Bài giảng Chương 2: Phân tích công việc

Chương 2: Phân tích công việc Phân tích công việc là gì? Phân tích công việc là quá trình:  Thu thập và tổ chức các thông tin liên quan đến công việc  Xác định các nhiệm vụ, kỹ năng, trình độ cần có để thực hiện công việc một cách thành công ● Phân tích công việc là tiến trình xác định các đặc tính của CV (nội dung công việc) và những điều kiện (các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và các phẩm chất, kỹ năng cần có) khi thực hiện công việc. Phân tích CV cung cấp cho nhà QT 1 bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của 1 CV nào đó, mối tương quan của CV đó với CV khác, kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành CV  Khi tổ chức mới thành lập và chương trình phân tích công việc được thực hiện lần đầu tiên  Khi tổ chức có thêm một số công việc mới  Khi các công việc có sự thay đổi do ảnh hưởng của công nghệ, kỹ thuật, cơ cấu tổ chức  Định kỳ xem xét cập nhật thông tin Khi nào cần phân tích công việc ?  Về phía các nhà quản lý: sợ mất thời gian, sợ PTCV không có tác dụng vì công việc thường xuyên thay đổi.  Về phía nhân viên: lo sợ PTCV nhằm đánh giá xem họ có đủ năng lực thực hiện công việc không, có sử dụng hết thời gian làm việc không.  Cán bộ nhân sự: thiếu phương pháp và công cụ thích hợp để thu thập và phân tích thông tin. Những khó khăn khi thực hiện PTCV? Vai trò của PTCV Làm căn cứ để hoạch định NNL Để tuyển dụng nhân viên Đánh giá năng lực, thành tích nhân viên Trả lương, trả thưởng Nhân viên nhanh chóng nắm bắt được yêu cầu đối với công việc Tạo điều kiện cho nhân viên phấn đấu vào chức danh mà họ muốn Để XD chương trìng đào tạo thiết thực hơn Để phân công công việc hợp lý hơn, tránh được trùng lắp, chồng chéo Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động Ý nghĩa của phân tích công việc:  Đảm bảo thành công trong xắp xếp, thuyên chuyển, thăng, thưởng nhân viên  Đảm bảo công bằng về mức lương  Tạo sự phấn đấu, kích thích lao động  Tiết kiệm thời gian và sức lực qua tiêu chuẩn hóa CV  Sử dụng hợp lý LĐ: nhà QL phân công, phân chia thời gian làm việc hợp lý, XD kế hoạch khoa học, giảm sự thay thế LĐ do trình độ  Tạo ĐK cho cấp QL và nhân viên hiểu nhau hơn 2 TIẾN HÀNH PHÂN TÍCH CV 3 VIẾT CÁC VĂN BẢN PTCV 1 CHUẨN BỊ Qui trình PTCV Lập danh mục các chức danh công việc Lựa chọn phương pháp thông tin Tiến hành thu thập thông tin Thẩm định thông tin Bản Mô tả công việc Bản Yêu cầu của công việc Bản Tiêu chuẩn thực hiện CV Phương pháp chuyên gia: ● Đây là phương pháp phân tích công việc sử dụng ý kiến của những người am hiểu công việc ( công nhân lành nghề, người am hiểu, người lãnh đạo ở các cấp các bộ phận). ● Cách làm: - Chuẩn bị câu hỏi gửi đến các chuyên gia. - Tập hợp tổng kết ý kiến. - Chuẩn bị những câu hỏi mới trên cơ sở ý kiến tập hợp. - Mở hội nghị trao đổi thảo luận. - Kết luận. Các phương pháp thu thập thông tin (1) Bảng câu hỏi: Người thực hiện công việc sẽ điền vào bảng câu hỏi những thông tin về công việc Thích hợp để thu thập thông tin về công việc của lao động gián tiếp cũng như công nhân trực tiếp Ưu điểm: Cho phép thu thập nhanh các thông tin về công việc ; Tiết kiệm các nguồn lực (thời gian, tiền bạc và nhân lực) cho phân tích công việc Nhược điểm Thiết kế bảng câu hỏi tốn nhiều thời gian, chi phí Người trả lời có thể hiểu lầm câu hỏi nên đưa ra thông tin thiếu chính xác Các phương pháp thu thập thông tin (2) Phỏng vấn : Đặt câu hỏi trực tiếp với người thực hiện công việc. Thích hợp để thu thập thông tin về công việc của lao động gián tiếp cũng như công nhân trực tiếp Ưu điểm: Thông tin chi tiết, người phỏng vấn có thể giải thích câu hỏi, thay đổi cách đặt câu hỏi để người trả lời đưa ra thông tin chính xác Nhược điểm: Tốn thời gian Quan sát : Trực tiếp quan sát công việc được thực hiện như thế nào trên thực tế. Thường áp dụng đối với công việc dễ quan sát thấy. Ưu điểm: Có được thông tin phong phú về công việc Nhược điểm: Có thể gặp phản ứng của người được quan sát. Các phương pháp thu thập