổng hợp, kiến thức mới, đột phá, chứa đựng rủi ro… Thuật ngữ France 2005 4 Dự án là tập hợp các hoạt động chuyên biệt, hoạt động này cho phép xây dựng một cách hệ thống, trong xu hướng phát triển về một tương lai mà hiện tại chưa có một mô hình hoàn toàn tương đương Dự án là hoạt động nhằm đáp ứng một nhu cầu nào đó Dự án là hoạt động có mục tiêu cụ thể có thể là một mục tiêu kỹ thuật, tri thức Thuật ngữ France 2005 5 Dự án là tập hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hay cải tạo những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến hoặc năng cao chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ nào đó trong một khoảng thời gian xác định (Quy chế quản lý đầu tư, xây dựng và đấu thầu) Khái niệm dự án France 2005 6 Mang tính chất thời đoạn vòng đời dự án giới hạn Duy nhất Mục tiêu rõ ràng xác định cụ thể Tập hợp phức tạp các hoạt động phức tạp với sự tham gia của nhiều người, tổ chức với nhiều chức năng khác nhau Là một thực thể được tạo mới, xuất hiện lần đầu Bao gồm những thay đổi và rủi ro Do bản thân dự án Do môi trường bên ngoài Đặc trưng của dự án France 2005 7 Tác nhân tham gia dự án Chủ dự án (MOA) Người thể hiện nhu cầu, Xác định mục tiêu dự án, thời hạn và chi phí thực hiện dự án. Kết quả mong đợi của dự án là một sản phẩm, công trình Chủ dự án nắm chắc các ý tưởng cơ bản của dự án, Người đại diện giao dịch với các khách hàng mục tiêu màdự án hướng tới.  chủ dự án có trách nhiệm chức năng thể hiện nhu cầu nhưng không có năng lực kỹ thuật để thực hiện công trình. France 2005 8 Tác nhân tham gia dự án Chủ dự án uỷ nhiệm (MOAd) Khi chủ dự án không đủ khả năng về nghề nghiệp để thực hiện thiết kế dự án, có thế sử dụng chủ dự án uỷ nhiệm (MOAd) Có thể cần đến trợ lý chủ dự án (AMO). Chủ dự án uỷ nhiệm (MOAd) chịu trách nhiệm thực hiện các giao dịch giữa Chủ dự án và giám đốc dự án France 2005 9 Tác nhân tham gia dự án Chủ dự án uỷ nhiệm (MOAd) Giúp chủ dự án xác định rõ các nhu cầu Cùng giám đốc dự án kiểm tra tính khả thi kỹ thuật các mục tiêu Chủ dự án uỷ nhiệm không phải là người thay thế chủ dự án và không có thẩm quyền lãnh đạo trực tiếp với giám đốc dự án . France 2005 10 Tác nhân tham gia dự án Giám đốc dự án (MOE) Giám đốc dự án là một tác nhân được MOA sử dụng để thực hiện dự án với các điều kiện ràng buộc về thời hạn, chất lượng và chi phí đã được thoả thuận trong một bản hợp đồng.  