Bài giảng Chương 4: Chứng từ cần thiết thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế

Chương 4: Chứng từ cần thiết thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế 4.1.Tác dụng của bộ chứng từ  Chứng từ đóng vai trò là cơ sở đảm bảo cho hợp đồng thanh toán quốc tế diễn ra được suôn sẻ. Phương thức thanh toán được sử dụng rộng rãi trong thương mại quốc tế là thanh toán theo tín dụng chứng từ (PTTT L/C). Đây là hoạt động thanh toán diễn ra khá phổ biến. 4.1.Tác dụng của bộ chứng từ  Trong kinh doanh quốc tế, người ta có thể ghi nhận rằng: Khi mà sự an toàn của hoạt động thanh toán được đảm bảo hệ thống ngân hàng, thì người mua hàng không phải trả tiền trực tiếp cho hàng hoá, nhưng lại phải mua một BCT gửi kèm theo hàng hoá đó. 4.1.Tác dụng của bộ chứng từ 4.1.Tác dụng của bộ chứng từ  Nhờ có BCT người mua có thể đối chiếu những chỉ tiêu chất lượng, cũng như số lượng của hàng hoá đã nhập có đúng như yêu cầu thoả thuận trong hợp đông hàng hoá và có phù hợp với BCT không. 4.1.1.Tiếp nhận chứng từ  Tất cả hồ sơ, chứng từ được gửi bao giờ cũng phải theo thứ tự và được nghiên cứu, thẩm định một cách chính xác.  Ngân hàng tiến hành kiểm tra độ chính xác của bộ chứng từ theo thứ tự tiếp nhận.  Ngân hàng phải ngay lập tức thông báo ngay cho nơi gửi chứng từ nhứng hồ sơ, chứng từ còn thiếu sót.  Ngân hàng là đại diện duy nhất chụi mọi trách nhiệm kiểm tra hồ sơ chứng từ. 4.1.2.Trường hợp sử dụng hồ sơ là L/C Theo điều 14 của UCP 600 “ tiêu chuẩn kỉêm tra chứng từ” 4.1.2.Trường hợp sử dụng hồ sơ là L/C và với tư cách là khách hàng, người hưởng lợi, thì các doanh nghiệp phải thoả mãn các điều kiện, cũng như phải chi trả các khoản lệ phí cần thiết để có sự sửa cgữa những sai sót nếu có xảy ra. Cụm từ “các chứng từ thích hợp” đối với cán bộ ngân hàng cần chú ý nhứng gì? 4.1.2.Trường hợp sử dụng hồ sơ là L/C - Các ngân hàng xác nhận có bao nhiêu thời gian để thông báo cho người xuất khẩu biết về sự bất bình thường của BCT. 4.1.2.Trường hợp sử dụng hồ sơ là L/C - Hình thức của BCT được ngân hàng chấp nhận ntn? - Nếu có dấu hiệu bất thường trong BCT ngân hàng sẽ xử lý ra sao? 4.1.2.Trường hợp sử dụng hồ sơ là L/C - Ai là người sẽ đưa ra chỉ dẫn? Trong trường hợp có những sai sót của hồ sơ chứng từ, người hưởng lợi, người tiếp nhận hồ sơ phải thông báo cho ngân hàng thông báo, ngân hàng xác nhận, họ có thể: 4.1.2.Trường hợp sử dụng hồ sơ là L/C - Khi nào nhà xuất khẩu mất quyền sở hữu BCT? 4.2. Chứng từ về hàng hoá Là bằng chứng chứng minh quan hệ thương mại, là chứng từ mang tính chất trung tâm trong bộ hồ sơ thanh toán, bới vậy, cần thiết phải kiểm tra tính “hoàn hảo” chuẩn xác của loại chứng từ này. 4.2.1.Hoá đơn thương mại a, Khái niệm: Hoá đơn thương mại là chứng từ có tính chất pháp lý, là chứng từ do người bán lập chỉ ra chi tiết về hàng hoá trao đổi để nhận được tiền. b, Thông thường hoá đơn thương mại gồm các nội dung chi tiết sau: - Các bên tham gia mua bán: tên và địa chỉ đầy đủ của người bán và người mua - Nội dung hàng hoá: Trên hoá đơn phải chỉ ra chi tiết về hàng hoá, bao gồm trọng lượng, khối lượng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị. - Điều kiện giao hàng: Chỉ ra chi phí về vậ tải, bảo hiểm do ai trả, người bán hay người mua, trách nhiệm thanh toán này có hiệu lực tại địa điểm nào trong quá trình chuyển giao hàng hoá. - Chi tiết, cụ thể về vận tải hàng hoá: Chỉ ra vận tải hàng hoá bằng phương tiện gì, người chuyên chở, cảng bốc hàng,cảng dỡ hàng. 4.2.1.Hoá đơn thương mại - Điều kiện thanh toán và trao chứng từ: Tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán mà quy định cho thích hợp. - Các yêu cầu khác: Ngoài các yếu tố trên, tuỳ theo yêu cầu của một số nước hoặc do điều kiện cụ thể của từng hợp đồng hàng hoá trân hoá đơn thương mại còn phải thể hiện một số nộiudng như sau:  Thông tin về xuất xứ hàng hoá.  