thông tin (3)  Ghi nhật ký công việc:  Người lao động tự ghi chép lại các hoạt động thực hiên công việc của mình  Thích hợp để thu thập thông tin về công việc của lao động gián tiếp cũng như công nhân trực tiếp  Ưu điểm: tiết kiệm chi phí  Nhược điểm: người trả lời có thể đưa ra thông tin không đúng sự thật, việc ghi chép khó đảm bảo tính liên tục Các phương pháp thu thập thông tin (4) Các phương pháp thu thập thông tin (5)  Ghi chép các tình huống bất ngờ, quan trọng:  Người tiến hành PTCV quan sát việc thực hiện công việc của người lao động và phát hiện ra các tình huống bất ngờ, có ảnh hưởng đến kết quả công việc, sau đó tiến hành phỏng vấn để phân tích các tình huống này  Thích hợp để thu thập thông tin bổ sung  Ưu điểm: cho phép khám phá những yêu cầu đặc biệt mà người thực hiện cần có khi xảy ra những tình huống bất ngờ  Nhược điểm: tốn thời gian, công sức khi thu thập thông tin  Lop CDQT 4 A(con tiep phan sau) Các văn bản (sản phẩm) của PTCV  Bản Mô tả công việc:  Các nhiệm vụ cần hoàn thành  Bản tiêu chuẩn nhân viên:  Bản Yêu cầu của công việc đối với người thực hiện:  Trình độ và kỹ năng đặc thù cần có để hoàn thành công việc  Bản tiêu chuẩn kết quả công việc:  Thước đo đánh giá kết quả công việc Bản mô tả công việc Là bản thông tin liên quan đến quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa vụ của người thực hiện công việc, điều kiện làm việc, các mối quan hệ cần thiết, kết quả công việc khi hoàn thành Nội dung của bản Mô tả công việc  Giới thiệu về công việc:  Tên công việc/ chức danh công việc, bộ phận/phòng ban  Các nhiệm vụ thiết yếu, các trách nhiệm  Các mối quan hệ: mối quan hệ báo cáo và quan hệ giám sát đối với vị trí công việc  Các điều kiện thực hiện công việc Ví dụ về Mô tả công việc (1)  Tên chức danh công việc: Chuyên gia về cải cách hành chính  Dự án Hỗ trợ cải cách hành chính TP. Hồ Chí Minh  Nhiệm vụ chính  Đánh giá hiệu quả và tác động thiết thực đối với tiến độ thực hiện chương trình cải cách hành chính ở TP. HCM theo hệ thống các tiêu chí đánh giá đã được xây dựng  Đưa ra những giải pháp hữu hiệu để gắn kết các hoạt động của dự án với việc xây dựng và thí điểm triển khai mô hình chính quyền đô thị và chương trình trọng tâm về cải cách hành chính ở thành phố  Viết báo cáo định kỳ hàng quý và cung cấp đầu vào cho các báo cáo của dự án Ví dụ về Mô tả công việc (2)  Đánh giá chất lượng các kết quả đầu ra của dự án theo sự phân công của Quản đốc dự án  Thực hiện các nhiệm vụ khác được lãnh đạo dự án phân công  Các mối quan hệ:  Quản đốc dự án quốc gia  Chuyên gia tư vấn cao cấp và các cán bộ chủ chốt khác của Việt nam Các đặc tính của một bản Mô tả công việc tốt  Các nhiệm vụ được mô tả riêng biệt, ngắn gọn, đơn giản, rõ ràng  Sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm theo đúng trình tự thực hiện. Hãy bắt đầu bằng bằng nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang trách nhiệm lớn nhẩt.  Nên kết thúc bằng câu «thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu »  Mô tả công việc chứ không mô tả người thực hiện  Sử dụng các từ có tính hành động. Nhấn mạnh công việc cần làm chứ không giải thích qui trình Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện  Yêu cầu về trình độ học vấn  Yêu cầu về trình độ chuyên môn  Yêu cầu về kinh nghiệm  Yêu cầu về kỹ năng  Các yêu cầu khác BẢN TIÊU CHUẨN NHÂN VIÊN Là bản thông tin liên quan đến người thực hiện công việc như tuổi tác, giới tính, trình độ học vấn, chuyên môn, các kỹ năng cá nhân, ngoại hình, ngoại ngữ Nhóm thông tin về người thực hiện công việc  Về chuyên môn và trình độ chuyên môn  Về kỹ năng cá nhân  Về phẩm chất đạo đức  Về hoàn cảnh cá nhân( tính tình, sở thích, đặc điểm tâm lý, sức khỏe, ngoại hình, tình trạng hôn nhân) Ví dụ về yêu cầu công việc  Tên chức danh công việc: Chuyên gia về cải cách hành chính YÊU CẦU CÔNG VIỆC  Kinh nghiệm về công tác quản lý hành chính nhà nước và cải cách hành chính, giám sát và đánh giá các dự án; cải cách thể chế; thiết kế điều tra; công nghệ thông