Bài giảng Chương 4: Kiểm soát ngân quỹ, kiểm soát chất lượng, kiểm soát sự lượng giá

CHƯƠNG 4: KIỂM SOÁT NGÂN QUỸ, KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG, KIỂM SOÁT SỰ LƯỢNG GIÁ 4.1 Kiểm soỏt ngõn quỹ4.2 Kiểm soỏt chất lượng4.3 Kiểm soỏt sự lượng giỏChương 4 :Kiểm soátsự đánh giásự giám sát, điều hànhngân sỏchchất lượngNgân sáchMọi tổ chức, dù nhỏ hay lớn có một lượng ngân sách sẵn có nhất định Nghệ thuật của việc quản lý ngân sách là phân bổ lượng chi tiêu trong giai đoạn nhất định, ví dụ: 1 nămChi tiêu mỗi tháng nên được tính toánTổ chức nên giữ một tài khoản hoạt động . Tài khoản này chỉ ra những khoản chi tiêu có nằm trong phân bổ hay không.1.Ngân sáchNgân sách được chi tiêu vào các hạng mục chung như:nhân viênchương trình, dịch vụ công việc hành chínhtrang thiết bị và chi phí cung ứng chương trình hành chínhNgân sách chi phí xây dựng chi phí giao thông/đi lại công nghệ thông tin và truyền thôngNhững chi phí khác1.Ngân sáchQuản lý ngân sách dựa vào các đề mục mỗi chương trình tổng ngân sách chi tiêu phân bổ hàng thángkhoản ngân sách đã tiêu cho đến hiện tạinhững chi phí trong tương lai nếu có1. Ngân sáchĐưa ra sự cảnh báo và yêu cầu sự giải thích nếu:Chi tiêu đang ở tình trạng vượt mức cho phépDự tính chi tiêu trong tương lai cũng sẽ vượt mức cho phép đề nghị/ cắt giảm chi tiết1. Ngân sáchMỗi đầu ngân quỹ nên được phân bổ nhỏ hơn thành các chương trình khác nhau. VD: chương trình cho các nhóm hỗ trợ cho người HIV đội ngũ làm chương trìnhđội ngũ hành chínhtrang thiết bị và chi phí cung ứngchi phí xây dựngchi phí giao thông, đi lạiNgân sách – October budget (10 months- 83 %)dịch vụ/ chương trìnhngân quỹ cả nămngân quỹ thángtổng đã tiêu chiếm % ngân quỹ nămcác nhóm hỗ trợnhân viên/ tình nguyện viênchương trình2. hành chínhtrang thiết bị/ cung ứng1. chương trình2. hành chínhchi phí hoạt độngBudgeting – ngân quỹHow would you react? –bạn sẽ phản ứng ntn? Possible explanations? – lời giải thíchPossible responses? – đối phó của bạn1. Ngân sách Những lời giải thích có thểchi tiêu khẩn cấpđầu tư vào khoản đắt đỏkhông cẩn thận trong ghi chép chi tiêuNhững đối phó có thể gây quỹ gấpRút từ các khoản khácngừng tất cả chi tiêu cho đến cuối nămvay mượn Lập kế hoạch ngân quỹ Quỹ cố định: Duy trì một khoản kinh phí cố định từ năm nay sang năm khác là như nhau Sự tăng hoặc giảm ngân sách mỗi năm phụ thuộc vào thu nhập hàng năm của tổ chức và sự cung cấp phí của các nhà tài trợ Các nhà quản lí đưa ra các định mức nhất định cho mỗi lĩnh vực trong các dịch vụ của tổ chứcKhông có thay đổi quá lớn nào đối với chương trình tổng thểLập ngân quỹ bắt đầu từ con số Omỗi lĩnh vực công việc phải kiểm tra mọi thứ và quyết định chi tiêu cho:kết quả công việc tầm quan trọng cho tổ chức và các mối quan hệ trong ngoài có liên quan đến tổ chứcKhối lượng công việcnhu cầu cộng đồngLập kế hoạch ngân quỹ Budget Planning – lập kế họch ngân quỹ(tiếp)đòi hỏi yêu cầu ý kiến vềAlternative ways the service could be provided – dịch vụ có thể được cung cấp dựa trên các cách thức nàoThe effects if the service was discontinued – các