Mã số phân loại thuế.  Chi phí bảo hiểm và vận tải một cách độc lập.  Chữ ký bằng tay của người xuất khẩu. 4.2.1.Hoá đơn thương mại c, Phân loại hoá đơn thương mại:  Hoá đơn tạm tính (Provisional Invoice).  Hoá đơn thương mại chính thức (Final Invoice)  Hoá đơn chiếu lệ ( Pro Forma Invoice)  Hoá đơn xác nhận (Certified Invoice)  Hoá đơn lãnh sự (Consular Invoice)  Hoá đơn chi tiết ( Đetaile Invoice)  Hoá đơn hải quan (Custom’s Invoice) 4.2.1.Hoá đơn thương mại  Hoá đơn xác nhận (Certified Invoice) Là loại hoá đơn có chữ ký của cơ quan chức năng xác nhận về xuất xứ hàng hoá. Khi có xác nhận về xuất xứ hàng hoá.  Hoá đơn lãnh sự (Consular Invoice) Khi đánh thuế hàng nhập khẩu, một số nước nhập khẩu yêu cầu hoá đơn thương mại phải có xác nhận của lãnh sự quán nước đó tại nước xuất khẩu. Loại hoá đơn này sử dụng nhằm mục đích. - Chứng nhận hàng xuất khẩu không bán phá giá hàng hoá. - Cung cấp thông tin về nhóm hàng hoá phải chụi thuế. - Thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá. 4.2.1.Hoá đơn thương mại  Hoá đơn thương mại chính thức (Final Invoice) Là chứng từ kế toán do bên bán lập, đây là hoá đơn quan trọng nhất trong giao dịch quốc tế. Không chỉ là hoá đơn tiêu biểu của khoản nợ mà nó còn cho phép tất cả các dịch vụ thuế suất được kiểm tra các yếu tố của hàng hoá gửi đi.  Hoá đơn chiếu lệ ( Pro Forma Invoice) Có hình thức giống như hoá đơn thông thường, được ghi rõ ràng là “hoá đơn chiếu lệ” nó không có ký mã hiệu hàng hoá, hoá đơn chiếu lệ chỉ mang tính chất như thư chào hàng, giấy báo giá gửi tới các khách hàng tiềm năng, hoá đơn chiếu lệ không được dùng để thanh toán,song trên hoá đơn chiếu lệ vẫn ghi ró giá cả và đặc điểm của hàng hoá. Bởi vậy, hoá đơn này còn được sử dụng trong các trường hợp hàng hoá gửi đi triển lãm, tham gia hội chợ gửi bán. 4.2.1.Hoá đơn thương mại  Hoá đơn chi tiết ( Đetaile Invoice) Là loại hoá đơn liệt kê phân tích chi tiết các bộ phận của gia hàng hoá.  Hoá đơn hải quan (Custom’s Invoice) Là loại hoá đơn tính trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và các khoản lệ phí của hải quan. Hoá đơn này chủ yếu dùng trong tính thuế, không có giá trị đòi tiền. 4.2.1.Hoá đơn thương mại d, Ý nghĩa của hoá đơn thương mại: 4.2.2. Chứng từ vận tải Vận đơn hàng hải (Bill ò Lading)- chứng từ vận tải đường biển a, Khái niệm: Là chứng từ hàng hải do hãng vận chuyển cung cấp cho người gửi hàng. Đây là bằng chứng xác thực của hàng vận chuyển về việc người gửi hàng (chủ hàng) đã giao hàng. Đồng thời đây cũng là bằng chứng về một hợp đồng vận chuyển với người gửi hàng, mặt khác nó còn là chứng từ xác nhận quyền sở hữu của người nắm giữu bản gốc của vậnđơn đối với hàng hoá vận chuyển. 