3.1. Mụctiêucủaphântíchcôngviệc
3.2. Kháiniệmvàý nghĩacủaphântíchcôngviệc
3.3. Nhữngthôngtin cầnthuthậptrongphântíchcôngviệc
3.4. Nộidung, trìnhtựthựchiệnphântíchcôngviệc
3.5. Cácphươngphápthuthậpthôngtin phântíchcôngviệc
3.6.Nội dung chínhcủabảnmôtảvàtiêuchuẩncôngviệc
3.7. Xuhướngphântíchcôngviệctrongquảntrịhiệnđại.
3.8. Mẫumôtảcôngviệcvàtiêuchuẩnnhânviên
16 trang |
Chia sẻ: nyanko | Lượt xem: 5465 | Lượt tải: 2
Bạn đang xem nội dung tài liệu Bài giảng Chương 3: Phân tích công việc, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
CHƯƠNG 3
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
NỘI DUNG
3.1. Mục tiêu của phân tích công việc
3.2. Khái niệm và ý nghĩa của phân tích công việc
3.3. Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc
3.4. Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc
3.5. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
3.6.Nội dung chính của bản mô tả và tiêu chuẩn công việc
3.7. Xu hướng phân tích công việc trong quản trị hiện đại.
3.8. Mẫu mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân viên
2TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
33.1.MỤC TIÊU PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
MỤC
TIÊU
2
4
3
1
Hiểu rõ nội dung, vai
trò, ý nghĩa của phân
tích công việc
Xây dựng được
bản mô tả công
việc và tiêu chuẩn
nghiệp vụ nhân
viên
Biết được xu hướng
của phân tích công
việc trong quản trị
nhân sự hiện đại
Xác định được chức
năng, nhiệm vụ và mối
quan hệ của các phòng
ban, bộ phận trong bộ
máy quản lý
TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
3.2.KHÁI NIỆM
Là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm
1. Xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn
2. Xác định: phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần có cho công việc
Mô tả
công việc
Tiêu chuẩn
công việc
• Là văn bản liệt kê:
• Chức năng
• Nhiệm vụ
• Mối quan hệ trong công việc
• Điều kiện làm việc
• Yêu cầu kiểm tra, giám sát
• Và các tiêu chuẩn cần đạt
được trong công việc.
• Là văn bản liệt kê yêu
cầu về năng lực cá nhân:
• Trình độ học vấn
• Kinh nghiệm công tác;
• Khả năng giải quyết vấn đề
• Các kỹ năng
• Đặc điểm cá nhân thích
hợp nhất cho công việc
Mục đích: để hiểu được
• Nội dung,
• Yêu cầu công việc
• Quyền hạn
• Trách nhiệm khi thực
hiện công việc
Nhằm mục đích
• Để doanh nghiệp
hiểu được dạng
nhân viên nào cần
để thực hiện công
việc tốt nhất
TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 4
TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 5
Cung cấp
thông tin về:
1. Yêu cầu, đặc
điểm của công
việc cần được
tiến hành thực
hiện và thực hiện
như thế nào.
2. Các loại máy
móc thiết bị cần
cho công việc.
3. Các mối quan hệ
với cấp trên và
đồng nghiệp khi
thực hiện công
việc.
Nếu không biết sẽ:
1. Không tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ
phận cơ cấu trong DN.
2. Không thể đánh giá chính xác yêu cầu của công
việc.
3. Không tuyển được nhân viên cho đúng việc.
4. Không đánh giá được đúng năng lực thực hiện
công việc của nhân viên.
5. Không thể trả lương, khuyến khích kịp thời,
chính xác.
Ý NGHĨA
Là công cụ hữu ích cho
doanh nghiệp:
1. Mới thành lập
2. Cần cải tổ
3. Cần thay đổi cơ cấu tổ chức.
4. Cần tinh giản biên chế để nâng
cao hiệu quả sản xuất kinh
doanh.
LỢI ÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
BẢN MÔ TẢ CÔNG
VIỆC
Tuyển
dụng,
chọn lựa
Đào
tạo,
huấn
luyện
BẢN TIÊU CHUẨN
CÔNG VIỆC
Đánh
giá
nhân
viên
Xác định
giá trị
công việc
Trả công,
khen
thưởng
TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 6
73.3.NHỮNG THÔNG TIN CẦN THU THẬP TRONG
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
THÔNG
TIN
2
3
4
1
5
Điều kiện làm việc:
Tổ chức h.dộng của
doanh nghiệp; lương
bổng; khen thưởng;
tầm quan trọng của
công việc; điều kiện
vệ sinh lao động,
những rủi ro khó
tránh..