Giám đốc dự án phải lựa chọn các kỹ thuật phù hợp để thực hiện dự án theo đúng các yêu cầu của chủ dự án. France 2005 11 Tác nhân tham gia dự án Giám đốc dự án (MOE) Giám đốc dự án có trách nhiệm trong khuôn khổ quyền hạn của mình bổ nhiệm một thể nhân chịu tránh nhiệm quản lý tiến độ thực hiện dự án (người ta gọi là chủ nhiệm dự án) chef de projet. France 2005 12 Tác nhân tham gia dự án Tổ chức Ý tưởng Thực hiện Duy trì bảo dươngChủ dự án: Sáng tạo Kiểm tra giám sát Giám đốc dự án: Thực thi France 2005 13 Tác nhân tham gia dự án Sous-traitance – Nhà thầu phụ Để thực hiện một số nhiệm vụ của dự án, đôi khi không có đủ các nguồn lực nội tại cần thiết, giám đốc dự án `có thể phải cần đến một hoặc một số các nhà thầu phụ Mỗi nhà thầu phụ thực hiện một phần của dự án do giám đốc dự án trao cho nhưng ông ta không phải chịu trách nhiệm trước chủ dự án dù chủ dự án có quyền xem xét cách thức làm việc của nhà thầu France 2005 14 Tác nhân tham gia dự án Chủ dự án Khách hàng Đội ngũ kỹ thuật Nhà thầu phụ Gi¸m ®èc dự án France 2005 15 Tác nhân tham gia dự án Phân biệt vai trò của chủ dự án và giám đốc dự ánXác định nhu cầu thuộc trách nhiệm của chủ dự án. Chủ dự án có thể chia sẻ một số chức năng cho giám đốc dự án Giám đốc dự án phải tuân thủ các yêu cầu của chủ dự án Giám đốc dự án thực hiện các chức năng kỹ thuật  Phân biệt chủ đầu tư và giám đốc dự án có khó khăn vì cả hai là thành viên của một doanh nghiệp. Khi đó điều quan trọng cần phải xác lập thông qua các hợp đồng nêu rõ vai trò của từng tác nhân. France 2005 16 Tác nhân tham gia dự án Giao diện giữa chủ dự án và giám đốc dự án Cần phải xác định một cách rõ ràng vai trò của từng tác nhân Các tác nhân cần kết hợp để giải quyết các mẫu thuẫn với các yêu cầu chủ dự án hay các mâu thuẫn với việc phối hợp dự án.  Cùng kế hoạch đào tạo sao cho các tác nhân cùng một cam kết chung và chung một phương pháp thực hiện dự án France 2005 17 Phân loại dự án đầu tư Phân loại theo quy mô đầu tư (A, B,C) Theo tổng mức đầu tư Theo diện tích đất sử dụng  Theo mức độ sử dụng lao động Theo các tiêu chuẩn khác Quy mô dự án lớn, quản lý càng phức tạp đòi hỏi những công cụ chuyên biệt France 2005 18 Phân loại dự án đầu tư Theo mục đích và tính chất đầu tư Đầu tư mới Đầu tư mở rộng Đầu tư thay thế Đầu tư mới độ rủi ro cao. France 2005 19 Phân loại dự án đầu tư Theo cách thức quản lý và sử dụng vốn Đầu tư trực tiếp Đầu tư gián tiếp Đầu tư gián tiếp đặt ra vấn đề phối hợp và Quản lý France 2005 20 Phân loại dự án đầu tư Theo nguồn vốn đầu tư Đầu tư trong nước Vốn ngân sách Vốn của các doanh nghiệp nhà nước Vốn của các công ty cổ phần Vốn công ty TNHH Vốn công ty tư nhân Vốn vay trong nước France 2005 21 Phân loại dự án đầu tư Theo nguồn vốn đầu tư (tiếp) Đầu tư nguồn vốn ngoài nước  FDI BOT, BOO JV Nguồn vốn vay nước ngoài ODA Khác France 2005 22 Phân loại dự án đầu tư Theo tính chất dự án dòng tiền dự án Đầu tư thông thường Đầu tư không thông thường France 2005 23 Phân loại dự án đầu tư Phân loại theo tính chất đầu tư Đầu tư phát triển Đầu tư dịch chuyển France 2005 24 Phân loại dự án đầu tư Theo đối tượng của dự án Đầu tư xuất khẩu Đầu tư thay thế nhập khẩu Đầu tư dùng cho tiêu dùng trong nước France 2005 