Bài 5 - Dự toán sản xuất kinh doanh

BÀI GIẢNG 5DỰ TOÁN SẢN XUẤT KINH DOANH MỤC TIÊU HỌC TẬP Liệt kê và giải thích được các mục đích của việc lập dự toán Nắm được qui trình và trình tự lập dự toán Nắm được quá trình quản trị dự toán trong tổ chức Mô tả trình tự và phương pháp lập dự toán chủ đạo Phân biệt được việc lập dự tóan chủ đạo giữa doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, doanh nghiệp thương mại và doanh nghiệp dịch vụ. TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN DỰ TOÁN LÀ GÌ? Dự toán là một kế hoạch chi tiết (detailed plan) được lập cho một kỳ hoạt động trong tương lai, biểu hiện dưới hình thức định lượng (số lượng và giá trị), chỉ ra việc huy động các nguồn lực và việc sử dụng chúng trong thời kỳ đó. Dự toán là một công cụ của nhà quản lý, được sử dụng trong việc lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá hoạt động. TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN CÁC LOẠI DỰ TOÁN: Dự toán chủ đạo (master budget) hay còn được gọi là kế hoạch lợi nhuận (profit plan) Dự toán vốn (capital budget) TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN MỤC TIÊU CỦA VIỆC LẬP DỰ TOÁN cung cấp cho nhà quản lý thông tin về toàn bộ kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp một cách có hệ thống và đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Xác định rõ các mục tiêu cụ thể để làm căn cứ đánh giá việc thực hiện sau này. Lường trước những khó khăn tiềm ẩn để có phương án xử lý kịp thời và đúng đắng. Liên kết toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp bằng cách hợp nhất các kế hoạch và mục tiêu của các bộ phận khác nhau. QUI TRÌNH DỰ TOÁN TRÌNH TỰ LẬP DỰ TOÁN QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH LẬP DỰ TOÁN Quá trình lập và quản lý dự toán thường bao gồm những bước công việc sau: Chỉ định Giám đốc dự toán (budget director) ---> Giám đốc hoặc kế toán trưởng Thành lập hội đồng dự toán (budget committee) ---> Bao gồm các nhà quản lý từ nhiều lĩnh vực khác nhau như quản lý kinh doanh, quản lý sản xuất, kỹ sư trưởng, kế toán trưởng,v.v... Xây dựng chiến lược sự toán và các mẫu dự toán: - Hội đồng dự toán lập các mẫu dự toán - Xây dựng chiến lược về sự đóng góp của từng cá nhân vào quá trình lập dự toán QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH LẬP DỰ TOÁN Hội họp, đàm phán trong từng bộ phận của tổ chức Hội đồng dự toán sẽ họp với từng bộ phận trong tổ chức, đàm phán và thảo luận với bộ phận trong việc xây dựng mục tiêu hoạt động, soạn thảo dự toán của bộ phận. Phản hồi thông tin & kiểm soát Việc thực hiện của từng bộ phận sẽ được báo cáo, so sánh với các mục tiêu đã thiết lập ---> kiểm tra, đánh giá. Hành động hiệu chỉnh Xác định nguyên nhân của sự chênh lệch --> có hành động hiệu chỉnh cần thiết. DỰ TOÁN CHỦ ĐẠO(THE MASTER BUDGET) Dự toán chủ đạo phản ánh toàn diện các kế hoạch của nhà quản lý cho một kỳ và biện pháp hoàn thành các kế hoạch đó. Dự toán chủ đạo là một hệ thống bao gồm rất nhiều bảng dự toán riêng biệt nhưng có mối quan hệ qua lại lẫn nhau. Dự toán chủ đạo bao gồm ba thành phần: - Dự toán tiêu thụ - Dự toán hoạt động - Dự toán các báo cáo tài chính DỰ TOÁN TIÊU THỤ DỰ TOÁN HOẠT ĐỘNGÏ DỰ TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNHÏ HỆ THỐNG DỰ TOÁN CHỦ ĐẠO DỰ TOÁN TIÊU THỤ Dự toán tiêu thụ là điểm khởi đầu cho việc lập dự toán chủ đạo, được lập dựa trên dự báo về doanh số bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Khi dự báo về khả năng tiêu thụ sản phẩm, cần xem xét các nhân tố: - Mức