• Khái niệm, nội dung chức năng tổchức.
• Tổchức cơcấu quản lý.
• Tổchức quá trình quản lý.
Mục tiêu
Sau khi hoàn thành bài này, học viên có khảnăng:
• Trình bày khái niệm chức năng tổchức.
• Mô tảnội dung chức năng tổchức.
• Giải thích quy trình thiết kếcơcấu tổchức.
• Phân biệt các kiểu cơcấu tổchức và ưu, nhược điểm của mỗi kiểu cơcấu tổchức.
• Giải thích quá trình phân quyền và tập quyền trong tổchức.
• Cho ví dụvề ủy quyền và giải thích các nguyên tắc ủy quyền.
Hướng dẫn học
Học viên cần tìm hiểu thêm các kiến thức vềcông tác tổchức bằng cách:
• Ôn lại Bài 1 – Tổng quan vềquản lý/quản trị đểcó hiểu kỹhơn vềcác khái niệm tổchức,
hiệu quả, các chức năng quản lý…
• Ôn lại Bài 2 – Sựtiến triển của các tưtưởng quản trịphần quan điểm quản trịtheo hành
chính, mô hình tổchức lý tưởng.
• Tìm đọc một sốtài liệu: Quản trịhọc, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất bản thống kê, 1998:
Chương 7; Những vấn đềcốt yếu của quản lý, VũThiếu, Nhà xuất bản khoa học, 1999:
Phần 3 đểcó thêm các kiến thức vềcông tác tổchức và đểcó thểhoàn thành bài tập thực
hành và trảlời các câu hỏi ôn tập của bài.
14 trang |
Chia sẻ: ttlbattu | Lượt xem: 4829 | Lượt tải: 4
Bạn đang xem nội dung tài liệu Bài 5 Chức năng tổ chức, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Bài 5: Chức năng tổ chức
69
BÀI 5: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
Nội dung
• Khái niệm, nội dung chức năng tổ chức.
• Tổ chức cơ cấu quản lý.
• Tổ chức quá trình quản lý.
Mục tiêu
Sau khi hoàn thành bài này, học viên có khả năng:
• Trình bày khái niệm chức năng tổ chức.
• Mô tả nội dung chức năng tổ chức.
• Giải thích quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức.
• Phân biệt các kiểu cơ cấu tổ chức và ưu, nhược điểm của mỗi kiểu cơ cấu tổ chức.
• Giải thích quá trình phân quyền và tập quyền trong tổ chức.
• Cho ví dụ về ủy quyền và giải thích các nguyên tắc ủy quyền.
Hướng dẫn học
Học viên cần tìm hiểu thêm các kiến thức về công tác tổ chức bằng cách:
• Ôn lại Bài 1 – Tổng quan về quản lý/quản trị để có hiểu kỹ hơn về các khái niệm tổ chức,
hiệu quả, các chức năng quản lý…
• Ôn lại Bài 2 – Sự tiến triển của các tư tưởng quản trị phần quan điểm quản trị theo hành
chính, mô hình tổ chức lý tưởng.
• Tìm đọc một số tài liệu: Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất bản thống kê, 1998:
Chương 7; Những vấn đề cốt yếu của quản lý, Vũ Thiếu, Nhà xuất bản khoa học, 1999:
Phần 3 để có thêm các kiến thức về công tác tổ chức và để có thể hoàn thành bài tập thực
hành và trả lời các câu hỏi ôn tập của bài.
• Thảo luận với giáo viên và học viên về các vấn đề chưa nắm rõ.
Thời lượng
• 12 tiết.
Bài 5: Chức năng tổ chức
70
TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Tình huống: Cơ cấu tổ chức siêu thị A&E
Anh Cương sở hữu siêu thị A&E, chuyên bán thực phẩm và các
hàng hóa khác. Sản phẩm ở siêu thị được trưng bày theo kiểu
nhà kho.