4.2.2. Chứng từ vận tải b, Nội dung: Nội dung chủ yếu của vận đơn đường biển bao gồm: hai mặt  Mặt trước - Hàng tàu vận chuyển – Tên tàu vận chyển – Hành trình vận chuyển. - Người gửi hàng – Người nhận hàng – Người thông báo về chuyến hàng. - Mô tả vắn tắt về hàng hoá – Ký hiệu, mã hiệu hàng vận chuyển. - Chuyển tải (Được phép/ Cấm) - Ngày giao hàng lên tàu - Chi tiết cước phí (đã trả hay chưa trả thu sau) - Số bản gốc vận đơn - Tình trạng hàng hoá vận chuyển - Chữ ký của hãng vận chuyển hoặc của thuyền trưởng 4.3. Chứng từ vận tải  Mặt sau: Mặt sau của vận đơn thường được nêu rõ nguồn gốc luật pháp áp dụng cùng các điều kiện của hợp đồng vận chuyển hàng hoá. 4.2.2. Chứng từ vận tải C, Các loại vận đơn  Vận đơn chở suốt (Through B/L): là loại hình chứng từ vận tải đường biển được xác định theo hành trình chuyên chở. Là vận đơn dùng trong việc vận tải hàng giữa các cảng từ cảng bốc hàng đến cảng dỡ hàng cuối cùng. Người cấp vận đơn chở suốt phải chụi trách nhiệm về hàng hoá trong chặng đường vận tải từ cảng gửi hàng đến cảng dỡ hàng cuối cùng. Loại vận đơn chở suốt do người vận tải đầu tiên cấp cho người gửi hàng, để thực hiện toàn bộ hành trình mà tàu của họ chỉ đảm bảo vận tải trên một đoạn đường, còn đoạn tiếp theo sẽ do người vận tải kế tiếp chụi trách nhiệm. Vận đơn chở suốt thuận tiện ở chỗ người gửi hàng và người nhận hàng chỉ biết có hợp đồng vận tải đầu tiên, người vận tải đầu tiên đó là người chịu trách nhiệm chủ yếu trong việc thực hiện hợp đồng vận tải, dù hành trình đó có hai hay nhiều hãng vận chuyển kế tiếp tàu thứ nhất. Vận đơn này còn được gọi là vận đơn chuyển tải 4.2.2. Chứng từ vận tải Lưu ý: vận đơn chở suốt không phải là vấn đề chia sẻ hàng để vận tải trên nhiều hàng tàu kế tiếp nhau, vì chỉe có một vận đơn đã được phát cho toàn bộ lô hàng, mặt khác các quy định về vận đơn chở suốt chỉ liên hệ đến tàu chứ không liên quan đến hàng hoá. 4.2.2. Chứng từ vận tải  Vận đơn đi thẳng (Direct B/L): Tương tự như vận đơn chở suốt là loại chứng từ vận tải đường biển được xác định theo hành trình chuyên chở. Là vận đơn dùng trong trường hợp hàng hoá được chuyên chở thẳng từ cảng bốc hàng đến cảng dỡ hàng mà không có chuyển tải, việc vận tải hàng hoá dọc đường không đựơc phép dỡ hàng xuống rồi lại bốc lên sang tàu khác. Trường hợp hợp đồng thương mại hoặc L/C yêu cầu vận đơn đi thẳng, mà trên vận đơn lại thể hiện chuyển tải thì vận đơn đó không được chấp nhận, người bán có thể bị từ chối thanh toán 4.2.2. Chứng từ vận tải  Vận đơn hàng không ( Air waybill) Là chứng từ do cơ quan vận tải hàng không cấp cho người gửi hàng để xác nhận hàng đã nhận để chở. Chức năng của loại vận đơn này: là làm bằng chứng của hợp đồng vận tải đã được ký và làm biên lai nhận hàng đã chở. Vận đơn này do người gửi hàng lập thành 3 bản chính. Bản thứ nhất có đóng dấu “ để cho người vận tải” do người gửi hàng ký tên; bản thứ hai có đóng dấu “để cho người nhận hàng” do người vận tải và người gửi hàng cùng ký tên; bản thứ ba có chữ ký của người vận tải, dùng để trả lại cho người gửi hàng sau khi người vận tải đã nhận hàng gửi. 4.2.2. Chứng từ vận tải Chứng từ vận tải trên được coi như biên nhận chứng minh việc gửi hàng bằng đường không. Lưu ý: Vận đơn hàng không không phải là chứng từ sơt hữu hàng hoá, nên vận đơn hàng không không thể chuyển nhượng bằng thủ tục ký hậu thông thường. Như vậy, vận đơn hàng không được sử dụng trước hết là chứng từ xác nhận việc nhận hàng của người chuyên chở, là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở giữa hãng hàng không và người gửi hàng. 4.2.2. Chứng từ vận tải  Vận đơn liên hợp (Combined transport B/L) Là loại vận đơn được sử dụng trong trường hợp hàng hoá được chuyên chở từ bên bán sang bên mua bằng cách kết hợp nhiều phương thức vận chuyển khác nhau, ít nhất từ hai phương thức vận tải trở lên. Có nhiều cách gọi khác nhau, như: - Vận tải đa phương thức (Multimodal