Bài 2 Sự phát triển của các tư tưởng quản trị

Bài 2: Sự phát triển của các tư tưởng quản trị 15 BÀI 2: SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÁC TƯ TƯỞNG QUẢN TRỊ Mục tiêu • Giải thích ý nghĩa của việc nghiên cứu lịch sử môn quản trị học; • Xác định được một số đóng góp lớn trước thế kỷ 20 đối với quản trị; • Tóm lược đóng góp của những học giả theo quan điểm quản trị một cách khoa học. • Mô tả những đóng góp của các lý thuyết gia về hành chính; • Tóm tắt trường phái quản trị theo định lượng, theo hệ thống và theo tình huống; • Mô tả những đóng góp của những người sớm ủng hộ hành vi tổ chức; • Giải thích mức độ quan trọng của các nghiên cứu của Hawthorne; • Mô tả các yếu tố tác động đến quản trị hiện đại. Nội dung Hướng dẫn học Bài học này sẽ đề cập tới các nội dung sau: • Lịch sử ra đời của quản trị; • Trường phái quản trị cổ điển; • Trường phái quản trị hành vi; • Trường phái quản trị định lượng; • Trường phái quản trị hệ thống; • Xu hướng và các vấn đề cần quan tâm của quản trị hiện đại; • Trường phái quản trị theo tình huống. Thời lượng học • 8 tiết. • Ôn lại Bài 1 – Tổng quan về quản lý/quản trị để có thể hiểu hơn về các khái niệm tổ chức, hiệu quả, các chức năng quản lý, . . • Tìm đọc: Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất bản thống kê, 1998: Chương 2- Sự phát triển của tư tưởng quản trị (từ trang 36-67) và một số tài liệu liên quan để có thể hoàn thành bài tập thực hành và trả lời các câu hỏi ôn tập của bài. • Thảo luận với giáo viên và học viên về các vấn đề chưa nắm rõ. Bài 2: Sự phát triển của các tư tưởng quản trị 16 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống: Phải chăng vấn đề từ quản lý? Giả sử bạn là giám đốc của một công ty sản xuất kem lâu năm ở Hà Nội. Trong bốn năm qua, doanh số bán hàng luôn tăng hàng quý, tuy nhiên quý vừa rồi, doanh số đã không đạt được 17% kế hoạch, sản xuất thấp dưới 15% so với dự đoán, tỉ lệ nhân viên vắng mặt và đi làm muộn cao hơn 20% so với quý trước. Câu hỏi Bạn tin chắc rằng các vấn đề này có liên quan đến vấn đề quản lý, nhưng bạn không chắc chắn về các nguyên nhân của chúng hoặc các bước cần thiết để khắc phục chúng. Bài học này sẽ giúp bạn có những cách nhìn nhận về công việc quản lý tại công ty của bạn theo các quan điểm và trường phái khác nhau: quản trị hành chính, quản trị hành vi, quản trị định lượng hay quản trị theo quan điểm hệ thống. Từ các cách nhìn nhận công việc quản lý theo các khía cạnh, trường phái khác nhau này bạn sẽ tìm ra cách thức quản lý có hiệu quả và phù hợp nhất đối với công ty của bạn. Bài 2: Sự phát triển của các tư tưởng quản trị 17 Nhiều khái niệm và thực tiễn quản trị hiện nay bắt nguồn từ những lý thuyết quản trị từ hàng ngàn năm trước đây. Khi quá trình lao động và sản xuất ngày càng mang tính xã hội hóa cao, sự ra đời của các lý thuyết quản trị ngày càng cần thiết nhằm giải quyết những công việc quản trị do nhu cầu phát triển sản xuất đặt ra. Hầu hết các nhà quản lý ngày nay đều nhận ra tầm quan trọng của lịch sử và lý thuyết về công việc của họ. Lý thuyết đơn giản là một khung khái niệm để sắp xếp các kiến thức và cung cấp kế hoạch chi tiết cho một hành động. Mặc dù có một vài lý thuyết khá trừu tượng, nhưng nhìn chung các lý thuyết đều đơn giản và có tính ứng dụng thực