5.1. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
5.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức
5.1.2. Cơ cấu tổ chức
5.2. CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC
5.2.1. Chuyên môn hóa công việc
5.2.2. Hình thành các bộ phận
5.2.3. Cấp quản lý và tầm quản lý
5.2.4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức
5.2.5. Tập trung và phi tập trung trong quản lý
5.2.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức
5.3. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC
20 trang |
Chia sẻ: nyanko | Lượt xem: 2609 | Lượt tải: 2
Bạn đang xem nội dung tài liệu Bài giảng Chương 5: Chức năng tổ chức (tiết 1), để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
5/1/2013
1
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
CHƢƠNG 51
Nội dung của chƣơng
2
5.1. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
5.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức
5.1.2. Cơ cấu tổ chức
5.2. CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC
5.2.1. Chuyên môn hóa công việc
5.2.2. Hình thành các bộ phận
5.2.3. Cấp quản lý và tầm quản lý
5.2.4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức
5.2.5. Tập trung và phi tập trung trong quản lý
5.2.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức
5.3. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC
5/1/2013
2
5.1. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
3
5.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức
Tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền
với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành
công kế hoạch. Tổ chức
Sáng tạo các loại hình cơ
cấu
● Phân chia công việc
● Sắp xếp nguồn lực
● Phối hợp hoạt động
Lãnh đạo
Khởi động nỗ lực
Kiểm tra
Đảm bảo kết quả
Lập kế hoạch
Thiết lập định hướng
5.1. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
4
5.1.2. Cơ cấu tổ chức
Quá trình tổ chức làm hình thành cơ cấu tổ chức – khuôn khổ
trong đó các hoạt động của tổ chức được phân chia, các
nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối
hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch.
5/1/2013
3
Cơ cấu tổ chức chính thức và phi chính thức
5
Cơ cấu chính thức của một tổ chức là tập hợp các bộ phận và cá nhân có
mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, được chuyên môn hoá, có
nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp
khác nhau, thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu
kế hoạch.
được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu phi chính thức được tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức
giữa các thành viên của tổ chức
được nghiên cứu cụ thể ở giáo trình Tâm lý học quản lý và Hành vi tổ
chức.
Cơ cấu tổ chức bền vững và tạm thời
6
Cơ cấu tổ chức bền vững là cơ cấu tổ chức tồn tại
trong một thời gian dài, gắn liền với giai đoạn
chiến lược của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức tạm thời được hình thành nhằm
triển khai các kế hoạch tác nghiệp của tổ chức
5/1/2013
4
VD về cơ cấu tổ chức tạm thời
7
Giám đốc dự án
Giám đốc sản
xuất
Giám đốc kỹ
thuật
Giám đốc bán
hàng
Giám đốc dự án A
Giám đốc dự án B
Giám đốc dự án C
Tổng giám đốc
5.2. CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC
8
5/1/2013
5
5.2.1. Chuyên môn hóa công việc
9
thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các
công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho
các cá nhân, chuyên môn hóa công việc (còn
được gọi là phân chia lao động) có lợi thế cơ bản
là làm tăng năng suất lao động của cả nhóm.
Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Chuyên
môn hóa
Tổng hợp
hóa
Tăng năng suất lao động
Dễ đào tạo
Có được các chuyên gia giỏi
Ưu
điểm
Tạo tâm lý tốt cho người
lao động
Tăng khả năng phối hợp
Tăng khả năng sáng tạo
Tạo điều kiện phát triển
các nhà quản trị tổng hợp
Sự nhàm chán, sự quan tâm
và động lực thấp
Làm giảm khả năng phối hợp
Làm giảm khả năng sáng tạo
Khó có được các nhà quản trị
tổng hợp giỏi
Nhược
điểm
Gây khó khăn cho đào tạo
Khó có được các chuyên
gia giỏi
5/1/2013
6
5.2.2. Hình thành các bộ phận
11
Các bộ phận có thể được hình thành theo những
tiêu chí khác nhau:
(1) Mô hình tổ chức đơn giản
(2) Mô hình tổ chức theo chức năng
(3) Mô hình tổ chức theo sản phẩm- khách hàng – địa
dư – đơn vị chiến lược
(4) Mô hình tổ chức ma trận
12
5/1/2013
7
13
14
5/1/2013
8
15
16
5/1/2013
9
17
Mô hình tổ chức theo ma trận
18
5/1/2013
10
Mô hình tổ chức theo ma trận
19
Là cơ cấu tổ chức kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ
chức bộ phận khác nhau.
