Bài giảng Chương 5: Tổ chức (tiết 2)

LOGO Tổ chức Company name www.themegallery.com Mục đích bài học 1. Những hợp phần cơ bản của cơ cấu tổ chức 2. Các hình thức cấu trúc cơ bản của tổ chức 3. Các nguyên tắc và quy trình thiết kế tổ chức 4. Kỹ năng hoàn thiện, đổi mới, xây dựng cơ cấu cho tổ chức Company name www.themegallery.com Tổ chức và chức năng của tổ chức Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung Tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch. Tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý, bao gồm việc đảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của tổ chức Chức năng tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức Company name www.themegallery.com Cơ cấu tổ chức Là tập hợp các phân hệ, bộ phận, vị trí công tác và con người có mối quan hệ mật thiết với nhau, được bố trí theo các cấp, các khâu khác nhau, nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức. Là kết quả của việc hợp nhóm các hoạt động của tổ chức và trao mỗi nhóm hoạt động đó cho một nhà quản lý Là công cụ thực thi chiến lược của tổ chức Là khuôn khổ để xác định cơ cấu triển khai các loại kế hoạch khác Company name www.themegallery.com Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức Chuyên môn hóa Tổng hợp hóa Tăng năng xuất lao động Dễ đào tạo Có được các chuyên gia giỏi Ưu điểm Tạo tâm lý tốt cho người lao động Tăng khả năng phối hợp Tăng khả năng sáng tạo Tạo điều kiện phát triển các nhà quản trị tổng hợp Sự nhàm chán, sự quan tâm và động lực thấp Làm giảm khả năng phối hợp Làm giảm khả năng sáng tạo Khó có được các nhà quản trị tổng hợp giỏi Nhược điểm Gây khó khăn cho đào tạo Khó có được các chuyên gia giỏi Company name www.themegallery.com Thuận lợi •Thúc đẩy CMH kỹ năng, tay nghề •Chú trọng tiêu chuẩn nghề nghiệp •Các nhóm làm việc gắn bó •Kiểm soát chặt chẽ cấp trên Bất lợi •Có thể tạo ra xung đột về thứ tự ưu tiên giữa các bộ phận •Chỉ có nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm về lợi nhuận •Khó phát triển những nhà quản trị tổng hợp Theo chức năng Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân thực hiện các hoạt động mang tính chất tương đồng (như marketing, R&D, sản xuất, tài chính, QTNNL . . .), được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu Company name www.themegallery.com Tại mỗi khu vực địa lý, ban lãnh đạo doanh nghiệp giao quyền cho nhà quản trị đứng đầu bộ phận đảm nhận tất cả các chức năng, thay vì phân chia mỗi chức năng cho một nhà quản trị đảm nhận hay tập trung tất cả mọi công việc về trung tâm Theo địa dư Thuận lợi •Nguồn nguyên liệu, lao động được sử dụng tại chỗ => tiết kiệm thời gian, chi phí trong sản xuất •Nhà quản trị được tự do phát triển kỹ năng chuyên môn •Hiểu rõ, đáp ứng được nhu cầu khách hàng trên địa bàn Bất lợi •Cơ cấu bộ máy tổ chức cồng kềnh •Dễ gây xung đột giữa mục tiêu của văn phòng khu vực với mục tiêu chung của tổ chức •Không khuyến khích phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề của khu vực khác Company name www.themegallery.com Theo sản phẩm hay dịch vụ Tổ chức được phân chia thành những đơn vị chuyên trách thiết kế, sản xuất và tiêu thụ một sản phẩm hay dịch vụ nào đó Thuận lợi Bất lợi Thích ứng nhanh với sự thay đổi thị hiếu người tiêu dùng Xác định khá chính xác các yếu tố liên quan đến sản xuất Xác định rõ trách nhiệm Có thể gây ra tình trạng sử dụng không hiệu quả nguồn lực Không thúc đẩy sự hợp tác chặt chẽ giữa các tuyến sản phẩm Tạo ra sự tranh chấp nguồn lực giữa các sản phẩm Hạn chế khả năng thuyên chuyển nhân viên Company name www.themegallery.com Thuận lợi •Nhà quản trị có thể linh hoạt trong việc điều động nhân sự •Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức •Phát huy vai trò ra quyết định, thông tin, giao tiếp của các nhà quản trị phụ trách các sản phẩm • Đem lại những kiến thức chuyên sâu về các loại dự án, sản phẩm Bất lợi •Quá trình thực hiện làm phát sinh các chi phí •Nhà quản trị phải có kỹ năng giao tiếp •Nhân viên nhiều khi phải thi hành những mệnh lệnh trái ngược từ các nhà quản trị •Có thể tại ra tranh cãi Company name www.themegallery.com Mô hình tổ chức hỗn hợp tại một công ty thương mại lớn Ưu điểm Sự kết hợp nhiều mô hình cho phép tổ chức lợi dụng được các ưu thế của mô hình tổ chức chính