Bài giảng Chương 5: Chức năng tổ chức (tiết 1)

5/1/2013 1 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CHƢƠNG 51 Nội dung của chƣơng 2 5.1. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC 5.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức 5.1.2. Cơ cấu tổ chức 5.2. CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 5.2.1. Chuyên môn hóa công việc 5.2.2. Hình thành các bộ phận 5.2.3. Cấp quản lý và tầm quản lý 5.2.4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức 5.2.5. Tập trung và phi tập trung trong quản lý 5.2.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức 5.3. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC 5/1/2013 2 5.1. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC 3 5.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức Tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch. Tổ chức Sáng tạo các loại hình cơ cấu ● Phân chia công việc ● Sắp xếp nguồn lực ● Phối hợp hoạt động Lãnh đạo Khởi động nỗ lực Kiểm tra Đảm bảo kết quả Lập kế hoạch Thiết lập định hướng 5.1. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC 4 5.1.2. Cơ cấu tổ chức Quá trình tổ chức làm hình thành cơ cấu tổ chức – khuôn khổ trong đó các hoạt động của tổ chức được phân chia, các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch. 5/1/2013 3 Cơ cấu tổ chức chính thức và phi chính thức 5  Cơ cấu chính thức của một tổ chức là tập hợp các bộ phận và cá nhân có mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau, thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch.  được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức.  Cơ cấu phi chính thức được tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức giữa các thành viên của tổ chức  được nghiên cứu cụ thể ở giáo trình Tâm lý học quản lý và Hành vi tổ chức. Cơ cấu tổ chức bền vững và tạm thời 6  Cơ cấu tổ chức bền vững là cơ cấu tổ chức tồn tại trong một thời gian dài, gắn liền với giai đoạn chiến lược của tổ chức.  Cơ cấu tổ chức tạm thời được hình thành nhằm triển khai các kế hoạch tác nghiệp của tổ chức 5/1/2013 4 VD về cơ cấu tổ chức tạm thời 7 Giám đốc dự án Giám đốc sản xuất Giám đốc kỹ thuật Giám đốc bán hàng Giám đốc dự án A Giám đốc dự án B Giám đốc dự án C Tổng giám đốc 5.2. CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 8 5/1/2013 5 5.2.1. Chuyên môn hóa công việc 9  thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhân, chuyên môn hóa công việc (còn được gọi là phân chia lao động) có lợi thế cơ bản là làm tăng năng suất lao động của cả nhóm. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức Chuyên môn hóa Tổng hợp hóa Tăng năng suất lao động Dễ đào tạo Có được các chuyên gia giỏi Ưu điểm Tạo tâm lý tốt cho người lao động Tăng khả năng phối hợp Tăng khả năng sáng tạo Tạo điều kiện phát triển các nhà quản trị tổng hợp Sự nhàm chán, sự quan tâm và động lực thấp Làm giảm khả năng phối hợp Làm giảm khả năng sáng tạo Khó có được các nhà quản trị tổng hợp giỏi Nhược điểm Gây khó khăn cho đào tạo Khó có được các chuyên gia giỏi 5/1/2013 6 5.2.2. Hình thành các bộ phận 11  Các bộ phận có thể được hình thành theo những tiêu chí khác nhau: (1) Mô hình tổ chức đơn giản (2) Mô hình tổ chức theo chức năng (3) Mô hình tổ chức theo sản phẩm- khách hàng – địa dư – đơn vị chiến lược (4) Mô hình tổ chức ma trận 12 5/1/2013 7 13 14 5/1/2013 8 15 16 5/1/2013 9 17 Mô hình tổ chức theo ma trận 18 5/1/2013 10 Mô hình tổ chức theo ma trận 19  Là cơ cấu tổ chức kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau.  Ưu: (1) định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng, (2) tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu, (3) kết hợp được năng lực của nhiều nhà quản lý và chuyên gia, (4) tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường.  Nhược: (1) hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh, (2) quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lắp tạo ra các xung đột, (3) cơ cấu phức tạp và không bền vững, và (4) có thể gây tốn kém. 5.2.3. Cấp quản lý và tầm quản lý 20 5/1/2013 11 21 Các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý 22 5/1/2013 12 5.2.4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức Trách nhiệm Là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công và phải trả lời trước hành động của mình Quyền hạn Là quyền tự chủ trong quá trình QĐ và quyền đòi hỏi sự tuân thủ QĐ gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệm • Quyền hạn của nhà quản lý do các cấp quản lý cao hơn xác định và được thực thi thông qua cơ cấu tổ chức. • Quyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm • Các