tiễn. Phần lớn các lý thuyết về quản lý được dùng để xây dựng các tổ chức và hướng dẫn các tổ chức xây dựng các mục tiêu của họ có cơ sở vững chắc trong thực tế. Và hầu hết các nhà quản lý phát triển và làm tinh tế hơn các lý thuyết của họ để làm thế nào có thể quản trị tổ chức thông qua việc sử dụng hợp lý và có hiệu quả các nguồn lực hạn chế của tổ chức, ra quyết định, phối hợp các nguồn lực và quản trị các nhân viên của họ tốt nhất. Bên cạnh đó, hiểu biết về lịch sử của quản trị sẽ giúp các nhà quản trị cảm nhận được giá trị tinh hoa do lịch sử quản trị để lại và từ đó giúp họ có thể tìm ra cách thức tốt nhất để quản lý tốt một tổ chức. Do đó, việc nghiên cứu quá trình phát triển của tư tưởng quản trị có vai trò quan trọng đối với các nhà quản trị. Ngày nay nhiều tổ chức đang thích ứng với những thay đổi của môi trường bên ngoài, đặc biệt là những đột phá về công nghệ và phát triển các hoạt động dựa trên các trang web. Những mô hình kinh doanh mới cho thấy thông tin có thể được chia sẻ và trao đổi tức thời trên toàn cầu. Mục đích của bài này là chứng minh rằng kiến thức về lịch sử quản trị có thể giúp hiểu rõ được những lý thuyết và thực tiễn quản trị. 2.1. Sự phát triển của các tư tưởng quản trị Trước năm 1900, chỉ có ba trường đại học ở Mỹ (Pennsylvania, Chicago và California) có ngành quản trị kinh doanh. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều ví dụ trong lịch sử loài người cho thấy quản trị đã được thực hiện từ vài ngàn năm trước. Kim tự tháp Ai Cập hay Vạn lý trường thành là những ví dụ tiêu biểu cho các công trình có quy mô vĩ đại và quan trọng, sử dụng hàng chục nghìn người và có thể coi là những minh chứng thực tế về khả năng quản trị của con người từ xa xưa. Làm thế nào mà các công trình này có thể hoàn thành được? Câu trả lời chính là quản trị. Cho dù các kỹ năng về quản trị của người Ai Cập hay Trung Quốc còn khá đơn giản nhưng về nguyên tắc hoạt động của họ không khác biệt so với các nhà quản trị ngày nay. Vào thời điểm đó thì họ vẫn phải lên kế hoạch cho những công việc cần làm, tiếp nhận và huy động các nguồn lực như con người, vật tư để thực hiện những công việc đó, phối hợp các hoạt động riêng rẽ và hướng dẫn công nhân, thực hiện kiểm tra để đảm bảo rằng mọi việc đều được thực hiện như đã dự định. Bài 2: Sự phát triển của các tư tưởng quản trị 18 Một ví dụ khác về quản trị được ghi lại vào khoảng thế kỷ 15 tại Venice, Italy, một trung tâm thương mại và kinh tế lớn thời bấy giờ. Mô hình công ty, doanh nghiệp đầu tiên đã xuất hiện trong các pháo đài đóng và lắp ráp chiến thuyền. Qua các kênh nước, tại mỗi bến đỗ, các cầu trục và vật liệu được đóng và lắp ráp tuần tự để tạo nên một chiến thuyền hoàn thiện. Như vậy, dây chuyền lắp ráp, hệ thống kế toán và chức năng nhân sự đã xuất hiện ngay từ thời gian này và vẫn tồn tại trong các tổ chức ngày nay. Mặc dù thực tiễn đã chứng minh, công việc quản trị đã được thực hiện từ hàng ngàn năm trước đây, nhưng sự phát triển quản trị như một lĩnh vực khoa học ứng dụng mới chỉ xuất hiện gần đây. Sự thúc đẩy lớn nhất để phát triển các lý thuyết và nguyên tắc quản trị xuất hiện từ các luận điểm của Adam Smith và cuộc Cách mạng công nghiệp vào những năm 1800. Adam Smith, tác giả của học thuyết kinh tế cổ điển đã nêu bật lợi thế kinh tế