Bài giảng Chương 5: Chức năng hoạch định (tiết 2)

1/15/2013 10:45:15 AM 1 CHƢƠNG 5 CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH Học xong chương này, người học có thể nắm vững :  Khaùi nieäm va ø ta àm quan troïng cuûa hoa ïch ñònh  Noäi dung va ø phöông pha ùp xa ây döïng muïc tieâu  Naém vöõng phöông pha ùp qua ûn trò theo muïc tieâu  Nguyeân ta éc & Phöông pha ùp hoa ïch ñònh  Moät soá coâng cuï hoa ïch ñònh phoå bieán 1/15/2013 10:45:15 AM 2 5.1 Khái niệm Hoạch định Vấn đề  Làm sao để việc học có thể tiến hành hiệu quả?  Muốn có một chuyến du lịch lý thú ?  Làm cách nào để một doanh nghiệp có thể tổ chức sản xuất sản phẩm phù hợp với khách hàng?  Một quốc gia muốn phát triển ?  DỰ BÁO, DỰ TRÙ, KẾ HOẠCH PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 3 5.1 Khái niệm Hoạch định  Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định giải pháp, hình thành các chương trình hành động (kế hoạch hành động) để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đã vạch ra.  Hoạch định là lấp hố ngăn cách giữa hiện tại và tương lai  Hoạch định xác định con đường phát triển từ hiện tại tới tương lai  Hoạch định và Kế hoạch & Kế hoạch hóa PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 4 5.2 Vai trò của Hoạch định  Tư duy có hệ thống để hành động  Tập trung vào mục tiêu, tránh lãng phí.  Hợp tác và phối hợp hoạt động.  Thích nghi & linh hoạt với thay đổi của môi trường.  Phát triển các tiêu chuẩn kiểm tra phù hợp.  Hoạch định là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quản trị PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 5 5.3 Cơ sở khoa học của công tác Hoạch định Hoạch định có cơ sở khoa học không? 1. Qui luật khách quan 2. Dự báo tương lai 3. Phân tích môi trường 4. Đánh giá khả năng của tổ chức PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 6 5.4 Các loại Hoạch định Quản Trị Cấp Cao (Phạm Vi Toàn Tổ Chức) Mục Tiêu Chiến Lược Kế Hoạch Chiến Lược Mục Tiêu Chiến thuật Kế Hoạch Chiến thuật Mục Tiêu Tác Nghiệp Kế Hoạch Tác Nghiệp Quản Trị Cấp Trung (Phạm Vi Phòng Chức Năng) Quản Trị Cấp Cơ Sở (Phạm Vi Phân Xưởng) PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 7 5.4 Các loại Hoạch định  Hoạch định chiến lược : Xác định mục tiêu phát triển, đường lối và các biện pháp lớn có tính cơ bản để đạt đến mục tiêu trên cơ sở các nguồn lực hiện có cũng như những nguồn lực có khả năng huy động.  Hoạch định chiến thuật & tác nghiệp : là xây dựng các kế họach hành động nhằm nâng cao hiệu quả ở các bộ phận, đơn vị cụ thể. PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 8 5.5 Khái niệm Mục tiêu  Mục tiêu là những trạng thái mong đợi (hay kết quả kỳ vọng) mà một đối tượng cần đạt được trong tương lai .  Mục tiêu là những mốc cụ thể, linh hoạt, phát triển từng bước hướng đến mục đích lâu dài của tổ chức.  phân biệt giữa Mục tiêu & Mục đích PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 9 5.6 Tiêu chuẩn của Mục tiêu Tiêu chuẩn  Tính liên tục và kế thừa.  Tính định lượng và cụ thể.  Tính tiên tiến và phát triển.  Tính thời gian.  Tính khả thi và chấp nhận.  Mục tiêu theo tiêu chuẩn SMART là gì? Specific Measurable Achievable Realistic Time-Bound PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 10 5.7 Phương pháp xây dựng Mục tiêu  Đặt mục tiêu theo lối truyền thống : Là phương pháp xác định những mục tiêu chung cho toàn bộ tổ chức (ở cấp cao), rồi chia thành những mục tiêu nhỏ hơn cho mỗi cấp dưới.  