Bài giảng Chương 4: Quyết định quản trị (tiếp)

CHƯƠNG 4 QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ I. KHÁI NIỆM QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ II. PHÂN LOẠI QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ III. CHỨC NĂNG VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI QĐQT IV. QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH V. THỰC THI QUYẾT ĐỊNH VI. NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA QĐQT I. KHÁI NIỆM QĐQT Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo cuả nhà quản trị nhằm định ra những đường lối và tính chất hoạt động cuả một đối tượng (tổ chức) nhằm giải quyết những vấn đề nảy sinh và đã chín muồi, trên cơ sở phân tích các qui luật khách quan đang vận động, chi phối đối tượng và trên khả năng thực hiện cuả đối tượng (tổ chức) 1. Chỉ có nhà quản trị mới được đề ra QĐQT 2. QĐQT được đề ra khi vấn đề đã chín 3. Ra QĐQT liên quan đến vấn đề thu thập và xử lý thông tin 4. Quá trình ra QĐQT mang tính khoa học và tính nghệ thuật II . PHÂN LOẠI QĐQT • 1. Theo tính chất của vấn đề ra quyết định  Quyết định chiến lược  Quyết định chiến thuật  Quyết định tác nghiệp • 2. Theo thời gian thực hiện  Quyết định dài hạn  Quyết định trung hạn  Quyết định ngắn hạn • 3 Theo phạm vi thực hiện  Quyết định toàn cục  Quyết định bộ phận • 4 Theo chức năng quản trị  Quyết định kế hoạch  Quyết định về tổ chức  Quyết định điều hành  Quyết định về kiểm tra • 5 Theo phương thức soạn thảo  Các quyết định được lập trình trước  Các quyết định không lập trình III. CHỨC NĂNG VÀ YÊU CẦU CUẢ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 1. Các chức năng cuả quyết định quản trị  Chức năng Định hướng  Chức năng Bảo đảm  Chức năng Phối hợp  Chức năng Cưỡng bức (bắt buộc) • 2. Các yêu cầu đối với quyết định quản trị  Căn cứ khoa học  Tính thống nhất  Tính thẩm quyền  Phải có đối tượng cụ thể  Tính thời gian  Tính hình thức Môi trường làm quyết định • Biết rõ các phương án, điều kiện và hậu quả của hành động, • Nhà quản trị thường sử dụng cách thức so sánh để chọn ra một giải pháp có lợi nhất. Môi trường chắc chắn • Phần lớn các quyết định trong tình trạng không chắc chắn, vừa không biết hết các tình huống, cũng không lường hết được các hậu quả. • Đòi hỏi sự tháo vát, chấp nhận rủi ro. • dựa trên suy đoán, kinh nghiệm của mình. Môi trường không chắc chắn • Vấn đề cần giải quyết hay mục tiêu không rõ ràng, • Những liện hệ mong manh và thay đổi thường xuyên • Nhà quản trị phải chấp nhận mạo hiểm. Môi trường rất mơ hồ IV. QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH 9 Nhận ra và xác định tình huống Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá Tìm kiếm các phương án Đánh giá các phương án Chọn phương án tối ưu Ra quyết định Nhận biết môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức_Truy tìm “bệnh” nguyên nhân của “bệnh”_Liên kết giữa thực trạng hiện tại và kỳ vọng trong tương lai Tiêu chuẩn của quyết định phải đảm bảo tính định lượng, dễ hiểu, dễ đánh giá và thực tế. Liệt kê các giải pháp có thể giải quyết vấn đề một cách thành công Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của mỗi phương án Đánh giá so với tiêu chuẩn