Bài giảng Chương 4: Chức năng lập kế hoạch

5/1/2013 1 CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH “Một tổ chức thiếu chiến lược thì giống như một con thuyền không bánh lái” CHƢƠNG 41 Nội dung của chƣơng 2 4.1. KẾ HOẠCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH 4.1.1. Khái niệm 4.1.2. Vai trò của kế hoạch 4.1.3. Nội dung của kế hoạch 4.1.4. Hệ thống kế hoạch của tổ chức 4.2. QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH 4.2.1. Cách tiếp cận trong lập kế hoạch 4.2.2. Các bước lập kế hoạch 4.2.3. Yêu cầu đối với lập kế hoạch 5/1/2013 2 4.1. KẾ HOẠCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH 3 4.1.1. Khái niệm Lập kế hoạch Quá trình đánh giá, dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành động trong tương lai Quá trình ra quyết định và lựa chọn các phương án khác nhau nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực có hạn để đạt được mục tiêu đề ra cho một thời kỳ nhất định trong tương lai Quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức hành động để đạt được mục tiêu 4.1. KẾ HOẠCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH Kế hoạch Là tổng thể các mục tiêu, các nhiệm vụ cũng như các giải pháp và nguồn lực mà tổ chức có thể sử dụng để đạt được mục tiêu của tổ chức 4 5/1/2013 3 4.1. KẾ HOẠCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH 5 4.1.2. Vai trò*  Kế hoạch là cơ sở cho việc thực hiện các chức năng khác  Kế hoạch giúp ứng phó với biến động môi trường  Kế hoạch giúp hạn chế chồng chéo và lãng phí nguồn lực  Kế hoạch tạo sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức 4.1. KẾ HOẠCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH 6 4.1.3. Nội dung của bản kế hoạch  Mục tiêu: xác định những kết quả tương lai mà nhà quản lý mong muốn (kỳ vọng) đạt được.  Các giải pháp: là những phương thức chủ yếu sẽ thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.  Nguồn lực: là những phương tiện mà hệ thống sử dụng để thực hiện mục tiêu.  Theo khả năng huy động: hiện có và tiềm năng  Theo tính chất: nhân lực vật lực tài lực và thông tin  Theo biểu hiện: vô hình và hữu hình  Mục tiêu phải phù hợp với nguồn lực  Giải pháp phải phù hợp với nguồn lực và mục tiêu 5/1/2013 4 4.1. KẾ HOẠCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH 7 4.1.4. Hệ thống kế hoạch của tổ chức  Theo mức độ tổng quát Các kế hoạch chiến lược* do những nhà quản lý cấp cao của tổ chức quyết định nhằm xác định những mục tiêu tổng thể cho tổ chức và xác định vị trí của tổ chức trong môi trường mà nó tồn tại Các kế hoạch tác nghiệp* bao gồm những chi tiết cụ thể hoá của các kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần, thậm chí hàng ngày Phân biệt sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi? 8  Sứ mệnh Mô tả ngắn gọn lý do tồn tại của tổ chức và những gì tổ chức cần làm để đạt được tầm nhìn của mình  Tầm nhìn Xác định hình ảnh tổ chức sẽ như thế nào trong tương lai  Giá trị cốt lõi Là niềm tin được chia sẻ giữa các bên liên quan của một tổ chức 5/1/2013 5 4.1. KẾ HOẠCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH 9 4.1.4. Hệ thống kế hoạch của tổ chức Giữa hai loại kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp, sự khác biệt chủ yếu trên 3 mặt: YẾU TỐ SO SÁNH KH CHIẾN LƯỢC KH TÁC NGHIỆP THỜI GIAN DÀI (3-5 NĂM) NGẮN (< 1 NĂM) PHẠM VI TÁC ĐỘNG RỘNG HẸP MỰC ĐỘ CỤ THỂ TỔNG THỂ CHI TIẾT RỦI RO NẾU XẢY RA LỚN HẠN CHẾ 4.1.4. Hệ thống kế hoạch của tổ chức 10 5/1/2013 6 4.1. KẾ HOẠCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH 11 4.1.4. Hệ thống kế hoạch của tổ chức Các loại hình kế hoạch tác nghiệp  Chính sách là quan điểm, phương hướng và cách thức chung định hướng hành động của hệ thống để giải quyết những vấn đề lặp đi lặp lại, nhằm thực hiện mục tiêu bộ phận theo định hướng mục tiêu tổng thể của hệ thống đó.  Thủ tục là các kế hoạch chỉ ra một cách chính xác và chi tiết chuỗi các hành động cần thiết phải thực hiện theo trình tự thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt được mục tiêu nhất định.  Quy tắc là loại hình kế hoạch đơn giản nhất cho biết những hành động nào có thể làm, những hành động nào không được làm. 4.1. KẾ HOẠCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH 12 4.1.4. Hệ thống kế hoạch của tổ chức Các loại hình kế hoạch tác nghiệp  Chương trình là một tổ hợp các chính sách, các thủ tục, các qui tắc và các nguồn lực cần thiết có thể huy động nhằm thực hiện các mục tiêu nhất định mang tính độc lập tương đối.  