tác động nếu dịch vụ bị ngắt quãngIn theory this system – trong lí thuyết, hệ thống nàyEncourages better priority setting – khuyến khích xếp đặt sự ưu tiênFocuses budget decisions on providing service in the most effective way – tập trung việc quyết định ngân quỹ vào cung cấp dịch vụ theo cách thức hữu hiệu nhất Lập kế hoạch ngân quỹBudget planning and itemising is particularly important as an essential part of – lập kế hoạch ngân quỹ và việc ghi thành điều khoản là quan trọng khi là một phần thiết yếu của Applying for grants – việc đi xin tiền trợ cấpJustifying activities and service to donors – hoạch định hoạt động và dịch vụ cho các nhà tài trợEnsuring that the expenditure of your organisation matches its stated goals and priorities – bảo đảm việc chi tiêu của tổ chức phù hợp với mục tiêu và ưu tiên ban đầu2. Chất lượngChất lượng có 2 khía cạnh:kiểm soát chất lượnglập tiêu chuẩnkiểm tra xem có phù hợp khôngđảm bảo chất lượngđưa các số liệu vào vị trí trước để đảm bảo dịch vụ tốt và cải thiện1.1 kiểm soát chất lượngCác tiêu chuẩn có thể áp dụng chochăm sóc khách hàng- tổ chức/cơ sở làm việc với thân chủ dựa trên tiêu chuẩn/nguyên tắc nàocác đầu ra, cần phải đạt được cái gì để đạt được mục đích của tổ chứccác đầu vào và tiến trình cần thiết để đạt được chúng – như bằng cấp và đào tạo đội ngũ1.1 kiểm soát chất lượngCác tiêu chuẩn tối thiểu cần được lập ra cho toàn bộ tổ chức với kiến thức và việc sử dụng được đào tạo của đội ngũ.Chăm sóc khách hàng VDtrả lời điện thoại không lâu hơn 4 tiéng chuôngcó những câu trả lời/ câu hỏi cung cấp thông tin và thân thiện1.1 kiểm soát chất lượngTrả lời những lá thư trong vòng một tuần hoặc gửi đi những bản công nhận với một khoảng thời gian cho những câu trả lời lâu hơn.Tiếp xúc/liên hệ với sự thay đổi mới của thân chủ trong vòng 2 ngày1.1 kiểm soát chất lượnggiữ cho khu vực lễ tân sạch sẽ và thoải máigiữ đúng giờ hẹn với thân chủnhân viên lễ tân phải là người biết chào đón và có nhiều kiến thức1.1 kiểm soát chất lượngDành thời gian cho sự phản hồi, đánh giá hay thao luận với người dùng dịch vụLưu giữ những bản ghi chép cập nhật và dễ hiểu 1.1 kiểm soát chất lượng Đầu ra. VDkhông đứa trẻ nào ở trong nhà tình thương lâu hơn 6 thángmột người có thể sống tại nhà của mình có trợ cấp đến khi giá hỗ trợ cho việc này trở nên đắt đỏ hơn nhà tình thương.nhu cầu điều chỉnh và hỗ trợ gia đình của một người khuyết tật nên được đánh giá trong 3 tuần kể từ ngày chuyển1.1 kiểm soát chất lượngđầu vào và các tiến trình như:tất cả những người dùng dịch vụ sẽ có một đánh giá bằng văn bản và nột kế hoạch hành động do thân chủ đồng ý và kí vào.mỗi kế hoạch hành động phải kê chi tiết cần phải làm gì để đạt được mục đích và ai làm cái gì.1.1 kiểm soát chất lượngtổ chức và thân chủ sẽ cùng thỏa thuận về khung thời gian làm việc dựa trên nền tảngchính thức( một lần/tháng?thường xuyên hơn? ít thường xuyên hơn?)nếu giữa các cuộc hẹn chính thức, một thân chủ liên lạc với văn phòng đề nghị nói chuyện với nhân viên CTXH, thân chủ đó sẽ được liên hệ 24/241.1 kiểm soát chất lượngcông cụ quản lí để đảm