25 Phân loại dự án đầu tư Theo quan hệ phụ thuộc Dự án độc lập Các dự án phụ thuộc Các dự án loại trừ nhau France 2005 26 Các giai đoạn dự án Xác định ý đồ đầu tư Phân tích và lập dự án Thẩm định và phê duyệt Thực hiện đầu tư Nghiệm thu, tổng kết, giải thể France 2005 27 Chu kỳ dự án Chu kỳ sống của dự án Dự án Nhu cầu Thỏa mãn nhu cầu Giải pháp Điều hành dự án France 2005 28 Chu kỳ dự án Dự án có thể phân tách thành các giai đoạn sau : Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn thực hiện Giai đoạn cuối dự án France 2005 29 Chu kỳ dự án Giai đoạn chuẩn bị Còn gọi là giai đoạn tiền dự án, Xác định chính xác kết quả mong đợi dự án, được thể hiện trong bản hợp đồng  Cơ sở để thực hiện cam kết giữa chủ dự án và giám đốc dự án. Kết quả của giai đoạn này là quyết định nên bắt đầu thực hiện dự án. France 2005 30 Chu kỳ dự án Giai đoạn chuẩn bị gồm: Nghiên cứu cơ hội đầu tư Nghiên cứu khả thi Nghiên cứu chi tiết Nghiên cứu kỹ thuật – thiết kế kỹ thuật France 2005 31 Chu kỳ dự án Thực hiện dự án gồm: Chuẩn bị Thực hiện dự Tài liệu Validation France 2005 32 Chu kỳ dự án Chu kỳ sống của dự án Dự án Nhu cầu Thỏa mãn nhu cầu Giải pháp Điều hành dự án France 2005 33 Chu kỳ dự án Dự án có thể phân tách thành các giai đoạn sau : Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn thực hiện Giai đoạn cuối dự án France 2005 34 Chu kỳ dự án Giai đoạn chuẩn bị Còn gọi là giai đoạn tiền dự án, Xác định chính xác kết quả mong đợi dự án, được thể hiện trong bản hợp đồng  Cơ sở để thực hiện cam kết giữa chủ dự án và giám đốc dự án. Kết quả của giai đoạn này là quyết định nên bắt đầu thực hiện dự án. France 2005 35 Chu kỳ dự án Giai đoạn chuẩn bị gồm: Nghiên cứu cơ hội đầu tư Nghiên cứu khả thi Nghiên cứu chi tiết Nghiên cứu kỹ thuật – thiết kế kỹ thuật France 2005 36 Chu kỳ dự án Thực hiện dự án gồm: Chuẩn bị Thực hiện dự án Tài liệu Validation France 2005 37 KiÓm so¸t B¸o c¸o Yªu cÇu Chi phÝ/ TÝnh Môc tiªu Rñi ro Nh©n lùc ph¸t triÓn Lîi Ých kh¶ thi C¸c gi¶i ph¸p chñ chèt X¸c ®Þnh dù ¸n Thùc hiÖn Xö lý ngo¹i lÖ §¸nh gi¸ Hoµn thµnh dù ¸n Môc tiªu - KÕt qu¶ Nhu cÇu/C¬ héi LËp kÕ ho¹ch Mô hình dự án France 2005 38 ThiÕt kÕ LËp kÕ ho¹ch Tæ chøc thùc hiÖn Gi¸m s¸t thùc hiÖn KÕt thóc dù ¸n Các giai đoạn của chu trình quản lý dự án France 2005 39 ThiÕt kÕ dự án Xác định nhu cầu và các cơ hội Xác định các mục đích của dự án Liệt kê các mục tiêu của dự án Xác định sơ bộ các nguồn lực Xác định các giả thiết và rủi ro gặp phải Kết quả : Thiết kế tổng quan của dự án France 2005 40 Các mục tiêu của dự án S.M.A.R.T Cô thÓ (Specific) §o ®­îc (Measurable) Ph©n c«ng ®­îc (Assignable) Thùc tÕ (Realistic) Cã tÝnh thêi gian (Time-bound) France 2005 41 Lập kế hoạch thực hiện dự án Xác định phạm vi của dự án, các công việc, kết quả các chi tiết kỹ thuật Dự