Bài giảng Chứng từ thương mại trong thanh toán quốc tế

* Chương 3:Chứng từ thương mại trong thanh toán quốc tế * * Vận đơn đường biển Khái niệm và đặc điểm Các chức năng và phạm vi sử dụng Hình thức vận đơn đường biển Nội dung vận đơn đường biển. Nhận biết vận đơn đường biển Tham khảo luật: Thông lệ hàng hải quốc tế (Công ước Brussels 1924) Luật hàng hải Việt Nam (Chương V (điều 70- 122) * Khái niệm Vận đơn đường biển (Ocean bill of lading hay Marine bill of lading - thường được viết tắt là B/L) là chứng từ chuyên chở hàng hoá (Transport documents) bằng đường biển do người có chức năng ký phát cho người gửi hàng sau khi hàng hoá đã được bốc lên tàu hoặc được nhận để chở. Vận đơn đường biển là chứng từ làm bằng chứng cho một hợp đồng chuyên chở bằng đường biển và cho việc người chuyên chở đã nhận hàng để chở hoặc xếp hàng xuống tàu và bằng vận đơn này người chuyên chở cam kết sẽ giao hàng khi xuất trình vận đơn (Công ước Brussel 1924) * Khái niệm và đặc điểm Vận đơn là cơ sở pháp lý điều chỉnh quan hệ giữa người gửi hàng và người chuyên chở. (theo thông lệ hàng hải quốc tế - công ước Brussels, 1924, điều 1 khoản b và luật hàng hải Việt Nam, điều 81 khoản 3) * Khái niệm và đặc điểm Đặc điểm : Khi nói đến vận đơn đường biển thì việc chuyển chở hàng hoá bằng đường biển bắt buộc phải xảy ra. Do có nhiều phương thức vận tải khác nhau làm cho chứng từ vận tải có nhiều loại và chức năng của chúng cũng khác nhau, trong đó, khi nói đến vận đơn đường biển ta hiểu đây là loại chứng từ sở hữu hàng hoá và có tên gọi là Bill of Lading. Người ký phát vận đơn phải là người có chức năng chuyên chở, thường là người có phương tiện chuyên chở, hoặc người kinh doanh chuyên chở. Thời điểm cấp vận đơn có thể là: - Sau khi hàng hoá đã được bốc xong lên tàu (Shipped on board). - Sau khi hàng hoá được nhận để chở (Reaceived for shipment). Thời điểm phát hành vận đơn có ý nghĩa quan trọng trong thương mại và thanh toán quốc tế. Một mặt, nó thể hiện trách nhiệm về chuyên chở hàng hoá và trách nhiệm về hàng hoá đối với người chuyên chở; mặt khác, nó là bằng chứng của việc giao hàng của người bán cho người mua và là thời điểm hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của người bán. * Các chức năng của B/L Vận đơn đường biển là biên lai nhận hàng của người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng làm bằng chứng là đã nhận hàng từ người gửi hàng với chủng loại, số lượng và tình trạng hàng hoá như ghi trên vận đơn. Vận đơn đường biển là bằng chứng về hợp đồng chuyên chở hàng hoá giữa người gửi hàng và người chuyên chở. Vận đơn đường biển không phải là hợp đồng chuyên chở mà chỉ là bằng chứng của hợp đồng. B/L là bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận lên tàu số hàng hóa với số lượng, chủng loại, tình trạng được ghi rõ trong B/L để vận chuyển đến nơi giao hàng Vận đơn đường biển là chứng từ sở hữu hàng hoá ghi trên vận đơn. Chức năng sở hữu hàng hoá được thể hiện ở chổ, người nào nắm giữ vận đơn gốc hợp pháp sẽ là người có quyền sở hữu hàng hoá ghi trên vận đơn => vận đơn có thể mua bán, chuyển nhượng * Bản gốc, bản sao Bộ vận đơn gốc: B/L thường được lập thành 3 bản gốc giao cho người gửi hàng. Trên bản gốc thường được in hoặc đóng dấu: “original”-“bản gốc”, “bản thứ nhất”,”bản thứ hai”… Chỉ có bản gốc B/L mới có chức năng nhận hàng tại cảng đến. Nếu 1 bản chính đã được người