Bài giảng Bài 2: Vận dụng lý thuyết hệ thống trong quản lý

BÀI 2 VẬN DỤNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG TRONG QUẢN LÝ I.- HỆ THỐNG – NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN Lý thuyết hệ thống ra đời từ những năm 70 của thế kỷ XX. 1. Những khái niệm cơ bản: a. Hệ thống: là một tập hợp các phần tử khác nhau, giữa chúng có mối liên hệ và tác động qua lại theo một quy luật nhất định tạo thành một chỉnh thể, có khả năng thực hiện được những chức năng cụ thể nhất định. Mô hình phân tử nước b. Phần tử: là những tế bào có tính độc lập tương đối tạo nên hệ thống. Mỗi một phần tử có thể có những tính chất riêng của nó. Để hiểu về hệ thống, cần phải biết trạng thái của các phần tử và trạng thái của mối liên hệ giữa chúng. Môi trường Trạng thái-hành vi cầu trúc HT Đầu vào Đầu ra Mục tiêu Phần tử Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các khái niệm cơ bản của hệ thống c. Đầu vào và đầu ra của hệ thống: - Đầu vào của hệ thống là tất cả những gì mà môi trường tác động vào hệ thống. - Đầu ra là những gì mà hệ thống tác động vào môi trường. Hiệu quả hoạt động của hệ thống phụ thuộc vào: - Xác định hợp lý đầu vào và đầu ra của hệ thống. - Khả năng biến đổi nhanh, chậm các yếu tố đầu vào để cho ra yếu tố đầu ra. - Các hình thức biến đổi những yếu tố đầu vào cho ra các yếu tố đầu ra. d. Trạng thái và hành vi của hệ thống: - Hành vi của hệ thống là tập hợp các đầu ra có thể có của hệ thống trong một khoảng thời gian nhất định. - Trạng thái (thực trạng) của hệ thống là khả năng kết hợp giữa các đầu vào và đầu ra của hệ thống, xét ở một thời điểm nhất định. Là khả năng của hệ thống trong việc biến đầu vào thành đầu ra. e. Chức năng của hệ thống: Như vậy, chức năng của hệ thống là lý do tồn tại của hệ thống, là khả năng tự biến đổi trạng thái của hệ thống. g. Ngôn ngữ của hệ thống: Là hình thức phản ánh chức năng của hệ thống, chức năng đóng vai trò nội dung, còn ngôn ngữ đóng vai trò hình thức phản ánh. h. Cơ cấu của hệ thống: cơ cấu của hệ thống là hình thức cấu tạo bên trong của hệ thống, bao gồm sự sắp xếp trật tự các phần tử và các quan hệ của chúng theo cùng một dấu hiệu nào đấy. Định nghĩa: Tính chất: Gồm 4 tính chất a cơ bản sau Thứ nhất, cơ cấu như một bất biến tương đối của hệ thống, trong phạm vi bất biến này sẽ tạo ra một trật tự bên trong của các phần tử (một tổ chức, một chỉnh thể thống nhất) tạo ra “thế năng” của hệ thống (trạng thái nội cân bằng). Thứ hai, cơ cấu luôn biến đổi, tạo ra “động năng” của hệ thống. Thứ ba, một hệ thống có thể có nhiều cách cơ cấu khác nhau. Thứ tư, một hệ thống khi đã xác định được cơ cấu thì nhiệm vụ nghiên cứu quy về lượng hóa các thông số đặc trưng của các phần tử và các mối quan hệ của chúng. 2. Tính chất của hệ thống: a. Tính nhất thể: Tính chất này được thể hiện qua hai khía cạnh: Sự thống nhất của các yếu tố tạo nên hệ thống 1 Mối quan hệ mật thiết của hệ thống với những yếu tố thuộc về môi trường. 