loại quyền hạn xét theo tính chất:  Quyền hạn trực tuyến  Quyền tham mưu  Quyền chức năng 5/1/2013 13 Quyền hạn Chức năng Trực tuyến Tham mƣu Quyền ra quyết định và giám sát trực tiếp, thể hiện quan hệ cấp trên – cấp dƣới: thực hiện chế độ một thủ trƣởng Quyền của những cá nhân hoặc nhóm trong việc cung cấp lời khuyên hay dịch vụ cho các nhà quản lý trực tuyến Quyền đƣợc ra quyết định và kiểm soát các bộ phận khác của tổ chức trong những hoạt động nhất định Các loại quyền hạn xét theo tính chất Minh họa quyền hạn trực tuyến và tham mưu 26 Qhạn trực tuyến Qhạn tham mưu 5/1/2013 14 Để tham mƣu có hiệu quả Các ưu điểm và nhược điểm của tham mưu? Làm thế nào để tham mưu có hiệu quả? Một số mô hình cơ cấu xét theo mối quan hệ quyền hạn  Cơ cấu trực tuyến  Trực tuyến – tham mưu  Trực tuyến – chức năng 5/1/2013 15 5.2.5. Tập trung và phi tập trung trong quản lý 29  Tập trung là phương thức tổ chức trong đó phần lớn quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức.  Phi tập trung là phương thức tổ chức trong đó các nhà quản lý cấp cao trao cho cấp dưới quyền ra quyết định, hành động và tự chịu trách nhiệm trong những phạm vi nhất định  Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định.  Trao quyền là hành vi của cấp trên cho phép cấp dưới thực hiện công việc nhất định một cách độc lập. Ủy quyền và trao truyền? Đặc điểm Phân quyền Ủy quyền Trao quyền Trao nhiệm vụ Có Có Trao quyền hạn (ra quyết định, định đoạt nguồn lực) Có Có Trách nhiệm báo cáo Báo cáo lên người ủy quyền tình hình sử dụng nguồn lực và việc thực hiện Chỉ báo cáo kết quả cuối cùng Trách nhiệm trước pháp luật Trách nhiệm kép Không hoàn toàn: Hoàn toàn: 5/1/2013 16 Mức độ phi tập trung càng lớn khi nào? 31  Tỷ trọng các quyết định được đề ra ở các cấp quản lý thấp hơn càng lớn.  Các quyết định được đề ra ở các cấp thấp càng quan trọng.  Phạm vi tác động bởi các quyết định được ra ở các cấp dưới càng lớn.  Một nhà quản lý càng được độc lập trong quá trình quyết định.  Cân bằng giữa mức độ tập trung và phi tập trung 5.2.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức Công cụ phối hợp 2 5 4 1Các kế hoạch Hệ thống tiêu chuẩn KT-KT Cơ cấu tổ chức Thông tin, truyền thông Giám sát Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức. 3 6 Văn hóa 5/1/2013 17 5.3. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC 33 5.3.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức 5.3.2. Yêu cầu của cơ cấu tổ chức 5.3.3. Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức 5.3.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 5.3.5. Quy trình thiết kế và hoàn thiện cơ cấu tổ chức 5.3.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức 1 2 3 4 •Cơ cấu trực tuyến •Cơ cấu Trực tuyến – tham mưu •Cơ cấu Trực tuyến – chức năng •Cơ cấu đơn giản. •Cơ cấu chức năng. •Cơ cấu theo sản phẩm/khách hàng/địa dư/đơn vị chiến lược. •Cơ cấu ma trận. •Cơ cấu cơ học •Cơ cấu sinh học •Cơ cấu nằm ngang •Cơ cấu hình tháp •Cơ cấu mạng lưới 5 5/1/2013 18 Cơ cấu cơ học và cơ cấu sinh học 35 5.3.2. Yêu cầu của cơ cấu tổ chức 36  Tính thống nhất trong mục tiêu  Tính tối ưu  Tính tin cậy  Tính linh hoạt  Tính hiệu quả 5/1/2013 19 5.3.3. Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức 37  Xác định theo chức năng  Tương xứng giữa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm  Thống nhất mệnh lệnh và đảm bảo tính linh hoạt tuyệt đối trong trách nhiệm  Nguyên tắc bậc thang và quyền hạn theo cấp bậc  Nguyên tắc cân bằng Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng Xây dựng bộ phận và phân hệ của cơ cấu Thể chế hóa: sơ đồ cơ cấu, bảng mô tả công việc, sơ đồ ra quyết định Chiến lược Công nghệ Thái độ của lãnh đạo Năng lực đội ngũ Môi trường 5.3.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức 5/1/2013 20 5.3.5. Quy trình thiết kế và hoàn thiện cơ cấu tổ chức 39 Tình huống Công ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng không Việt nam Dịch vụ :Nhận đơn hàng, vận chuyển, lưu kho, thủ tục hải quan, đóng gói bao bì Đặc điểm: gồm nhiều phòng với nhiệm vụ tương tự nhau, phụ trách khu vực khác nhau, mỗi một phòng tương đối độc lập  kế toán riêng, lương theo doanh số cộng với lương cơ bản Hiện tượng: Do đó một số phòng làm ăn rất phát đạt, do phòng đó nhận đc đơn của nhiều khách quen và giữ được khách một số phòng thì không có việc, lương thấp chênh lệch nhau về lương và thưởng quá lớn (nguyên nhân, do khủng hoảng suy thoái và số lượng khách quen giảm) Kết quả: tranh giành khách của nhau, giảm uy tín của công ty, mâu thuẫn nội bộ, phân phối lại thu nhập ko đều, ko kiểm soát doanh thu bán hàng. Giải pháp ?