Hoạt động thực tế của nhân viên:
Phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực
hiện công việc, cách thức làm việc với khách
hàng, cách thức thu thập xử lý số liệu, cách thức
phối hợp với nhân viên khác
Phẩm chất nhân viên cần
có:
Học vấn, kiến thức, kinh
nghiệm, kỹ năng thực hiện
công việc, tuổi đời, ngoại
hình, sở thích, sức khỏe, quan
điểm, kỳ vọng, các đặc điểm
cá nhân cần có khi thực hiện
công việc
Máy móc, thiết bị làm việc
Số lượng, chủng loại, qui trình
kỹ thuật và tính năng tác dụng,
cách sử dụng, bảo quản..
Tiêu chuẩn mẫu công việc
Bao gồm các qui định tiêu
chuẩn về hành vi, tiêu chuẩn
kết quả công việc
TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
3.
4.
N
ội
d
u
n
g,
t
rì
n
h
tự
th
ự
c
h
iệ
n Bước 1
• Xác định mục đích: để xác định hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý
nhất
Bước 2
• Thu thập t.tin cơ bản sẵn có trên cơ sở các sơ đồ tổ chức, văn bản về mục
đích, yêu cầu , chức năng, quyền hạn của DN và các bộ phận, hoặc bản mô tả
công việc sẵn có.
Bước 3
• Chọn lựa phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích
nhằm tiết kiệm cho các công việc tương tự nhau.
Bước 4
• Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin. Tùy theo yêu
cầu công việc, mức độ chính xác của thông tin và khả năng tài chính của
doanh nghiệp có thể kết hợp các phương pháp: phỏng vấn, bản câu hỏi và
quan sát.
Bước 5
• Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. Xác định thông qua chính
các nhân viên hoặc vị lãnh đạo giám sát công việc.
Bước 6
• Xây dựng bản mô tả và tiêu chuẩn công việc.
TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 8
TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
9
Phỏng vấn
Thực hiện trực tiếp với từng nhân viên
hoặc một nhóm n.viên.
Sử dụng hữu hiệu để xây dựng: chuẩn
mẫu đánh giá, xác định nhu cầu đào
tạo và giá trị công việc.
Phát hiện ra nhiều t.tin mà p.pháp khác
không có.
Nhược điểm: người bị p.vấn có thể cung
cấp t.tin sai lệch hoặc không trả lời đầy
đủ. Tốn nhiều thời gian.
Chú ý:
1. Nghiên cứu để đưa ra đúng câu hỏi
cần thiết.
2. Chọn người thực hiện c.việc giỏi
nhất và người có khả năng mô tả
quyền hạn, trách nhiệm, cách thức
thực hiện c.việc tốt nhất.
3. Thiết lập mối q.hệ tốt với người bị
p.vấn. và g.thích mục đích p.vấn.
4. Đặt câu hỏi rõ ràng để dễ trả lời.
5. Cơ cấu thông tin thu thập phải hợp
lý.
6. K.tra lại tính chính xác của t.tin với
người bị phỏng vấn.
Bản câu hỏi
Là p.pháp hữu hiệu để thu
thập t.tin.
Tìm được thông tin cơ bản,
đặc trưng về công việc trong
DN.
T.Tin cung cấp nhanh hơn và
dễ thực hiện hơn p.vấn.
Chú ý:
1. Cấu trúc câu hỏi ngắn
gọn, xoay quanh trọng
tâm.
2. Cách thức đặt câu hỏi.
Đơn giản, dễ hiểu, dễ trả
lời và có thể trả lời ngắn
gọn.
3. Nơi thực hiện. Nên để tại
nơi làm việc, thực hiện
trong giờ làm việc để có
tính chính xác và không
gây khó chịu.
3.5.CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN
PHÂN TÍCH CÔNG ViỆC
Quan sát nơi làm việc
Cho phép các nhà phân tích chỉ ra
đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ
thường xuyên, tính phức tạp của các
nhiệm vụ khi tiến hành các công việc
khác nhau, các thông tin về đ.kiện
làm việc, máy móc, dụng cụ sử dụng
trong quá trình làm việc.
Hữu hiệu với những công việc có thể
đo lường được, dễ quan sát thấy.
Có thể cung cấp t.tin thiếu chính xác
vì hội chứng Hawthone (biết có q,sát
nhân viên làm việc khác bình
thường).
Nên áp dụng:
1. Quan sát kết hợp với các phương
tiện kỹ thuật như: quay phim,
chụp ảnh, bấm giờ để ghi lại các
hao phí thời gian trong công việc.
2. Quan sát theo chu kỳ công việc
(thời gian hoàn thành trọn vẹn một
công việc).
3. Nói chuyện trực tiếp với nhân
viên để bổ sung những điều bỏ
sót..
TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
10
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Do đặc thù khác nhau của DN nên không có biểu mẫu
thống nhất cho mô tả công việc, Nhưng thường có các
nội dung:
1. Nhận diện công việc: tên công việc, mã số công
việc, người thực hiện, cán bộ lãnh đạo, người giám
sát và phê duyệt bản mô tả công việc.
2. Tóm tắt công việc: tóm tắt thực chất là công việc gì.
3. Các mối quan hệ trong thực hiện các công việc: là
các mối quan hệ của người thực hiện công việc với
những người khác ở trong và ngoài doanh nghiệp.
4. Chức năng, trách nhiệm trong công việc: nên ghi
rõ từng chức năng, nhiệm vụ chính và giải thích cụ
thể công việc cần thực hiện.
5. Quyền hành của người thực hiện công việc: nên
xác định rõ phạm vi quyền hành trong các quyết định
về tài chính và nhân sự.
6. Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực
hiện công việc: chỉ rõ công việc thực hiện cần đạt
các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng sản phẩm
trong đon vị thời gian, ví dụ như: doanh số bán hàng,
chi phí tiêu hao nguyên vật liệu..
7. Điều kiện làm việc: ghi rõ những điều kiện làm việc
đặc biệt như ca ba, thêm giờ, ô nhiễm, may rủi trong
công việc
3.6.NỘI DUNG CHÍNH CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
Đó là những yêu cầu đối với nhân viên thực hiện công
việc. Công việc đa dạng nên yêu cầu cũng rất đa dạng,
nhưng thường thường là:
1. Trình độ văn hóa, chuyên môn, ngoại ngữ, và các kỹ
năng liên quan đến công việc.
2. Kinh nghiệm công tác.
3. Tuổi đời.
4. Sức khỏe.
5. Hoàn cảnh gia đình.
6. Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công
việc như tính trung thực, khả năng hòa đồng, sở thích,
nguyện vọng và vv.
Để đáp ứng các tiêu chuẩn này, thông qua tuyển chọn
hoặc phỏng vấn. Tuy nhiên, vấn đề sẽ khó khăn hơn
khi tuyển chọn để đào tạo trước khi tuyển, do vậy
tuyển chọn nên theo trình tự sau:
1. Dự đoán đặc điểm cá nhân cần thiết để thực hiện tốt
công việc như: sự khéo léo, nhạy cảm, thông minh và
v.v.
2. Tuyển các ứng viên có tiêu chuẩn tương ứng.
3. Thực hiện các chương trình đào tạo.
4. Đánh giá năng lực sau đào tạo và tuyên nhân viên tốt
nhất
5. Phân tích mối quan hệ giữa đặc điểm yêu cầu đề ra với
thực tế thực hiện của nhân viên.
TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
11
Số lượng công việc
giảm bớt
1. Ranh giới giữa
các công việc và
sự khác biệt giữa
các công việc
thu hẹp.
2. Nội dung công
việc phong phú
hơn, thách thức
hơn, thú vị hơn.
3. Phân chia chức
năng như bán
hàng và sản
xuất..cũng thu
hẹp.
Tổ chức công việc theo quá trình tổng hợp và
thực hiện bằng các tổ chức nhóm, đội
1. Đào tạo đa kỹ năng, gắn công việc cả đội với kết quả cuố i
cùng.
2. Luân phiên thay đổi công việc được áp dụng rộng rãi.
3. Tăng cường trách nhiệm tập thể được chú trọng.
4. Tâm lý “từ chối”: đấy không phải việc của tôi trong nhân
viên dần được xóa bỏ.