Ưu: (1) định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng,
(2) tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu, (3) kết hợp
được năng lực của nhiều nhà quản lý và chuyên gia, (4) tạo
điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi
trường.
Nhược: (1) hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự
không thống nhất mệnh lệnh, (2) quyền hạn và trách nhiệm
của các nhà quản lý có thể trùng lắp tạo ra các xung đột,
(3) cơ cấu phức tạp và không bền vững, và (4) có thể gây
tốn kém.
5.2.3. Cấp quản lý và tầm quản lý
20
5/1/2013
11
21
Các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp
quản lý
22
5/1/2013
12
5.2.4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức
Trách nhiệm
Là bổn phận phải
hoàn thành những
hoạt động được
phân công và phải
trả lời trước hành
động của mình
Quyền hạn
Là quyền tự chủ
trong quá trình QĐ
và quyền đòi hỏi sự
tuân thủ QĐ gắn liền
với một vị trí (hay
chức vụ) quản lý
nhất định trong cơ
cấu tổ chức.
Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệm
• Quyền hạn của nhà quản lý do các cấp quản lý cao hơn
xác định và được thực thi thông qua cơ cấu tổ chức.
• Quyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm
• Các loại quyền hạn xét theo tính chất:
Quyền hạn trực tuyến
Quyền tham mưu
Quyền chức năng
5/1/2013
13
Quyền
hạn
Chức
năng
Trực
tuyến
Tham
mƣu
Quyền ra quyết
định và giám
sát trực tiếp,
thể hiện quan
hệ cấp trên –
cấp dƣới: thực
hiện chế độ một
thủ trƣởng
Quyền của những cá nhân hoặc nhóm
trong việc cung cấp lời khuyên hay dịch vụ
cho các nhà quản lý trực tuyến
Quyền đƣợc ra
quyết định và kiểm
soát các bộ phận
khác của tổ chức
trong những hoạt
động nhất định
Các loại quyền hạn xét theo tính chất
Minh họa quyền hạn trực tuyến và tham mưu
26
Qhạn trực tuyến
Qhạn tham mưu
5/1/2013
14
Để tham mƣu có hiệu quả
Các ưu điểm và nhược điểm của tham
mưu?
Làm thế nào để tham mưu có hiệu quả?
Một số mô hình cơ cấu xét theo
mối quan hệ quyền hạn
Cơ cấu trực tuyến
Trực tuyến – tham mưu
Trực tuyến – chức năng
5/1/2013
15
5.2.5. Tập trung và phi tập trung trong quản
lý
29
Tập trung là phương thức tổ chức trong đó phần lớn
quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý
cao nhất của tổ chức.
Phi tập trung là phương thức tổ chức trong đó các
nhà quản lý cấp cao trao cho cấp dưới quyền ra quyết
định, hành động và tự chịu trách nhiệm trong những
phạm vi nhất định
Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên
trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình
thực hiện những công việc nhất định.
Trao quyền là hành vi của cấp trên cho phép cấp dưới
thực hiện công việc nhất định một cách độc lập.
Ủy quyền và trao truyền?
Đặc điểm
Phân quyền
Ủy quyền Trao quyền
Trao nhiệm vụ Có Có
Trao quyền hạn (ra quyết
định, định đoạt nguồn lực)
Có Có
Trách nhiệm báo cáo
Báo cáo lên người ủy quyền
tình hình sử dụng nguồn lực
và việc thực hiện
Chỉ báo cáo kết quả cuối
cùng
Trách nhiệm trước pháp
luật
Trách nhiệm kép
Không hoàn toàn:
Hoàn toàn:
5/1/2013
16
Mức độ phi tập trung càng lớn khi nào?