transport) - Vận tải liên hợp (Combined transport ) - Vận tải hốn hợp (Inter Modal transport) 4.2.2. Chứng từ vận tải Về chức năng: Vận đơn này cũng tường tự như vận đơn hàng hải, khi hãng vận chuyển hoặc người phụ trách điều phối vận tải liên hợp cam kết chịu trách nhiệm chuyên chở từ nơi nhận hàng đến nơi giao nhận cuối cùng. 4.2.2. Chứng từ vận tải  Lệch giao hàng (Delivery order D/O) Chứng từ này thường được nhà cung cấp hoặc công ty vận tải lập khi việc giao hàng được thực hiện trong nước cho người mua hoặc người thụ hưởng hàng (Consignee). Nếu việc thanh toán tiền hàng phải thực hiện theo tín dụng chứng từ, nhà cung cấp hàng cần phải lập chứng từ này theo lệch của ngân hàng phát hàg L/C ngay sau đó ngân hàng này phải ký xác nhận ở mặt sau vận đơn này, theo lệch của khách hàng ( tức là của người mua). Nếu lệch giao hàng được công ty vận tải lập, người cầm vận đơn phải giao nộp vận đơn đổi lấy lệch giao hàng để được nhận hàng. 4.2.3. phiếu đóng gói (Packing list) a, Khái niệm: Là bảng kê chi tiết cho phép người tiếp nhận hàng hoá biết một cách chính xác nội dung của từng kiện hàng, người xuất khẩu hoặc người vận chuyển sẽ viét hồ sơ này. Nếu trong tín dụng thư có yêu cầu chứng từ này thì phải xuất trình chứng từ cùng các chứng từ khác cho ngân hàng để kiểm tra. b, Nội dung: Mô tả chi tiết về mã hiệu hàng hóa, số lượng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, kích cỡ. 4.2.4. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate Of Origin – C/O) a, Khái niệm: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá là chứng từ do Phòng Thương mại của nước XNK cấp cho chủ hàng, xác nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá. Nhưng nếu trong hợp đồng hoặc L/C không có đòi hỏi cụ thểthìd người xuất khẩu có thể tự cấp. b, Hình thức: C/O thông thường gồm có các loại sau:  Form A: Dùng cho hàng hoá xuất khẩu sang những nước thuộc hệ thống GSP (Generailized System of Preferences – chế độ ưu đãi thuế quan phổ cập) hay còn gọi là chế độ tói huệ quốc đặc biệt. Đây là chế độ thuế quan ưu đãi của những nứơc giàu dành cho những nước chậm phát triển và những nước đang phát triển khi có quan hệ mua bán với nước này. s 4.2.4. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate Of Origin – C/O)  Form B: Dùng cho hàng hoá xuất khẩu đi các nước.  Form O: Dùng cho việc xuất khẩu café sang các nước thuộc Hiệp hội café thế giới (ICO).  Form X: Dùng cho việc xuất khẩu café sang các nước không thuộc Hiệp hội café thế giới (ICO).  Form T: Dùng cho hàng may mặc và xuất khẩu sang thị trường EC. 4.2.4. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate Of Origin – C/O) c, Nội dung: Nội dung chính của giấy xuất xứ bao gồm: Tên, địa chỉ của người bán; tên,địa chỉ của người mua; Tên hàng; Số lượng, Mã hiệu hàng hoá; Lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất, xác nhận của cơ qun có thẩm quyền. 4.2.4. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate Of Origin – C/O) d, Ý nghĩa của giấy chứng nhận xuất xứ: 4.2.5. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate/ insurance Policy – I/P) a, Khái niệm: Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người mua bảo hiểm hàng hoá trong quá trình chuyên chở hàng hoá và được quyền bồi thường bảo hiểm. b, Nội dung: Chứng từ bảo hiểm gồm các nội dung chính như sau: Tên và địa chỉ của công ty bảo hiểm; Tiêu đề; Ngày tháng lập chứng từ bảo hiểm; Số chứng từ bảo hiểm; Người được bảo hiểm; Tên con tàu và số hiệu con tàu; Giao hàng từ đến; điều kiện giao hàng; Điều kiện bảo hiểm; Giá trị bảo hiểm; phí; Nơi thanh toán bồi hoàn bảo hiểm; Tham chiếu L/C: loại, ngày mở, số ; Mô tả hàng hoá; Ngày gửi hàng; Số và ngày lập B/L; Số và ngày lập Invoice; Ký hiệu bao bì hàng hoá; Các điều khoản khác; Chữ ký của người có thẩm quyền. 