đã xác định. Cần tính đến các khía cạnh đạo đức, pháp lý, kinh tế và thực tế =>hiệu quả tối ưu. Chuyển quyết định đến những người liên quan Làm cho mọi người cam kết thực hiện Quản trị học KHÓ KHĂN CỦA QUÁ TRÌNH RA QĐ 10 Quản trị học Nhận ra và xác định tình huống Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá Tìm kiếm các phương án Đánh giá các phương án Chọn phương án tối ưu Ra quyết định Thiếu thông tin -> Xác định sai vấn đề và nguyên nhân vấn đề. Vấn đề phức tạp, chưa từng xảy ra thì khó tìm ra được các tiêu chuẩn phù hợp Hạn chế về thời gian và chi phí là trở ngại lớn đối với bước này, đặc biệt là đối với vấn đề có tính cấp bách. Hạn chế về kinh nghiệm, khả năng xét đoán thường dẫn đến các nhận định sai làm của nhà quản trị Thực hiện ko tốt các bước trên sẽ làm cho giải pháp được chọn không hiệu quả Triển khai các nội dung đến cá nhân, nhóm thực hiện không rõ ràng, gay hiểu lầm, chưa hiểu rõ nhiệm vụ để có thái độ thực hiện đúng đắn. Giới hạn về thời gian, kinh phí Có cách nào là tốt nhất để ra quyết định? • Tự quyết định , không tham khảo ý kiến bất kỳ ai • Yêu cầu biểu quyết để chọn lựa quyết định • Tham khảo ý kiến của một số người nhưng vẫn giữ quyền quyết định • • 3. Các mô hình ra quyết định 1. Quyết định cá nhân 2. Quyết định có tham vấn 3. Quyết định tập thể. Quyết định có tham vấn Quyết định cá nhân Quyết định tập thể RA QUYẾT ĐỊNH CÁC MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH Mô hình 1: Nhà quản trị độc lập ra quyết định CÁC MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH Mô hình 2: Nhà quản trị đề nghị cấp dưới cung cấp thông tin,sau đó độc lập ra quyết định Mô hình 3: Nhà quản trị trao đổi riêng lẻ với cấp dưới có liên quan để lắng nghe ý kiến và đề nghị của họ, sau đó ra quyết định CÁC MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH Mô hình 4: Nhà quản trị trao đổi với cấp dưới có liên quan để lắng nghe ý kiến và đề nghị chung của họ, sau đó ra quyết định CÁC MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH Mô hình 5: Nhà quản trị bàn bạc với tập thể, lấy ý kiến quyết định dựa trên ý kiến đa số CÁC PHONG CÁCH RA QUYẾT ĐỊNH Các phong cách ra quyết định Nội dung Nhà quản trị độc lập ra quyết định. Mô hình 1 Mô hình 2 Mô hình 3 Mô hình 4 Nhà quản trị đề nghị cấp dưới cung cấp các thông tin, sau đó độc lập đưa ra quyết định. Nhà quản trị trao đổi riêng lẻ với cấp dưới có liên quan để lắng nghe ý kiến & đề nghị của họ, sau đó ra quyết định Nhà quản trị trao đổi với cấp dưới có liên quan để lấy ý kiến & đề nghị chung của họ, sau đó ra quyết định Mô hình 5 Nhà quản trị bàn bạc với tập thể, lấy ý kiến và quyết định dựa trên ý kiến đa số LỰA CHỌN PHONG CÁCH RA QUYẾT ĐỊNH Cần phải trả lời các câu hỏi sau 1. Vấn đề ra quyết định có cấp bách hay không ? 2. Chúng ta có đủ thông tin ? 3. Có thể tự giải quyết vấn đề hay chưa ? 4. Vấn đề đã được hiểu thấu đáo chưa ? 