Bài 1: Queries That Select Records

Bài 1: Queries That Select Records 1. Khái niệm  Một Microsoft Access query là truy vấn về dữ liệu được lưu trữ trong bảng CSDL Access.  Dữ liệu được truy vấn có thể ở trong một bảng đơn hoặc kết hợp từ nhiều bảng.  Sau khi chạy truy vấn, Microsoft Access trả về kết quả được yêu cầu. 2. Tạo Queries ở chế độ Design View  Chọn Create Queries Query Design. − Chọn bảng dữ liệu click Add Click Close. 2. Tạo Queries ở chế độ Design View − Chọn các trường dữ liệu. − Sắp xếp các trường từ trái qua phải tại kết quả truy vấn. − Nếu ẩn field, xóa chọn Show checkbox từ field đó. 2. Tạo Queries ở chế độ Design View − Chọn cách xếp thứ tự tại Sort. − Đặt điều kiện tại Criteria box. − Chọn Query Tools Design  Results  Run. Lưu query. Tại mục Criteria thường sử dụng:  Các toán tử so sánh: − =,>,=,,!>,!<  Kiểm tra giới hạn dữ liệu − giá_trị BETWEEN a AND b − giá_trị NOT BETWEEN a AND b Dấu #: dấu rào đối với dữ liệu là dữ liệu ngày Between #01/10/2011# and #30/10/2011#  Danh sách (IN và NOT IN) − Sau IN hoặc NOT IN có thể là một danh sách các giá trị hoặc một câu lệnh khác. Tại mục Criteria thường sử dụng:  Toán tử LIKE và các ký tự đại diện − Từ khóa LIKE và NOT LIKE sử dụng nhằm mô tả khuôn dạng của dữ liệu − Kết hợp với các ký tự đại diện:  * chuỗi ký tự bất kỳ không hoặc nhiều ký tự  ? ký tự đơn bất kỳ Tại mục Criteria thường sử dụng:  Giá trị NULL − Nếu không có dữ liệu được nhập cho cột và không có mặc định cho cột hay kiểu dữ liệu cho cột đó. − Người sử dụng trực tiếp đưa giá trị NULL − Một cột có kiểu dữ liệu là kiểu số sẽ chứa giá trị NULL nếu giá trị được chỉ định gây tràn số. Lấy kết quả gía trị Top  Sử dụng Top Values box trên thanh công cụ Design View. − Mở query ở chế độ Design view. − Sắp xếp tăng (hoặc giảm) field cần lấy gía trị Top . − Chọn Query Design − Query Setup Tại hộp return, chọn các lựa chọn Top Tạo Queries bằng Wizard − Chọn Create Queries Query Wizard. 3. Tạo Queries bằng Wizard − Chọn các loại truy vấn.  Simple Query Wizard.  Crosstab Query Wizard.  Find Duplicates Query Wizard.  Find Unmatched Query Wizard − OK. − Trong Tables/Queries hộp, chọn bảng dữ liệu. 3. Tạo Queries bằng Wizard − Chọn các filed dữ liệu − Click Next. Đặt tên Click Finish. 4. SQL View  Truy vấn được thể hiện bằng câu lệnh SQL (Structured Query Language).  Để xem câu lệnh SQL, right-click vào tiêu đề query, chọn SQL view.  Example: 1 SELECT Products.ID, Products.ProductName, Products.Price 2 FROM Products 3 WHERE (((Products.Price)>50)) 4 ORDER BY Products.Price; 4. SQL View  Mỗi query gồm các thành phần: − SELECT: danh sách các fields xuất hiện trong kết quả truy vấn. − FROM: chỉ định bảng (table) hoặc nhiều bảng (tables). − WHERE: chỉ định điều kiện. − ORDER BY: cách sắp xếp. 5. Truy vấn và Quan hệ giữa các bảng Nhắp phải, chọn Properties 6. Fields tính toán  Ví dụ: để xác định thuế thêm vào field Thue: Thue: [Gia] * 1.10 Tên Field: Tên Field Biểu thức 6. Fields tính toán  Toán tử toán học Toán tử Tên Ví dụ Kết quả + Cộng 1+1 2 – Trừ 1–1 0 * Nhân 2*2 4 ^ Mũ 2^3 8 / Chia 5/2 2.5 \ Chia nguyên 5\2 2 Mod Chia dư 5 Mod 2 1 Field lấy từ bảng Field tính toán 7. Biểu thức kết hợp với Text  Để nối với Text trong biểu thức sử dụng toán tử (&).  