Bài giảng Chương 1: Tổng quan về quản trị (tiết 2)

1CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ 1. Tổ chức là gì ? 2. Khái niệm quản trị 3. Nhà quản trị 4. Khoa học và nghệ thuật quản trị PHẠM VĂN NAM - UEH 21.1 Khái niệm tổ chức Khái niệm tổ chức  Tổ chức là tập hợp có hệ thống của con ngƣời nhằm thực hiện những mục tiêu nhất định. 3 đặc tính chung 1. Có mục đích tồn tại (cụ thể hoá thành mục tiêu) 2. Có nhiều người (>=2) 3. Có cơ cấu xác định (thể hiện bằng tính kỷ luật và các chuẩn mực)  Vấn đề thuật ngữ : động từ & danh từ PHẠM VĂN NAM - UEH 31.2 Các yếu tố cơ bản của tổ chức Một tổ chức cần có 7 yếu tố cơ bản 1. Mục tiêu & kế hoạch 2. Loại hình (cách thức) tổ chức 3. Phương pháp hoạt động 4. Con người 5. Phương tiện vật chất 6. Thời gian hoạt động 7. Cơ chế vận hành (quyền lực ) PHẠM VĂN NAM - UEH 41.3 Các giai đoạn phát triển của tổ chức 3 giai đoạn phát triển của tổ chức 1. Hình thành 2. Phát triển 3. Ổn định & phát triển  Tính chất lập lại của qui trình 3 giai đoạn hình thành các trình độ của tổ chức  Điều gì làm một tổ chức tồn tại và phát triển ? PHẠM VĂN NAM - UEH 52.1 Khái niệm về quản trị  Quản trị tồn tại trong môi trường tổ chức (tập thể) của con người.  Trong môi trường tập thể, hoạt động lao động của con người sẽ được phân công & chuyên môn hoá  Quản trị là những hoạt động cần thiết khi có nhiều người kết hợp với nhau trong một tổ chức nhằm hoàn thành mục tiêu chung  Sự đa dạng của khái niệm quản trị PHẠM VĂN NAM - UEH 62.1 Khái niệm về quản trị Một định nghĩa thông dụng  Quản trị là phương thức nhằm đạt được mục tiêu với hiệu quả và hiệu suất cao thông qua nỗ lực hoạt động của con người Tại sao cần quản trị?  Quản trị hướng tổ chức đạt được mục tiêu với hiệu quả cao với tương quan chi phí thấp trong một môi trường biến động PHẠM VĂN NAM - UEH 72.2 Bản chất của quản trị  Đối tượng của quản trị là mối quan hệ của con người trong quá trình thực hiện mục tiêu chung. Do vậy :  Quản trị là tiến trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn thay đổi. Trọng tâm cuả quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn PHẠM VĂN NAM - UEH 82.3 Hiệu quả & hiệu suất BIẾN ĐỔIVÀO RA MỤC TIÊU PHẠM VĂN NAM - UEH 92.3 Hiệu quả & hiệu suất Cần phân biệt 2 khái niệm Hiệu quả (Effectiveness) – làm đúng việc cần làm (doing the right things) Hiệu suất (Efficiency) – làm việc đúng cách (do the things right) Cơ sở tồn tại bền vững của một tổ chức  Cần kết hợp cả 2 yếu tố hiệu quả và hiệu suất một cách hợp lý và hài hoà PHẠM VĂN NAM - UEH 10 2.4 Phân loại quản trị Có nhiều cách phân loại  Quản trị xã hội & Quản trị kinh doanh  Quản trị tổ chức lợi nhuận & Quản trị tổ chức phi lợi nhuận  Quản trị các lĩnh vực hoạt động : quản trị sản xuất, quản trị marketing, quản trị tài chính PHẠM VĂN NAM - UEH 11 2.5 Các chức năng của quản trị  Trước những năm 1960 : 7 chức năng POSDCORB 1. Planning 2. Organizing 3. Staffing 4. Directing 5. Coordinating 6. Reviewing 7. Budgeting PHẠM VĂN NAM - UEH 12 2.5 Các chức năng của quản trị  Sau 1960 : 4 chức năng PODC 