Dự án là một phần và nhỏ hơn chương trình, bị giới hạn bởi không gian và thường có mục tiêu cụ thể, quan trọng, mang tính độc lập tương đối.  Ngân sách là bản tường trình các kết quả mong muốn được biểu thị bằng các con số. 5/1/2013 7 4.1. KẾ HOẠCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH 13 4.1.4. Hệ thống kế hoạch của tổ chức  Theo thời gian thực hiện kế hoạch Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên. Kế hoạch dài hạn là sự cụ thể hóa chiến lược, phương hướng phát triển của tổ chức. Kế hoạch trung hạn: Cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm. Kế hoạch trung hạn là sự cụ thể hóa chiến lược, chính sách, mục tiêu của tổ chức. Kế hoạch ngắn hạn: Cho thời kỳ dưới 1 năm. Kế hoạch ngắn hạn bảo đảm sự thực hiện tuần tự các nhiệm vụ của kế hoạch dài hạn và trung hạn 4.2. QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH 14 4.2.1. Cách tiếp cận trong lập kế hoạch  Lập kế hoạch từ trên xuống  Nhà quản trị cấp cao đề xuất kế hoạch xuống cho cấp dưới. Khi kế hoạch chuyển xuống cấp dưới, cần điều chỉnh lại cho phù hợp  Lập kế hoạch từ dưới lên  Nhân viên mỗi cấp tự xây dựng kế hoạch phù hợp với nhu cầu , rồi gửi lên cho cấp cao hơn.  Nhà quản trị cần kết hợp 2 cách tiếp cận lập kế hoạch để đảm bảo thống nhất trong mục tiêu 5/1/2013 8 4.2. QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH 15 4.2.2. Các bước lập kế hoạch* Quyết định kế hoạch Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu Xây dựng các phương án Xác định mục tiêu Phân tích môi trường Các mô hình hỗ trợ lập kế hoạch chiến lƣợc 16 Phân tích môi trường Xây dựng các lựa chọn chiến lược (phương án chiến lược) Đánh giá và lựa chọn phương án chiến lược tối ưu Đề xuất và quyết định chiến lược Khẳng định sứ mệnh, tầm nhìn chiến lược Xác định mục tiêu chiến lược Môi trường bên ngoài -5 lực lượng M.Porter (vi mô) - PEST (PESTEL) (vĩ mô) Môi trường bên trong -Các chức năng hoạt động -Mô hình nguồn lực và hoạt động của TC -Mô hình chuỗi giá trị M.Porter - Mô hình cây mục tiêu - SMART - SWOT - BCG 5/1/2013 9 SWOT* là gì ? 17 Phân tích SWOT hay ma trận SWOT là một phương pháp lập kế hoạch chiến lược dùng để đánh giá về điểm mạnh (STRENGTHs), điểm yếu (WEAKNESSEs/LIMITATIONs), cơ hội (OPPORTUNITIEs) và thách thức (THREATs) trong kinh doanh và trong các hoạt động của tổ chức. Albert S.Humphrey 02/06/1926-31/10/2005 Học viện nghiên cứu Stanford 18 5/1/2013 10 19 Điểm mạnh Điểm yếu •Trình độ chuyên môn •Các kỹ năng có liên quan, kinh nghiệm công tác •Có nền tảng giáo dục tốt •Có mối quan hệ rộng và vững chắc •Có trách nhiệm, sự tận tâm và niềm đam mê công việc •Có khă năng phản ứng nhạy bén nhanh đối với công việc •Những tính cách không phù hợp với công việc, những thói quen làm việc tiêu cực. •Thiếu kinh nghiệm công tác hoặc kinh nghiệm không thích hợp. •Thiếu sự đào tạo chính quy, bài bản. •Hạn chế về các mối quan hệ. •Thiếu sự định hướng hay chưa có mục tiêu rõ ràng. •Kỹ năng nghề nghiệp chưa cao. Cơ hội Thách thức •Các xu hướng triển vọng. •Nền kinh tế phát triển bùng nổ. •Cơ hội nghề nghiệp mới rộng mở. •Một dự án đầy hứa hẹn được giao phó. •Học hỏi được những kỹ năng hay kinh nghiệm mới. •Sự xuất hiện của công nghệ mới. •Những chính sách mới được áp dụng. •Sự cơ cấu và tổ chức lại ngành nghề. •Những áp lực khi thị trường biến động. •Một số kỹ năng trở nên lỗi thời. •Bạn không sẵn sàng với phát triển của công nghệ. •Sự cạnh tranh gay gắt, với công ty cũng như với cá nhân. SWOT ANALYSIS 20 5/1/2013 11 Ma trận BCG  Ma trận BCG được hình thành trên cơ sở doanh thu của doanh nghiệp dựa trên tốc độ phát triển và thị phần tương đối của doanh nghiệp đó  Các công ty phải xác định được tốc độ tăng trưởng cũng như thị phần của từng sản phẩm để đặt vào ma trận này Bốn chiến lƣợc của BCG  Xây dựng: sản phẩm của công ty cần được đầu tư củng cố để tiếp tục tăng trưởng thị phần, đôi khi phải hy sinh lợi nhuận trước mắt nhằm mục tiêu dài hạn  Giữ: Tối đa hóa khả năng sinh lợi và sản sinh tiền  Thu hoạch: tập trung vào mục tiêu đạt được lợi nhuận ngay trong ngắn hạn  Từ bỏ: Phải từ bỏ sản phẩm hoặc bộ phận kinh doanh nào không có khả năng sinh lời, tập trung nguồn lực vào những sản phẩm hay bộ phận có khả năng sinh lời hơn