Bài giảng Bài 3: Phân tích công việc

BÀI 3 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC NỘI DUNG  Khái niệm và vai trò của PTCV  Các thông tin cần có để PTCV  Quy trình thực hiện PTCV  Phương pháp thu thập thông tin  Xây dựng bản Mô tả công việc và bản Mô tả tiêu chuẩn công việc I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA PTCV 1. Khái niệm PTCV 2. Các trường hợp cần PTCV 3. Vai trò của PTCV 1. Khái niệm PTCV Là quá trình tìm hiểu, nghiên cứu những công việc cụ thể trong Tổ chức để xây dựng bản Mô tả công việc( Job Description) và bản tiêu chuẩn nhân viên (Specification) Bản mô tả công việc Là bản thông tin liên quan đến quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa vụ của người thực hiện công việc, điều kiện làm việc, các mối quan hệ cần thiết, kết quả công việc khi hoàn thành BẢN TIÊU CHUẨN NHÂN VIÊN Là bản thông tin liên quan đến người thực hiện công việc như tuổi tác, giới tính, trình độ học vấn, chuyên môn, các kỹ năng cá nhân, ngoại hình, ngoại ngữ 2. Vai trò của PTCV Làm căn cứ để hoạch định NNL Để tuyển dụng nhân viên Đánh giá năng lực, thành tích nhân viên Trả lương, trả thưởng Nhân viên nhanh chóng nắm bắt được yêu cầu đối với công việc Tạo điều kiện cho nhân viên phấn đấu vào chức danh mà họ muốn Để XD chương trìng đào tạo thiết thực hơn Để phân công công việc hợp lý hơn, tránh được trùng lắp, chồng chéo Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động 3.Khi nào cần PTCV 4.Phân tích công việc do ai thực hiện ? Nếu bạn được phân công thực hiện PTCV Ngoaøi baïn ra, ai seõ tam gia vaøo vieäc PTCV 5.Những khó khăn thường gặp II.Thông tin cần có để PTCV 1. Nhóm thông tin về công việc 2. Nhóm thông tin về người thực hiện công việc 1. Thông tin về công việc Thông tin về các hoạt động để thực hiện công việc Thông tin về công cụ, thiết bị phục vụ công việc Thông tin về các mối quan hệ cần thiết Thông tin về chế độ lương, thưởng Về điều kiện làm việc: giờ LV, độ an toàn Về kết quả công việc khi hoàn thành 2. Nhóm thông tin về người thực hiện công việc Về chuyên môn và trình độ chuyên môn Về kỹ năng cá nhân Về phẩm chất đạo đức Về hoàn cảnh cá nhân( tính tình, sở thích, đặc điểm tâm lý, sức khỏe, ngoại hình, tình trạng hôn nhân) 3.Những xu hướng mới trong PTCV Do xu hướng pt, do sự năng động, nhiều thay đổi của nền KT: Chiến lược của DN luơn thay đổi, công nghệ thay đổi, nhu cầu của khách hàng, nâng cao năng lực cạnh tranh Vì vậy CV của mỗi người trở nên mở rộng hơn, ít chuyên môn hoá hơn, linh hoạt hơn Đòi hỏi PTCV cần tập trung vào kiến thức, kỹ năng để thực hiện CV hơn là liệt các nhiệm vụ cụ thể DN chuyển từ PTCV sang PT vai trò của chức vụ CV: Tầm quan trọng của chức danh CVđó đ/v việc đạt mục tiêu của DN Những kết qủa mà DN mong muốn từ chức danh CV đó mang lại cho DN Những kiến thức, kỹ năng về chuyên môn cần thiết để thực hiện CV Kết luận III.Quy trình PTCV 1. Chọn công việc để phân tích 2. Xác định mục đích sử dụng thông tin 3. Chọn phương pháp thu thập thông tin 4. Triển khai thu thập thông tin 5. Xử lý thông tin 6. Thiết kế bản Mô tả công việc và bản Mô tả tiêu chuẩn công việc 1. Chọn công việc để PT (Đáp ứng mục đích PTCV) Trong doanh nghiệp có nhiều công việc gần giống nhau về tính chất, nên chỉ chọn những việc tiêu biểu, những công việc khác có thể suy từ đó 2. Xác định những thông tin liên quan Xác định vị trí CV trong sơ đồ tổ chức của DN Tham khảo kết quả PTCV trước nếu có 3. Chọn phương pháp thu thập thông tin Chọn phương pháp thu thập thông tin liên quan đến khâu chuẩn bị 4.Triển khai thu thập thông tin Cần phân công cụ thể. Người thực hiện phải có nhật kí ghi chép rõ ràng theo ngày, theo địa điểm, theo sự việc Lựa chọn người cung cấp TT? Hiệu qủa laøm việc Số