Anh Cương tuyển dụng 30 nhân viên và bố trí họ làm việc trong
các khu vực chuyên môn hóa cao. Một số nhân viên chỉ xếp
hàng lên giá từ xe tải, hoặc đưa các giá hàng về vị trí, và một số
người khác lại xếp hàng từ giá vào các vị trí cụ thể. Anh Cương
cũng phân công những người quản lý kiểm soát từng khu vực cụ
thể.Ví dụ như người quản lý khu hàng về ô tô sẽ chịu trách nhiệm về tất cả các chức năng như
kế toán, mua sắm, bán hàng… Cách sắp xếp này nhìn chung hoạt động trôi chảy, nhưng gần
đây anh Cương nhận ra rằng nhân viên có vẻ buồn chán, nghỉ việc và bỏ việc nhiều. Hơn nữa
anh Cương cũng thấy rằng những cố gắng để hoàn thành các dự án đặc biệt như tạo hệ thống
thẻ “Người khách hàng thân thiết” gặp rất nhiều khó khăn do thiếu sự hợp tác và hiểu nhầm
giữa các nhóm.
Câu hỏi
Nếu bạn là chủ siêu thị A&E, bạn sẽ thực hiện những điều chỉnh gì đối với cơ cấu tổ chức hiện
tại của siêu thị để khắc phục những khó khăn trong việc tiến hành các dự án đặc biệt?
Bài học này sẽ giúp bạn hiểu được quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức cho một doanh nghiệp
cũng như các loại sơ đồ cơ cấu tổ chức được sử dụng phổ biến nhất, ưu nhược điểm của chúng.
Bài 5: Chức năng tổ chức
71
5.1. Khái niệm, nội dung chức năng tổ chức
5.1.1. Khái niệm chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức nhằm thiết lập ra một hệ thống các
vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân
và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất
để thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Khi nhà quản lý đã xác định được mục tiêu và lập kế
hoạch để đạt được mục tiêu đó, nhà quản lý cần xây
dựng cơ cấu tổ chức và nhân sự cho việc triển khai các
hoạt động của kế hoạch. Bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ
chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản lý đạt được mục tiêu của nó.
Nói cách khác, chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định
và phân chia công việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc
gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với
nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay
bộ phận nào.
5.1.2. Nội dung chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức bao gồm 2 nội dung chính:
• Tổ chức cơ cấu là việc thiết kế một cấu trúc tổ chức vận hành hiệu quả nhằm đạt
được các mục tiêu của tổ chức bao gồm việc thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý và xác
định nhiệm vụ cho mỗi bộ phận trong cơ cấu.
• Tổ chức quá trình là việc thiết kế quá trình quản lý bao gồm việc xác định mối
quan hệ quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận và xây dựng nội quy, quy chế
hợp tác nội bộ và giữa các bộ phận.
5.2. Tổ chức cơ cấu
Tổ chức cơ cấu là việc xây dựng cơ cấu bộ máy quản lý bao gồm việc phân chia tổ
chức thành những bộ phận khác nhau, xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, các nhà quản lý cần hiểu được khái niệm cơ cấu tổ
chức quản lý và quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý.
5.2.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức quản lý
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối quan hệ qua lại và phụ thuộc lẫn nhau,
được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được
bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ
chức và tiến tới những mục tiêu chung đã xác định.
5.2.2. Tầm quản lý và cấp quản lý
• Tầm quản lý: Tầm quản lý là số người và/hoặc bộ phận mà một nhà quản lý có thể
kiểm soát có hiệu quả.
Tầm quản lý hay còn gọi là tầm hạn quản lý hay tầm hạn kiểm soát nói cách khác
là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản lý có thể giao việc, hướng dẫn,
lãnh đạo, kiểm tra một cách có hiệu quả.
Bài 5: Chức năng tổ chức
72
• Cấp quản lý: Cấp quản lý là cấp được quyền ra quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ
quyết định.
Tầm quản lý là khái niệm quan trọng cần nắm được
khi thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý vì tầm quản lý
có liên quan và ảnh hưởng trực tiếp đến số tầng nấc
trung gian hay số cấp quản lý trong cơ cấu bộ máy
quản lý của tổ chức.
Ví dụ, theo Stephen P.Robbins, nếu một doanh
nghiệp có 4.096 nhân viên thừa hành và tầm quản
lý trung bình của toàn doanh nghiệp là 4 thì số cấp quản lý là 6 và số lượng nhà
quản lý là 1.365 người, còn nếu tầm quản lý trung bình là 8 thì số cấp quản lý
giảm xuống chỉ còn là 4 cấp và số nhà quản lý là 585 người. Ta thấy rằng khi tầm
quản lý tăng từ 4 lên 8 thì số lượng nhà quản lý trong tổ chức sẽ giảm đi 780 người
(1.365 – 585).
