Bài giảng Chức năng tổ chức (tiếp)

LOGO CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Thành viên nhóm: 1. Nguyễn Trọng Tuệ (DTU) 2. Trần Văn Đức (Việt May) 3. Mai Thị Nguyệt (EVN) 4. Hồ Thanh Hải (Cty riêng) 5. Trần Dương Nghĩa (AAC) 6. Hồ Quyết Thắng (BHBĐ) 7. Nguyễn Lê Thu Thảo (ACB) 8. Nguyễn Thị Kim Yến (DTU) 9. Nguyễn Thị Nguyệt (CP28) CHỨC NĂNG TỔ CHỨC V. THẢO LUẬN IV. TÌNH HUỐNG III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC I. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 2 3I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Tổ chức 3. Qui định quyền hạn, trách nhiệm 1. Xây dựng & phát triển bộ máy tổ chức 2. Xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận 1. Khái niệm: I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Thiết kế, phát triển cơ cấu tổ chức Xây dựng nguyên tắc thủ tục và qui trình làm việc Thiết lập hệ thống quyền lực và phân quyền. 4 2. Nội dung của chức năng tổ chức 5Vai trò 1 4 2 3 5Giảm thiểu sự lãng phí Triển khai mục tiêu, KH Tạo ra môi trường làm việc Hạn chế sai sót trong hoạt động quản trị Tác động sử dụng nguồn lực hiệu quả 3. Vai trò của chức năng tổ chức: I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 6MỤC TIÊU CHUNGCác cấp quản trị Quyền, trách nhiệm Chuyên môn hóa Các bộ phận II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức: II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 2. Các vấn đề khoa học trong xây dựng cơ cấu tổ chức: 7 2.1 Tầm hạn quản trị (phạm vi kiểm soát): Là số lượng cấp dưới mà một cấp quản trị có thể quản lý trực tiếp một cách có hiệu quả. II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 2. Các vấn đề khoa học trong xây dựng cơ cấu tổ chức (tt): 8 2.2 Quyền hành trong quản trị: Quyền hành của nhà quản trị là năng lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người dưới quyền hành động theo chỉ đạo của mình. II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 2. Các vấn đề khoa học trong xây dựng cơ cấu tổ chức (tt): 9 2.3 Phân cấp trong quản trị: Là quá trình phân chia bớt quyền hành của cấp trên cho cấp dưới II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 3. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức: 10 Mục tiêu và chiến lược phát triển của DN Quy mô hoạt động của DN (loại hình SX, chủng loại SP) Đặc điểm lĩnh vực hoạt động cuả DN Môi trường hoạt động của DN Khả năng về các nguồn lực của DN 11 Cơ cấu tổ chức Cân đối quyền, trách nhiệm, c.việc Thống nhất chỉ huy Gắn với mục tiêu Hiệu quả, giảm chi phí Linh hoạt 4. Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 5. Phương pháp thiết kế cơ cấu tổ chức 12 B1: Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức tổng quát, xác định các đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu tổ chức. B2: Xác định các thành phần cho các bộ phận trong cơ cấu, xác định mối quan hệ giữa các bộ phận. B3: Xác định những đặc trưng: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; quy định hoạt động của cơ cấu này. II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 6. Một số kiểu cơ cấu tổ chức quản trị Cơ cấu phân chia theo sản phẩm Cơ cấu phân chia theo khách hàng Cơ cấu phân chia theo điều kiện địa lý Cơ cấu trực tuyến Cơ cấu ma trận Cơ cấu chức năng Cơ cấu hỗn hợp 13 II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Sản phẩm X Sản phẩm Y A1 A2 .. An B1 B2 .. Bn Cơ cấu tổ chức phân chia theo sản phẩm Ban lãnh đạo tổ chứcMô hình 14 II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CC tổ chức theo sp ƯU ĐIỂM - Hiểu rõ SP/DV cung ứng - Xác định lợi nhuận đối với từng SP - Phân định trách nhiệm NHƯỢC ĐIỂM -Tạo sự trùng lập trong tổ chức - Dễ tạo sự chia cắt trong thị trường 15 II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC KH nhóm 1 KH nhóm 2 A1 A2 .. An B1 B2 .. Bn Ban lãnh đạo tổ chức Cơ cấu tổ chức phân chia theo khách hàng Mô hình 16 II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CC tổ chức theo khách hàng ƯU ĐIỂM - Hiểu rõ nhu cầu khách hàng - Dễ tìm ra các biện pháp tác động tốt về tâm lý đối với khách hàng NHƯỢC ĐIỂM Cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấn đề của khách hàng 17 II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lý/lãnh thổ Miền Bắc Miền Nam A1 A2 B1 B2 . BnAn Ban lãnh đạo tổ chứcMô hình 18 II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CC tổ chức theo địa lý/l.thổ ƯU ĐIỂM - Dễ thích ứng với những vấn đề có tính địa phương - Hiểu biết về nhu cầu khách hàng - Tạo điều kiện để đào tạo những nhà tổng quản trị NHƯỢC ĐIỂM - Cần có nhiều người có năng lực quản lý chung - Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức 19 II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Ban lãnh đạo tổ chức Tuyến 1 Tuyến 2 A1 