đồng thời ít ra cũng giảm được ảnh hưởng của các nhược điểm của nó Giúp xử lý được các tình huống hết sức phức tạp, có tác dụng tốt đối với các tổ chức lớn, và cho phép chuyên môn hóa một số cơ cấu tổ chức Nhược điểm Cơ cấu tổ chức có thể phức tạp, có thể dẫn đến việc hình thành các bộ phận, phân hệ quá nhỏ và có thể làm tăng thêm yếu điểm của mỗi loại mô hình hơn là ưu điểm Company name www.themegallery.com Mô hình cơ cấu tổ chức theo cấp quản lý Trưởng văn phòng luật Luật sư Luật sư Luật sư Chỉ có một vài cấp quản lý và hướng tới một nền quản trị phi tập trung Mọi nhân viên của tổ chức đều được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyết định Tổ chức theo những đơn vị tạo ra các sản phẩm và dịch vụ cuối cùng, hoạt động độc lập nhằm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng và thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường. Tăng khả năng phối hợp, các nhân viên thường làm việc theo nhóm Di chuyển theo chiều ngang giữa các chức năng hoạt động Company name www.themegallery.com -Quản lý dựa vào mối quan hệ hợp đồng giữa cỏc đối tỏc độc lập - Chuyên môn hoá hoạt động: tập trung vào năng lực vượt trội - Quan hệ linh hoạt giữa các đối tỏc Company name www.themegallery.com Company name www.themegallery.com Cơ cấu cơ học (cơ khí hóa) Cơ cấu sinh học (hệ thống) Ban lãnh đạo công ty phân chia các hoạt động thành những công việc cụ thể, tách rời nhau. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm được xác định theo cấp bậc quản trị trong tổ chức. Việc ra quyết định tập trung vào ban lãnh đạo cao cấp. Ban lãnh đạo cũng đảm nhiệm việc xử lý và phân phối thông tin trong tổ chứ Khuyến khích các nhà quản trị và cấp dưới làm việc với tinh thần đồng đội Nhân viên được khuyến khích trao đổi với bất kỳ ai có thể giúp họ giải quyết vấn đề Quá trình ra quyết định được ủy quyền cho cấp dưới => nhân viên phải có kiến thức có quyền hạn và phải chịu trách nhiệm với những quyết định của mình Các chức vụ luôn được xác định lại cho phù hợp với yêu cầu thay đổi cơ cấu của tổ chưc Công việc mang tính chuyên môn hóa cao Công việc duy trì cứng nhắc Trách nhiệm, quyền hạn cụ thể cho mỗi cá nhân Truyền thông theo chiều dọc, mang tính chỉ thị Công việc có khuynh hướng phụ thuộc Công việc được điều chỉnh liên tục Trách nhiệm cá nhân vượt khỏi phạm vi công việc Truyền thông cả dọc và ngang, chủ yếu là trao đổi thông tin, lấy ý kiến tư vấn giữa các bên Company name www.themegallery.com Mối quan hệ quyền hạn – trách nhiệm Trách nhiệm Là việc phải đạt được mục tiêu, sử dụng các nguồn lực một cách đúng đắn, tuân thủ theo chính sách của tổ chức và phải trả lời trước hành động của mình Quyền hạn Là quyền điều tiết và sử dụng các nguồn lực Quyền hạn của nhà quản trị do các cấp quản lý cao hơn xác định và được thực thi thông qua cơ cấu tổ chức Company name www.themegallery.com Chức năng Trực tuyến Tham mưu Quyền ra quyết định, thể hiện quan hệ cấp trên – cấp dưới: thực hiện chế độ một thủ trưởng Quyền của những cá nhân hoặc nhóm trong việc cung cấp lời khuyên hay dịch vụ cho các nhà quản trị trực tuyến Quyền được ra quyết định và kiểm soỏt các bộ phận khác của tổ chức trong những hoạt động nhất định Company name www.themegallery.com Tập trung và phi tập trung Tập trung Là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản trị cao nhất của tổ chức. Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người (hay một cấp quản trị) không thể đảm đương được mọi công việc quản trị. Đặc điểm Phân quyền Ủy quyền Trao quyền Trao ohiệm vụ Có Có Trao quyền hạn (ra quyết định, định đoạt nguồn lực) Có Có Trách nhiệm báo cáo Báo cáo lên người ủy quyền tình hình sử dụng nguồn lực và việc thực hiện Chỉ báo cáo kết quả cuối cùng Trách nhiệm trước pháp luật Trách nhiệm kép Không hoàn toàn: Hoàn toàn: Company name www.themegallery.com Phối hợp Công cụ phối hợp B E C D ACác kế hoạch Hệ thống tiêu chuẩn KT-KT Cơ cấu tổ chức Thông tin, truyền thông Giám sát Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức. Company name www.themegallery.com Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng Xây dựng bộ phận và phân hệ của cơ cấu Thể chế hóa: sơ đồ cơ cấu, bảng mô tả công việc, sơ đồ ra quyết định Chiến lược Công nghệ Thái độ của lãnh đạo Năng lực đội ngũ Môi trường