kiến thời gian, chi phí và các nguồn lực khác Lên tiến độ các công việc của dự án Xác định các công việc cần đặc biệt lưu tâm Lập kế hoạch kiểm soát và giám sát dự án Viết và duyệt đề cương của dự án Thoả thuận và ký hợp đồng Danh sách và lịch trình các công việc,ngân sách, đề cương dự án France 2005 42 Tổ chức dự án Xác định nhu cầu nhân lực Tuyển dụng các thành viên dự án Tổ chức nhóm thực hiện dự án Phân công công việc, trách nhiệm cho các thành viên nhóm KÕt qu¶: Sơ đồ tổ chức và nhân lực WBS, LRC France 2005 43 Giám sát và đánh giá dự án Xác định phương thức quản lý phù hợp Thiết lập các công cụ giám sát và điều khiển Tiến hành giám sát và đánh giá thường xuyên Gi¶i quyÕt các vấn đề và mâu thuẫn France 2005 44 KÕt thóc dù ¸n Đạt được sự chấp nhận của khách hàng và các bên liên quan chính Cung cấp tư liệu về dự án và đưa ra báo cáo cuối cùng Đánh giá nhu cầu hỗ trợ dự án trong tương lai France 2005 45 Đời sống dự án Kiểm traDự báo Phân tích France 2005 46 Quản lý dự án Quản lý dự án có tính mới, sáng tạo (kỹ thuật, quy mô, vị trí quá trình thực hiện..) Không lặp lại, cơ cấu chuyên biệt, không vĩnh cữu Điểm bắt đầu và kết thúc riêng biệt (doanh nghiệp : báo cáo thường niên, dự án theo thời kỳ dự án) Nhằm mục đích cuối cùng Thích nghi với những thay đổi thường xuyên Thoả mãn điều kiện ràng buộc về chi phí, thời hạn và các nguồn lực Quản lý dự án đòi hỏi đội ngũ đa ngành thực hiện France 2005 47 Quản lý dự án Quản lý dự án: Xác định mục tiêu: đích cuối cùng cần đạt được, thời hạn, các kết quả kinh tế kỹ thuật tài chính… Các phương tiện cần huy động Động viên những người tham gia . Phối kết hợp hoạt động của họ Đánh giá các rủi ro. Chủ động đối phó. Theo dõi đánh giá dự án ( thời hạn, chi phí, kết quả France 2005 48 Quản lý dự án Quản lý dự án: Thực hiện các chức năng của quản lý đối với dự án đầu tư : Lập kế hoạch Tổ chức thực hiện Điều chỉnh Kiểm tra Động viên France 2005 49 Quản lý dự án Lập kế hoạch : Xây dựng một kịch bản bao gồm Mục tiêu Nội dung (các hoạt động..) Phương tiện (nhân lực, vật lực, tài lực) Tổ chức thực hiện (luân chuyển dòng thông tin) Cơ sở để kiểm tra điều chỉnh France 2005 50 Quản lý dự án Kiểm tra : Xây dựng một hệ thống thông tin Định dạng đo lường được hiện trạng So sánh với tham chiếu – kế hoạch Dự kiến được các hậu quả đối với (chi phí, thời hạn, chất lượng..) Đưa ra các biện pháp điều chỉnh nếu cần thiết Tiên lượng, phát hiện và giải quyết vấn đề France 2005 51 Quản lý dự án Quản lý con người : Xác định rõ trách nhiệm Hạn chề miền mâu thuẫn Động viên khuyến khích Tiên lượng, phát hiện và giải quyết vấn đề phức tạp nhất : con người France 2005 52 Quản lý dự án quản lý chi phí Các chỉ số về chi phí BCWP : chi phí ngân sách cho việc đã hoàn thành BCWS:chi phí ngân sách cho việc đã hoạch định ACWP:chi