tin; triển khai và phân tích dự án  Có bằng cử nhân hành chính hoặc cử nhân luật  10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước và cải cách hành chính  Kiến thức, kỹ năng trong phân tích và nghiên cứu thống kê, sử dụng máy tính  Năng động, nhanh nhẹn, thích nghi với thay đổi và sẵn sàng áp dụng những cách tiếp cận mới  Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc Khi các yêu cầu đặt ra cao hơn mức cần thiết  Vị trí đó sẽ đòi hỏi tiền lương cao hơn  Khi tuyển dụng bạn có thể loại bỏ một số người là những ứng cử viên xuất sắc  Có thể gặp khó khăn khi tìm người cho vị trí công việc do đòi hỏi quá cao Bản tiêu chuẩn kết quả công việc  Các tiêu chí/tiêu chuẩn để đánh giá sự hoàn thành công việc  Là cơ sở để đối chiếu với kết quả làm việc thực tế Bản tiêu chuẩn kết quả công việc  Số lượng (số đầu công việc thực hiện, số lượng hồ sơ đã xử lý, số lượng công việc đã giải quyết, số lượng báo cáo đã viêt)  Chất lượng (những sai sót trong xử lý hồ sơ; tính chính xác, rõ ràng của thông tin cung cấp cho dân, sự phân tích xác đáng trong báo cáo)  Thời gian (hàng ngày, hàng tuần, chậm nhất hai ngày kể từ khi có yêu cầu) Những vấn đề cần chú ý trong PTCV. ● Thông tin về các yếu tố, điều kiện làm việc : Tổ chức lao động; chế độ lương; khen thưởng; điều kiện về vệ sinh ATLĐ; những rủi ro; sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc. ● Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên : Phương pháp làm việc; các mối quan hệ trong thực hiện công việc; Sự phối hợp trong công việc; quan hệ với khách hàng; Cách thức làm việc với các loại máy móc thiết bị kỹ thuật... ● Thông tin về phẩm chất của nhân viên : Trình độ học vấn,kiến thức, kinh nghiệm, sở trường, quan điểm, đạo đức, lối sống ● Thông tin về các loại máy móc thiết bị : số lượng, chủng loại, cách thức sử dụng, bảo quản, quy trình kỹ thuật... ● Thông tin về tiêu chuẩn trong thực hiện công việc: Tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả. Những xu hướng mới trong PTCV  Do xu hướng phát triển, do sự năng động, nhiều thay đổi của nền KT:  Chiến lược của DN luôn thay đổi, công nghệ thay đổi, nhu cầu của khách hàng, nâng cao năng lực cạnh tranh  Vì vậy CV của mỗi người trở nên mở rộng hơn, ít chuyên môn hoá hơn, linh hoạt hơn Đòi hỏi PTCV cần tập trung vào kiến thức, kỹ năng để thực hiện CV hơn là liệt các nhiệm vụ cụ thể DN chuyển từ PTCV sang PT vai trò của chức vụ CV: Tầm quan trọng của chức danh CVđó đ/v việc đạt mục tiêu của DN Những kết qủa mà DN mong muốn từ chức danh CV đó mang lại cho DN Những kiến thức, kỹ năng về chuyên môn cần thiết để thực hiện CV Mối quan hệ giữa PTCV với các chức năng QLNS Phân Tích CV Và Chức Danh Mô Tả CV Mô Tả T/C Chức danh Chức danh, chức vụ Hoạch định NNL Tuyển dụng Đào tạo & PT Đánh giá thành tích Lương bổng ATLĐ và y tế QHLĐ CV cụ thể Trách nhiệm Kiến thức Kỹ năng Khả năng Phân tích công việc và các hoạt động QTNL khác PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TUYỂN DỤNG ĐÁNH GIÁTHỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐÀO TẠO TRẢ CÔNG LAO ĐỘNG QUAN HỆ LAO ĐỘNG BỐ TRÍ LAO ĐỘNG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ PHỨC TẠP CV Vai trò của bộ phận chuyên trách về NNL  Xác định mục đích PTCV  Thu hút nhân lực để thực hiện PTCV  Đào tạo/tập huấn cán bộ  Thiết kế các biểu mẫu, thực hiện các thủ tục cần thiết  Tổ chức viết các văn bản PTCV CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Trình bày tác dụng của PTCV? 2. Hãy viết bản Mô tả tiêu chuẩn công việc cho nhân viên bán hàng vải may quần áo và nhân viên bán mỹ phẩm? CÂU HỎI ÔN TẬP 3. Với phương pháp phỏng vấn, theo bạn vấn đề nhân sự quan trọng hay vấn đề thiết kế câu hỏi quan trọng hơn? 4. Thiết lập bản Mô tả công việc và bản Mô tả tiêu chuẩn công việc 5. Bạn hãy thiết kế bản câu hỏi để phân tích công việc của một cửa hàng trưởng cửa hàng vật liệu xây dựng trực thuộc Cty Thương mại quy mô lớn? Hiệu qủa laøm việc Số lượng nhaân vieân Rất xuất sắc 1 Xuất sắc 2 Tốt 5 Đạt yeâu cầu 7 Keùm 3 Raát keùm 2