3.7.XU HƯỚNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG
QUẢN TRỊ HIỆN ĐẠI
Cơ cấu tổ chức đơn giản, phân công bố trí
nhân lực được hoàn thiện
1. Số lượng các cấp bậc trong quản trị giảm đi.
2. DN chỉ còn 3-4 cấp, thay cho 6-7 cấp như hiện nay.
3. Phạm vi quản trị mở rộng, trách nhiệm nhà quản trị
tăng lên.
4. Một số nguyên tắc về tổ chức, quản lý được thay
thế. Ví dụ, chuyên môn hóa thay thế bằng phối hợp
thực hiện.
Chức danh: Trưởng phòng tổ chức – Hành chính
Mã số công việc:
Người thực hiện:
1. Tóm tắt công việc:
Tham mưu cho giám đốc và chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề thuộc lĩnh vực hành chính, nhân sự nhằm
phát triển và sử dụng có hiệu quả cao nguồn nhân lực trong toàn công ty.
2. Các mối quan hệ
Bên trong:
• Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Định kỳ hàng tháng báo cáo và chịu trách nhiệm với
giám đốc về toàn bộ các hoạt động Hành chính_Văn Phòng_Nhân sự trong công ty.
• Phụ trách: Bộ phận Tổ chức_Hành chính; điều hành, quản lý và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của
phòng.
• Phối hợp với các trưởng phòng khác trong việc thực hiện các hoạt động quản lý nhân lực: tuyển chọn,
huấn luyện, bố trí, đánh giá, trả lương, động viên khuyến khích, duy trì quan hệ lao động tốt và kiểm tra,
đôn đốc tình hình thực hiện chính sách nhân sự của công ty.
• Cố vấn, hỗ trợ cho cán bộ lãnh đạo và nhân viên trong toàn công ty về vấn đề nhân sự, hành chính.
Bên ngoài:
• Tổ chức cấp trên: các vấn đề về tổ chức, nhân sự.
• Các công ty khác: điều phối nhân sự.
• Viên chức chính quyền: Thực hiện qui chế luật pháp và các hoạt động cộng đồng.
• Sở lao động, Công đoàn, nhà cung ứng LĐ: phối hợp tuyển chọn lao động và giải quyết chế độ chính sách.
TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
12
3.8.MẪU MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN NHÂN VIÊN:
3. Quyền hạn của công việc:
• Tham gia vào quá trình ra quyết định và điều phối nhân sự thực hiện các hoạt động kinh doanh chung của
công ty.
• Giữ vai trò chủ chốt về nhân sự trong tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, bố trí công
việc, giải quyết chế độ chính sách cho nhân viên.
• Được quyền thu chi để thực hiện các hoạt động trong phạm vi chức năng công tác hành chính, nhân sự:
qui định tối đa là ..đồng.
4. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
• Tham mưu cho giám đốc về đường lối phát triển và quản lý nguồn nhân lực của công ty có hiệu quả cao,
hỗ trợ về mặt tổ chức và tạo điều kiện liên kết giữa các bộ phận.
• Cố vấn, hỗ trợ cho cán bộ lãnh đạo và nhân viên trong toàn công ty về vấn đề nhân sự, hành chính.
• Thiết lập, phối hợp cùng lãnh đạo trực tiếp thiết lập chiến lược, chính sách, chế độ, qui chế nhân sự và
thủ tục hành chính văn phòng.
• Nghiên cứu, đề xuất và tham gia cùng với các lãnh đạo công ty hoàn thiện hệ thống quản trị nhân sự,
hành chính văn phòng.
• Phối hợp, điều hành các hoạt động chương trình nhân sự và hành chính văn phòng.
• Chỉ đạo việc kiểm tra tình hình thực hiện nhằm đảm bảo hệ thống chiến lược, chính sách quản trị nhân
sự, hành chính văn phòng thực thi có hiệu quả.
• Tư vấn, cung cấp thông tin và hướng dẫn cho mọi người về các qui định, chính sách của công ty.
• Đại diện cho công ty thực hiện các hoạt động giao tế với chính quyền, các cơ quan chức năng và các tổ
chức khác nhằm hỗ trợ kinh doanh và nâng cao uy tín cho công ty.
• Phối hợp với các lãnh đạo trực tuyến để xác định nhu cầu và tổ chức thực hiện các chương trình huấn
luyện nhân viên.
TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
13
• Phối hợp hoạt động với các lãnh đạo trực tuyến trong việc xác định, giải quyết các vấn đề nhân
sự và thực hiện các biện phaspkhuyeesn khích động viên nhân viên trong công ty.
• Chỉ đạo công tác tuyển chọn, huấn luyện nhân viên, kiến nghị điều chỉnh cơ cấu nhân sự một
cách hợp lý.
• Điều hành thực hiện các hồ sơ thủ tục pháp lý khi thành lập các đơn vị mới của công ty.
• Tham gia các vụ án kinh tế.
• Hướng dẫn giải quyết các thắc mắc, tranh chấp lao động.
• Chỉ đạo công tác mua săm và quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất tại văn phòng công ty.
• Chỉ đạo công tác lưu trữ hồ sơ nhân viên trong công ty.
• Chỉ đạo công tác về sinh an toàn lao động và công tác phòng cháy chữa cháy trong toàn công ty.
• Chỉ đạo thực hiện và hoàn thiện các qui trình quản trị nhân sự và hành chính theo ISO 9001.
5. Điều kiện làm việc:
• Phòng làm việc: tốt, máy lạnh, nhiệt độ, ánh sáng tốt, không bụi, không ồn ào.
• Trang bị, dụng cụ, máy móc tại nơi làm việc: máy vi tính, điện thoại, Fax, photocopy.
• Thời gian, ca làm việc: giờ hành chính.
TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
14
6. Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá thực hiện công việc
• Duy trì các biện pháp khuyến khích tăng năng suất lao động, nhằm nâng cao mức sống cho nhân viên,
đồng thời gia tăng hiệu quả kinh doanh trong công ty:
1. Doanh số/nhân viên đạt mức;
2. Chi phí về nhân viên/doanh số đạt mức dưới.%;
3. Thu nhập bình quân/người đạt mức:/năm.
• Đảm bảo các chế độ chính sách của Nhà nước và của công ty về quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên
được thực hiện tốt; không xảy ra tranh chấp, khiếu nại về vi phạm quyền lợi của nhân viên.
• Thực hiện các hoạt động chức năng quản lý nguồn nhân lực có hiệu quả. Đảm bảo hiệu quả tuyển dụng
và đào tạo cao.
1. Tỷ lệ nhân viên thuyên chuyển và nghỉ việc dưới.%.
2. Tổ chức tốt các khóa đào tạo, bảo đảm các khóa đào tạo được tổ chức tại công ty có chất lượng
.% từ khá trở lên;
3. số lượt người tham gia dự đào tạo, nâng cao trình độ:;
4. tối thiểu % nhân viên có kỹ năng thực hành công việc đáp ứng yêu cầu.
• Phát triển các giá trị văn hóa tinh thần và không khí làm việc phù hợp với chiến lược kinh doanh của
doanh nghiệp. (thông qua các hoạt động cụ thể: Ngày gia đình, Hội thi “Bàn tay vàng”)
• Có tinh thần trách nhiệm cao, nghiêm túc, gương mẫu trong công việc. Hành vi, tác phong công việc: tích
cực, vui vẻ, hòa nhã với mọi người, tạo được uy tín tốt trong công ty.
(Cần xác định trọng số cho các tiêu chí đánh giá)
TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
15
7. Tiêu chuẩn nhân viên
• Tốt nghiệp đại học trở lên thuộc ngành QTKD, Kinh tế lao động, Hành chính, hoặc Luật kinh
doanh.
• Đã qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về quản trị hành chính, văn phòng, quản trị nguồn nhân lực.
• Có kinh nghiệm công tác và đạt được thành tích tốt trong lĩnh vực này ít nhất .năm.
• Nắm vững Luật lao động và các qui định của Nhà nước liên quan đến lợi ích và nghĩa vụ của
nhân viên.
• Am hiểu đường lối, chiến lược kinh doanh của công ty.
• Nắm vững và có kinh nghiệm thực hiện các kỹ năng thực hành quản trị nguồn nhân lực.
• Điềm tĩnh, chín chắc trong giải quyết công việc.
• Có khả năng làm việc độc lập cao.
• Có khả năng giao tiếp tốt và biết thu hút, tập hợp nhân viên.
• Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao.
• Làm việc khoa học, có tổ chức và hiệu quả.
• Sử dụng thông thạo tiếng anh.
• Thông thạo vi tính văn phòng.
TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
16