2 - Tính trồi của hệ thống: Khi sắp xếp các phần tử của hệ thống theo một cách thức nào đó sẽ tạo nên tính trồi. Đó là khả năng mới của hệ thống mà khi các phần tử đứng riêng rẽ thì không thể tạo ra được. - Quan hệ giữa hệ thống và môi trường Một hệ thống, đặc biệt là hệ thống kinh tế, luôn tồn tại trong môi trường, chịu sự tác động của môi trường. - Tính nhất thể và quản lý: Tính nhất thể của hệ thống có được nhờ quản lý. Quản lý nếu biết tổ chức, phối hợp, liên kết các bộ phận, các phần tử một cách tốt nhất và thiết lập được mối quan hệ hợp lý với môi trường thì sẽ tạo ra sự phát triển cao. b. Tính phức tạp: Hệ thống mang tính phức tạp là do trong hệ thống luôn có các lợi ích, mục tiêu, cách thức hoạt động riêng của các phần tử, các phân hệ. c. Tính hướng đích: Mọi hệ thống đều có xu hướng tìm đến mục tiêu và một trạng thái cân bằng nào đó. 3. Hệ điều khiển: Điều khiển là chức năng của quản lý một hệ thống nhằm giữ phẩm chất căn bản của hệ thống trong điều kiện môi trường thay đổi. a. Khái niệm: Điều khiển được xem như một quá trình thông tin và quá trình điều khiển của chủ thể. Quá trình điều khiển là Quá trình thu nhận Quá trình xử lý Quá trình bảo quản Quá trình truyền đạt thông tin. b. Cơ chế điều khiển hệ thống (cơ chế hệ thống): Cơ chế điều khiển hệ thống là phương thức tác động có chủ đích của chủ thể điều khiển bao gồm một hệ thống các quy tắc và các ràng buộc về hành vi đối với mọi đối tượng ở mọi cấp trong hệ thống, nhằm duy trì tính trồi hợp lý của cơ cấu và đưa hệ thống sớm tới mục tiêu. Mục tiêu Cơ chếCơ cấu Sơ đồ: quan hệ giữa mục tiêu - cơ cấu - cơ chế: * Nội dung của cơ chế điều khiển hệ thống: Cơ chế điều khiển hệ thống bao gồm rất nhiều nội dung, nhưng có thể khái quát thành bốn nội dung cơ bản sau: - Tiến hành điều chỉnh. - Xác định mục tiêu chung nhất có thời hạn dài nhất để hoàn thiện tính thích nghi và tính chọn lọc có hệ thống. - Thu thập và xử lý thông tin về môi trường, về các hệ thống xung quanh, về các phân hệ và phần tử của hệ phải điều khiển. - Tổ chức các mối liên hệ ngược. c. Các nguyên lý điều khiển: - Nguyên lý hệ ngược: Là nguyên lý cơ bản của điều khiển, đòi hỏi chủ thể trong quá trình điều khiển phải nắm được hành vi của đối tượng thông qua các thông tin phản hồi. Ngoài ra, trong quản lý, do tính chất phức tạp của hệ thống, cần vận dụng các nguyên lý khác như: - Nguyên lý bổ sung (thử-sai-sửa); - Nguyên lý độ đa dạng cần thiết; - Nguyên lý phân cấp (tập trung dân chủ); -Nguyên lý lan truyền (cộng hưởng); - Nguyên lý khâu xung yếu. II.