nhập khẩu dùng để nhận hàng, các bản chính khác tự động hết giá trị. Bản sao vận đơn: Ghi chữ: “copy” hoặc “Non-Negotiable” Không có giá trị pháp lý, không chuyển nhượng được Sử dụng trong các trường hợp: thông báo giao hàng, kiểm tra hàng hóa, thống kê hải quan… * Phạm vi sử dụng của B/L Đối với người gửi hàng (nhà xuất khẩu): Vận đơn là bằng chứng đã giao hàng cho người mua, chứng minh rằng người bán đã hoàn thành trách nhiệm của mình theo hợp đồng thương mại và theo yêu cầu của phương thức thanh toán kèm chứng từ (đặc biệt là theo L/C). Sau khi giao hàng, nhận được vận đơn, người bán có thể fax cho người mua để thông báo là đã giao hàng xong, đồng thời tiến hành lập bộ chứng từ thanh toán, trong đó vận đơn là chứng từ quan trọng không thể thiếu. * Phạm vi sử dụng của B/L Đối với người nhận hàng (nhà nhập khẩu) Người mua phải có vận đơn gốc và là người xuất trình đầu tiên cho người chuyên chở thì mới nhận được hàng (Vì vận đơn gốc được dùng làm chứng từ để nhận hàng,) Khi một vận đơn gốc đã được xuất trình để nhận hàng thì các vận đơn gốc còn lại không còn giá trị nhận hàng nữa. Khi nhận hàng, người mua căn cứ vào chủng loại, số lượng và điều kiện hàng hoá ghi trên vận đơn để đối chiếu việc giao hàng của người chuyên chở, đồng thời dùng vận đơn để đối chiếu theo dõi việc thực hiện hợp đồng thương mại của người bán. Vì là chứng từ sở hữu hàng hoá, do đó vận đơn có giá trị như một giấy tờ có giá, được chuyển nhượng, mua bán, cầm cố, thể chấp rất phổ biến trong thực tế. * Phạm vi sử dụng của B/L Đối với người chuyên chở Người chuyên chở chỉ có trách nhiệm giao hàng khi nhận được vận đơn gốc đầu tiên, và chỉ phải giao hàng như ghi trên vận đơn. Sau khi giao hàng và thu hồi được vận đơn gốc, người chuyên chở được chứng minh là đã hoàn thành trách nhiệm về chuyên chở hàng hoá. Khi có tranh chấp với người chuyên chở về hàng hoá, thì vận đơn được dùng làm chứng từ xác định giá trị hàng hoá hoặc xác minh số liệu, đơn vị hàng hoá để yêu cầu người chuyên chở bồi thường. * Phạm vi sử dụng của B/L Tuỳ theo từng trường hợp mà vận đơn còn được sử dụng vào các mục đích khác như: Là một trong những chứng từ quan trọng để các bên có liên quan đến vận đơn tiến hành khiếu nại, kiện tụng lẫn nhau khi phát sinh các tranh chấp. Khi có khiếu nại về bảo hiểm hàng hoá, thì vận đơn gốc nhất thiết phải được xuất trình. Vì giữa bảo hiểm đơn và vận đơn có chung các thông số như tên con tàu, hành trình chuyên chở, cảng đi, cảng đích, hàng hoá... nên khi có khiếu nại về bảo hiểm, thì rõ ràng vận đơn là chứng cứ rất quan trọng phải xuất trình cho công ty bảo hiểm để được bồi thường. Ngoài ra, vận đơn còn là chứng từ được dùng để làm các thủ tục cho hàng hoá xuất nhập khẩu, khai báo hải quan. * Hình thức vận đơn đường biển Có 2 loại cơ bản: B/L là chứng từ giấy B/L là chứng từ điện tử * Hình thức B/L chứng từ giấy Về kích thước và màu sắc của vận đơn Vận đơn thường có kích thước khổ giấy A4 và được in sẳn các nội dung cần thiết. Đối với vận đơn gốc, thường được in màu cả mặt trước và mặt sau, còn bản sao vận đơn thường in bằng mực đen ở mặt trước còn mặt sau để trống. * Hình thức B/L chứng từ giấy Về hình thức ở mặt trước của vận đơn Nhìn chung các vận đơn của các hãng tàu khác nhau là không giống nhau về hình thức ở mặt trước. Cách bố trí xắp xếp các nội dung ở mặt trước là tuỳ theo từng hãng tàu. Có vận đơn có rất