Bài 3: Nhập công tác trên biểu đồ ngang Gantt Chart

Bài 3: Nhập công tác trên biểu đồ ngang Gantt Chart Trên cột Name Task (tên công việc), nhập tên công việc bạn muốn nhập. Khi nhập xong Ấn Enter để xác nhận Hoặc kích chuột chọn dòng tiếp Nên quan tâm đến cột thứ tự bên ngoài cùng, cột này có liên quan đến việc lập mối quan hệ giữa các công tác sau này. Mỗi một công tác tương ứng có thời gian thực hiện công việc, nếu sau khi nhập công tác xong có thể ấn phím Tab để sang khai báo ở các cột tiếp theo. Nhập công tác trên biểu đồ ngang Chú ý: Thời gian nhập vào trong dự án mặc định là ngày. Muốn là tuần, tháng hoặc năm, Tools/Options/ Schedule/Duration is entered is week (month)… Chỉnh sửa dữ liệu công việc Chọn công tác cần chỉnh sửa, chọn cột cần chỉnh sửa Cách 1: Lên thanh Entry Bar để chỉnh lại nội dung cần sửa Cách 2: Kích đúp chuột vào công việc cần điều chỉnh và sửa chữa trên hộp thoại mới xuất hiện Cách 3: Ấn phím F2 vào vùng cần chỉnh sửa và điều chỉnh Tạo công việc trên sơ đồ mạng Network  Mở thanh View và chọn Network Diagram, hoặc chọn biểu tượng Network Diagram trên thanh View Bar  Giữ chuột trái và kéo để tạo hình chữ nhật,  Khi bạn thả chuột và bạn có một công tác mới trên màn hình.  Bạn có thể gõ ngay lập tức tên cho công tác Nhập công việc qua Task Infomation Kích đúp chuột vào 1 công việc, hộp thoại Task Information (thông tin công việc) xuất hiện: cửa sổ này có nhiều thẻ và cung cấp đầy đủ các thông tin về dự án: tên, thời gian, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, mối quan hệ, tài nguyên, các ràng buộc khác… Nhập công tác bằng Split Menu Window/Split Hoặc sang cửa sổ phần đồ hoạ Graph Area  chuột phải  Split  Xuất hiện cửa sổ Split. Nhập thông tin vào phần Split dưới một cách dễ dàng Cách nhập mối quan hệ Cách 1: Nếu khối lượng đầu công việc nhỏ, ta nhập theo cách trực tiếp. Ví dụ bạn có 2 công việc thép cột và ván khuôn cột. Công tác ván khuôn cột làm sau thép cột 1 ngày. Mối quan hệ là SS+1 Đến cột Predecessor (yêu cầu chú ý đến cột ID các công tác) Cách nhập mối quan hệ Cách 2: Nếu khối lượng đầu công việc nhiều hơn, có thể nhập mối quan hệ bằng Task Information. Kích đúp chuột vào 1 công tác  Hộp thoại Task Information Vào Project/Task Information/ Predecessor Tìm công việc liên quan đến công việc đang chọn ở cột Task Name Chọn mối quan hệ giữa 2 công việc ở cột Type Chọn số ngày trể hoặc sớm hơn ở cột Lag (nếu là trễ hơn thì cột này có giá trị dương, nếu sớm hơn thì có giá trị âm) Cách nhập mối quan hệ Cách 3: Nếu khối lượng đầu công việc lớn, nhập bằng Split Nếu một công việc có quan hệ với nhiều công việc khác” Mỗi khi nhập xong thì bấm vào OK. Nếu muốn tiếp tục khai báo quan hệ các công việc tiếp theo thì ấn Next Nếu muốn sửa chữa thì sửa chữa trực tiếp trên các cột Muốn xoá bỏ ấn vào nút Delete Đóng cửa sổ Split Cách 1: Menu Window/ Remove Split Cách 2: Sang Chart Area/ Chuột phải/ Remove Split Cách nhập tài nguyên Tươnng tự như nhập tên công tác, nhập thời gian, mối quan hệ…nhập tài nguyên cũng có 3 cách: Nhập trực tiếp Ví dụ có 2 nguồn tài nguyên là 9 công nhân (CN) cho công tác bê tông móng, 2 máy đầm (MDBT): CN[9], MDBT[2] (Nếu không gõ được dấm phẩy, hãy thử dùng dấu chấm phẩy) Nhập theo Task Information Nhập theo Split Các chú ý khi nhập tài nguyên Để dễ quản lý các nguồn tài nguyên, nên nhập sẵn tên tài nguyên, loại, khối lượng lớn nhất trong cửa sổ Resource Sheet. Tên tài nguyên phải thống nhất