Bài giảng Chương 5: Chức năng hoạch định (tiết 1)

1CHƯƠNG 5 CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH I. KHÁI NIỆM II. QUI TRÌNH HOẠCH ĐỊNH III. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU 2I. KHÁI NIỆM I.1 Khái niệm Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định giải pháp, hình thành các chương trình hành động (kế họach hành động) để thực hiện có hiệu quả và hiệu suất những mục tiêu đã vạch ra. Hoạch định vạch rõ con đường để đi tới mục tiêu. Vấn đề : hoạch định và kế hoạch 3I. KHÁI NIỆM I.2 Tác dụng của hoạch định  Tư duy có hệ thống để hành động  Tập trung vào mục tiêu, tránh lãng phí.  Hợp tác và phối hợp hoạt động.  Thích nghi & linh hoạt với thay đổi của môi trường.  Phát triển các tiêu chuẩn kiểm tra phù hợp. 4I. KHÁI NIỆM •I.3 Các loại hoạch định Hoạch định chiến lược : Xác định mục tiêu phát triển, đường lối và các biện pháp lớn có tính cơ bản để đạt đến mục tiêu trên cơ sở các nguồn lực hiện có cũng như những nguồn lực có khả năng huy động. Hoạch định tác nghiệp : là xây dựng các kế họach hành động nhằm nâng cao hiệu quả ở các bộ phận, đơn vị cụ thể. 5cao giöõa thaáp Họach định chiến lược Họach định tác nghiệp KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP KẾ HOẠCH ĐƠN DỤNG KẾ HOẠCH ĐA DỤNG 6• Hoạch định tác nghiệp Các kế hoạch tác nghiệp được chia thành 2 loại : Kế hoạch đơn dụng : Nhà quản trị làm các kế hoạch đơn dụng để hoàn thành những mục tiêu cụ thể và chấm dứt khi mục tiêu đã hoàn thành (các dự án, chương trình) Kế hoạch đa dụng (thường trực) : là những cách thức hành đôïng đã được tiêu chuẩn hóa để giải quyết những tình huống thường xảy ra/có tính lặp đi lặp lại trước (Các chính sách, thủ tục, quy tắc) 7II. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH III.1 Quá trình hoạch định Bước 1 : Xác định sứ mạng Bước 2 : Xác định mục tiêu – Xác định tình thế hiện tại (phân tích môi trường) – Xác định các thuận lợi và khó khăn (phân tích nội bộ) Bước 3 : Xây dựng kế hoạch Bước 4 : Thực hiện kế hoạch 8Xác định Sứ mạng, mục tiêu Phân tích MTBN Phân tích MTBT Xây dựng Kế hoạch Triển khai Kế hoạch II. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 99 II.2. Sứ mạng của tổ chức ‘Sứ mạng của tổ chức phản ánh những lý do căn bản cho sự tồn tại của tổ chức.’ • Cụ thể: sứ mạng chỉ ra những khách hàng, những sản phẩm/dịch vụ, địa điểm, công nghệ, và những vấn đề liên quan/quan tâm đến sự tồn tại, triết lý, khái niệm liên quan/quan tâm đến hình ảnh cộng đồng, liên quan/quan tâm đến nhân viên (David 1989). II. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 10 •II.3. XÂY DỰNG MỤC TIÊU • Khái niệm •Mục tiêu là những trạng thái mong đợi (hay kết quả kỳ vọng) mà một đối tượng cần đạt được trong tương lai . •Mục tiêu thường là những mốc cụ thể, linh hoạt, phát triển từng bước hướng đến mục đích lâu dài của tổ chức. II. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 11 •II.3. XÂY DỰNG MỤC TIÊU • Xây dựng mục tiêu theo lối truyền thống •Là xây dựng một mục tiêu chung và chia nhỏ mục tiêu cho các bộ phận cấp dưới 1.Tạo tính thống nhất 2.Dễ triển khai 3.Mang tính bắt buộc và khó thích nghi II. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 12 II. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH Những nội dung cơ bản ảnh hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu: • Nội dung của mục tiêu • Cam kết khi thực hiện mục tiêu • Hành vi trong công việc • Những thành phần quá trình khác • Những vấn đề có thể 1313 Nội dung của mục tiêu Nội dung của mục tiêu nên (CMART) • Có tính thách thức (Challenge) • Cụ thể/đo lường được (Measure) • Được chấp nhận (Agree) • Có thể đạt được/khả thi (Realizable) • Có thời hạn (Time -limit) 1414 Cam kết thực hiện mục tiêu Bị ảnh hưởng bởi: • Những người giám sát • Áp lực nhóm và đồng nghiệp • Sự biểu lộ/thể hiện trước cộng đồng • Những mong đợi vào thành công • Sự khuyến khích và những phần thưởng • Sự tham dự 1515 Hành vi làm việc ảnh hưởng đến thực hiện mục tiêu Những hành vi làm việc có ảnh hưởng đến thực hiện mục tiêu: – Định hướng – Nỗ lực – Kiên trì – Lập kế hoạch 1616 Những vấn đề khác trong quá trình thực hiện công việc ảnh hưởng đến thực hiện mục tiêu • Những khả năng và kiến thức về công việc • Múc độ phức tạp của nhiệm vụ • Những tình huống (mang tính) áp đặt/bắt buộc (ví dụ thiên tai) 1717 Những vấn đề có thể ảnh hưởng đến thực hiện mục tiêu Những vấn đề có thể xảy ra với các mục tiêu: • Rủi ro quá mức • Căng thẳng bị gia tăng • Sự tự tin bị xói mòn • Những phạm vi không có mục tiêu bị bỏ qua • Mục tiêu ngắn hạn quá mức • Những mục tiêu không thích hợp có thể dẫn đến không trung thực & gian lận 18 III. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU •(Management By Objectives) •Đặc tính MBO là mỗi thành viên trong tổ chức tự nguyện ràng buộc và tự cam kết hành động trong suốt quá trình quản trị theo mục tiêu, từ hoạch định đến kiểm tra. Linh hoạt và thích nghi Khai thác hiệu quả tiềm năng Khó kiểm soát & tính thống nhất kém 1919 Các bước trong quá trình MBO: – Phát triển các mục tiêu tổ chức – Thành lập các mục tiêu cụ thể cho các phòng ban – Xây dựng kế hoạch hành động – Thực hiện & duy trì 'tự kiểm soát‘ – Xem xét tiến độ theo định kỳ – Đánh giá thành tích III. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU 20 •Bốn yếu tố căn bản của MBO •(1) Sự cam kết của quản trị viên cao cấp (trách nhiệm lãnh đạo) với hệ thống MBO. •(2) Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung. •(3) Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của họ để thi hành kế hoạch chung. •(4) Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch này. III. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU 2121 Điểm mạnh: • Giúp liên kết các mục tiêu & kế hoạch • Làm rõ các ưu tiên, mong đợi • Giúp tăng cường giao tiếp tổ chức • Xây dựng động lực cho các thành viên Điểm yếu: • Cần phải có cam kết mạnh mẽ, lâu dài • Đòi hỏi phái đào tạo các nhà quản lý • Có thể bị lạm dụng (ví dụ như việc xử phạt thì sẽ mất đi tác dụng khuyến khích của việc đặt mục tiêu) • Nguy cơ về sự thống trị của các mục tiêu định lượng III. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU 222 MBO được đánh giá: • Có thể nâng cao hiệu quả tổ chức • Có thể làm cho các tổ chức thường tập trung vào mục tiêu ngắn hạn (ví dụ như ở Hoa Kỳ, Australia) • Tỉ lệ thành công 20-25% (vì thiếu sự ủng hộ của nhà quản trị cấp cao, mục tiêu không chuẩn, thiếu kỹ năng truyền đạt giao tiếp) III. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU