Bài giảng Chương 6: Chức năng tổ chức (tiếp)

1CHƯƠNG 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC III. PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 2VẤN ĐỀ THUẬT NGỮ Danh từ  Tổ chức hiểu như là một cấu trúc  Tổ chức hiểu như là một thực thể Động từ  Tổ chức hiểu như là một quá trình 3I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC I.1 Khái niệm chức năng tổ chức Tổ chức là Chức năng quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, phân hệ đó. 4Nội dung của Chức năng tổ chức Thiết kế, phát triển cơ cấu tổ chức Xây dựng nguyên tắc thủ tục và qui trình làm việc Thiết lập hệ thống quyền lực và phân quyền. I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 5I.2 Vai trò của tổ chức  Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế.  Tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và cho cả tập thể.  Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất.  Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí trong hoạt động quản trị. I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 6II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức. 7II.2. Các vấn đề khoa học trong xây dựng cơ cấu tổ chức  Tầm hạn quản trị : là số lượng bộ phận, phân hệ, cá nhân dưới quyền mà một cấp quản trị có khả năng điều hành hữu hiệu nhất  Tầm hạn có liên quan chặt chẽ đến các thông số của cơ cấu (cấp bậc và phân hệ)  Tầm hạn bị tác động bởi nhiều yếu tố : tâm lý hành vi, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật, II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 8II.2. Các vấn đề khoa học trong xây dựng cơ cấu tổ chức (tt)  Phân cấp trong quản trị : là quá trình phân chia bớt quyền hành của cấp trên cho cấp dưới  Mục đích của phân cấp trong quản trị: - Làm gia tăng khả năng linh hoạt và thích nghi của hệ thống - Giảm bớt khối lượng cơng việc cho cấp trên - Tạo điều kiện đào tạo các nhà QT thay thế II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 9II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu Mục tiêu và chiến lược phát triển của DN Quy mô hoạt động của DN (loại hình SX, chủng loại SP) Đặc điểm lĩnh vực hoạt động cuả DN Môi trường hoạt động của DN Khả năng về các nguồn lực của DN 10 II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II.4 Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức Nguyên tắc gắn với mục tiêu Nguyên tắc thống nhất chỉ huy Nguyên tắc hiệu quả kinh tế Nguyên tắc cân đối Nguyên tắc linh hoạt An toàn trong hoạt động 11 II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II.5 Phương pháp thiết kế cơ cấu tổ chức B1: Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị tổng quát và xác định các đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu tổ chức này B2: Xác định các thành phần cho các bộ phận trong cơ cấu và xác định mối quan hệ giữa các bộ phận B3: xác định những đặc trưng của các yếu tố trong cơ cấu (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn) và quy định hoạt động của cơ cấu này (điều lệ, nội quy, quy tắc) 12 II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II.5 Các dạng cơ cấu tổ chức  Cơ cấu tổ chức theo chiều dọc: - Cơ cấu tổ chức trực tuyến - Cơ cấu tổ chức chức năng - Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng  Cơ cấu tổ chức theo chiều ngang - Cơ cấu tổ chức ma trận - Cơ cấu tổ chức phân theo địa dư - Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm - Cơ cấu tổ chức theo khách hàng 13 Cơ cấu trực tuyến Đặc điểm: •Người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản trị. •Các mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiện theo đường thẳng. •Người thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. Ưu điểm: thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng. Nhược điểm. •Người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp • Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị; •Khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì thông tinphải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quy định. Áp dụng: ở những tổ chức nhỏ, sản phẩm không phức tạp 14 Mô hình Cơ cấu trực tuyến GIÁM ĐỐC PGĐ SẢN XUẤT PGĐ TIÊU THỤ PX 1 PX 2 PX 3 CH Số 1 CH Số 2 CH Số 3 15 Cơ cấu chức năng Đặc điểm: - Nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản trị. - Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp. - Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả từ những người lãnh đạo các chức năng khác nhau. Ưu điểm -Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, -Giảm bớt gánh nặng về quản trị cho người lãnh đạo. Nhược điểm Người lãnh đạo doanh nghiệp (lãnh đạo chung) khó phối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chức năng, dẫn đến tình trạng người thừa hành trong một lúc có thể phải nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau. 16 Mô hình cơ cấu chức năng GIÁM ĐỐC PGĐ SẢN XUẤT PGĐ TIÊU THỤ Phòng KH Phòng TC Phòng KT Phòng NS Phòng KCS PX 1 PX 2 PX 3 CH 1 CH 2 CH 3 17 Cơ cấu trực tuyến - chức năng Đặc điểm: -Lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. -Lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định - Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định, ưu điểm: kết hợp cơ cấu trực tuyến và chức năng, Nhược điểm: - Lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. - Mỗi khi lãnh đạo các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến khác nhau, lãnh đạo doanh nghiệp phải họp hành nhiều không ra được những quyết định có hiệu quả mong muốn. => Vì thế, lãnh đạo sử dụng tham mưu giúp việc qua nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó. 18 Mô hình Cơ cấu trực tuyến - chức năng PGĐ SẢN XUẤT GIÁM ĐỐC PGĐ TIÊU THỤ Phòng KH Phòng TC Phòng KT Phòng NS Phòng KCS PX 1 PX 2 PX 3 CH 1 CH 2 CH 3 19 Cơ cấu tổ chức phân theo địa lý Đặc điểm: phân chia hoạt động theo vùng địa lý ưu điểm: - Giao trách nhiệm cho cấp thấp hơn theo địa phương - Chú ý các vấn đề của địa phương - Tăng cường sự kết hợp theo vùng Nhược điểm: -Cần nhiều có thể làm công việc tổng quản lý (tại mỗi vùng) - Có khuynh hướng làm cho việc duy trì các dịch vụ tại trung tâm khó khăn hơn và có thể cần đến những dịch vụ như mua sắm, nhân sự ở cấp vùng - Vấn đề kiểm soát ơ cấp quản lý trung tâm có thể khó khăn hơn => đòi hỏi một cơ chế kiểm soát phức tạp. 20 Mô hình 5. Cơ cấu tổ chức phân theo địa lý Tổng Giám Đốc Phòng Marketing Phòng nhân sự Phòng kinh doanh Phòng tài chính Vùng phía Bắc Vùng miền Trung Vùng trung tâm TP.HCM Vùng Đông Nam Bộ Vùng Tây Nam Bộ Kỹ thuật Sản xuất Nhân sự Kế toán Bán hàng 21 Cơ cấu tổ chức phân theo sản phẩm/khách hàng Đặc điểm: phân chia hoạt động theo sản phẩm/khách hàng ưu điểm: - Có tầm nhìn tổng quát về thị trường, phát triển tốt sản phẩm -Có khả năng tập trung nguồn lực để cạnh tranh về chi phí - Dể xác định được lợi thế cạnh tranh Nhược điểm: - Đòi hỏi cách thức quản lý khác nhau ở các dãy sản phẩm = > chi phí quản lý cao - Dễ dẫn đến cục bộ ở các bộ phận, ít quan tâm đến sự phát triển toàn diện của tổ chức. 22 Mô hình Cơ cấu tổ chức phân theo sản phẩm Giám Đốc Phòng Marketing Phòng nhân sự Phòng kinh doanh Phòng tài chính KV kinh doanh tổng hợp KV hàng hóa trẻ em KV dụng cụ CN KV hàng điện tử Kỹ thuật Sản xuất Kế toán Bán hàng Kỹ thuật Sản xuất Kế toán Bán hàng 23 Mô hình Cơ cấu tổ chức phân theo khách hàng Tổng giám đốc Ngân hàng đô thị công cộng Ngân hàng hợp tác xã Ngân hàng sự nghiệp Cho vay bất động sản và thừa kế Ngân hàng nông nghiệp 24 Cơ cấu ma trận Đặc điểm: - Ngoài những người lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng, còn có những người lãnh đạo đề án hay sản phẩm, của các bộ phận thực hiện một dự thảo nào đó. - Mỗi nhân viên (hoặc bộ phận của bộ phận trực tuyến) được gắn với việc thực hiện một đề án hoặc một sản phẩm nhất định. Đồng thời mỗi một nhân viên của bộ phận chức năng cũng được gắn với một đề án hoặc sản phẩm nhất định. -Sau khi hoàn thành đề án, những nhân viên trong các bộ phận thực hiện đề án hay sản phẩm không chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo theo đề án ấy nữa, mà trở về đơn vị trực tuyến hay chức năng cũ của mình. 25 Cơ cấu ma trận (tt) Ưu điểm: -Có tính năng động cao; dễ dàng chuyển các nhân viên từ việc thực hiện một dự án này sang việc thực hiện một dự án khác; -Sử dụng nhân viên có hiệu quả hơn. Nhược điểm: thường chỉ áp dụng để thực hiện các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn mà thôi. Phạm vi áp dụng: trong những điều kiện có sự thay đổi nhanh chóng và sâu sắc về kỹ thuật và công nghệ sản xuất 26 Mô hình Cơ cấu ma trận 27 Cơ cấu theo MBO * Đặc điểm: -Quản lý DN theo chiều ngang mang tính kết nối và cộng tác. -Nó là sự kết hợp kế hoạch của cá nhân và mong muốn của nhà quản trị nhằm hướng tới kết quả to lớn hơn trong một khoảng thời gian nhất định -Hướng ngoại: định hướng con người, khách hàng, kết quả -Chú trọng vào “mục đích, ý nghĩa” - Chú trọng vào con người, thời gian - Tập trung