của việc phân công lao động đem lại cho tổ chức và xã hội. Trong cuốn An Inquiry into the nature and causes of Wealth of Nations (Tìm hiểu về bản chất và nguồn gốc của cải của các quốc gia) (1776), A. Smith giải thích rằng: phân công lao động là chia nhỏ các công việc thành những nhiệm vụ (thao tác) nhỏ hơn, lặp đi lặp lại, và nhờ vậy tăng được năng suất. Ví dụ, 10 công nhân làm đinh, nếu được chuyên môn hóa, có thể làm ra 48.000 chiếc trong 1 ngày, trong khi đó, nếu 1 công nhân làm toàn bộ các phần việc thì chỉ được 10 chiếc đinh trong một ngày. Cuộc Cách mạng công nghiệp vào thế kỷ 18 tại Anh có thể được xem là sự kiện có ảnh hưởng quan trọng nhất đến khoa học quản trị. Trong giai đoạn này, máy móc thay thế cho lao động thủ công, cùng với sự phân công lao động đã tạo ra các công xưởng lớn, hiệu quả. Các tổ chức lớn hơn này đòi hỏi hoạt động quản lý chính tắc, từ việc dự báo nhu cầu, đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu, phân công lao động, đảm bảo máy móc được bảo quản và hoạt động trong điều kiện làm việc tốt nhất, các tiêu chuẩn công việc được duy trì, tìm kiếm thị trường cho sản phẩm v.v. Nói cách khác, lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra đã trở nên cần thiết. Hình 2.1 cho thấy sự phát triển của các tư tưởng quản trị chủ yếu. Các ví dụ trên cho thấy, những hoạt động này chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và hoạt động dựa trên nguyên tắc thử và sai. Chính vì thế việc sử dụng các nguồn lực chưa hiệu quả, năng suất lao động thấp và có nhiều sự cố xảy ra trong quá trình lao động là không thể tránh khỏi. Như vậy, sự phát triển các lý thuyết về quản trị có sự khác biệt do các tư tưởng quản trị xuất hiện vào những thời điểm khác nhau, dựa trên những quan điểm khác nhau về hành vi của con người trong tổ chức, công việc của người quản trị, những mục tiêu chủ yếu của tổ chức, những vấn đề mà tổ chức phải đương đầu, … Bài 2: Sự phát triển của các tư tưởng quản trị 19 Hình 2.1: Sự phát triển của các tư tưởng quản trị chủ yếu (Nguồn: Bartil, Tein, Matthews, and Martin, 2003, Management: A Pacific Rim Focus, Enhanced edition, Mc. Graw Hill – có điều chỉnh). 2.2. Trường phái quản trị cổ điển Trường phái quản trị cổ điển tập trung vào quản trị công việc và tổ chức sao cho có hiệu quả hơn. Đây là một trường phái quản trị lâu đời nhất và được thừa nhận rộng rãi ở phương Tây và gồm có hai lý thuyết chính là quản trị khoa học và quản trị hành chính. Các lý thuyết này đều ra đời vào giai đoạn cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20 – thời điểm thịnh hành của nền công nghiệp đại cơ khí và các kỹ sư là những người điều hành các doanh nghiệp. 2.2.1. Trường phái quản trị khoa học Quản trị khoa học là một cách tiếp cận của lý thuyết quản trị cổ điển nhằm tập trung vào nghiên cứu các phương pháp làm việc để cải thiện hiệu quả làm việc của người lao động. • Frederick Winslow Taylor được xem là cha đẻ của thuyết quản trị mang tính khoa học. Sinh ra trong một gia đình tương đối giàu có tại Philadelphia, ông bắt đầu sự nghiệp là một công nhân bình thường tại một xưởng cơ khí nhỏ ở Philadelphia. Sau đó ông chuyển sang làm việc tại nhà máy thép Midvale với vị trí đốc công. Tại đây ông đã theo dõi và nghiên cứu sự hợp tác giữa những người quản lý và công