Bài 7: Trộn và in văn bản

BÀI 7: TRỘN VÀ IN VĂN BẢN I/ Mục tiêu: Kiến thức, kỹ năng: Kiến thức: Biết được những kiến thức về trộn in văn bản trong Microsoft Word 2010. Kỹ năng: Thực hiện được các bước khi trộn và in văn bản Thực hiện trộn từ một mẫu văn bản và danh sách có sẵn, in văn bản. Tư duy, thái độ: Rèn luyện cho học sinh tính tư duy logic. Tính cẩn thận trong thao tác thực hành. II/ Trọng tâm: Học sinh cần nắm vững kiến thức, thao tác được các bước trong trộn in văn bản. III/ Chuẩn bị: Giáo viên: Sách giáo khoa, soạn giáo án. Soạn thảo mẫu văn bản (mẫu giấy mời, mẫu báo cáo,...) và một file nguồn dữ liệu (danh sách những người được mời). Học sinh: - Sách giáo khoa, vở ghi bài. - Đọc trước bài mới “ Trộn và in văn bản”. IV/ Ma trận kiến thức: Mạch logic Biết Hiểu Vận dụng I/ Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn một văn bản 1/ Tạo văn bản mẫu (mẫu giấy mời, mẫu báo cáo...) + Đây là văn bản chính (Main Document), văn bản này chứa nội dung không thay đổi. Sau khi soạn thảo văn bản mẫu thì lưu nội dung ở dạng *.DOCX (có thể xác định những phần còn thiếu bằng dãy dấu chấm, các khoảng trắng) 2/ Tạo nguồn dữ liệu (Lập danh sách những người được mời được thông báo,..) + Là một bảng biểu mà : Mỗi hàng là thông tin của một đối tượng. Mỗi cột là một thuộc tính của đối tượng ấy. Lập bảng dữ liệu lưu ở dạng *.DOCX(tên file này khác với tên file của văn bản mẫu) II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 1: Tạo hai file Thực hiện tạo hai file yêu cầu như mục I Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộn Vào thanh công cụ Mailings | Click vào Start Mail Merge | có 2 cách chọn để tiếp tục thực hiện trộn văn bản +Letters | Select Recipients... rồi chọn 1 trong các lựa chọn sau: Type a new list: Lựa chọn này cho phép người sử dụng nhập thông tin bằng tay Use Existing List (Gợi ý nên dùng nút này): Lựa chọn này cho phép người sử dụng lựa chọn 1 tệp file dữ liệu sẵn có các thông tin cần sử dụng. Select from Outlook Contacts: Lựa chọn này sẽ được sử dụng hiệu quả nếu bạn bắt đầu quá trình trộn thư Mail Merge ở trên Outlook. Chọn tiếp Edit | Recipient List... tiếp tục tùy chỉnh: Checkboxs: Những cá nhân được tích ở trong hộp checkboxs là những người sẽ được gửi ở trong trộn thư (mail merge). Nếu bạn không muốn gửi cho một cá nhân nào trong danh sách bỏ nút tích ở trong checkboxs. Sort (Sắp xếp): Nhấp chuột vào tùy chọn sắp xếp để sắp xếp người nhận theo thứ tự như mong muốn ví dụ theo thứ tự A,B,C của tên hoặc ngày tháng năm sinh…. Filter (Lọc): Nhấp chuột vào Filter để truy cập vào hộp thoại bộ lọc và lựa chọn cột lọc theo mong muốn. Find Duplicates (Tìm trùng lắp): Nhấp chuột vào Find Duplicates, một hộp thoại sẽ mở ra với danh sách cá nhân xuất hiện nhiều hơn 1 lần. Bạn có thể bỏ cá nhân bị trùng để tránh gửi lặp thông tin. Find Recipient: Tùy chọn này cho phép bạn tìm thông tin của một cá nhân cụ thể một cách dễ dàng. Validate Addressees (Xác nhận địa chỉ): Tùy chọn này chỉ áp dụng cho các máy tính có cài đặt phần mềm xác nhận địa chỉ tồn tại. (Các máy tính của Việt Nam hiện chưa cài đặt phần mềm này) + Step by Step Mail Merge Wizard để bắt đầu thực hiện 6 bước chọn như trong giao diện màn hình Word 2003 Thực hành thành thạo các lệnh chọn cả trên cả hai giao diện Word 2010, Word 2003 Bước 3: Xem lại văn bản trước khi hoàn thiện quá trình trộn thư Quá trình trộn thư gần như đã được hoàn tất. Và có thể sửa đổi và xem lại kết quả Click vào nút Preview Results để xem kết quả trộn thư Sử dụng mũi tên trong nhóm kết quả từ Preview để kiểm tra tính chính xác của mỗi trường dữ liệu được