- QUẢN LÝ THEO TƯ DUY HỆ THỐNG Tư duy hệ thống đòi hỏi khi xem xét hệ thống phải: - Xác định mục tiêu tổng thể; - Mô tả, phân tích hệ thống theo những mục tiêu tổng thể; - Chú ý đến những nhân tố, những điều kiện khách quan mà hệ thống đó tồn tại; - Các nguồn lực hệ thống; - Các bộ phận cấu thành của hệ thống và cách thức phối hợp, vận hành các bộ phận để đạt mục tiêu. Tư duy hệ thống giúp các nhà quản lý nhìn nhận, giải quyết vấn đề một cách khái quát, nắm đúng vấn đề và nhanh chóng tìm được điểm bắt đầu để giải quyết vấn đề. 1. Xác định mục tiêu hệ thống: Đây là vấn đề đầu tiên của quản lý. Để làm tốt điều này, phải trả lời các câu hỏi: Hệ thống được tạo nên nhằm: Giải quyết nhiệm vụ gì ? Đạt mục tiêu gì ? Để làm gì ? 2. Xác định môi trường: Môi trường của hệ thống là tất cả các yếu tố nằm bên ngoài hệ thống. Muốn xác định một thành phần nào đó thuộc về hệ thống hay môi trường, phải trả lời được hai câu hỏi sau: - Thành phần đó có liên quan đến việc thực hiện mục tiêu của hệ thống không? - Người bên trong có thể điều khiển được thành phần này không? Nếu câu trả lời là “có” thì chắc chắn thành phần ấy thuộc về hệ thống và ngược lại.  3. Phân tích các nguồn lực:  Nguồn lực là tất cả các yếu tố và phương tiện mà hệ thống có thể sử dụng để thực hiện mục tiêu của mình.  Nguồn lực là các yếu tố nằm bên trong của hệ thống mà người lãnh đạo hệ thống có quyền chi phối, điều khiển vì mục đích của hệ thống. Nguồn lực của hệ thống rất phong phú nhưng có thể phân loại như sau: - Nguồn tài sản: Nguyên liệu Tài nguyên Đất Thiết bị Máy móc Nguồn nhân lực: Trí tuệ Thể lực - Nguồn lực hữu hình: Dễ xác định Có thể lượng hóa Thể hiện qua các bảng thống kê - Nguồn lực vô hình: Nguồn lực thường bị giới hạn và khan hiếm. Uy tín của hệ thống, Mối quan hệ tiềm năng của cán bộ lãnh đạo, Chiến lược, thông tin, Tiềm năng về vốn, lao động, công nghệ 4. Phân tích cơ cấu: Chia hệ thống thành các bộ phận, phần tử để nghiên cứu chi tiết Phân tích cơ cấu của hệ thống là Có 2 loại phân tích: - Phân tích để hoàn thiện, cải tiến hệ thống: Phải tìm các bộ phận, phần tử và môi trường đã làm hạn chế việc thực hiện mục tiêu của hệ thống (tức phải tìm điểm yếu của hệ thống). - Phân tích để xây dựng hệ thống mới: Cần tính toán để khi kết hợp các bộ phận, các phần tử thành tổng thể thì phải đạt được mục tiêu đặt ra cho hệ thống. Có 3 phương pháp tiếp cận chủ yếu để phân tích, nghiên cứu hệ thống, đó là: Phương pháp mô hình hóa Đây là phương pháp nghiên cứu trong trường hợp đã biết rõ 3 yếu tố: đầu vào-đầu ra-cơ cấu của hệ thống. Đây là phương pháp nghiên cứu khi đã biết đầu vào-đầu ra của hệ thống, nhưng chưa nắm được cơ cấu của nó. - Phương pháp hộp đen Đây là phương pháp nghiên cứu khi rất khó đoán nhận cơ cấu, đầu vào, đầu ra của hệ thống. - Phương pháp tiếp cận hệ thống. 5. Tổng hợp hệ thống: Tổng hợp hệ thống là nghiên cứu hệ thống trong cái nhìn toàn thể. Giai đoạn này thực hiện việc phối hợp, liên kết hoạt động của các bộ phận, các phần tử để đạt được mục tiêu tổng thể của hệ thống. - Trong xây dựng kế hoạch: tổng hợp kế hoạch; - Trong giải quyết công việc: tìm giải pháp. HẾT BÀI XIN CÁM ƠN CÁC ĐỒNG CHÍ