31
Tỷ trọng các quyết định được đề ra ở các cấp quản
lý thấp hơn càng lớn.
Các quyết định được đề ra ở các cấp thấp càng
quan trọng.
Phạm vi tác động bởi các quyết định được ra ở các
cấp dưới càng lớn.
Một nhà quản lý càng được độc lập trong quá trình
quyết định.
Cân bằng giữa mức độ tập trung và phi tập trung
5.2.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức
Công cụ
phối hợp
2
5
4
1Các kế hoạch
Hệ thống tiêu
chuẩn KT-KT
Cơ cấu tổ chức
Thông tin,
truyền thông
Giám sát
Phối hợp là quá trình liên kết
hoạt động của những con
người, bộ phận, phân hệ và hệ
thống riêng rẽ nhằm thực hiện
có kết quả và hiệu quả các mục
tiêu chung của tổ chức.
3
6
Văn hóa
5/1/2013
17
5.3. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC
33
5.3.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức
5.3.2. Yêu cầu của cơ cấu tổ chức
5.3.3. Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức
5.3.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
5.3.5. Quy trình thiết kế và hoàn thiện cơ cấu tổ chức
5.3.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức
1 2 3 4
•Cơ cấu trực
tuyến
•Cơ cấu Trực
tuyến – tham
mưu
•Cơ cấu Trực
tuyến – chức
năng
•Cơ cấu đơn giản.
•Cơ cấu chức
năng.
•Cơ cấu theo sản
phẩm/khách
hàng/địa dư/đơn
vị chiến lược.
•Cơ cấu ma trận.
•Cơ cấu cơ
học
•Cơ cấu
sinh học
•Cơ cấu nằm
ngang
•Cơ cấu hình
tháp
•Cơ cấu
mạng lưới
5
5/1/2013
18
Cơ cấu cơ học và cơ cấu sinh học
35
5.3.2. Yêu cầu của cơ cấu tổ chức
36
Tính thống nhất trong mục tiêu
Tính tối ưu
Tính tin cậy
Tính linh hoạt
Tính hiệu quả
5/1/2013
19
5.3.3. Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức
37
Xác định theo chức năng
Tương xứng giữa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và trách nhiệm
Thống nhất mệnh lệnh và đảm bảo tính linh hoạt
tuyệt đối trong trách nhiệm
Nguyên tắc bậc thang và quyền hạn theo cấp bậc
Nguyên tắc cân bằng
Nghiên cứu và dự báo
các yếu tố ảnh hưởng
Xây dựng bộ phận và
phân hệ của cơ cấu
Thể chế hóa: sơ đồ cơ
cấu,
bảng mô tả công
việc, sơ đồ ra
quyết định
Chiến lược
Công nghệ
Thái độ của lãnh đạo
Năng lực đội ngũ
Môi trường
5.3.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức
5/1/2013
20
5.3.5. Quy trình thiết kế và hoàn thiện cơ cấu
tổ chức
39
Tình huống
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng không Việt nam
Dịch vụ :Nhận đơn hàng, vận chuyển, lưu kho, thủ tục hải quan, đóng gói bao
bì
Đặc điểm: gồm nhiều phòng với nhiệm vụ tương tự nhau, phụ trách khu vực
khác nhau, mỗi một phòng tương đối độc lập kế toán riêng, lương theo
doanh số cộng với lương cơ bản
Hiện tượng: Do đó một số phòng làm ăn rất phát đạt, do phòng đó nhận đc
đơn của nhiều khách quen và giữ được khách một số phòng thì không có
việc, lương thấp chênh lệch nhau về lương và thưởng quá lớn (nguyên
nhân, do khủng hoảng suy thoái và số lượng khách quen giảm)
Kết quả: tranh giành khách của nhau, giảm uy tín của công ty, mâu thuẫn nội
bộ, phân phối lại thu nhập ko đều, ko kiểm soát doanh thu bán hàng.
Giải pháp ?