chèn vào văn bản và phát hiện các lỗi về font chữ, cỡ chữ…. Hoàn thiện quá trình trộn thư (mail merge) Sau khi xem lại văn bản được hợp nhất, nếu dữ liệu được chèn vào văn bản chính xác thì quá trình trộn thư được xem là đã hoàn tất. Click vào nút Finish and Merge Edit Individual Documents: Lựa chọn này sẽ tạo ra một văn bản mới với đầy đủ thông tin của văn bản vửa được hợp nhất hay nói đơn giản hơn là tạo ra 1 bản copy của văn bản vừa được tạo. Print Documents: Hộp thoại in được mở ra cho phép bạn lựa chọn in tất cả, từ trang nào đến trang nào hoặc trang hiện tại. Send E-mail Messages: Hộp thoại trộn email được mở ra cho phép bạn gửi email merge tới các địa chỉ email bạn muốn. Lưu ý: Chỉ áp dụng chức năng này cho việc gửi email. Xem trường chèn vào đã đúng vị trí chưa, nếu không thì chỉnh sửa. III/ In văn bản 1/ Xem trước khi in (Print Preview) Click Customize Quick Access Toolbal | Print Preview and Print xuất hiện biểu tượng trên | click vào. Lúc này, ta thấy chế độ trang in, để có thể quan sát theo mục đích của mình ta chọn các chức năng trên thanh công cụ. +Một số lệnh trên thanh công cụ: + Vào được chế độ Print Preview + Nhận biết được một số lệnh trên thanh công cụ Print Preview 2/ Hiệu chỉnh và thực hiện in văn bản: + Để thực hiện hiệu chỉnh văn bản trước khi in, ta vào File | Print | Thực hiện hiệu chỉnh. hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+P. Xuất hiện hộp hội thoại, gồm: Print: Lựa chọn số bản in trong ô Copies Printer: Lựa chọn máy in để in ấn trường hợp máy tính chỉ cài 1 máy in thì bạn không cần phải chọn. Settings: Lựa chọn đối tượng in All: In toàn bộ văn bản Selection: In văn bản được lựa chọn Current Page: In trang hiện hành Custom Range in Document: In một vùng trong văn bản Các cài đặt khác: Print One Sided: Lựa chọn in một hoặc 2 mặt Collated: In theo kiểu trang sách Portrait Orientation: Lựa chọn thay đổi chiều khổ giấy(quay ngang, dọc)Lựa chọn thay đổi kích thước khổ giấyLựa chọn thay đổi lề của trang văn bản Print Properties: Thuộc tính của máy in phần này tuỳ thuộc vào từng loại máy in Lựa chọn số trang văn bản trên một trang giấy in( 1 page per sheet) Thực hiện được hiệu chỉnh và ý nghĩa của từng mục chọn trong hộp thoại Print V/ Sơ đồ logic: Giới thiệu Trộn in trong Microsoft Word 2010. Khái niệm trộn văn bản 1 TRỘN VÀ IN VĂN BẢN TRONG MICROSOFT WORRD 2010 2 Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn văn bản 3 6 Tạo văn bản mẫu(mẫu giấy mời, mẫu báo cáo...) Tạo nguồn dữ liệu(Lập danh sách những người được mời được thông báo,..) 4 2 5 3 Bước 1: Tạo hai file Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộn 7 8 4 5 1 In văn bản Bước 3: Xem lại văn bản trước khi hoàn thiện quá trình trộn thư 9 6 Xem trước khi in (Print Preview) Hiệu chỉnh và thực hiện in văn bản: 12 7 11 10 5 VI/ Các hoạt động dạy học: Ổn định tổ chức lớp học: 2 phút Kiểm tra bài cũ: 5 phút Giảng bài mới: Thời gian (phút) Nội dung Hoạt động của thầy Hoạt động của trò Khái niệm trộn văn bản? Là việc kết xuất dữ liệu từ một văn bản mẫu có sẵn với 1 danh sách để có thể xuất ra file hoặc in ra giấy Giới thiệu bài “Trộn in văn bản” Sau khi hoàn tất soạn thảo văn bản thì một trong các công việc ta có thể làm tùy vào mục đích của chúng ta là trộn hoặc in,... Đưa ra khái niệm trộn văn bản Lắng nghe I/ Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn một văn bản 1/ Tạo văn bản mẫu (mẫu giấy mời, mẫu báo cáo...) +Đây là văn bản chính (Main Document), văn bản này chứa nội dung không thay đổi. + Lưu ở dạng *.DOCX + Đưa ra 1 văn bản mẫu. 2/ Tạo nguồn dữ liệu (Lập danh sách những người được mời