Thông thường các tổ chức sẽ cố gắng giảm bớt các tầng nấc trung gian hay số cấp
quản lý vì điều nay làm gia tăng chi phí quản lý, rủi ro về sự chậm trễ và lệch lạc
trong quá trình truyền đạt thông tin cũng tăng lên. Để làm được điều này cần gia
tăng tầm quản lý của các nhà quản lý trong tổ chức. Tuy nhiên, tầm quản trị rộng
hay hẹp cũng có những ưu, nhược điểm riêng bởi vậy mỗi nhà quản lý và mỗi tổ
chức cần quyết định tầm quản lý tối ưu cho mình.
Đánh giá Tầm quản lý rộng Tầm quản lý hẹp
Ưu điểm
• Giảm số cấp quản lý
• Tiết kiệm chi phí quản lý
• Tăng mức độ phân quyền
của cấp trên cho cấp dưới
• Theo dõi, hướng dẫn và
đôn đốc công việc sát sao
• Truyền đạt thông tin đến
cấp dưới nhanh chóng
Nhược điểm
• Có thể gây tình trạng quá
tải của nhà quản lý dẫn
đến chậm trễ trong việc ra
quyết định và truyền đạt
thông tin đến các cấp dưới
• Tăng số cấp quản lý
• Số lượng nhà quản lý tăng
lên dẫn tới tăng chi phí
quản lý
• Dễ xảy ra tình trạng cấp
trên can thiệp sâu vào
công việc của cấp dưới
• Truyền đạt thông tin giữa
các cấp quản lý không
nhanh chóng.
Chú ý Cần phải có nhà quản lý giỏi
• Các nhân tố ảnh hưởng đến tầm quản lý bao gồm:
o Trình độ và năng lực của nhà quản lý
o Trình độ và năng lực của cấp dưới
o Ý thức của cấp dưới
o Mối quan hệ giữa nhà quản lý với nhân viên và giữa các nhân viên
o Tính chất phức tạp của công việc
o Mức độ ổn định của công việc
o Hệ thống thông tin quản lý của tổ chức
Bài 5: Chức năng tổ chức
73
Tầm quản lý rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản lý có đầy đủ năng lực, khi cấp dưới có
trình độ và ý thức cao, công việc ít phức tạp, có kế hoạch, ít thay đổi; và cấp dưới đã
được phân quyền khá nhiều. Thêm vào đó, kỹ thuật thông tin hiện đại cũng giúp cho
việc mở rộng quản lý mà nhà quản lý vẫn có thể thông đạt và kiểm soát hữu hiệu các
thuộc cấp. Trái lại, nếu năng lực của nhà quản lý còn hạn chế, trình độ của cấp dưới
cũng không cao, hoặc khi công việc của cấp dưới thường xuyên thay đổi, công việc
không có kế hoạch, thì tầm hạn quản lý hẹp lại thích hợp hơn.
5.2.3. Quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức
Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức về cơ bản thực hiện
theo quy trình sau:
• Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức.
• Bước 2: Xác định các hoạt động cần thiết để đạt
được mục tiêu.
• Bước 3: Phân chia tổ chức thành các bộ phận.
• Bước 4: Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận để
hình thành nên cơ cấu tổ chức.
Khi triển khai quy trình này, nhà quản lý cần nắm được các cách phân chia tổ chức
thành các bộ phận và các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý.
Hình 5.1: Quy trình thiết kế cơ cấu tố chức
5.2.3.1. Phân chia tổ chức thành các bộ phận
Phân chia tổ chức thành các bộ phận là việc nhóm các hoạt động có cùng tính chất
hoặc cùng chức năng để hình thành nên các bộ phận.
Các phương pháp phân chia bộ phận trong tổ chức: Phân chia theo chức năng, phân
chia theo sản phẩm, phân chia theo khách hàng, phân chia theo lãnh thổ.
• Phân chia theo chức năng
Phân chia theo chức năng là việc nhóm các hoạt động có cùng tính chất chuyên
môn để hình thành nên các bộ phận.
o Ưu điểm:
Sử dụng các chuyên gia cho từng chuyên môn.
Thuận lợi trong đào tạo chuyên môn.
Thuận lợi trong phối hợp nội bộ của các phòng ban.
o Nhược điểm:
Các bộ phận chức năng có thể quá tập trung vào mục tiêu bộ phận và coi
nhẹ mục tiêu của toàn tổ chức.