từ công việc đầu đến cuôi (ví dụ CN và Cn là 2 loại tài nguyên hoàn toàn khác nhau), tên ngắn gọn nhưng phải dễ phân biệt với nhau. Nếu máy đang sử dụng một số phần mềm Việt Nam như dự toán, kế toán…có sự sai khác về dấu phân cách giữa 2 quan hệ hoặc 2 tài nguyên (Thử dấu , và dấu ;) Để vào cửa sổ Resource Sheet, có 2 cách: Cách 1: View/ Resource Sheet Cách 2: Thanh View Bar/ Resource Sheet Cửa sổ Resource Sheet Resource Name: tên nguồn tài nguyên Type: Dạng tài nguyên (Work – Tài nguyên tính theo công, Material – Tài nguyên vật liệu) Material label: thứ nguyên của tài nguyên dạng vật liệu Initials: Chữ cái đầu tiên trong tên tài nguyên Group: nhóm Max Units: Khối lượng tài nguyên lớn nhất (VD:…) Std: Giá chuẩn Ovt.Rate: Giá ngoài giờ Cost/use: phí sử dụng tài nguyên Accrue At: phương pháp tính giá theo yêu cầu thực tế (3 pp: tính giá theo thời điểm đầu, theo thời điểm kết thúc, hay tính giá theo khối lượng công việc thực tế đã thực hiện) Base calendar: Lịch được sử dụng dành cho tài nguyên Code: mã công việc hoặc mã tài nguyên (theo WBS) Cửa sổ Resource Sheet Cách nhập trong bảng Resource Sheet Nếu tài nguyên dạng Material, thì không có khối lượng lớn nhất và cũng không có chi phí ngoài giờ Một số lỗi có thể phát sinh Bạn nhập số CN cho 1 công việc là 20 người và 5 ngày. Sau đó, bạn nhận ra là bạn gõ nhầm, bạn sửa thành 10 CN. Tự nhiên bạn thấy số ngày ở cột Duration thay đổi thành 10 ngày. Lý do: Bạn để dạng công tác là Fixed Work hoặc Fixed Units ở dạng công tác Giải quyết: Sửa Fixed Unit hoặc Fixed Work thành Fixed Duration: Tools / Options /Schedule / Chuyển Fixed Unit hoặc Fixed Work thành Fixed Duration /Set as Default Một số lỗi có thể phát sinh Khi nhập ta nhập 2 nguồn tài nguyên, nhưng khi xuất hiện trên máy chỉ còn 1 nguồn tài nguyên. Nếu bạn dùng Task Information thì nó sẽ có thông báo: Lý do: Bạn để dạng công tác là Fixed Duration, công tác lại được chọn là Effort Driven nên chương trình không cho nhập tài nguyên thứ 2 Giải quyết: Cách 1: Sửa Fixed Duration thành Fixed Unit hoặc Fixed Work (Cách này không hay vì Việt Nam lập tiến độ và tính chi phí theo ngày) Cách 2: Không chọn Effort Driven cho các công việc nữa (Cách này hay nhưng nếu không khéo, mỗi công tác lại phải tích chọn 1 lần  Chậm. Để chọn đồng loạt Tools/Options/Schedule/ Bỏ ko chọn New tasks are effort driven /Set as Default Tắt cửa sổ Task khi khởi động Khi khởi động một file mới, chương trình xuất hiện cửa sổ Tasks, cửa sổ này làm tốn diện tích màn hình mà người sử dụng lại mất công tắt đi. Để tắt được: Tools/Options/Interface/Bỏ chọn tại mũi tên có chuột Resource Graph Biểu đồ tài nguyên (Resource Graph) gồm 2 cửa sổ phân biệt: Cửa sổ bên trái: Tên nguồn tài nguyên Nếu có từ 2 nguồn tài nguyên trở lên, bấm chuột vào thanh trượt dưới cửa sổ bên trái này. Biểu đồ tài nguyên sẽ lần lượt tương ứng hiện ra. Overallocated: vượt quá sự phân bổ cho phép Allocated: sự phân bổ đều Cửa sổ bên phải: Biểu đồ Chuột phải trong vùng cửa sổ bên phải để có thể nhìn biểu đồ tiến độ theo nhiều cách khác nhau (Peak Units, Work…) Thể hiện biểu đồ tài nguyên Sang biểu đồ nhân lực (resource graph), chuột phải, xuất hiện cửa sổ: Chọn Bar Styles…Các cách thể hiện biểu đồ tài nguyên: dạng bar, dạng Area,… Tìm đường găng Cách 1: Sang cửa sổ Đồ hoạ (Chart Area)  Chuột phải  Gantt Chart Wizard Xuất hiện cửa sổ Next  Xuất hiện cửa sổ Tìm đường găng Next Tìm đường găng Next Tìm đường găng Format