1. Planning (hoạch định) 2. Organizing (tổ chức) 3. Directing (điều khiển) 4. Controlling (kiểm tra) Một mô hình khác : POSLC 1. Leading (lãnh đạo) 2. Checking (kiểm tra) PHẠM VĂN NAM - UEH 13 2.5 Các chức năng của quản trị Hoạch định : Chức năng xác định mục tiêu cần đạt được và đề ra kế hoạch (chương trình) hành động để đạt mục tiêu trong từng khoảng thời gian nhất định  Tổ chức : Chức năng tạo dựng một cơ cấu tổ chức và thiết lập thẩm quyền cho các bộ phận, cá nhân, tạo sự phối hợp ngang, dọc trong hoạt động của tổ chức để hoàn thành mục tiêu. PHẠM VĂN NAM - UEH 14 2.5 Các chức năng của quản trị  Ñieàu khieån : Chöùc naêng lieân quan ñeán laõnh ñaïo, ñoäng vieân nhaân vieân, thoâng tin vaø giaûi quyeát xung ñoät nhaèm hoaøn thaønh muïc tieâu keá hoaïch ñeà ra. Kiểm soát : Chức năng liên quan đến kiểm soát việc hoàn thành mục tiêu thông qua đánh giá các kết quả thực hiện mục tiêu, tìm các nguyên nhân gây sai lệch và giải pháp khắc phục. PHẠM VĂN NAM - UEH 15 3.1 Khái niệm nhà quản trị Nhà quản trị là ai ? Giám đốc Trưởng phòng Tổ trưởng Hiệu trưởng Quản đốc  Họ có chung những đặc trƣng gì?  Dấu hiệu nhận diện của nhà quản trị ? PHẠM VĂN NAM - UEH 16 Có nhiều khái niệm về nhà quản trị 1. Nhà quản trị là người nắm giữ những vị trí đặc biệt trong một tổ chức, được giao quyền hạn và trách nhiệm điều khiển và giám sát công việc của những người khác nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức đó. 2. Nhà quản trị là những người có quyền điều hành và ra lệnh cho những người khác, và phải chịu trách nhiệm trứơc kết quả công việc của những người đó. 3.1 Khái niệm nhà quản trị PHẠM VĂN NAM - UEH 17 3.2 Các cấp quản trị Có 3 cấp quản trị  Cấp cao : chịu trách nhiệm chung và lãnh đạo tổng quát mọi hoạt động.  Cấp giữa : phối hợp, triển khai công việc và lãnh đạo chuyên môn.  Cấp thấp : lãnh đạo trực tiếp nhân viên. Giám sát và giải quyết những vấn đề phát sinh. Làm sao để phân biệt họ ? Sự phân chia này có tuyệt đối không ? PHẠM VĂN NAM - UEH 3.2 Các cấp quản trị Quản Trị Viên Cấp Cao: Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc Xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động và phát triển tổ chức Quản Trị Viên Cấp Trung: Trưởng phòng, Quản đốc, Cửa hàng trưởng Đưa ra các quyết định chiến thuật để thực hiện kế hoạch và chính sách của tổ chức Quản Trị Viên Cấp Cơ Sở: Tổ trưởng, Nhóm trưởng, Trưởng ca Hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển công nhân trong công việc hàng ngày PHẠM VĂN NAM - UEH 19 3.3 Các kỹ năng cơ bản của nhà quản trị Kỹ năng kỹ thuật Kỹ năng nhân sự Kỹ năng tƣ duy Nhà quản trị cấp thấp Nhà quản trị cấp giữa Nhà quản trị cao cấp PHẠM VĂN NAM - UEH 20 3.3 Các kỹ năng cơ bản của nhà quản trị 1. Kỹ năng tư duy (nhận thức) : là khả năng phân tích thông tin, nhận diện vấn đề, tìm ra bản chất của hiện tượng, đề ra những giải pháp hợp lý. 2. Kỹ năng nhân sự : nghệ thuật phát hiện, thu phục và sử dụng con người. 3. Kỹ năng kỹ thuật : mức độ am hiểu nghề nghiệp và nắm bắt các kỹ năng cần thiết trong công việc.  