phí thực tế cho việc đã hoàn thành CV: Chênh lệch chi phí SV:Chênh lệch tiến độ BAC: Ngân sách tại điểm hoàn thành EAC: ngân sách đánh giá tại điểm hoàn thành ETC: ngân sách đánh giá để hoàn thành Chênh lệch tại điểm hoàn thành Phát hiện và giải quyết vấn đề France 2005 53 Thế nào là một dự án thành công ? France 2005 54 Quản lý dự án Chất lượng Chi phí Thời hạn France 2005 55 Điều kiện thành công dự án Mục tiêu dự án Quản lý dự án ủng hộ của các cấp lãnh đạo Các thành viên của nhóm dự án Phân phối đầy đủ nguồn lực Các kênh thông tin thích hợp Cơ chế kiểm soát Thích ứng với khách hàng France 2005 56 Thäng tin Muûc tiãu UÍng häü cuía Kãú hoaûch/thåìi gian Tæ váún Nhán sæû: tuyãøn mäü Nhiãûm vuû Cháúp thuáûn cuía dæû aïn quaín lyï cáúp cao biãøu cuía dæû aïn khaïch haìng læûa choün, âaìo taûo kyî thuáût cuía khaïch haìng Giaïm saït vaì phaín häöi Daìn xãúp 10 yÕu tè quyÕt ®Þnh trong viÖc vËn hµnh dù ¸n Baín quyãön (c) 1984 Randall L. Schultz vaì Dennis P. Selvin. Âaî âæåüc pheïp sæí duûng France 2005 57C ¸c y Õu tè th µn h c« ng v µ th Êt b ¹i c ña d ù ¸n Khaí nàng uíy quyãön Khaí nàng phäúi håüp Khaí nàng âiãöu phäúi YÏ thæïc vãö vai troì vaì traïch nhiãûm cuía mçnh Nàng læûc Thæûc hiãûn cäng viãûc cuía Cam kãút ngæåìi quaín lyï dæû aïn Láûp kãú hoaûch vaì thåìi gian biãøu coï hiãûu quaí Âiãöu phäúi vaì giao tiãúp coï hiãûu quaí Trçnh âäü chuyãn män Sæí duûng caïc kyî nàng quaín lyï coï hiãûu quaí Kyî nàng giao tiãúp Kiãøm soaït vaì giaïm saït coï hiãûu quaí Daìn xãúp ràõc räúi Sæí duûng cäng nghãû coï hiãûu quaí Cam kãút Mäi træåìng chênh trë Mäi træåìng kinh tãú Mäi træåìng xaî häüi Mäi træåìng cäng nghãû Tæû nhiãn Quy mä vaì giaï trë Khaïch haìng Tênh thäúng nháút cuía caïc Caûnh tranh hoaût âäüng dæû aïn Nhæîng nhaì tháöu nhoí Tyí troüng cuía dæû aïn Chu kyì säúng Tênh cáúp baïch Sæû uíng häü cuía laînh âaûo cáúp cao Cáúu truïc täø chæïc cuía dæû aïn Sæû uíng häü cuía caïc nhaì quaín lyï chæïc nàng Project Champion Caïc yãúu täú liãn quan âãún dæû aïn HAY THÁÚT BAÛI (con ngæåìi, taìi chênh, nguyãn liãûu thä vaì trang thiãút bë) Caïc yãúu täú liãn quan âãún mäi træåìng bãn ngoaìi Âaïnh giaï så bäü dæû aïn Sæû coï sàôn caïc nguäön læûc Nhoïm caïc yãúu täú Phaín æïng theo hãû thäúng Nhoïm caïc yãúu täú THAÌNH CÄNG Caïc yãúu täú liãn quan âãún täø chæïc Tæ váún khaïch haìng vaì cháúp thuáûn Caïc yãúu täú liãn quan âãún ngæåìi quaín lyï dæû aïn Thaình viãn âäüi dæû aïn France 2005 58 Nguyên nhân thất bại thường gặp Chỉ có các thành viên của nhóm thực hiện quan tâm đến thành công của dự án Thiếu phân công trách nhiệm rõ ràng Kế hoạch dự án không phù hợp và không chi tiết Thiếu vốn Các nguồn lực không được phân bố đầy đủ Thiếu hệ thống giám sát và kiểm soát đầy đủ Thiếu sự trao đổi thông tin cần thiết Dự án đi chệch mục tiêu ban đầu