Thí dụ: − Để tạo học tên đầy đủ từ field Ho và Ten : Hoten: [Ho] & “ “ & [Ten] − Để có dòng chữ “Giá là:” xuất hiện trước mỗi giá trị Giá, sử dụng field tính toán: Gia: “Giá là: " & [Gia] Biểu thức: Nếu…thì  Iif (, <Biểu thức 1>,)  - Nếu đúng, giá trị của field là biểu thức 1  - Ngược lại là biểu thức 2 8. Function (Hàm)  Có thể đưa hàm vào field tính toán bằng cách gõ trực tiếp tên hàm và đối số của hàm tại hộp cần đưa vào hàm:  Thí dụ: Giamgia: Round([Gia] * 0.95, 2) Hộp thoại Expression Builder  Có thể sử dụng hàm cách cách chọn tại hộp thoại Expression Builder − Mở query tại chế độ thiết kế. − Nhắp phải vào hộp cần chèn biểu thức tính toán, chọn Build. − Thêm và sủa tại expression. − Click OK. The Expression Builder  Để tìm một hàm: − Mở mục Functions và chọn Built-In Functions. − Sau đó, chọn nhóm hàm tại Expression Categories list. − Expression Values là danh sách các hàm tương ứng với nhóm hàm đã chọn. − Double click vào tên hàm để chèn hàm vào biểu thức. Formatting Numbers Định dạng số  Format(): là hàm dùng để định dạng dữ liệu số.  Thí dụ : Giamgia: [Gia] * 0.95 − Sử dụng hàm Format() để định dạng thành dữ liệu tiền tệ: Giamgia: Format([Gia] / 0.95, "Currency") Formatting Numbers Format Mô tả Thí dụ Currency Hiển thị số với 2 chữ số thập phân, có phân cách hàng nghìn và có ký hiệu tiền tệ. $1,433.20 Fixed Hiển thị số với 2 chữ số thập phân. 1433.20 Standard Hiển thị số với 2 chữ số thập phân, có phân cách hàng nghìn. 1,433.20 Percent Hiển thị số với 2 chữ số thập phân, có ký hiệu % 143320.00% Scientific Hiển thị số khoa học. 1.43E+03 Yes/No Hiển thị No nếu số là 0 và Yes nếu ngược lại. Yes Functions (đọc giáo trình)  More Mathematical Functions  Text Functions  Date Functions 9. TOTAL functions  Total function được sử dụng để nhóm dữ liệu và tính tổng cho những giá trị có tính chất định lượng.  Thí dụ: − Đếm số sinh viên trên mỗi lớp. − Đếm số lượng đặt hàng của mỗi khách hàng. − Tính tổng số tiền thu được từ mỗi sản phẩm. Thí dụ Dữ liệu tính tổng  Các phép toán thường dùng để tính tổng: − Count: Đếm − Sum: Tính tổng − Average: Tính trung bình − Max: Tính số lớn nhất − Min: Tính số nhỏ nhất Tạo một totals query − Chọn Create➝ Queries➝ Query Design. − Thêm các bảng − Chọn các fields dữ liệu. − Chọn Query Tools Design  Show/Hide Totals. Thí dụ  Tính tổng tiền của khách hàng theo từng hóa đơn Thí dụ 10. Query Tham số (Parameters Queries  Query tham số là query nhắc người dùng nhập điều kiện cho query khi query thực thi.  Cách tạo: − Create Queries Query Design. − Thêm vào bảng. − Chọn fields − Tại field điều kiện lọc, nhập câu nhắc trên dòng Critetia và đặt trong cặp dấu [ ].. Thí dụ  Xem điểm của một sinh viên tùy ý Khi thực thi, xuất hiện yêu cầu nhập dữ liệu cho Mã sinh viên 11. Crosstab Queries  Crosstab query là một query dùng để tổng hợp bảng dữ liệu dưới dạng bảng tính 2 chiều, trong đó tiêu đề của dòng và cột là các giá trị được kết nhóm từ các field trong bảng, phần thân là dữ liệu được thống kê từ các hàm: Sum, count, avg, min, max, và các chức năng khác. Tạo Crosstab Query bằng Wizard − Chọn nút Create trên Ribbon. −Click nút Query Wizard (Group Macros & Code) −Từ hộp thoại New Query, chọn Crosstab Query Wizard, click OK. Crosstab Queries  Thống kê = Crosstab Query và Total Query Tạo Crosstab Query bằng Wizard − Chọn bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn, click Next. Tạo Crosstab Query bằng Wizard − Chọn bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn, click Next. Tạo Crosstab Query bằng Wizard − Chọn field(s) row headings click Next. − Chọn field(s) column headings  click Next. Tạo Crosstab Query bằng Wizard  Chọn field chứa dữ liệu thống kê Tạo Crosstab Query bằng Design Tạo Crosstab Query bằng Design − Chọn Create➝ Queries➝ Query Design. − Thêm