5. Sự chấp thuận của tập thể có thuận lợi cho sự thành công của quyết định hay không ? VÍ DỤ Anh Hoàng văn Nam là trưởng bộ phận sản xuất một công ty sản xuất sơn. Thời gian gần đây sản phẩm sản xuất thường gặp sự cố về chất lượng, hàng sản xuất ra thường bị lỗi và không qua được kiểm tra QC. Anh Nam và các nhân viên sản xuất phải mất nhiều thời gian điều chỉnh những lô sản phẩm bị lỗi dẫn đến tiến độ cung cấp không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Quy trình sản xuất cơ bản của nhà máy sơn là nạp nguyên liệu tự động, nạp nguyên liệu bằng tay và vận hành hệ thống khuấy. Ban giám đốc yêu cầu anh Nam phải đưa ra các quyết định cải thiện chất lượng sản phẩm trong thời gian sớm nhất để đảm bảo tiến độ cung cấp sản phẩm cho khách hàng 1. Vấn đề này có cấp bách không? Có, ban lãnh đạo yêu cầu phải giải quyết vấn đề càng sớm càng tốt 2. Anh Nam đã có đủ thông tin để giải quyết? Chưa. Hiện tượng sản phẩm lỗi đã xảy ra nhiều trong thời gian gần đây nhưng chưa xử lý được 3. Anh Nam có thể tự mình giải quyết vấn đề? Không. Quy trình sản xuất có liên quan đến nguyên liệu, thiết bị và con người. Nguyên liệu và thiết bị thuộc phòng ban khác quản lý nên anh Nam cần sự hợp tác của các bộ phận liên quan 4. Vấn đề đã được hiểu thấu đáo chưa? Chưa. Các nguyên nhân gây nên vấn đề vẫn chưa được hoàn toàn làm rõ 5. Sự chấp thuận của tập thể có thuận lợi cho sự thành công của quyết định hay không. Có. Vì nguyên nhân gây ra sự cố có thể liên quan đến các bộ phận khác nhau nên cần sự cam kết phối hợp khắc phục của nhân viên các bộ phận Sau khi xem xét vấn đề - anh Nam tiến hành tham vấn với các bộ phận liên quan để xác định nguyên nhân - Anh Nam đã làm việc với trưởng bộ phận LAB để rà soát chất lượng nguyên liệu - Anh Nam làm việc với trưởng phận kỹ thuật nhà máy rà soát độ chính xác của hệ thống nạp nguyên liệu - Anh Nam làm việc với các giám sát sản xuất để rà soát lại kỹ năng nạp liệu bằng tay Các giải pháp để khắc phục sự cố chất lượng như sau: - Nâng tiêu chuẩn chất lượng đầu vào của nguyên liệu. - Khắc phục nhiễu tín hiệu của hệ thống nạp liệu tự động. -Đào tạo lại nhân viên vận hành Số liệu sản xuất một tháng sau đó cho thấy chất lượng sản phẩm đã được cải thiện Các mẻ sản phẩm luôn đạt yêu cầu ngay sau khi sản xuất. Thành công trong quyết định trên nhờ việc anh Nam đã vận dụng các mô hình một cách linh hoạt và hợp lý 4. Các công cụ hỗ trợ việc ra quyết định • Công cụ định lượng : sử dụng các phương pháp lượng hoá và mô hình toán học. • Công cụ định tính : dựa vào phân tích logic và suy luận • Phân tích 5 Why’s • Phương pháp động não • Sơ đồ xương cá • Bảng mô tả vấn đề • Phân tích SWOT (của DN và của ĐTCT) BẢNG MÔ TẢ VẤN ĐỀ 1. Mô tả ngắn gọn vấn đề: 2. Nó đã gây ra ảnh hưởng gì ? 3. Vấn đề xảy ra ở đâu ? 4. Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào ? 5. Có gì đặc biệt trong vấn đề này không ? PHƯƠNG PHÁP 5 WHYs  Vấn đề: Doanh số giảm Nhân viên bán hàng thiếu kỹ năng bán hàng hiệu quả Thiếu sự đa dạng về chủng loại, kiểu dáng sản phẩm Đối thủ cạnh tranh giảm giá bán, khuyến mãi đặc biệt Thiếu chương trình quảng cáo và khuyến mãi Chất lượng sản phẩm không tốt TẠI SAO? TẠI SAO? TẠI SAO ? TẠI SAO? TẠI SAO? PHƯƠNG PHÁP ĐỘNG NÃO ( Brainstorming ) • Động não là một công cụ hữu ích giúp giải quyết vấn đề tốt hơn trên cơ sở tập trung tư duy và tham gia ý kiến để tìm kiếm ý tưởng sáng tạo • Có 2 giai đoạn : Giai đoạn đầu ở phạm vi rộng, chỉ nêu ý kiến , không phê phán , hãy sáng tạo. Giai đoạn sau