được thông báo,..) + Là một bảng biểu mà : Mỗi hàng là thông tin của một đối tượng. Mỗi cột là một thuộc tính của đối tượng ấy. Là bảng biểu, lập ở 1 file riêng và đặt ở trang đầu tiên của file Không chứa bất kì 1 đối tượng nào kể cả kí tự rỗng + Lưu ở dạng *.DOCX + Đưa ra 1 nguồn dữ liệu +Trước khi thực hiện trộn văn bản ta phải làm gì? +Đưa ra khái niệm văn bản mẫu +Đây là văn bản soạn thảo trên Word, chúng ta cần lưu ở dạng nào? +Liên kết đến file văn bản mẫu đã chuẩn bị Văn bản này đã đầy đủ chưa? Nếu chưa thì cần bổ sung gì? Ở những vị trí còn thiếu cần chèn ta thêm kí hiệu bằng dãy dấu chấm, các khoảng trắng,..) Vậy những vị trí còn thiếu đó sẽ được bổ sung từ đâu... chúng ta tìm hiểu tiếp Nguồn dữ liệu. +Đưa ra khái niệm nguồn dữ liệu. + Đây là bảng biểu được soạn trong Word nên ta lưu ở dạng *. DOCX +Liên kết đến nguồn dữ liệu đã chuẩn bị Cái gì là đối tượng, cái gì là thuộc tính trong bảng dữ liệu này? Như vậy, ta chỉ cần thêm chèn đối tượng vào văn bản mẫu trong quá trình trộn, sau khi chèn xong nó sẽ tự động cập nhật các thuộc tính.Và các bước thực hiện trộn như thế nào, ta tìm hiểu mục II +Soạn thảo 2 văn bản:Văn bản mẫu và nguồn dữ liệu. +Lắng nghe +Ở dạng *.DOCX +Học sinh quan sát +Chưa, cần bổ sung thêm Họ tên sinh viên, Lớp, Điểm, KQ rèn luyện. +Lắng nghe. +Lắng nghe +Lắng nghe +Quan sát +Đối tượng: Họ tên sinh viên, Lớp, Điểm, KQ rèn luyện. Còn thuộc tính: Nguyễn Văn Anh, Tin 3A, 9.0, Xuất sắc. + Lắng nghe. II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 1: Tạo hai file Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộn Vào thanh công cụ Mailings | Click vào Start Mail Merge | có 2 cách chọn để tiếp tục thực hiện trộn văn bản Cách 1: +Letters | Select Recipients... rồi chọn 1 trong các lựa chọn sau: Type a new list: Lựa chọn này cho phép người sử dụng nhập thông tin bằng tay Use Existing List (Gợi ý nên dùng nút này): Lựa chọn này cho phép người sử dụng lựa chọn 1 tệp file dữ liệu sẵn có các thông tin cần sử dụng. Select from Outlook Contacts: Lựa chọn này sẽ được sử dụng hiệu quả nếu bạn bắt đầu quá trình trộn thư Mail Merge ở trên Outlook. + Chọn tiếp Edit | Recipient List... tiếp tục tùy chỉnh: Checkboxs: Những cá nhân được tích ở trong hộp checkboxs là những người sẽ được gửi ở trong trộn thư (mail merge). Nếu bạn không muốn gửi cho một cá nhân nào trong danh sách bỏ nút tích ở trong checkboxs. Sort (Sắp xếp): Nhấp chuột vào tùy chọn sắp xếp để sắp xếp người nhận theo thứ tự như mong muốn ví dụ theo thứ tự A,B,C của tên hoặc ngày tháng năm sinh…. Filter (Lọc): Nhấp chuột vào Filter để truy cập vào hộp thoại bộ lọc và lựa chọn cột lọc theo mong muốn. Find Duplicates (Tìm trùng lắp): Nhấp chuột vào Find Duplicates, một hộp thoại sẽ mở ra với danh sách cá nhân xuất hiện nhiều hơn 1 lần. Bạn có thể bỏ cá nhân bị trùng để tránh gửi lặp thông tin. Find Recipient: Tùy chọn này cho phép bạn tìm thông tin của một cá nhân cụ thể một cách dễ dàng. Validate Addressees (Xác nhận địa chỉ): Tùy chọn này chỉ áp dụng cho các máy tính có cài đặt phần mềm xác nhận địa chỉ tồn tại. (Các máy tính của Việt Nam hiện chưa cài đặt phần mềm này) Cách 2: + Step by Step Mail Merge Wizard để bắt đầu thực hiện 6 bước chọn như trong giao diện màn hình Word 2003 Bước 3: Xem lại văn bản trước khi hoàn thiện quá trình trộn thư Quá trình trộn thư gần như đã được hoàn tất. Và có thể sửa đổi và xem lại kết quả Click vào nút Preview Results để xem kết quả trộn thư Sử dụng mũi tên trong nhóm kết quả từ Preview để kiểm tra tính chính xác của mỗi trường dữ liệu được chèn vào văn bản và phát hiện các lỗi về font chữ, cỡ chữ…. Hoàn thiện quá trình trộn thư (mail merge) Sau khi xem lại văn bản được hợp nhất, nếu dữ liệu được chèn vào văn bản chính xác thì quá trình trộn thư được xem là đã hoàn tất. Click vào nút Finish and Merge Edit Individual Documents: Lựa chọn này sẽ tạo ra một văn bản mới với đầy đủ thông tin của văn bản vửa được hợp nhất hay nói đơn giản hơn là tạo ra 1 bản copy của văn bản vừa được tạo. Print Documents: Hộp thoại in được mở ra cho phép bạn lựa chọn in tất cả, từ trang nào đến trang nào hoặc trang hiện tại. Send E-mail Messages: Hộp thoại trộn email được mở ra cho phép bạn gửi email merge tới các địa chỉ email bạn muốn. Lưu ý: Chỉ áp dụng chức năng này cho việc gửi email. + Thực hiện tạo hai file yêu cầu như mục I +Cần chọn công cụ nào để thực hiện việc trộn thư. +Bắt đầu việc trộn ta chọn Start Mail Merge... +Sau khi giới thiệu xong phần lý thuyết, tiến hành trộn văn bản trên văn bản mẫu và nguồn dữ liệu đã chuẩn bị. +Nếu thực hiện trộn trên thanh công cụ Mailings ta tiến hành chọn theo cách 1 đã thực hiện, còn muốn thực hiện trên giao diện màn hình Word 2003 ta tiến hành theo cách 2 như sau + Mở lại file văn bản gốc và tiến hành thực hiện trộn + Giới thiệu lý thuyết +Sau khi hoàn tất công việc trộn ta tiến hành làm gì? +Tiếp tục thực hiện trên văn bản gốc là xuất ra 1 file và lưu ở dạng *.DOC + Lắng nghe. +Mailings + Lắng nghe + Quan sát giáo viên thực hiện +Lắng nghe + Quan sát giáo viên thực hiện. +Lắng nghe +Tạo ra 1 văn bản mới gồm nhiều văn bản được tạo ra sau khi chèn các thuộc tính; thực hiện in văn bản; gửi kết quả qua Email + Học sinh quan sát giáo viên thực hiện III/ In văn bản 1/ Xem trước khi in (Print Preview) + Click Customize Quick Access Toolbal | Print Preview and Print xuất hiện biểu tượng trên | click vào. Lúc này, ta thấy chế độ trang in, để có thể quan sát theo mục đích của mình ta chọn các chức năng trên thanh công cụ. +Một số lệnh trên thanh công cụ: 2/ Hiệu chỉnh và thực hiện in văn bản: + Để thực hiện hiệu chỉnh văn bản trước khi in, ta vào File | Print| Thực hiện hiệu chỉnh hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+P. Xuất hiện các mục cần cài đặt, gồm: Print: Lựa chọn số bản in trong ô Copies Printer: Lựa chọn máy in để in ấn trường hợp máy tính chỉ cài 1 máy in thì bạn không cần phải chọn. Settings: Lựa chọn đối tượng in All: In toàn bộ văn bản Selection: In văn bản được lựa chọn Current Page: In trang hiện hành Custom Range in Document: In một vùng trong văn bản Các cài đặt khác: Print One Sided: Lựa chọn in một hoặc 2 mặt Collated: In theo kiểu trang sách Portrait Orientation: Lựa chọn thay đổi chiều khổ giấy(quay ngang, dọc)Lựa chọn thay đổi kích thước khổ giấyLựa chọn thay đổi lề của trang văn bản Print Properties: Thuộc tính của máy in phần này tuỳ thuộc vào từng loại máy in Lựa chọn số trang văn bản trên một trang giấy in( 1 page per sheet) + Trước khi in văn bản ra giấy... ta cần xem trước khi in để chỉnh sửa khi sai hoặc thấy không hợp lí. + Để xuất hiện thanh công cụ Print Preview, theo các em cần làm gì? + Có thể thực hiện in toàn bộ văn bản hoặc hiệu chỉnh trong hộp thoại Print + Trong Print có những mục chọn nào ta cần thiết lập ? + Click Customize Quick Access Toolbal | Print Preview and Print xuất hiện biểu tượng xem trước khi in + Print, Printer, Settings, Các cài đặt khác Củng cố: Tóm tắt lại các điểm cần chú ý trong quá trình chuẩn bị và trong quá trình khi trộn, in văn bản. Đưa ra các câu trắc nghiệm được tạo ra từ Adobe Presenter. Bài tập về nhà: Soạn thảo một văn bản mẫu và một nguồn dữ liệu. Thực hành lại để nắm vững thao tác trộn, in văn bản.