nhiều ô, có vận đơn lại ít ô; có vận đơn ghi tên và địa chỉ hãng tàu ở góc trên bên trái, có vận đơn lại in ở góc trên bên phải, thậm chí có vận đơn không in sẵn tên hãng tàu; có vận đơn có biểu tượng hãng tàu, có vận đơn lại không; các nội dung trên vận đơn cũng được bố trí rất khác nhau. * Nội dung B/L chứng từ giấy B/L là một tờ giấy gồm hai mặt: Mặt trước của vận đơn bao gồm các ô, cột in sẵn để trống các tiêu đề, khi lập vận đơn người ta tiện điền vào. Ngoài ra, trên mặt trước còn có một số nội dung mang tính điều khoản của hợp đồng chuyên chở, chẳng hạn điều khoản chứng nhận của người chuyên chở là đã nhận hàng, điều kiện nhận hàng tại cảng đích... Mặt sau vận đơn in các điều khoản và điều kiện chuyên chở của hãng tàu và có thể là để trống * * 1. Tiêu đề của vận đơn Vì tiêu đề của vận đơn không quyết định nội dung và tính chất của vận đơn, do đó trong thực tế ta gặp rất nhiều loại vận đơn đường biển có tiêu đề khác nhau. Ví dụ:Vận đơn đường biển phổ thông, thường có các tiêu đề như sau: Bill of Lading Ocean bill of Lading Marine bill of Lading Sea bill of Lading Liner bill of Lading Port to port bill of Lading Through bill of Lading Trong trường hợp này, vận đơn có tiêu đề thuộc loại “vận đơn hỗn hợp” hoặc “từ cảng tới cảng”. * 2. Số vận đơn Mỗi vận đơn đều phải có số riêng của nó để phân biệt với các vận đơn khác, đồng thời để ghi trên các chứng từ khác có tác dụng làm số tham chiếu. * 3. Tên công ty vận tải biển. Ngoài tên công ty, trên một số vận đơn còn in sẵn logo công ty, địa chỉ kinh doanh, điện thoại, fax... của công ty. * 4. Người gửi hàng Người gửi hàng thường là nhà xuất khẩu. Ô này ghi đầy đủ tên và địa chỉ kinh doanh của người gửi hàng. Ngoài ra, còn có thể ghi thêm số điện thoại, fax, telex, số hiệu tài khoản... * 5. Người nhận hàng Tuỳ theo loại vận đơn là đích danh, theo lệnh hay vô danh mà ghi cho thích hợp. B/L đích danh và B/L theo lệnh của một người đích danh => ghi đầy đủ tên và địa chỉ kinh doanh của người nhận hàng đích danh hoặc tên của người mà hàng hoá được giao theo lệnh của người này. B/L vô danh => ghi “to the Bearer or to the Holder” * 6. Bên được thông báo. Ghi đầy đủ tên, địa chỉ của người được thuyền trưởng hay người chuyên chở thông báo về chuyến tàu và ngày giờ tàu cập cảng đích. Ngoài tên và địa chỉ, có thể ghi thêm số điện thoại, fax, telex... Thông thường, trong ô này có một ghi chú về điều khoản miễn trách đối với thuyền trưởng hay người chuyên chở nếu như việc thông báo không được thực hiện. Việc ghi chú này bằng các câu như: “no claim shall attach for failure to notify” hoặc “It is agreed that no responsibility shall attach to the Carrier or his Agents for failure to notify”. * 7. Nơi nhận hàng để chở. Ghi địa điểm hàng hoá được nhận để chở. Địa điểm này có thể ở ngay cảng bốc hàng hoặc ở sâu trong đất liền. * 8. Tên cảng bốc hàng lên tàu. 9. Tên cảng dỡ hàng. 10. Nơi trả hàng cho người nhận hàng. Địa điểm này có thể ở ngay cảng đích hoặc ở sâu trong đất liền. 11. Tên con tàu chở hàng và số hiệu chuyến tàu. Chú ý, trên chứng từ, tên con tàu thường được thể hiện bằng ký hiệu viết tắt 12. Số bản vận đơn gốc được phát hành. Thông thường được ghi cả bằng số và bằng chữ. * 13. Ký mã hiệu và số hiệu hàng hoá “Shipping Marks”. 