TRÍ (đầu) – TÂM (tim) – TÀI (tay) PHẠM VĂN NAM - UEH 21 3.3 Các kỹ năng cơ bản của nhà quản trị  Tư duy : Tầm nhìn chiến lược, tư duy có hệ thống, Khả năng khái quát hoá các mối quan hệ giữa các sự vật - hiện tượng qua đó giúp cho việc nhận dạng vấn đề và đưa ra giải pháp.  Nhân sự :Hiểu biết về nhu cầu, động cơ, thái độ, hành vi của con người. Biết tạo động lực làm việc cho nhân viên. Khả năng thiết lập những quan hệ hợp tác có hiệu quả, có nghệ thuật giao tiếp tốt, Quan tâm và chia sẻ đến người khác.  Kỹ thuật : Nắm bắt và thực hành được công việc chuyên môn liên quan đến phạm vi mình phụ trách. PHẠM VĂN NAM - UEH 22 3.4 Các vai trò của nhà quản trị  Theo quan điểm của Henry Mintzberg (1973) tất cả các nhà quản trị phải đảm nhận 10 vai trò, trong 3 nhóm vai trò chính 1. Quan hệ với con người (tương quan nhân sự) 2. Thông tin 3. Quyết định Mức thể hiện các vai trò ở các cấp có giống nhau không? PHẠM VĂN NAM - UEH 23 Vai trò là ngƣời đại diện Vai trò là ngƣời lãnh đạo Vai trò là ngƣời liên lạc Quan hệ với con ngƣời PHẠM VĂN NAM - UEH 24 Phổ biến thông tin cho mọi người trong tổ chức Tiếp nhận và xử lý các thông tin để ra quyết định Thay mặt tổ chức để phát ngôn ra bên ngoài Thu thập thông tin Phổ biến thông tin Cung cấp thông tin Vai trò thông tin PHẠM VĂN NAM - UEH 25 Vai trò quyết địnhNgƣời đàm phán Phân phối tài nguyên Giải quyết xáo trộn Nhà KD PHẠM VĂN NAM - UEH 26 3.5 Các công việc của nhà quản trị Nhà quản trị ở mọi cấp bậc đều phải tiến hành các công việc : 1. Hoạch định 2. Tổ chức 3. Điều khiển 4. Kiểm soát  Sự khác biệt giữa các nhà quản trị khi thực hiện các chức năng này là phạm vi và tính chất công việc liên quan đến từng chức năng và tỷ lệ thời gian dành cho từng công việc đó. PHẠM VĂN NAM - UEH 27 15% 18% 28% 24% 33% 36% 51% 36% 22% 10% 14% 13% PHẠM VĂN NAM - UEH 28 4.1 ý nghĩa của hoạt động quản trị  Là điều kiện cần cho sự tồn tại và phát triển của tổ chức (rộng hơn là toàn xã hội). Vậy điều kiện ĐỦ là gì?  Kiến thức về quản trị không chỉ cần thiết cho những người thực hiện hoạt động quản trị, mà còn cần thiết cho tất cả mọi người. Vì sao? PHẠM VĂN NAM - UEH 29 4.2 Tính phổ biến của hoạt động quản trị trong xã hội hiện đại  Quản trị tồn tại trong mọi loại hình tổ chức của xã hội, ở trong các qui mô và đặc điểm hoạt động của các tổ chức.  Khi thực hành quản trị các nhà quản trị đều thực hiện các chức năng quản trị tương tự nhau.  Quản trị tồn tại khách quan trong mọi hình thái kinh tế - xã hội. PHẠM VĂN NAM - UEH 30 4.3 Khoa học và nghệ thuật quản trị  Quản trị vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật  Thực hành quản trị đòi hỏi tính nghệ thuật : đó là GIẢI QUYẾT CÁC TÌNH HUỐNG  Cơ sở của việc thực hành quản trị là khoa học : đó là nền tảng lý thuyết tạo ra TƯ DUY HỆ THỐNG & NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ  Tính khoa học và nghệ thuật được thể hiện qua công thức 5W + 1H PHẠM VĂN NAM - UEH 31 VẤN ĐỀ THẢO LUẬN QUẢN TRỊ TRONG MỘT DOANH NGHIỆP VỚI QUẢN TRỊ TRONG MỘT TỔ CHỨC XÃ HỘI GIỐNG VÀ KHÁC NHAU RA SAO? PHẠM VĂN NAM - UEH