Xác định
mục tiêu chiến
lược của tổ chức
Xác định
các hoạt động
cần thiết
Phân chia
tổ chức thành các
bộ phận
Xác định
mối quan hệ giữa
các bộ phận
Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4
Bài 5: Chức năng tổ chức
74
Phức tạp trong phối hợp giữa các phòng ban và ra các quyết định liên quan
đến nhiều phòng ban.
Khó quy trách nhiệm và đánh giá kết quả công việc.
• Phân chia theo sản phẩm
Phân chia theo sản phẩm là việc nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một
số sản phẩm để hình thành nên các bộ phận.
o Ưu điểm:
Thuận tiện trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến một sản phẩm.
Nhanh chóng ra quyết định liên quan đến một sản phẩm.
Đánh giá được kết quả hoạt động của một hoặc một nhóm sản phẩm.
o Nhược điểm:
Các nhà quản lý có thể quá tập trung vào sản phẩm của mình và coi nhẹ
mục tiêu tổng thể của tổ chức.
Tăng chi phí hành chính và quản lý vì mỗi bộ phận (sản phẩm) lại có những
bộ phận chức năng riêng của mình.
• Phân chia theo khách hàng
Phân chia theo khách hàng là việc nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc
một số nhóm khách hàng để hình thành nên các bộ phận.
o Ưu điểm: Sử dụng được những chuyên gia phù hợp với từng đối tượng
khách hàng.
o Nhược điểm: Tăng chi phí hành chính, quản lý cho việc phối hợp hoạt động
giữa các bộ phận.
• Phân chia theo lãnh thổ
Phân chia theo lãnh thổ là việc nhóm các hoạt động
liên quan đến một hoặc một số khu vực địa lý để
hình thành nên các bộ phận.
o Ưu điểm:
Chú ý được các vấn đề địa phương.
Liên hệ chặt chẽ hơn với các đại diện
địa phương.
Hiểu biết sâu hơn về nhu cầu, tâm lý khách hàng.
Cơ sở để đào tạo các nhà quản lý cấp cao.
o Nhược điểm:
Tăng chi phí hành chính, quản lý cho việc phối hợp hoạt động giữa các
bộ phận.
Có tình trạng trùng lặp trong tổ chức.
Cần nhiều nhà quản lý có năng lực tổng quát.
5.2.3.2. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý
• Cơ cấu quản lý trực tuyến
Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên tắc sau: các tuyến quyền hạn trong tổ chức
là đường thẳng, mỗi cấp dưới chỉ chịu sự quản lý trực tiếp và nhận mệnh lệnh từ
một cấp trên.
Bài 5: Chức năng tổ chức
75
Hình 5.2: Cơ cấu quản lý trực tuyến
o Ưu điểm:
Quá trình trao đổi thông tin nhanh chóng;
Chế độ trách nhiệm rõ ràng, dễ dàng quy
trách nhiệm khi có sai lầm xảy ra;
Đảm bảo nguyên tắc thống nhất trong
mệnh lệnh.
o Nhược điểm:
Không chuyên môn hóa do vậy nhà quản lý
cần có kiến thức toàn diện;
Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ;
Dễ dẫn đến phong cách quản lý gia trưởng.
Với những ưu nhược điểm như được trình bày, cơ cấu này chỉ phù hợp với những xí
nghiệp có qui mô nhỏ, sản phẩm và công nghệ sản xuất sản phẩm không phức tạp.
• Cơ cấu quản lý chức năng
Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên tắc sau: Các bộ phận chức năng trực tiếp ra
quyết định xuống các bộ phận trực tuyến trong phạm vi chuyên môn của mình.
Hình 5.3: Cơ cấu quản lý chức năng
Giám đốc
Trưởng nhóm
sản phẩm A
Phụ trách
kế toán
Phụ trách
đào tạo
Phụ trách
lễ tân
Quản đốc
Trưởng phòng
Marketing
Trưởng phòng
Tài chính –
Kế toán
Trưởng phòng
Nhân sự
Trưởng phòng
Hành chính
Trưởng phòng
Sản xuất
Giám đốc cơ sở
sản xuất
Phân xưởng
sản xuất
bánh nướng
Phân xưởng
sản xuất kẹo
Phân xưởng
sản xuất bánh
dẻo chay
Phân xưởng
sản xuất
bánh đậu xanh
Phân xưởng
sản xuất bánh
dẻo thập cẩm
Phân xưởng
sản xuất
bánh dẻo
Bài 5: Chức năng tổ chức
76
o Ưu điểm:
Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực chuyên môn cụ thể do
vậy chất lượng các quyết định được nâng cao.
