Bài giảng Chương 10: Truyền thông trong tổ chức

Chương 10Truyền thông trong tổ chức12/20051Khoa Quản trị Kinh doanhMục đích nghiên cứuGiải thích các nhân tố chính của tiến trình truyền thôngTác động của công nghệ trong truyền thôngNhững trở ngại trong truyền thông và cách thức hạn chế chúngTrình bày để thúc đẩy truyền thông hiệu quả.2Tiến trình truyền thôngTruyền thông là tiến trình chuyển đổi thông tin từ người này đến người khác thông qua những biểu tượng đầy ý nghĩa3Tiến trình truyền thôngThông điệp qua một hoặc nhiều kênhPhản ứng của người gởi về phản hồi có thể gây nên phản hồi thêm cho người nhậnNgười nhận phản ứng bằng lời và cử chi cho người gởiNgười nhận nhận và mã hóa thông điệpNgười gởi có ý tưởngNgười gởi mã hóa ý tưởng vào thông điệp4Tiến trình truyền thôngNgười gởi là nguồn thông tin và là người khởi xướng tiến trình truyền thông.Mã hóa là tiến trình chuyển dịch ý tưởng hoặc cảm xúc bằng phương tiện -chữ viết, ánh mắt hoặc lời nói – mà truyền tải được ý nghĩ mong muốn.Năm nguyên tắc làm gia tăng mã hóa chính xác, gồm:Sự thích hợpĐơn giảnCơ cấu (tổ chức)Lặp lạiTrọng tâm5Tiến trình truyền thôngNgười nhận là người nhận và đọc hoặc giải mã thông điệp của người gởiGiải mã là phiên dịch thông điệp sang một hình thức có ý nghĩa cho người nhận. Một trong những đòi hỏi chính đối với người nhận là khả năng lắng nghe. Lắng nghe liên quan đến việc tập trung vào thông điệp, không chỉ là lắng nghe đơn thuần6Tiến trình truyền thôngThông điệp liên quan đến những biểu tượng bằng lời (nói hoặc viết) và ngôn ngữ cử chỉ mà người gởi muốn chuyển tải cho người nhậnThông điệp không lờiThông điệp bằng lời Thông điệp chữ viết7Các ví dụ về văn hóa8Tiến trình truyền thôngKênh là đường truyền tải truyền thông từ người gởi đến người nhận.Sự phong phú thông tin là khả năng truyền tải thông tin của kênh.9Mức độ phong phú của các kênh thông tin Kênh thông tinThảo luận mặt đối mặtChuyện trò qua điện thoạiThư tín, bản ghi nhớ(định hướng cá nhân)Các văn bản viết chính thốngCác tài liệu số học chính thống(Dữ liệu in từ máy tính, các báo cáo ngân sách)Sự phong phú thông tinCao nhấtCao Trung bìnhThấpThấp nhất10Tiến trình truyền thôngKênh từ trên xuống liên quan đến tất cả các cách thức chuyển thông điệp từ nhà quản trị xuống nhân viên.Kênh từ dưới lên là tất cả cách thức mà nhân viên sử dụng để chuyển thông điệp đến giới quản trị.Kênh ngang là tất cả các phương tiện được sử dụng để chuyển và nhận thông điệp bằng các mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức với nhà cung cấp hoặc với khách hàng.Kênh phi chính thức là tất cả các phương thức phi chính thức để người gởi và người nhận truyền thông đi xuống, đi lên và theo chiều ngang.Hệ thống thông tin mậtCác nhóm có cấu trúc mạng11Tiến trình truyền thôngPhản hồi là sự phản ứng của người nhận đối với thông điệp của người gởi.Phản hồi nên có những đặc điểm sau:Thông tin phản hồi phải hữu íchThông tin nên mang tính mô tả hơn là đánh giá.Nên cụ thể hơn là tổng quát.Phản hồi nên đúng lúc, kịp thời.Không nên phản hồi dồn dập quá nhiều.12Những trở ngại của thông tinTổ chứcCấp độ quyền hành và vị tríSự chuyên môn hóa giữa các bộ phậnCác mục tiêu khác nhauMối quan hệ giữa các nhân viênCá nhânMâu thuẫn về các giả địnhTừ ngữCảm xúc13Mức độ thông hiểu đối với thông điệp từ tổng giám đốc100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%0%Quản trị cấp caoPhó chủ tịchGiám sát chungLãnh đạo nhómCông nhân tác nghiệpBóp méo thông điệp ban đầuTỷ lệ nhận thông điệp ban đầu một cách chính xác14Hạn chế những rào cảnQuy định dòng thông tinKhuyến khích phản hồiĐơn giản hóa ngôn ngữLắng nghe tích cựcKiềm chế cảm xúc tiêu cựcSử dụng ngôn ngữ không lờiSử dụng hệ thống thông tin mật15Thúc đẩy truyền thông hiệu quảLàm rõ các ý tưởng trước khi truyền thôngXác định mục đích đúng đắn của truyền thôngXem xét sự bố trí nơi truyền thông xảy raBàn bạc với người khác, khi thích hợp trong các hoạch định truyền thôngQuan tâm đến thông điệp không lời mà bạn gởiTruyền đạt những gì hữu ích cho người nhận có thểTheo sát truyền thông16