nhân, tìm thấy sự không hiệu quả và lãng phí trong sản xuất và năng suất lao động thay đổi giữa các nhóm công nhân. Lý thuyết Quản trị Lịch sử phát triển quản trị Trường phái Quản trị cổ điển Trường phái Quản trị hành vi Trường phái quản trị định lượng Trường phái quản trị khoa học Những người ủng hộ đầu tiên Những ví dụ ban đầu về quản trị Nghiên cứu của Hawthorne Lý thuyết quản trị hành chính Cách mạng Công nghiệp Adam Smith Bài 2: Sự phát triển của các tư tưởng quản trị 20 Công việc của Taylor tại các công ty thép vùng Midvale và Bethlehem đã thúc đẩy sự quan tâm của ông trong việc nâng cao hiệu suất. Taylor tìm cách thay đổi cách suy nghĩ của cả những người quản lý lẫn công nhân thông qua 4 nguyên tắc quản lý nhằm đem nâng cao hiệu năng sản xuất. Những nguyên tắc quản trị theo khoa học của Taylor có thể được tóm tắt như sau: o Xây dựng những quy luật làm việc một cách khoa học cho mỗi phần việc của từng cá nhân; o Lựa chọn nhân viên một cách khoa học, sau đó huấn luyện, đào tạo và phát triển họ; o Hợp tác nhiệt tình với công nhân để đảm bảo rằng mọi công việc đều được hoàn thành theo đúng các nguyên tắc khoa học đã được xây dựng; o Phân chia công việc và trách nhiệm tương đối công bằng giữa người quản lý và nhân viên. Người quản lý chịu trách nhiệm cho những công việc phù hợp với khả năng của họ hơn là nhân viên. Thử nghiệm cho công việc bốc xếp gang, Taylor bố trí đúng người đúng việc, cung cấp đúng công cụ lao động cần thiết, hướng dẫn và yêu cầu công nhân tuân thủ theo đúng hướng dẫn của mình, và trả lương cao theo kết quả công việc. Nhờ vậy đã tăng năng suất lao động bốc xếp gang lên 47– 48 tấn/ngày từ 12,5 tấn/ngày. Ông khẳng định rằng, vai trò của người quản lý là hoạch định và kiểm tra, còn của công nhân là thực hiện đúng những gì được hướng dẫn. Trong cuốn “Những nguyên tắc của Quản lý mang tính khoa học – Principles of Scientific Management” xuất bản năm 1911, Taylor mô tả Quản lý mang tính khoa học là sử dụng phương pháp khoa học để tìm ra một cách tốt nhất để thực hiện một công việc. • Những người có đóng góp quan trọng trong việc phát triển lý thuyết Quản lý mang tính khoa học là vợ chồng Frank và Lillian Gilbreth (một nhà thầu xây dựng và một nhà tâm lý học). Frank và Lillian bị cuốn hút bởi những kết quả của Taylor và tiếp tục nghiên cứu, phát triển phương pháp quản lý khoa học của riêng mình bằng cách biến những nghiên cứu thao tác của Taylor thành một khoa học chính xác. Ông bà Gilbreth là những người đi tiên phong trong việc sử dụng các đoạn phim để nghiên cứu các cử động của tay và cơ thể, nhằm loại bỏ những cử động không cần thiết. Những nghiên cứu của ông bà Gilbreth thường được thử nghiệm trong việc xây tường, giảm số lượng cử động cần thiết từ 18 xuống 5. Do đó, nâng năng suất xây từ 120 viên gạch/giờ lên mức 350 viên/giờ. Nhờ vậy, người thợ xây trở nên năng suất hơn và ít mệt mỏi hơn vào cuối ngày lao động. Đóng góp quan trọng của Ông bà Gilbreth là phát minh ra hệ thống phân loại 17 cử động của tay, được gọi là therbligs, nhằm đơn giản hóa công việc. • Ngày nay, những nguyên tắc của Taylor và các nhà nghiên cứu khác đưa ra để nâng cao hiệu quả sản xuất vẫn được công nhận và áp dụng trong nhiều tổ chức. Các nhà quản lý ngày nay đã ứng dụng các nguyên tắc khoa học trong việc