tiêu thụ trong quá khứ và xu hướng - Chính sách về giá bán của công ty - Chính sách về quảng cáo, khuyến mãi của công ty - Chính sách về sản phẩm của công ty - Xu hướng của nền kinh tế - Xu hướng của ngành công nghiệp của công ty - Các chính sách, sự kiện luật pháp và chính trị - Các động thái quả đối thụ cạnh tranh - Kết quả của các nghiên cứu thị trường CÁC DỰ TOÁN HOẠT ĐỘNG Các dự toán hoạt động được thiết lập dựa trên dự toán tiêu thụ sản phẩm. Những dự toán này chỉ ra cách công ty hoạt động để đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ sản phẩm. Đối với những công ty sản xuất công nghiệp: - Dự toán sản xuất - Dự toán NVL trực tiếp - Dự toán lao động trực tiếp - Dự toán sản xuất chung - Dự toán tồn kho - Dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý - Dự toán vốn bằng tiền CÁC DỰ TOÁN HOẠT ĐỘNG * Đối với những công ty thương mại: Các dự toán hoạt động của công ty thương mại khác với công ty sản xuất công nghiệp ở chổ: công ty thương mại không có dự toán sản xuất, thay vào đó là dự toán mua hàng; công ty thương mại cũng không có dự toán NVL trực tiếp. Các dự toán khác thì được lập tương tự như công ty sản xuất. * Đối với những công ty dịch vụ: Căn cứ trên dự toán về doanh thu cung cấp dịch vụ, công ty sẽ thiết lập các dự toán hoạt động. Về cơ bản, các dự toán hoạt động của công ty dịch vụ giống với các dự toán của công ty sản xuất. Điểm khác biệt là công ty dịch vụ không có dự toán thành phẩm tồn kho. DỰ TOÁN CÁC BÁO CÁO TÀI CHÍNH Dự toán các báo cáo tài chính cung cấp thông tin về tình hình tài chính dự kiến của công ty trong kỳ tới. Dự toán các báo cáo tài chính bao gồm: - Dự toán Bảng cân đối kế tóan - Dự tóan Báo cáo thu nhập - Dự toán Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Dự toán các báo cáo tài chính được thiết lập dựa trên dự toán tiêu thụ sản phẩm và các dự toán hoạt động. VÍ DỤ MINH HỌALẬP DỰ TOÁN Công ty M Dự toán tiêu thụ sản phẩm Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X Ghi chú: 70% doanh số hàng quý được thu trong quý, 30% còn lại được thu vào quý sau Công ty M Dự toán sản xuất Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X Công ty M Dự toán NVL trực tiếp Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X Ghi chú: 50% của chi phí mua hàng quý được trả trong qúy, Phần còn lại được trả trong quý sau (tiếp theo) Công ty M Dự toán NVL trực tiếp Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X Công ty M Dự toán lao động trực tiếp Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X Ghi chú: (1) Đơn giá phân bổ chi phí SXC cố định là $3/giờ lao động trực tiếp. Tổng chi phí SXC cố định cả năm 242.400 ($3*80.800), từ đó tính ra chi phí SXC cố định phân bổ cho mỗi quý là 60.600 (242.400:4) Công ty M Dự toán sản xuất chung Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X Công ty M Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X Công ty M Dự toán chi phí bán hàng và QLDN Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X DỰ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN DỰ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN (tt) Ghi chú: (1) Công ty yêu cầu số dư tiền mặt tối thiểu là $40.000. Do vậy, tiền vay phải đủ trang trãi cho phần chi bị thiếu $80.000 và số dư tiền mặt tối thiểu được yêu cầu $40.000, tổng cộng $120.000. (2) Chi tiền trả lãi vay chỉ dựa trên vốn được trả và thời gian hoàn trả. Thí dụ: Lãi của quý 3 chỉ tính trên lãi của $100.000 vốn gốc trả vào cuối quý 3: $100.000 * 10% * ¾ = $7.500. Lãi tiền vay của quý 4 sẽ được tính như sau: $20.000*10%*1 (1 năm) = $2.000 $60.000*10%*3/4 = $4.500 Cộng $6.500 Công ty M Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X DỰ TOÁN BẢNG CÂN ĐỐI DỰ TOÁN BẢNG CÂN ĐỐI (tt) Ghi chú: (a). Số dư tiền mặt cuối kỳ dự kiến trong dự toán vốn bằng tiền. (b). 