bảo rằng:tổ chức hoạt động hiệu quả có thể nhận ra sai lầm hoặc những nỗi khổ của thân chủ một cách nhanh chóngcần được biết và áp dụng trong tổ chức và không chỉ trong một đội hay một phần của tổ chứckhông lập ra những tiêu chí mà không thể đạt được- xem xét gợi ý từ nhân viên1.1 kiểm soát chất lượngyêu cầu một hệ thống để kiểm tra việc thực hiện theo tiêu chuẩnkhi các tiêu chuẩn được đề nghị và thảo luận, các công cụ của việc kiểm tra bao giờ cũng phải bao gồm:không lập một tiêu chuẩn mà không thể đo đạc được- luôn để hệ thống đo được lập kế hoạch1.1 kiểm soát chất lượngCác phưong pháp đothống kêkiểm tra các ghi chépbảng điều tracác cuộc phỏng vấn theo chiều sâu với một mẫu các thân chủnhóm trọng tâmquan sát1.2 đảm bảo chất lượngđảm bảo chất lượng là bảo đảm vềđội ngũ nhân viêncam kết với các giá trị tổ chức, các chuẩn mựctham gia vào sự phát triển và xem xét những tiêu chuẩnthảo luận các tiêu chuẩn chất lượng một cách thường xuyên xem xét những kết quả đạt được, vấn đề và cải thiện1.2 Đảm bảo chất lượngđược nhận thức rõ về sự ưu tiêncó được thông tin rõ ràng về phải làm công việc gì và có thể để sang bên công việc gì khi có nhân viên vắng mặt hoặc không có người làmđảm bảo lại rằng người dùng dịch vụ và người quan tâm được đưa rõ thông tin về những ưu tiên và lí do cho bất kì sự cắt giảm nào trong dịch vụđược hỗ trợ thường xuyên bởi việc xem xét thường xuyên công việc bao gồm cả các cuộc họp và công việc hành chính1.2 Đảm bảo chất lượngđội ngũ phảiphải hiểu vì sao họ đang làm những điều này hiểu công việc này có thể đóng góp cho tổng thể cộng việc như thế nàocó được đào tạo phù hợp về kiến thức và kĩ năng để làm công việccó những điều kiện làm việc hợp lí bao gồm cả thời gian và trang thiết bị làm việc1.2 Đảm bảo chất lượngĐảm bảo chất lượng với những người có liên quan . VDngười dùng dịch vụgia đình họthành viên uỷ ban quản líđại diện địa phươngcác cơ sở hoặc tổ chức mà tổ chức cùng làm việcĐảm bảo chất lượng nhằm tìm ra các chuẩn có thể thực hiện đượcĐảm bảo chất lượng là nhằm biết các tiêu chuẩn có được đáp ứng hay không3. Giám sátGiám sát bởi chính các nhân viên- yêu cầu nhà quản lí sẵn sàng trả lờithông qua các ghi chépqua số liệulấy ví dụ ngẫu nhiên của các chuẩn cụ thểcung cấp và trả lời các tiến trình phàn nànKhảo sát về sự hài lòng của khách hàngGiám sát/ đánh giáviệc điều tra cụ thể về các dịch vụ – cần tập trung vào những cảI thiện cho các dịch vụ vì lợi ích khách hàngnhìn vào các tiêu chuẩn và chỉ số cụ thểtìm kiếm thông tin từ người dùng dịch vụ, nhân viên và người quan tâmthu hút cả nhân viên và người bên ngoài dịch vụ tại chỗ3. Giám sát/ đánh giáchỉ diễn ra khi việc quản lí sẵn sàng chấp nhận gợi ý phê phán và gợi ý tiến hành để có được cảI đưa ra khen ngợi cũng như chỉ trích, nghĩa là tìm kiếm điểm mạnh cũng như điểm yếu4. đánh giácác kiểu và cấp độ khác nhaucá nhân ( công cụ phát triển đội ngũ)điều tra qua quá trình của các dịch vụphân tích SWOTlập kế hoạch ngân quỹ số 0báo cáo dựa trên các chỉ số tiêu chuẩnđánh giáđược làm dựa trênthân chủđội ngũngười cấp quỹnhững người quan tâm khác