lượng nhaân vieân Rất xuất sắc 1 Xuất sắc 2 Tốt 5 Đạt yeâu cầu 7 Keùm 3 Raát keùm 2 5. Xử lý thông tin Thông tin cần được xác minh tính khả thi, tính chấp nhận, cần được xử lý trước khi công bố chính thức 6. Thiết lập bản Mô tả công việc và bản Mô tả tiêu chuẩn công việc Phần này mời các bạn làm bài tập thực hành IV.PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN 1. Phương pháp phỏng vấn 2. Phương pháp trả lời bản câu hỏi 3. Phương pháp quan sát 4. Nhật kí công việc 5. Tình huống cấp thiết bất ngờ 1. Phương pháp phỏng vấn  Đối tượng phỏng vấn  Ưu điểm  Nhược điểm  Biện pháp a. Đối tượng phỏng vấn b. Ưu điểm Linh hoạt Cơ hội giao lưu Nhà quảnn lý nắm được tâm tư nguyện vọng của nhân viên Nhân viên nắm được yêu cầu của cấp quản lý c. Nhược điểm Có thể thông tin thiếu chính xác Có thể hỏi nhầm người không am hiểu, hoặc thiếu thiện chí Phỏng vấn viên không biết cách phỏng vấn Có thể do quan hệ giữa bộ phận trực tiếp và gián tiếp không thuận lợi d. Biện pháp 2. Phương pháp trả lời bản câu hỏi a. Đối tượng trả lời b. Ưu điểm: c. Nhược điểm d. Biện pháp a. Đối tượng trả lời Tất cà thành viên của bộ phận có công việc được phân tích b.Ưu điểm Hỏi được nhiều người Hỏi được nhiều câu hỏi c. Nhược điểm Có thể thu được thông tin không chính xác Có thể không thu lại được nhiều phiếu Có thể số câu hỏi được trả lời không nhiều d.Biện pháp 3. Phương pháp quan sát Quan sát thông thường: nhằm đánh giá sự hợp lý trong hiệp tác, phân công lao động, trong bố trí các phương tiện phục vụ công việc Quan sát đặc biệt để xây dựng định mức lao động ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG Là xác định mức hao phí lao động sống để làm ra một đơn vị sản phẩm trong những điều kiện nhất định với chất lượng nhất định. Cách định nghĩa khác 1. Mức thời gian là hao phí thời gian cần thiết để làm ra một đơn vị sản phẩm(T/SF) 2. Mức sản lượng là tổng sản phẩm được sản xuất ra trong một đơn vị thời gian(SF/T) Phương pháp chụp ảnh Là sao chép lại toàn bộ ngày công(ca làm việc) để xáx định mức sản lượng sau khi loại bỏ thời gian không hữu ích Ví dụ: Trong một ca, một công nhân may được 15 áo sơ mi Nguyên tắc chụp ảnh, bấm giờ Quan sát nhiều người Mỗi người được quan sát nhiều lần Quan sát cả người có kinh nghiệm, cả người ít kinh nghiệm, cả người tích cực và cả người ít tích cực Mức lao động đưa ra phải dành cho người có tay nghề trung bình, tinh thần thái độ trung bình đạt được Phương pháp bấm giờ Là ghi lại thời gian người lao động tác động lên công cụ và tư liệu lao động để tạo ra sản phẩm và xác định được mức thời gian Ví dụ: để may một áo sơ mi hoàn chỉnh hết mấy tiếng đồng hồ 4. Phương pháp ghi nhật kí • Bạn hãy đề nghị người thực hiện công việc ghi vào cuốn nhật ký công việc những hoạt động đã làm trong ngày hoặc quy trình làm một việc nào đó • Kết hợp những thông tin ghi trong nhật ký công việc và phỏng vấn những người thực hiện hoặc giám sát thực hiện công việc, bãn sẽ có một bức tranh đầy đủ về công việc cần phân tích 5. Tình huống cấp thiết bất ngờ • Người phân tích sẽ quan sát công việc để phát hiện những tình huống bất ngờ • Qua đó đánh giá mức độ, kết quả xử lý của nhân viên • Để xác định yêu cầu về kỹ năng CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Trình bày tác dụng của PTCV? 2. Hãy viết bản Mô tả tiêu chuẩn công việc cho nhân viên bán hàng vải may quần áo và nhân viên bán mỹ phẩm? CÂU HỎI ÔN TẬP 3. Với phương pháp phỏng vấn, theo bạn vấn đề nhân sự quan trọng hay vấn đề thiết kế câu hỏi quan trọng hơn? 4. Bạn hãy tìm một công việc nào mà theo bạn không cần định mức lao động? 5. Bạn hãy thiết kế bản câu hỏi để phân tích công việc của một cửa hàng trưởng cửa hàng vật liệu xây dựng trực thuộc Cty Thương mại quy mô lớn?