bảng vào lưới Design. − Chọn Query Tools  Design Query Type  Crosstab. − Chọn field Row Heading, Column Heading, chọn Group By tại Total − Chọn field thống kê và hàm tại mục Total. Tạo Crosstab Query bằng Design  Thí dụ: Tạo Crosstab Query bằng Design  Thí dụ: Bài 2: Wizard Queries 1. Find Duplicate query Wizard  Find Duplicate query Wizard dùng để tìm những mẩu tin (record) có giá trị trùng lắp. Thí dụ: tìm những nhân viên có trùng ngày sinh, trùng tên, …  Cách tạo: − Chọn Create/ (Group) Queries/ chọn Query Wizard. − Trong cửa sổ New Query, chọn Find Duplicate query Wizard, OK − Chọn bảng chứa dữ liệu trùng lắp Next. − Chọn field chứa dữ liệu trùng lắp Next. − Chọn các field muốn thể hiện trong kết quả Next. − Nhập tên cho queryFinish. Find Unmatched query Wizard  Find Unmatched query Wizard dùng để tìm những record có trong bảng 1 nhưng không có trong bảng n  Cách tạo: − Create/ (Group)Queries/Query Wizard. − Trong cửa sổ New Query/ chọn Find Unmatched query Wizard OK. − Tại Find Unmatched query wizard. ∗ Chọn bảng 1 là bảng chứa các record cần tìm Next ∗ Chọn bảng n là bảng chứa các record quan hệ  Next 2.Find Unmatched query Wizard − Chọn field quan hệ giữa 2 bảng Next. − Chọn các field hiển thị trong kết quả  Next. − Nhập tên cho query  Finish. Bài 3: Actions Queries Khái niệm  Action query là loại query mà khi thực thi sẽ làm thay đổi dữ liệu trong các bảng của cơ sở dữ liệu, có thể làm cho dữ liệu bị sai, do đó trước khi thực thi các loại action query , nên sao chép một tập tin dự phòng.  Có 4 loại action query: − Update query: cập nhật, thay đổi giá trị dữ liệu. − Make-Table query: chọn và tạo bảng mới. − Append query:chèn mẩ.u tin được chọn vào bảng − Delete query: xóa mẩu tin được chọn trong bảng. 1. Update Query  Update query dùng để cập nhật dữ liệu trong các bảng.  To Create a Update Query: − Create Queries Query Design. − Thêm bảng vào lưới Design − Query Design Query Type Update. − Thêm field lọc dữ liệu và chọn điều kiện tại Criteria (nếu có). 1. Update Query − Chọn field cần cập nhật. − Tại dòng Update To, gán công thức hoặc giá trị mới. 1. Update Query  Click nút Run để thực thi query  Xuất hiện thông báo, nhấn Yes xác nhận 2. Append Query  Append query dùng để nối dữ liệu vào cuối một bảng có sẵn.  Cách tạo: − Tab Create/ (Group) Queries/Query Design. − Chọn các bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho Append Query. − Chọn các field chứa dữ liệu cần nối vào bảng có sẵn, các field được chọn phải tương ứng với các field của bảng nối. 2. Append Query  Chọn Tools Design➝ Query Type➝Append, chọn bảng muốn nối dữ liệu vào. OK. 2. Append Query  Click nút Run để thực thi query  Xuất hiện thông báo, nhấn Yes xác nhận 3. Make-Table Query  Make – Table Query dùng để tạo một bảng mới dựa trên bảng hoặc query có sẵn.  Cách tạo: − Chọn Create➝ Queries➝ Query Design. − Thêm bảng nguồn chứa dữ liệu cần sao chép. − Query Tools ➝ Design ➝ Query Type ➝ Make Table. Xuất hiện hộp thoại Make Table 3. Make-Table Query Chọn OK để tạo bảng. Nhập tên bảng mới 3. Make – Table Query  Click nút Run để thực thi query  Xuất hiện thông báo, nhấn Yes xác nhận 4. Delete Query  Delete query xóa các mẫu tin chọn trong một bảng trong khi vẫn giữ nguyên cấu trúc của bảng.  Cách tạo: − Tab Create➝ Queries➝ Query Design. − Thêm bảng có mẩu tin cần xóa. − Chọn Query Tools Design➝ Query Type➝ Delete. − Chọn field cần xóa và điều kiện xóa. 4. Delete Queries - Click nút Run để thực thi query- Xuất hiện thông báo, nhấn Yes xác nhận