phân tích có phê phán và tập trung cao hơn. Có thể thực hiện Brainstorming cá nhân Chuẩn bị những vật dụng cần thiết cho buổi brainstorming • Phòng họp rộng , thoáng , có khung cảnh đẹp để kích thích tưởng tượng và sáng tạo • Giấy , viết để các thành viên tham dự ghi lại diễn biến suy nghĩ của mình và người khác • Bảng viết lớn để ghi lại những ý tưởng bất chợt SƠ ĐỒ XƯƠNG CÁ Môi trường làm việc (bầu không khí tâm lý) Công việc Mối quan hệ với nhà quản trị Cơ hội phát triển Thu nhập Điều kiện làm việc Tỉ lệ nhân viên giỏi thôi việc cao IV. NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH • 1. Nâng cao trình độ của nhà quản trị 1. Kinh nghiệm 2. Khả năng xét đoán 3. Tính sáng tạo 4. Khả năng định lượng 2. Các trợ giúp khi ra quyết định Tạo cơ chế phản biện Tham vấn đa nguyên Chất vấn biện chứng IV. NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH 3 . Tổ chức tốt quá trình thực hiện QĐ • Triển khai tốt • Bảo đảm thông tin • Bảo đảm nguồn lực • Tổ chức tổng kết rút kinh nghiệm THỰC THI QUYẾT ĐỊNH Lên kế hoạch thực thi - Làm gì ? - Khi nào và theo trình tự nào ? - Làm trong bao lâu ? - Ai làm và làm như thế nào ? Lường trước các rủi ro và khó khăn Thông báo quyết định - Nói cho ai, khi nào, và như thế nào ? Tổ chức thực thi QĐ Kiểm tra việc thực thi QĐ Đánh giá kết quả thực thi Nếu làm lại, liệu mình có đưa ra quyết định như vậy nữa không ? • Câu hỏi ôn tập chương 1. Phân tích tính khoa học và tính nghệ thuật thể hiện trong quá trình ra quyết định quản trị 2. Vì sao quá trình ra QĐ phải đáp ứng các yêu cầu đối với QĐQT? Các chức năng của QĐQT? 3. Ví dụ minh họa các bước của quá trình ra QĐQT. 4. Việc nghiên cứu các mô hình ra quyết định giúp ích gì cho các nhà quản trị? 5. Những khó khăn thường gặp trong quá trình ra quyết định là gì? • Bài tập tình huống Bài tập tình huống thảo luận nhóm Xe vừa đỗ trước cổng công ty, giám đốc Lê Minh Trung hối hả vào phòng làm việc, anh dự định kiểm tra email rồi về. Sau chuyến đi khảo sát thị trường miền Tây cho sản phẩm cồn khô, anh rất háo hức. Thế nhưng mọi niềm vui dường như tan biến mất. Trên bàn làm việc của anh có thư xin nghỉ việc và nghỉ phép 1 tuần của Quốc Hải – cậu nhân viên giỏi của công ty đã cùng anh nghiên cứu ra sản phẩm mới này. Anh đã cùng Hải dày công nghiên cứu, tìm tòi bổ xung thêm một số hoá chất giúp cồn khô tạo ra nhiều nhiệt lượng hơn mà giá thành rẻ hơn. Nếu thành công, sản phẩm của anh không những sẽ có mặt ở khắp các nhà hàng sang trọng mà còn được dùng ở khắp các quán bình dân khác. Và thế là anh đã dốc hết vốn và thế chấp nhà, đầu tư cho sản phẩm mới này • Hơn ai hết anh hiểu Hải. Câu ta là người hiền lành dễ dao động. Bố mẹ mất sớm nên Hải phải nuôi 3 đứa em. Đó có thể là lý do mà đối thủ dụ anh ta về với mức lương cao hơn?! Mấy ngày trước thái độ của Hải khang khác. Hải ghi chép gì đó rất cẩn thận. Có lần anh đã bắt gặp Hải thì thầm trên điện thoại, hẹn gặp ai đâu đó • Trung gọi điện thoại cho Hải. ò í e như vậy là đã rõ, cậu ta muốn tránh mặt. • Câu hỏi • 1. Hãy hình dung những rủi ro mà giám đốc có thể gặp phải trong tình huống này? • 2. Giám đốc Trung nên làm gì? • 3. Để giữ Hải ở lại công ty, nên thuyết phục anh bằng cách nào?