14. Số lượng và mô tả hàng hoá. 15. Trọng lượng cả bì. 16. Thể tích. 17. Tổng số containers hoặc kiện hàng được ghi bằng chữ. 18. Phần khai hàng hoá ở trên do người gửi hàng thực hiện. Thực chất đây là điều khoản quy định về việc kê khai hàng hoá trên vận đơn phải do người gửi hàng thực hiện và tự chịu trách nhiệm, nếu có sai sót gì thì người chuyên chở không chịu trách nhiệm, cho dù ngay cả khi người chuyên chở có ghi hộ. * 19. Ghi chi tiết về cước phí vận chuyển và các phụ phí. Nếu cước phí là trả trước thì ghi “Freight prepaid / Freight paid”, còn nếu trả sau thì ghi “Freight to collect / Freight to be paid at destination” 20. Nội dung phần này phản ánh cam kết của người chuyên chở về việc đã nhận hàng và trách nhiệm chở hàng hoá đến nơi quy định, đồng thời cũng nêu lên các trường hợp miễn trách đối với người chuyên chở. * 21. Nơi và ngày tháng phát hành vận đơn. 22. Trên một số loại vận đơn, ô này được in sẵn để tiện điền vào. Vì người chuyên chở có thể nhận hàng và phát hành vận đơn vào một ngày nào đó, nhưng hàng hoá chỉ được bốc lên tàu sau đó, để phù hợp với điều kiện trong hợp đồng thương mại hay điều kiện thanh toán là vận đơn phải ghi hàng hoá đã được bốc xong lên tàu, thì sau khi bốc hàng lên tàu, người chuyên chở ghi chú thêm vào ô này. Nếu ô này không được in sẵn thì phải có ghi chú riêng trên vận đơn. 23. Người phát hành vận đơn ký tên. * Hình thức B/L chứng từ điện tử Bao gồm 2 bộ phận hợp thành Chứng từ vận đơn điện tử (Electronic Bill of Lading text) Trang đăng ký chuyển đổi * Phân loại vận đơn đường biển Căn cứ vào tình trạng bốc xếp hành hoá: 2 loại - Vận đơn đã bốc hàng lên tàu - Vận đơn nhận hàng để chở. * Vận đơn đã bốc hàng lên tàu Cụm từ “đã bốc hàng lên tàu” có thể được in sẵn hoặc không được in sẵn trên vận đơn. Nếu chưa được in sẵn, để trở thành vận đơn “đã bốc hàng lên tàu”, người phát hành sẽ ghi thêm hay đóng dấu một trong các chữ sau đây lên mặt trước của vận đơn: “Shipped on Board” “On Board” “Shipped” “Laden on Board” * Vận đơn nhận hàng để chở Vận đơn nhận hàng để chở là loại vận đơn được phát hành sau khi người chuyên chở nhận hàng để chở và cam kết: Sẽ bốc hàng lên tàu tại cảng quy định như đã ghi trên vận đơn. Hàng hoá được vận chuyển bằng con tàu như đã ghi trên vận đơn. Trong trường hợp nếu người chuyên chở đã nhận hàng nhưng lại chưa bốc hàng lên tàu do chưa có tàu hay chưa làm xong thủ tục để xếp hàng, hoặc chưa đủ hàng để xếp đầy lên tàu thì người chuyên chở chỉ có thể cấp cho người gửi hàng một vận đơn nhận hàng để chở. * Phân loại vận đơn đường biển Căn cứ vào phê chú trên vận đơn. Vận đơn hoàn hảo: là vận đơn không có phê chú xấu về hàng hoá và/hoặc bao bì. Vận đơn không hoàn hảo: là vận đơn có phê chú xấu về hàng hoá và/hoặc bao bì. * Phân loại vận đơn đường biển Căn cứ tính chất pháp lý về sở hữu hàng hoá: - Vận đơn gốc - Bản sao vận đơn. * Phân loại vận đơn đường biển Căn cứ vào tính lưu thông và tính sở hữu của vận đơn. - Vận đơn đích danh: (Straight B/L hay B/L to a named person). Là vận đơn mà trên đó người ta ghi rõ tên và địa chỉ người nhận hàng, người chuyên chở chỉ giao hàng cho ai là người có tên trên vận đơn. Loại vận đơn này ít dùng vì nó không được chuyển nhượng, mua bán bằng phương pháp ký hậu thông thường. - Vận đơn theo lệnh (B/L to order of...): Là vận đơn mà trên đó ghi giao hàng theo lệnh một người nào đó. - Vận đơn vô danh (To bearer B/L): Vận đơn vô danh là vận đơn không ghi tên người nhận hàng đích danh và cũng không ghi giao hàng theo lệnh đích danh của ai. Như vây, tất cả các vận đơn thuộc loại ký hậu để trống, ký hậu theo lệnh để trống, ký hậu cho người cầm đều thuộc loại vận đơn vô danh. Vận đơn vô danh được chuyển nhượng đơn giản bằng cách trao tay, ai cầm vận đơn trong tay người đó là chủ sở hữu vận đơn và có quyền yêu cầu người chuyên chở giao hàng cho mình. * Phân loại vận đơn đường biển Căn cứ vào phương thức thuê tàu: - Vận đơn tàu chợ (Liner B/L) - Vận đơn tàu chuyến hay vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (Congenbill) * Phân loại vận đơn đường biển Căn cứ vào hành trình chuyên chở. Vận đơn đi thẳng (Direct B/L) Là vận đơn được cấp trong trường hợp hàng hóa được chuyên chở thẳng từ cảng bốc hàng đến cảng dỡ hàng mà không có chuyển tải dọc đường. Vận đơn chở suốt (Through B/L): Là loại vận đơn được sử dụng trong trường hợp hàng hóa được chuyên chở từ cảng bốc hàng đến cảng dỡ hàng cuối cùng bằng nhiều con tàu, bởi một hay nhiều người chuyên chở, nghĩa là hàng hóa phải chuyển tải dọc đường. * Phân loại vận đơn đường biển Một số loại vận đơn khác. Vận đơn rút gọn (Short B/L):Là vận đơn chỉ có nội dung ở mặt trước, mặt sau để trống Vận đơn hải quan (Custom’s B/L):Khi hàng chưa được bốc lên tàu mà phải nhập kho hải quan để làm thủ tục, thì hải quan cấp cho chủ hàng một loại vận đơn gọi là vận đơn hải quan. Vận đơn hải quan chỉ được sử dụng để giải quyết thủ tục hải quan. Vận đơn của người giao nhận (Forwarder B/L) Vận đơn của bên thứ ba (Third party B/L) Vận đơn container Vận đơn hàng không Khái niệm: Vận đơn hàng không là chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không và là bằng chứng của việc ký kết hợp đồng, việc đã tiếp nhận hàng hóa và các điều kiện của hợp đồng. Chức năng: Biên lai nhận hàng Bằng chứng về hợp đồng chuyên chở Lưu ý: vận đơn hàng không không có chức năng là chứng từ sở hữu * Vận đơn Vận đơn là chứng từ quan trọng không thể thiếu trong thương mại và thanh toán quốc tế. Để giảm thiểu rủi ro và các tranh chấp, thì việc nhận biết và sử dụng tốt các loại vận đơn là yêu cầu tất yếu đối với tất cả các bên liên quan, đặc biệt là cán bộ ngân hàng làm công tác thanh toán quốc tế và những nhà kinh doanh xuất nhập khẩu. * Chứng từ bảo hiểm Khái niệm và giải thích thuật ngữ Lý do bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu Một số loại chứng từ bảo hiểm hàng hóa Nội dung của chứng từ bảo hiểm hàng hóa Những lưu ý khi sử dụng chứng từ bảo hiểm. Khái niệm Bảo hiểm là cam kết bồi thường của người bảo hiểm cho người được bảo hiểm về những tổn thất, hư hỏng của đối tượng được bảo hiểm do một rủi ro đã thỏa thuận gây ra, với điều kiện là người được bảo hiểm phải trả phí bảo hiểm cho người bảo hiểm. Người bảo hiểm (Insurer, Underwriter, Insurance Company) là người ký kết hợp đồng bảo hiểm với người được bảo hiểm, là người thu phí bảo hiểm, nhận trách nhiệm về rủi ro và phải bồi thường cho người được bảo hiểm khi có tổn thất xảy ra trong phạm vi giá trị đã thỏa thuận. Trong thực tế, người bảo hiểm thường là các công ty bảo hiểm. Người được bảo hiểm (Insured or Assured): là người trả phí bảo hiểm (hay còn gọi là người mua bảo hiểm), là người chịu tổn thất khi có rủi ro xảy ra và là người được người bảo hiểm bồi thường. Trong thương mại quốc tế, người được bảo hiểm thường là nhà kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa. Đối tượng bảo hiểm (subject matter insured): là