vào phân quyền, ủy quyền, báo cáo. -Phong cách tham gia -Làm việc nhóm * Nhược điểm: - Nếu không có công cụ kiểm soát tốt thì sẽ dễ mất “cả chì lẫn chài” - mục tiêu không đạt được và vẫn lãng phí. 28 Mô hình quản lý theo MBO Nhân viên Nhân viên Nhân viên Quản lý cấp cao Quản lý cấp trung 29 III. PHÂN QUYỀN VÀ UỶ QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 1. Quyền hạn và trách nhiệm 2. Phân quyền 3. Uỷ quyền 30 III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 1. QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM Quyền hạn là phương tiện (cơ sở cho phép) để tác động đến suy nghĩ và hành động của người khác. (cĩ nguồn gốc từ quyền lực mà ra). Quyền lực/hạn được hình thành từ nhiều yếu tố:  Tính chính thức và hợp pháp của chức vụ => Quyền lực gắn với vị trí và cấp bậc quản trị  Các phẩm chất của nhà quản trị  Năng lực chuyên mơn của nhà quản trị Trách nhiệm là những đòi hỏi đối với người được sử dụng quyền hạn, buộc họ phải gánh chịu về hậu quả (kết quả) thực hiện công việc. => Quyền hạn luôn luôn phải cân bằng (tương xứng) với trách nhiệm. 31 III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 2. Phân quyền trong quản trị : là quá trình chuyển giao quyền lực từ cấp trên xuống cấp dưới trong những giới hạn nhất định Mức độ phân quyền (khả năng kiểm soát phân quyền) phụ thuộc vào: Số lượng các quyết định Mức độ quan trọng của quyết định Mức độ cấp bách của quyết định Mức độ kiểm soát của cấp trên 32 III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 3. Ủy quyền Khái niệm : Ủy quyền là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thay mặt bạn thực hiện những công việc nhất định. Nói cách khác, khi ủy thác công việc bạn sẽ yêu cầu một ngừơi nào đó thực hiện công việc mà bạn vẫn thường làm. Là công cụ quản trị quan trọng Mang tính cần thiết và khách quan Thể hiện trình độ của nhà quản trị 33 III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ Uỷ quyền công việc # giao việc? Uỷ quyền công việc tức là thoả thuận với người khác nhằm:  Trao cho họ trách nhiệm thay mặt bạn thực hiện công việc  Trao cho họ quyền hạn để có thể thực hiện công việc  Phân bổ nguồn lực cần thiết cho người được uỷ quyền - cũng như những người khác để họ có thể thực hiện công việc. 34 III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ Lợi ích đối với người được ủy quyền Giúp phát triển các kỹ năng và năng lực cho nhân viên Tạo tinh thần gắn bó giữa các nhân viên Tạo cơ hội phát triển cho nhân viên 35 Lợi ích đối với nhà quản lý: Đưa ra những quyết định sáng suốt hơn. Tận dụng tối đa khoảng thời gian vốn eo hẹp của mình. Nâng cao hiệu quả công việc của tập thể nói chung.  Có được lợi ích và kết quả tối đa từ nhân viên của mình Tạo yếu tố động viên nhân viên Giảm được áp lực công việc. Đào tạo nhà QT kế cận III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 36 III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ Qui trình ủy quyền 1. Xác định cơng việc cĩ thể ủy quyền 2. Chọn người để ủy quyền 3. Thực hiện ủy quyền 4. Thơng báo cho những bộ phận liên quan 5. Kiểm tra và điều chỉnh ủy quyền 37 QUÁ TRÌNH UỶ QUYỀN HIỆU QUẢ Giám sát Thực hiện Đánh giá Lập kế hoạch Đặt mục tiêu Thực hiện uy ûquyền Lựa chọn người để uỷ quyền Quyết định công việc uỷ quyền Chuẩn bị uỷ quyền 38 III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ Nguyên tắc ủy quyền  Người được ủy quyền phải là người cấp dưới trực tiếp làm những công việc đó.  Sự ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người ủy quyền.  Quyền lợi, nghĩa vụ của người ủy quyền và người được ủy quyền phải bảo đảm và gắn bó với nhau. 39 III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ  Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải được xác định rõ ràng.  Ủy quyền phải tự giác không được áp đặt.  Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào việc.  Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự ủy quyền. 40 III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ Nghệ thuật ủy quyền  Các lý do nhà quản trị ít ủy quyền  Khơng tin tưởng vào nhân viên.  Ngại tốn nhiều thời gian và công sức cho việc lập kế hoạch và huấn luyện nhân viên vì đó là những yếu tố cần thiết để uỷ quyền có hiệu quả.  Sợ những người giao việc sẽ làm tốt hơn mình..  Gặp 1 số cản trở trong mối quan hệ như: người lớn tuổi hơn, người nhà sếp . . .  Biểu hiện của ủy quyền quá nhiều  Mức độ ủy quyền hợp lý: tùy thuộc vào sự tin tưởng ở nhân viên