Bài giảng chương 2: Phân tích và thiết kế công việc

Chương 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC I. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 1. Khái niệm 2. Nội dung phân tích công việc 3. Sơ đồ phân tích công việc 4. Tiến trình phân tích công việc 1. Khái niệm Phân tích công việc là tiến trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định nhiệm vụ tiến hành, các điều kiện, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết mà người lao động cần có để có thể thực hiện tốt công việc. 2. Nội dung phân tích công việc Nhận dạng Tên công việc Mối quan hệ báo cáo Phòng ban Nơi chốn Tóm tắt chung Mô tả những nhiệm vụ và cấu thành của công việc Các chức năng và nhiệm vụ nền tảng Liệt kê các phần việc, nhiệm vụ và trách nhiệm chính Bảng tiêu chuẩn công việc Kiến thức, kỹ năng và khả năng Giáo dục và kinh nghiệm Yêu cầu thể lực 3. Sơ đồ phân tích công việc 4. Tiến trình phân tích công việc 4.1. Xác định mục đích sử dụng thông tin Thiết lập các thủ tục cho việc lựa chọn nhân viên, đào tạo nhân sự, phát triển các công cụ để đánh giá thành tích và thiết lập hệ thống trả thù lao. 4.2. Lựa chọn công việc cần phân tích Công việc nền tảng cho thành công của tổ chức Công việc còn chưa nắm bắt cách thực hiện Công việc bị ràng buộc bởi các quy định pháp luật Những công việc mới 4.3. Thu thập thông tin phân tích công việc 4.1.1. Phương pháp phỏng vấn 4.1.2. Phương pháp bảng câu hỏi 4.1.3. Phương pháp quan sát 4.1.4. Phương pháp nhật ký ngày làm việc 4.4. Những vấn đề liên quan câu hỏi trong phân tích công việc Những nhiệm vụ và thời gian phân bổ Những nhiệm vụ thường xuyên Những nhiệm vụ đặc biệt, ít thực hiện Giám sát Giám sát Chịu sự giám sát Thực hiện công việc Chuẩn bị ghi nhận và báo cáo Sử dụng trang thiết bị, công cụ dụng cụ… Trách nhiệm tài chính Liên lạc với người khác Bên trong Bên ngoài Khía cạnh sinh học Nhu cầu sinh học Điều kiện làm việc Đặc điểm của người thực hiện công việc Kiến thức Kỹ năng Khả năng Nhu cầu đào tạo 4.5. Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc Bảng mô tả công việc Định nghĩa: Bảng mô tả công việc liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. b. Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc Định nghĩa: Bảng yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc. BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRỢ LÝ BÁN HÀNG VỊ TRÍ Trợ lý bán hàng PHÒNG Sản phẩm Y MỐI QUAN HỆ Báo cáo với trưởng phòng kinh doanh Giám sát nhân viên mới MỤC ĐÍCH CHÍNH Cung cấp dịch vụ khách hàng phù hợp với chính sách và thủ tục của của hàng, vì vậy đạt được mục tiêu bán hàng. NHIỆM VỤ CHÍNH Dịch vụ khách hàng và bán hàng Quản trị tồn kho và đặt hàng Trông coi của hàng Trưng bày hàng hóa Đóng và mở cửa hàng theo phân công NHIỆM VỤ KHÁC Thực hiện vai trò quản trị cần thiết Liên lạc với các đại diện thương mại Đào tạo nhân viên bán thời gian khi cần thiết BẢNG TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TRỢ LÝ BÁN HÀNG BẰNG CẤP Chứng chỉ về hoạt động bán lẻ, có thể chứng chỉ thương mại. Giấy phép lái xe A1 KINH NGHIỆM Ưu tiên có kinh nghiệm về ngành bán lẻ ở các của hàng có quy mô trung bình. Kiến thức về sản phẩm thể thao, đặc biệt là sản phẩm Y Giám sát nhóm làm việc LĨNH VỰC CHUYÊN MÔN Kinh nghiệm bán hàng Kiến thức sản phẩm Kiến thức đặt hàng Kiến thức cơ bản về trừng bày hàng hóa Kiến thức về các nhiệm vụ trông nom cửa hàng NĂNG LỰC KHÁC Khả năng làm việc dưới áp lực cao Khả năng thương lượng Khả năng đào tạo nhân viên khác II. THIẾT KẾ CÔNG ViỆC Định nghĩa Các phương pháp thiết kế công việc cá nhân Các phương pháp thiết kế công việc theo nhóm 1. Định nghĩa Thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc rời rạc lại với nhau để hợp thành một công việc trọn vẹn nhằm giao phó cho một cá nhân hoặc một nhóm các nhân viên thực hiện 2. Các phương pháp thiết kế công việc cá nhân 2.1. Chuyên môn hóa công việc 2.2. Luân chuyển công việc 2.3. Mở rộng công việc 2.4. Làm phong phú hóa công việc 2.5. Thiết kế công việc theo Modul 2.1. Chuyên môn hóa công việc Chia nhỏ công việc, giao cho mỗi cá nhân một phần việc Ưu điểm: Phát huy khả năng lao động Tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo nhân viên Nâng cao tay nghề Nhược điểm: Nhàm chán Tính linh hoạt kém Rủi ro cao do ảnh hưởng của dây chuyền 2.2. Luân chuyển công việc Chuyên môn hoá trượt ngang. Làm cho công việc thú vị hơn bằng cách luân phiên nhân viên đến các vị trí khác nhau hoặc phần việc khác nhau. Ưu điểm: Ưu của chuyên môn hoá Tạo hứng thú Nâng cao tay nghề một cách toàn diện Nhược điểm: Đòi hỏi đào tạo nhiều 2.3. Mở rộng công việc Mở rộng phạm vi thực hiện công việc của nhân viên bằng cách tăng thêm việc và giảm khối lượng công việc trong mỗi phần việc. Ưu điểm: Hấp dẫn trong công việc Linh hoạt cao Nhược điểm: Bị chỉ trích do việc tăng số lượng công việc nhàm chán cho người khác 2.4. Làm phong phú hóa công việc Mở rộng công việc theo chiều sâu. Gia tăng thêm nhiệm vụ và quyền hạn cho người lao động Ưu điểm: Tính linh hoạt cao nên tạo khả năng thích nghi tốt Phát huy tính chủ động, sáng tạo Nhược điểm: Khả năng kiểm soát hệ thống giảm 3. Thiết kế công việc theo nhóm Thuận lợi Cải thiện năng suất Gia tăng sự tham gia của nhân viên Nhân viên học hỏi được nhiều hơn Nhân viên sẽ chịu trách nhiệm cao hơn Hạn chế Đòi hỏi nhân viên phải định hướng vào nhóm Không thích hợp cho hầu hết các công việc trong tổ chức Khó khăn trong việc đo lường thành tích nhóm TRÒ CHƠI