4.2.5. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate/ insurance Policy – I/P) c, Hình thức chứng từ bảo hiểm:  Bảo hiểm đơn cho hàng hoá vận chuyển (Cargo Insurance Policy).  Chứng tư bảo hiểm (Cargo Insurance Certificate). 4.2.5. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate/ insurance Policy – I/P)  Bảo hiểm đơn cho hàng hoá vận chuyển (Cargo Insurance Policy).  Đây là chứng từ bảo hiểm được lập trên cơ sở hợp đồng bảo hiểm. Hợp đồng bảo hiểm là văn bản thoả thuận giưã các bên, theođó bên bảo hiểm cam kết sẽ bồi thường cho bên được bảo hiểm một khoản tiền nhất định khi xảy ra sự kiện bảo hiểm xác định. Đổi lại bên bảo hiểm được hưởng một khoản phí bảo hiểm về dịch vụ cung cấp. 4.2.5. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate/ insurance Policy – I/P)  Nội dung: Mặt trước bao gồmn:Bên bảo hiểm; Bên được bảo hiểm; Ngày và nơi lập bảo hiểm; Số tiền được bảo hiểm; hàng hoá được bảo hiểm; tên tàu, chi tiết chuyến vận chuyển; Điều kiện bảo hiểm; Nơi trả tiền bồi thường; Số bản gốc bảo hiểm đơn được lập; Chữ ký của bên bảo hiểm hoặc đại lý. Mặt sau: Thường diễn đạt nội dung các điều kiện bảo hiểm và luật áp dụng. 4.2.5. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate/ insurance Policy – I/P)  Ý nghĩa: 4.2.5. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate/ insurance Policy – I/P)  Chứng tư bảo hiểm (Cargo Insurance Certificate).  Chứng thư bảo hiểm được hãng bảo hiểm lập hoặc bên mua điền vào mẫu in sẵn gồm những nội dung tương ứng với mỗi chuyến hàng, chiếu theo hợp đồng bảo hiểm đã ký kết.  Cũng như hợp đồng bảo hiểm, chứng thư bảo hiểm cho phép bên được bảo hiểm chuyển nhượng quyền được bồi thường bảo hiểm bằng cách ký hậu chuyển nhượng. 4.2.5. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate/ insurance Policy – I/P)  Tuy nhiên về mặt pháp lý chứng thư bảo hiểm không có giá trị bằng hợp đồng bảo hiểm. Vì nó có hạn chế nhất định trong trường hợp có tranh chấp phải đưa ra trước hội đồng trọng tài kinh tế. Vì vậy, trong hợp đồng X- NK theo điều kiện CIP nhất thiết phải có hợp đồng bảo hiểm, ví có khi bên mua không chấp nhận chứng thư. 4.2.6. Phiếu chứng nhận kiểm nghiệm (Certificate Of Inspection)  Là văn bản cung cấp bằng chứng về việc kiểm nghiệm tiêu chuẩn hàng hoá và chi tiết kết quả kiểm nghiệm hàng hoá đó, giấy này do cơ quan có thẩm quyền ký xác nhận. Tuỳ theo yêu cầu của các bên mua – bán mà hàng hoá được kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng hoặc toàn diện.  Trong thực tế có trường hợpPhiếu chứng nhận kiểm nghiệm này có thể thay thế bằng phiếu Chứng nhận chất lượng hàng hoá ( Certificate Of Quality). 4.2.6. Phiếu chứng nhận kiểm nghiệm (Certificate Of Inspection)  Hình thức và nội dung của phiếu không có bất kỳ sự áp đặt theo mẫu nào, mà tuỳ thuộc vào mỗi công ty tự soan thảo riêng cho mình hồ sơ cho phù hợp.  Trường hợp thanh toán bằng tín dụng thư nếu tín dụng thư không quy định ai là nguời lập, các ngân hàng sẽ chấp nhận các chứng từ đã xuất trình, miễn là nội dung, số liệu không mâu thuẫn nhau.  Lệ phí phụ thuộc vào trách nhiệm cá nhân được quy định trong đièu kiện bán hàng của hợp đồng thương mại.