it Giao diện trên cửa sổ Gantt Những công tác màu đỏ: Công tác găng (Critical task) Những công tác màu xanh: Công tác bình thường, có dụ trữ và có thể điều chỉnh và phân phối để chỉnh tiến độ Sử dụng Groups Nếu bạn muốn tìm ra các groups công việc găng và công việc không găng. Vào biểu tượng No Group trên thanh công cụ Chọn vào Critical  Xuất hiện trên sơ đồ ngang 2 phần phân biệt như sau: Muốn quay trở lại, vào biểu tượng vừa thực hiện trên thanh công cụ, chọn No Group Sử dụng bộ lọc Filter Nhìn theo cách Groups thì đôi khi sinh viên vẫn nhầm lẫn giữa công việc găng và không găng, giờ ta chỉ muốn xuất hiện công việc găng, ta vào biểu tượng All tasks trên thanh công cụ Vào bộ lọc, tìm ra các công việc găng: Critical, trên màn hình xuất hiện: Nếu muốn quay trở lại thì lại vào biểu tượng như trên và chọn All tasks Các cách View dự án Muốn xem nhanh lượng dự trữ của các công việc để điều chỉnh cho hợp lý: View/ Table Entry/ Schedule… Màn hình sẽ xuất hiện như sau: Muốn trở về cửa sổ Gantt làm việc thông thường: View/ Table Scheldule/ Entry Lịch cho Dự án Lịch dành cho dự án mặc định trong máy có 3 loại: Standard (loại chuẩn 8h/ngày), Night Shift (Làm đêm), 24-hours (làm 24h/ngày). Ta có thể tạo ra loại lịch của Việt Nam, ta cũng làm 8h/ngày nhưng thứ 7 và Chủ nhật làm việc bình thường. Lịch làm việc 7 ngày Menu Tools/Change Working time/Hộp thoại xuất hiện: Chọn ngày thứ 7: Dùng chuột ấn vào chữ S Nếu muốn chọn cả ngày Chủ nhật, giữ phím Ctrl và ấn chuột vào chữ S còn lại Chọn xong, ấn chọn vào: Nondefault working time Lịch nghỉ vào ngày lễ Menu Tools/Change Working time/Hộp thoại xuất hiện: Chọn ngày lễ cần cho nghỉ: ví dụ 30/4 và 1/5 hoặc 2/9 Nếu muốn chọn nhiều ngày cũng phải giữ phím Crtl Ấn chọn vào: Non working time Chỉnh sửa giờ làm việc Mặc định của máy: Sáng: 8h – 12h Chiều: 1h – 5h Thay đổi: Phải thật sự chú ý kí hiệu AM và PM, nếu 12h trưa thì phải là 12PM Nếu muốn chỉnh sửa một cách tuyệt đối giờ làm việc: Tools/Options/Calendar Nhập công tác có chu kỳ Đầu tuần, có họp giao ban, cuối 1 ngày có nghiệm thu khối lượng… Đây là các công tác có chu kỳ Insert/ Recurring task/ Hộp thoại xuất hiện Tên công tác và thời gian Tính chu kỳ của công tác, VD: nếu là chu kỳ tuần thì chọn ngày trong tuần… Thời điểm bắt đầu, kết thúc công tác có chu kỳ (chú ý nếu là chu kỳ tuần thì chọn ngày kết thúc cho hợp lý) Lịch sử dụng cho công tác có chu kỳ Cách tạo công tác tổng Ví dụ: Công tác đất và nền móng có 16 công tác: Tạo một công tác có nội dung là công tác tổng: Ví dụ gõ Phần móng Bôi đen chọn các công tác nằm trong phần móng Chọn lên biểu tượng Indent trên thanh công cụ Outdent cho các công tác Nếu ta chưa nhập các công tác phần thân mà đã làm indent cho các công tác phần móng thì các công tác tiếp theo thuộc phần thân cũng được máy tự động cho vào phần móng. Sửa chữa: Chọn và bôi đen những công tác cần cho Outdent Lên thanh công cụ, ấn vào biểu tượng Outdent Các công tác được chọn sẽ không còn thuộc vào phần móng nữa Lệnh tìm và thay thế Nếu cả mỗi công việc thuộc tầng 2 đều có chữ tầng 2. Muốn copy lên tầng 3 và sửa tầng 2 thành tầng 3 một cách nhanh chóng. Chọn các công việc cần chỉnh sửa Ấn phím Ctrl + H Tại dòng Find what: VD ta gõ tầng 2 Tại dòng Replace with: VD ta gõ tầng 3 Replace All Báo cáo (Reports) Vào View/ Reports… để xem báo cáo cuối cùng: Overview Current Activities Costs…. Nếu có theo dõi dự án sau này thì cần sử dụng đến báo cáo này.