30% doanh số quý 4, lấy từ dự toán về tiêu thụ sản phẩm. (c). Lấy từ dự toán nguyên vật liệu: Tồn kho nguyên liệu cuối kỳ 7.500 kg x 0.6$/kg = $4.500. (d). Lấy từ dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ. (e). Lấy số liệu trên bảng cân đối kế toán năm trước cộng thêm 50.000 dự kiến mua sắm thêm trong năm dự toán (400.000 + 50.000 = 750.000). (f). Lấy số liệu khấu hao trên bảng cân đối năm trước là $292.000 cộng thêm chi phí khấu hao dự toán $60.000 trên bảng dự toán chi phí SXC (292.000 + 60.000 = $352.000). (g). 50% tiền mua nguyên liệu quý 4, số liệu lấy từ dự toán nguyên liệu. (h). Số dư ngày 31/12/X-1 $449.900 Cộng: Lãi thuần sau thuế từ dự toán Báo cáo kết quả kinh doanh 76.200 Trừ: Chi chia lãi cổ đông (trong dự toán vốn bằng tiền) 40.000 Số dư ngày 31/12/X $486.100 QUYẾT ĐỊNH TỒN KHO(INVENTORY DECISIONS) Quyết định về tồn kho là một quyết định quan trọng đối với các công ty sản xuất, thương mại và một số công ty dịch vụ. Tồn kho là một nhân tố quan trọng đối với việc lập dự tóan. Có nhiều chi phí phát sinh gắn liền với việc tồn kho: Chi phí lưu kho (holding costs): - chi phí kho bãi - bảo vệ - bảo hiểm - chi phí sử dụng vốn nằm trong hàng tồn kho - hư hỏng, mất mát QUYẾT ĐỊNH TỒN KHO Chi phí phát sinh liên quan đến tồn kho (tiếp theo): Chi phí đặt hàng (ordering costs): - chi phí giấy tờ chuẩn bị đơn đặt hàng - thời gian tìm kiếm nhà cung ứng, gửi đơn hàng - chi phí vận chuyển - chi phí nhận hàng (bốc vác, kiểm tra) Các chi phí khác (chi phí thiếu hụt hàng - shortage costs): - gián đoạn sản xuất kho không có nguyên vật liệu - thiệt hại về doanh thu khi không có hàng để bán thiệt hại về chiết khấu mua hàng được hưởng Quyết định tồn kho như thế nào để giảm thiểu chi phí liên quan đền tồn kho? QUYẾT ĐỊNH TỒN KHO XÁC ĐỊNH LƯỢNG ĐẶT HÀNG TỐI ƯU (ECONOMIC ORDER QUANTITY) Mô hình lượng đặt hàng tối ưu là mô hình toán nhằm xác định khối lượng mỗi lần đặt hàng nhằm tối thiểu hóa chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng. Phương pháp xác định lượng đặt hàng tối ưu (EOQ) như sau: Gọi: D là nhu cầu của một loại hàng tồn kho trong một năm Q là khối lượng mỗi lần đặt hàng CO là chi phí của mỗi lần đặt hàng Ch là chi phí lưu kho tính trên một đơn vị hàng tồn kho Chi phí tồn kho hàng năm = Chi phí đặt hàng + Chi phí lưu kho (CI) = CO(D/Q) + Ch(Q/2) Tìm Q để chi phí tồn kho hàng năm (CI) đạt cực tiểu? QUYẾT ĐỊNH TỒN KHO XÁC ĐỊNH LƯỢNG ĐẶT HÀNG TỐI ƯU (tiếp theo) Xác định Q để (CI) = CO(D/Q) + Ch(Q/2) ---> Min Ta có: dCI/dQ = -COD/Q2 + 1/2Ch =0  1/2Ch = COD/Q2  Q2 = 2COD/Ch  Q = (2COD/Ch)1/2 Lượng đặt hàng tối ưu: EOQ = (2COD/Ch)1/2 QUYẾT ĐỊNH TỒN KHO XÁC ĐỊNH LƯỢNG ĐẶT HÀNG TỐI ƯU (tiếp theo) Ví dụ: Nhu cầu một loại NVL của công ty X trong năm là D = 9600 kg. Nhà quản lý ước tính rằng chi phí đặt hàng, vận chuyển và nhận hàng là $225/1đơn hàng và chi phí lưu kho ước tính là $3/đơn vị. Hãy xác định lượng đặt hàng tối ưu. Giải: EOQ = (2COD/Ch)1/2 = [2x225x9600/3]1/2 = 1200 Câu hỏi: 1). Khi nào thì công ty X sẽ đặt hàng. Biết rằng thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng là một tháng? 2). Nếu mức sử dụng hàng tháng dao động từ 600 đến 1000 đơn vị. Hỏi, mức tồn kho an toàn là bao nhiêu? Xác định lại thời điểm đặt hàng? QUYẾT ĐỊNH TỒN KHO