tài sản hoặc lợi ích mang ra bảo hiểm. Trong hoạt động xuất nhập khẩu, đối tượng được bảo hiểm là hàng hóa xuất nhập khẩu trong quá trình vận chuyển. Tỷ lệ phí bảo hiểm (Insurance rate) Là một tỷ lệ phần trăm nhất định thường do các công ty bảo hiểm công bố. Tỷ lệ phí bảo hiểm được tính dựa vào thống kê rủi ro tổn thất trong nhiều năm. Xác suất xảy ra rủi ro càng lớn thì tỷ lệ phí bảo hiểm càng cao. Các công ty bảo hiểm thường công bố bảng tỷ lệ phí bảo hiểm cho từng nghiệp vụ bảo hiểm. Tổn thất (Loss, Average, Damage) Là sự mất mát, hư hại do rủi ro gây nên. Ví dụ: tàu bị đắm, hàng bị ướt, tàu đâm phải đá ngầm, hàng bị vỡ… Rủi ro được bảo hiểm (risk insured against): là rủi ro đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm. Người bảo hiểm chỉ bồi thường những tổn thất do những rủi ro đã thỏa thuận gây ra. Thực tế, các rủi ro này không được thể hiện trực tiếp trên hợp đồng mà được thể hiện gián tiếp qua các điều khoản tham chiếu đến nguồn điều chỉnh. Phí bảo hiểm (Insurance premium): là khoản tiền người được bảo hiểm trả cho người bảo hiểm để có quyền lợi bảo hiểm. Đây là khoản tiền không truy đòi, nghĩa là cho dù tổn thất không xảy ra, thì người được bảo hiểm cũng không có quyền đòi lại khoản tiền này. Vì trong số những người tham gia mua bảo hiểm, chỉ có một số ít người gặp rủi ro và chịu tổn thất được người bảo hiểm bồi thường, do đó phí bảo hiểm thường là một số tiền rất nhỏ so với số tiền được bảo hiểm. Giá trị bảo hiểm (Insured value): Là giá trị của đối tượng được bảo hiểm, bao gồm trị giá của tài sản và các chi phí hợp lý khác có liên quan như phí bảo hiểm, cước phí vận tải và lãi dự tính Số tiền bảo hiểm (Insured amount): Trong trường hợp giá trị bảo hiểm lớn, thì phí bảo hiểm có thể vượt quá khả năng tài chính của khách hàng. Do đó, khách hàng có thể quyết định số tiền bảo hiểm chỉ là một phần của giá trị bảo hiểm. Lý do bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu - Hàng hóa vận chuyển bằng đường biển thường gặp rủi ro có thể gây ra tổn thất, hư hỏng, mất mát về hàng hóa như tàu bị mắc cạn, đắm, đâm va, cháy nổ, mất tích, không giao hàng... - Theo tập quán vận tải quốc tế, trách nhiệm của người vận tải là rất hạn chế, hơn nữa việc khiếu nại đòi người vận tải bồi thường rất phức tạp, khó khăn và kéo dài. - Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu là biện pháp phòng ngừa rủi ro hiệu quả, bảo vệ và tạo tâm lý an toàn đối với nhà kinh doanh. Một số loại chứng từ bảo hiểm hàng hóa Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận hàng hóa bảo hiểm theo điều kiện hợp đồng Bảo hiểm đơn (Insurance policy): là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng này Giấy chứng nhận bảo hiểm. Khi nhà xuất khẩu bán hàng một cách thường xuyên, anh ta thường ký một hợp đồng bảo hiểm bao (open policy, floating policy, open cover) để bảo hiểm cho tất cả các lô hàng xuất khẩu tại bất cứ thời điểm nào trong một thời hạn nhất định (thường là một năm) theo các điều kiện và điều khoản như đã thỏa thuận trước. Mỗi lần giao hàng, nhà xuất khẩu lập tờ khai về các chi tiết liên quan đến lô hàng và trả phí bảo hiểm. Trên cơ sở tờ khai, công ty bảo hiểm sẽ phát hành một Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate) hoặc công ty bảo hiểm ký xác nhận vào tờ khai (Declaration under an open cover) và trao cho khách hàng. (Tương tự cho trường hợp người