A2 A3 B1 B2 B3 Mô hình Cơ cấu trực tuyến 20 II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu trực tuyến NHƯỢC ĐIỂM - Mối liên hệ giữa các đơn vị, cá nhân khác gặp khó khăn - Hạn chế sử dụng các chuyên gia vào các lĩnh vực quản trị ƯU ĐIỂM - Dễ kiểm soát, dễ điều chỉnh - Cấu trúc đơn giản, gọn nhẹ, thích hợp với quy mô nhỏ - Tập trung được quyền lực quản trị 21 Cơ cấu ma trận Mô hình Tuyến 1 Tuyến 2 Tuyến 3 Ban lãnh đạo tổ chức Chức năng A Chức năng B Chức năng C II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 22 II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu ma trận NHƯỢC ĐIỂM Do có 2 hệ thống chỉ huy cặp đôi nên dễ dẫn đến sự tranh chấp quyền lực quản trị ở các cấp ƯU ĐIỂM Bảo đảm phát huy được ưu thế của chuyên gia thuộc từng lĩnh vực vào hoạt động quản trị do có sự phân ngành theo chức năng 23 Cơ cấu chức năng Mô hình Ban lãnh đạo tổ chức Chức năng A Chức năng B Chức năng C Người thừa hành II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 24 ƯU ĐIỂM - Thu hút được các chuyên gia - Giảm bớt gánh nặng về bộ máy - Mang tính chuyên môn hóa Cơ cấu chức năng NHƯỢC ĐIỂM - Cấp dưới chịu sự lãnh đạo của nhiều cấp nên khó thực hiện mệnh lệnh - Khó kiểm soát và phối hợp - Tạo nên các lợi ích chuyên biệt II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 25 Cơ cấu hỗn hợp Mô hình Ban lãnh đạo Ban tham mưu Chức năng A Chức năng BTuyến 1 Tuyến 2 II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 26 ƯU ĐIỂM - Phát huy được sức mạnh của chuyên gia - Tránh tình trạng 1 cấp dưới chịu sự lãnh đạo của nhiều cấp trên - Giảm gánh nặng quản trị cho các cấp điều hành Cơ cấu hỗn hợp NHƯỢC ĐIỂM - Quy mô lớn, cồng kềnh và khó thống nhất - NQT phải xử lý các mối quan hệ phức tạp nảy sinh trong quá trình ra quyết định quản trị II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 27 28 III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN 1. Tập quyền 2. Phân quyền 3. Ủy quyền III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN 1. Tập quyền 29 1.1 Khái niệm: Tập quyền là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản trị cao nhất trong tổ chức III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN 1. Tập quyền 1.2 Lý do thực hiện tập quyền: 30  Nhà quản trị muốn tự mình ra quyết định và chống lại việc trao quyền cho cấp dưới  Nhà quản trị muốn giảm các chi phí: CP hành chính, CP cho hoạt động quản trị của tổ chức, CP đào tạo những nhà quản trị phân quyền III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN 2. Phân quyền 31 2.1 Khái niệm: Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. 32 III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN 2. Phân quyền 2.2 Lý do thực hiện phân quyền:  Khuyến khích phát triển trình độ, năng lực của các nhà quản trị cấp dưới  Nhà quản trị cấp dưới sẽ muốn tham gia giải quyết nhiều vấn đề hơn cho tổ chức Tạo ra không khí cạnh tranh trong nội bộ III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN 3. Ủy quyền 33 3.1 Khái niệm: Uỷ quyền là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định trong khi vẫn chịu trách nhiệm về công việc đã uỷ quyền III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN 3. Ủy quyền 3.2 Nguyên tắc ủy quyền: 34 Quyền hạn theo tỷ lệ: Sự giới hạn kiểm tra: Quyền hạn duy nhất: III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN 3. Ủy quyền 3.3 Quy trình ủy quyền: 35 Quyết định những nhiệm vụ có thể uỷ quyền và kết quả cần đạt Lựa chọn nguồn nhân lực Cung cấp nguồn lực Duy trì các kênh thông tin mở Thiết lập hệ thống kiểm tra Khen thưởng IV. TÌNH HUỐNG Trước đây công ty X là 1 công ty tư nhân, hoạt động trong lĩnh vực xây dựng dân dụng. Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, mọi hoạt động đều do Ban giám đốc điều hành. Sau năm 2000, công ty phát triển trở thành công ty đa ngành và có tiềm lực tài chính mạnh. Mặc dù có qui mô hoạt động lớn nhưng quan điểm của Ban giám đốc vẫn giữ quyền lãnh đạo tập trung nhằm duy trì sự thống nhất trong hành động, các bộ phận và cá nhân vẫn phải báo cáo trực tiếp với Ban giám đốc. Kết quả hoạt động của công ty vẫn đạt như mong muốn nhưng Giám đốc phải làm việc căng thẳng hơn, nhiều khi không kiểm soát hết vấn đề, nhiều cơ hội kinh doanh bị bỏ qua, những bộ phận dưới quyền luôn có xu hướng chờ quyết định của Ban giám đốc rồi mới bắt tay thực thi. Mặc dù lương của công ty tương đối cao so với các công ty cùng ngành, nhưng nhiều cán bộ trẻ có năng lực có dấu hiệu thờ ơ với công việc và có trường hợp xin nghỉ để qua làm nơi khác. Giám đốc cho rằng tình trạng này kéo dài sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự phát triển của công ty, tuy nhiên ông không biết bắt đầu từ đâu để khắc phục tình trạng này. 36 LOGO THE END.