Không đòi hỏi các nhà quản lý có kiến thức toàn diện.
o Nhược điểm:
Bộ phận thừa hành nhận mệnh lệnh từ nhiều phòng, ban khác nhau.
Các bộ phận có thể chạy theo thành tích riêng.
Thiếu sự chú trọng đến mục tiêu của toàn bộ tổ chức.
Chế độ trách nhiệm không rõ ràng.
Nhược điểm nổi bật của kiểu cơ cấu này là vi phạm nguyên tắc thống nhất trong
mệnh lệnh bởi vậy kiểu cơ cấu này chỉ mang tính lý thuyết, ít thấy trong thực tế.
• Cơ cấu quản lý trực tuyến – chức năng
Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên tắc sau: các bộ phận chức năng không trực
tiếp ra quyết định cho các bộ phận trực tuyến mà chủ yếu làm nhiệm vụ tham mưu
trong quá trình ban hành và thực hiện các quyết định thuộc phạm vi chuyên môn
của mình.
Hình 5.4: Cơ cấu quản lý trực tuyến – chức năng
o Ưu điểm:
Đảm bảo tính thống nhất trong mệnh lệnh;
Chuyên môn hóa;
Giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý cấp cao;
Xác định tương đối rõ quyền hạn và trách nhiệm.
o Nhược điểm:
Ý kiến chuyên môn chỉ là tham khảo, nhà quản lý cần có kiến thức toàn
diện và tính quyết đoán cao.
Hạn chế sự phát huy của các kiến thức chuyên môn.
• Cơ cấu quản lý ma trận
Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên tắc sau: các bộ phận chức năng giúp việc
cho nhà quản lý cấp cao trong các công việc thuộc chức năng. Các bộ phận trực
thuộc tổ chức khác tương đối độc lập, kết cấu theo các kiểu cơ cấu trên.
Giám đốc
Trưởng phòng
Marketing
Trưởng phòng
tài chính –
kế toán
Trưởng phòng
hành chính
Trưởng phòng
nhân sự
Phân xưởng BPhân xưởng A Phân xưởng C
Bài 5: Chức năng tổ chức
77
Giám đốc
Trưởng phòng
Sản xuất
Trưởng phòng
Nhân sự
Trưởng phong
Tài chính – Kế toán
Trưởng phòng
Marketing
Trưởng dự án A
Trưởng dự án B
Trưởng dự án C
Hình 5.5: Cơ cấu quản lý ma trận
o Ưu điểm:
Tổ chức linh động, cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án.
Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả.
Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động.
Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng.
o Nhược điểm:
Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa nhà quản lý cấp cao nhất và trưởng
các dự án, đơn vị kinh doanh.
Đòi hỏi nhà quản lý cấp cao cần phải tạo ra ảnh hưởng lớn.
5.2.4. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức
Xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
• Nguyên tắc mục tiêu: Mục tiêu là cơ sở để xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý của tổ chức;
• Nguyên tắc xác định theo chức năng: Các bộ phận cần rõ ràng về mục tiêu, hoạt
động, quyền hạn, các mối quan hệ.
• Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: Quyền hạn được giao phải tương
ứng với trách nhiệm. Nguyên tắc này có thể được diễn đạt cách khác là nguyên tắc
“cân đối”, cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm.
• Nguyên tắc bậc thang: Các tuyến quyền hạn phải rõ ràng.
• Nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh: Mỗi cấp dưới chịu sự chỉ huy trực tiếp từ
một cấp trên duy nhất. Cơ cấu tổ chức cần được thiết kế để đảm bảo mỗi cấp dưới
không nhận mệnh lệnh từ hai cấp trên để tránh tình trạng không thống nhất trong
mệnh lệnh, dẫn đến không biết nghe ai.
• Nguyên tắc hiệu quả: Cơ cấu tổ chức cần đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm chi phí
quản lý và chi phí vận hành tổ chức.
• Nguyên tắc linh hoạt: Cơ cấu tổ chức cần đảm bảo tính linh hoạt trong hoạt dộng
của tổ chức và giúp tổ chức ứng phó linh hoạt với những biến động của môi trường.
Bài 5: Chức năng tổ chức
78
5.3. Tổ chức quá trình quản lý
Tổ chức quá trình là việc thiết kế quá trình quản lý, bao gồm việc xác định mối quan
hệ quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận và xây dựng nội quy, quy chế hợp tác nội
bộ và giữa các bộ phận.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, các nhà quản lý cần nắm được khái niệm, quyền hạn
và cách thức phân chia quyền hạn trong tổ chức, cụ thể là phân quyền, tập quyền và
ủy quyền.
5.3.1. Khái niệm, phân loại quyền hạn
• Khái niệm quyền hạn: Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình ra quyết định
và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí quản lý nhất định.
Lý luận cũng như thực tiễn luôn chỉ ra rằng, hiệu quả của quá trình ra quyết
định và tổ chức thực hiện quyết định trong quản lý phụ thuộc rất nhiều vào việc
phân quyền, ủy quyền, cùng việc xác định quyền hạn cho mỗi cá nhân, bộ
phận trong một tổ chức. Nghiên cứu cách sử dụng khoa học về quyền hạn và
trách nhiệm có ý nghĩa rất to lớn trong việc nâng cao hiệu quả của việc tổ chức
và thực hiện các quyết định quản lý.
Quyền hạn nảy sinh từ nhu cầu của quản lý và sự
phân công của tổ chức. Quyền hạn là công cụ của
nhà quản lý, gắn liền với một vị trí quản lý nhất
định. Tuy nhiên, quyền hạn do tổ chức quy định
chỉ có ý nghĩa thực tế khi quyền hạn đó được sự
chấp nhận của cấp dưới. Nếu cấp dưới không tôn
trọng quyền hạn của nhà quản lý mà biểu hiện là
không tuân thủ các quyết định của nhà quản lý thì quyền hạn đó chỉ mang tính
lý thuyết.
Nhà xã hội học người Đức, Max Weber, cho rằng quyền hạn của nhà quản
trị chỉ có ý nghĩa khi có đủ 3 yếu tố:
o Có sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ;
o Cấp dưới thừa nhận quyền hạn của cấp trên;
o Bản thân nhà quản lý có khả năng chuyên môn và phẩm chất khiến cấp dưới
tin tưởng.
Nếu không có đầy đủ ba yếu tố trên, quyền hạn của nhà quản lý sẽ không có sức
mạnh và khó phát huy hiệu lực.
• Phân loại quyền hạn
Khi xác định mối quan hệ quyền hạn của các nhà quản lý và các bộ phận trong tổ
chức, cần quy định rõ phạm vi quyền hạn. Căn cứ trên phạm vi ra quyết định,
quyền hạn có thể được phân loại thành:
o Quyền hạn trực tuyến: là quyền ra quyết định và kiểm soát trực tiếp hoạt động
của cấp dưới.
o Quyền hạn chức năng: là quyền ra quyết định và kiểm soát hoạt động của các
nhân viên ở bộ phận khác trong phạm vi được giao phó quyền hạn và phạm vi
chuyên môn cụ thể (ví dụ: để thực hiện một bước trong quy trình nhân sự, kế
toán, bán hàng,…)
o Quyền hạn tham mưu: là quyền đưa ra ý kiến tư vấn cho các nhà quản lý trực
tuyến mà họ có mối quan hệ tham mưu.
Bài 5: Chức năng tổ chức
79
5.3.2. Phân quyền và tập quyền
Một trong những nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức chính là mức độ tập quyền
hay mức độ phân quyền của nhà quản lý cấp cao cho các nhà quản lý cấp thấp hơn.
Phân quyền là quá trình phân chia quyền lực và quyền hạn trong tổ chức cho cán bộ
quản lý cấp thấp hơn. Ngược lại với xu hướng phân quyền là tập quyền, tập trung và
duy trì quyền lực và quyền hạn trong tổ chức vào tay các nhà quản lý cấp cao.
Mục đích của việc phân quyền chủ yếu là nhằm tạo điều kiện cho tổ chức ứng phó
kịp thời, nhanh chóng và phù hợp với những yêu cầu của tình hình. Nếu không
phân quyền, mọi việc đều phải đưa cho nhà quản lý cấp cao nhất quyết định thì sẽ
chậm trễ và có thể không đáp ứng kịp các đòi hỏi của thực tế. Việc phân quyền