phân tích những thao tác công việc cơ bản cần phải thực hiện, cải tiến quy trình tuyển dụng và huấn luyện nhân viên nhằm đáp ứng đúng yêu cầu công việc, và thiết kế hệ thống khen thưởng dựa trên kết quả công việc. Bài 2: Sự phát triển của các tư tưởng quản trị 21 Tuy vậy, các trường phái quản trị khoa học đều không quan tâm đến khía cạnh con người trong sản xuất. Taylor và Frank đều cho rằng công nhân được thúc đẩy chủ yếu bằng sự phục vụ để thu được tiền bạc nhằm thỏa mãn nhu cầu kinh tế và vật chất của họ. Tuy nhiên, trên thực tế họ còn có các nhu cầu xã hội, các điều kiện làm việc, và sự thỏa mãn công việc còn quan trọng hơn so với tiền bạc. Hơn nữa, hoạt động quản lý ngày nay không chỉ giới hạn trong phương pháp quản lý khoa học. Trên thực tế, còn có các lý thuyết từ một phương pháp quản lý khác – quản trị tổng quát. 2.2.2. Trường phái quản trị hành chính Quản trị hành chính là một cách tiếp cận quản lý theo trường phái cổ điển tập trung vào các nguyên tắc mà các nhà quản trị sử dụng để điều phối các công việc nội bộ của một tổ chức. Những thuyết gia thuộc trường phái này nhấn mạnh đến sự chuyên môn hóa lao động, hệ thống quyền lực và ra mệnh lệnh. Những thuyết gia điển hình cho quan điểm này là Henri Fayol và Max Weber. • Henry Fayol, cha đẻ của lý thuyết quản trị hành chính, cũng đưa ra những nghiên cứu của mình cùng thời với Frederick W. Taylor. Fayol là giám đốc của một công ty khai thác than lớn của Pháp. Ông đã xuất bản cuốn sách “Quản trị công nghiệp tổng quát” đề cập đến các nguyên tắc quản trị. Trọng tâm nghiên cứu của ông là hành động của tất cả các nhà quản lý. Ông cho rằng một nhà quản trị thành công chủ yếu dựa vào những phương pháp quản lý mà người đó vận dụng hơn là những đặc điểm riêng của ông ta. Các nhà quản trị muốn thành công thì cần phải hiểu rõ các chức năng quản trị cơ bản như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát và áp dụng những nguyên tắc quản trị nào đó. Henry Fayol đưa ra 14 nguyên tắc của quản trị mà các nhà quản trị cần được huấn luyện thích hợp để áp dụng trong công việc quản lý của họ. 14 nguyên tắc của quản trị của Henry Fayol • Phân công lao động. Sự chuyên môn hóa làm tăng sản lượng bằng cách giúp cho công nhân đạt hiệu quả cao hơn trong công việc. • Quyền hạn. Người quản trị phải có khả năng ra các mệnh lệnh để hoàn thành công việc. Quyền hạn, phải luôn gắn liền với trách nhiệm. • Kỷ luật. Nhân viên phải tuân thủ và tôn trọng những luật lệ của tổ chức. • Thống nhất mệnh lệnh. Mỗi một nhân viên chỉ nên nhận mệnh lệnh từ một người ở cấp cao hơn. • Thống nhất lãnh đạo. Những hoạt động và nỗ lực của mọi thành viên đều hướng tới mục tiêu chung của tổ chức và chỉ do một nhà quản trị phối hợp và điều hành. • Lợi ích cá nhân phụ thuộc vào quyền lợi chung của tổ chức. Lợi ích của bất kỳ một cá nhân hay một nhóm nhân viên nào trong tổ chức không được vượt quá quyền lợi của tổ chức. • Trả công hợp lý. Công nhân phải được trả công thỏa đáng với công sức của họ. • Tập trung hóa. Mức độ tập trung hóa hoặc phân quyền hợp lý phụ thuộc vào từng Bài 2: Sự phát triển của các tư tưởng quản trị 22 tình huống. Mục tiêu là tối đa hoa việc sử dụng năng lực của cá nhân. • Chuỗi định hướng. Liên hệ quyền hạn từ cấp quản lý cao nhất đến những cấp thấp nhất trong tổ chức. • Trật tự. Tất cả mọi người và thiết bị, nguyên liệu cần được bố trí đúng nơi, đúng lúc. • Công bằng. Người quản lý cần đối xử ân cần và công bằng với những người cấp dưới của họ • Sự ổn định về nhân sự. Tốc độ luân chuyển nhân sự cao sẽ không đem lại hiệu quả. • Sáng kiến. Cấp dưới được tự do xây dựng và thực hiện những kế hoạch do họ tạo ra • Tinh thần đồng đội. Khích lệ tinh thần đồng đội sẽ giúp tạo ra sự hài hòa và thống nhất trong tổ chức. Đó là chìa khóa của sự thành công. • Max Weber là nhà xã hội học người Đức, chuyên nghiên cứu về quản trị văn phòng của các cơ quan chính phủ. Những đóng góp của ông được xuất bản vào đầu thế kỷ 20. Ông phát triển lý thuyết về cơ cấu quyền hạn và mô tả hoạt động của tổ chức dựa trên các mối quan hệ về quyền hạn. Ông mô tả tổ chức lý tưởng nhất – hành chính (bureaucracy), là tổ chức có sự phân công lao động, thứ bậc được xác định rõ ràng, có các luật lệ và quy định chính tắc, định hướng phát triển nghề nghiệp và những mối quan hệ khách quan. Đặc điểm Miêu tả Phân công lao động Công việc được chia nhỏ thành những thao tác đơn giản, đều đặn và rõ ràng Các luật lệ và nội quy chính tắc Hệ thống văn bản các luật lệ và quy trình hoạt động tiêu chuẩn Tính khách quan Áp dụng thống nhất các nội quy và kiểm tra, không phải theo từng cá nhân Thứ bậc quyền hạn rõ ràng Các vị trí được tổ chức theo thứ bậc với chuỗi mệnh lệnh rõ ràng Định hướng phát triển nghề nghiệp Người quản lý là chuyên gia về nghề nghiệp, không phải là chủ của đơn vị họ quản lý Hình 2.2: Những đặc điểm chính của mô hình tổ chức hành chính lý tưởng của Max Weber Trong các tổ chức lớn ngày nay, những đặc điểm chính của tổ chức hành chính của Weber vẫn còn tồn tại kể cả trong những tổ chức linh hoạt bao gồm các chuyên gia xuất chúng, một số cơ chế hành chính vẫn cần thiết để đảm bảo các nguồn lực được sử dụng một cách hiệu năng và hiệu quả. 2.3. Trường phái quản trị hành vi Khác với trường phái quản trị cổ điển là tập trung vào tổ chức và các công việc từ khía cạnh của các kỹ sư, trường phái tiếp cận hành vi tập trung nhiều hơn vào thái độ và hành vi của cá nhân và quá trình làm việc theo nhóm và nhận thức được tầm quan trọng của các quá trình hành vi ở nơi làm việc. Bên cạnh đó, trong một tổ chức, người quản lý thường đạt được mục tiêu thông qua người khác. Những gì chúng ta biết ngày nay về quản lý nguồn nhân lực, động viên, khuyến khích, lãnh đạo, làm việc nhóm và giải quyết mâu thuẫn đều là kết quả của việc nghiên cứu hành vi tổ chức. Bài 2: Sự phát triển của các tư tưởng quản trị 23 2.3.1. Những người ủng hộ đầu tiên. Bốn học giả đầu tiên ủng hộ phương pháp quản trị hành vi là Robert Owen, Hugo Munsterberg, Mary Parker Follett, và Chester Barnard. Hình 2.3 tóm tắt những ý tưởng quan trọng của các học giả này. Stt Ý tưởng của các học giả 1 Robert Owen (cuối thế kỷ XVIII), là một doanh nhân thành đạt người Scotland đã đề xuất môi trường làm việc lý tưởng. Ông cho rằng tiền đầu tư vào con người là những khoản tiền đầu tư thông minh. 2 Hugo Munsterberg (đầu thế kỷ XX) phát triển môn tâm lý học công nghiệp – nghiên cứu con người khi làm việc. Đề xuất sử dụng các bài kiểm tra tâm lý để lựa chọn nhân viên, các khái niệm về lý thuyết học tập để đào tạo nhân viên, và nghiên cứu hành vi con người để thúc đẩy