Quản trị bằng mục tiêu (MBO= Management By Objectives) : Là phương pháp cho phép các thành viên trong tổ chức xây dựng mục tiêu của mình, tự nguyện ràng buộc và tự cam kết hành động trong suốt quá trình hoạt động. PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 11 5.8 Kỹ thuật quản trị bằng Mục tiêu (MBO) Các bƣớc MBO 1. Xác định mục tiêu 2. Trình duyệt và phê chuẩn 3. Thiết kế hành động & tự kiểm tra 4. Xét duyệt định kỳ và điều chỉnh Xác định mục tiêu Trình duyệt & phê chuẩn Thiết kế hành động Xét duyệt định kỳ PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 12 5.8 Kỹ thuật quản trị bằng Mục tiêu (MBO) Bốn yếu tố căn bản của MBO  Sự cam kết của quản trị viên cao cấp (trách nhiệm lãnh đạo) với hệ thống MBO.  Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung.  Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của họ để thi hành kế hoạch chung.  Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch này. PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 13 5.9 Nguyên tắc Hoạch định Hoạch định phải tuân thủ các nguyên tắc 1. Hoạch định phải đặt trên cơ sở phân tích & dự báo 2. Hoạch định phải tiến hành trên tất cả các cấp, trong đó cấp cao giữ vị trí quyết định 3. Hoạch định phải có phƣơng pháp và có tổ chức 4. Hoạch định phải rõ ràng và thực tế 5. Hoạch định phải được mọi ngƣời trong tổ chức thấu hiểu và tham gia. 6. Hoạch định phải chấp nhận sai sót & sự thay đổi PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 14 5.10 Qui trình Hoạch định Xaùc ñònh muïc tieâu Phaân tích Moâi tröôøng Phaân tích Noäi boä Xaây döïng Keá hoaïch Trieån khai Keá hoaïch Xaùc ñònh Sứ mạng PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 15 Hoạch định chiến lược  Chiến lược Ổn định  Chiến lược Phát triển  Chiến lược Cắt giảm  Chiến lược Phối hợp 5.10 Qui trình Hoạch định PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 16 5.10 Qui trình Hoạch định Hoạch định tác nghiệp  Kế hoạch đơn dụng : Nhà quản trị làm các kế hoạch đơn dụng để hoàn thành những mục tiêu cụ thể và chấm dứt khi mục tiêu đã hoàn thành.  Kế hoạch đa dụng (thường trực) : là những cách thức hành đông đã được tiêu chuẩn hóa để giải quyết những tình huống thƣờng xảy ra và có thể lường trước. PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 17 5.11 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạch định Khách quan  Qui luật phát triển  Môi trường hoạt động Chủ quan  Nguồn lực tổ chức  Trình độ nhà quản trị  Năng lực triển khai PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 18 5.12 Công cụ Hoạch định  Ma trận BCG (Boston consulting Group)  Ma trận Porter  Ma trận SWOT  Phân tích hòa vốn (sv đọc thêm trong giáo trình và các tài liệu khác) PHẠM VĂN NAM - UEH 1/15/2013 10:45:15 AM 19 5.13 Câu hỏi ôn tập 1. Hoạch định là gì ? Tác động của nó đến hoạt động quản trị ? 2. Tại sao hoạch định có thể không chính xác nhưng vẫn cần thiết trong quản trị ? 3. Tại sao mục tiêu phải mang tính lượng hóa ? 4. MBO là gì? Tinh thần cơ bản của MBO ? 5. Phân tích luận đề “Trong quản trị hiện đại đang có sự dịch chuyển từ hoạch định đơn dụng sang hoạch định đa dụng ở cấp vi mô” PHẠM VĂN NAM - UEH